Høringsuttalelse - Hva skal hvor - pasientarkiv versus sakarkiv

Statens helsetilsyn viser til høringsbrev av 10.02.10 om forholdet mellom sakarkiv og pasientarkiv. Helse Sør-Øst RHF har her tatt et positivt initiativ for å avklare forholdene mellom de to journal- og arkivtypene. Dette må sees på som en oppfølging av NOU 2006:5 Norsk helsearkiv – siste stopp for pasientjournalene.

Pasientarkiv og sakarkiv er hjemlet i ulike regelverk. Regler om pasientarkiv er nedfelt i helsepersonelloven og helseregisterloven med forskrifter, mens regler om sakarkiv er nedfelt i arkivloven og arkivforskriften. Dette har igjen konsekvenser for forholdet til offentleglova (inkludert intern innsynsrett), restanseoppfølging og avlevering til Statsarkivet/Riksarkivet.

Informasjon om selve pasientbehandlingen hører åpenbart hjemme i pasientjournalen. Vi finner ikke grunn til å kommentere dette nærmere. Vi vil i stedet konsentrere oss om spørsmål som gjelder sakarkivet og sakstyper i skjæringspunktet mellom de to arkivtypene.

Statens helsetilsyn slutter seg til brev av 17.08.09 og 26.01.09 fra HOD om at ”saker som ikke er direkte knyttet til den helsehjelpen som gis eller skal gis, skal arkiveres i sakarkivet”. Som eksempler nevnes krav om journalinnsyn og klager. I slike tilfeller vil det, som HOD nevner, også være formålstjenlig med en anmerkning om henvendelsen og resultatet av denne i pasientjournalen.

Statens helsetilsyn vil fremheve det som sies i høringsnotatet på side fem om offentlig journal og innsynsrett. Vi har mange års erfaring med både skjerming av taushetsbelagte opplysninger i sakjournalen og sladding av tilsvarende opplysninger i selve dokumentene. En problemstilling vi ofte møter er at mange instanser og/eller enkeltpersoner kan ha mer eller mindre kjennskap til saker. Det er da svært viktig at alle forvaltningsorgan offentliggjør de samme opplysninger i sin offentlige journal, og at de enkelte forvaltningsorganene håndterer begjæringer om dokumentinnsyn etter offentleglova på lik måte. Hvis ikke risikerer man at offentligheten ved å kreve utlevert opplysninger fra flere forvaltningsorganer samlet sett får informasjon som muliggjør identifisering av enkeltpersoner, for eksempel pasienter, slik at taushetsbelagte opplysninger blir røpet. Det er derfor viktig at det innenfor arkivfaget etableres en felles forståelse omkring hva offentlig journal skal inneholde.

Rent praktisk har vi erfart at arbeidet med å administrere innsynsbegjæringer blir enklere og sikrere hvis det lages standardbrev med henvisning til lovparagrafer og opplysning om klageadgang.

Vi minner også om at det må lages regler for intern lesetilgang til taushetsbelagte opplysninger. Disse reglene må baseres på et need-to-know-prinsipp.
Det fremgår for øvrig ikke hvordan sakarkivet i Helse sør-øst er organisert – som et sentralt arkiv for hele regionhelseforetaket eller som delarkiver for de enkelte HF.

Til høringsnotatet har vi for øvrig følgende kommentarer:

Pkt. 2.3 Norgesjournalen

Arbeidsgruppen ber på side 10 i høringsnotatet spesielt om Statens helsetilsyns kommentarer  til gyldigheten av IK-2451.

IK-2451 inneholder en gjennomgang av hva slags opplysninger som hører hjemme i pasientjournalen og hvordan pasientjournalen i sykehus kan bygges opp. Som det fremgår av høringsnotatet er imidlertid IK-2451 fra 1994, og må således primært ses på som et historisk dokument. Det er likevel grunn til å fremheve at pasientjournalene i norske sykehus i dag er basert på den struktur som ble beskrevet i 1994, og at det standardiseringsarbeide som foregikk i årene etter i stor grad tok utgangspunkt i dette dokumentet.

Ved utarbeidelsen av IK-2451 var forholdet mellom sakarkiv og pasientarkiv ikke tema. Det må nok derfor kunne legges til grunn at deler av de dokumenter som i Norgesjournalen er beskrevet å høre hjemme journalens del I og J heller bør arkiveres i sakarkiv, eventuelt med en henvisning til dette i pasientjournalen. Dette oppfatter vi er i samsvar med hva departementet skriver i brevene det er vist til ovenfor.

Vi må derfor kunne konkludere at mye av tenkningen som ble gjort i 1994 fortsatt er aktuell. Dokumentet som ble utarbeidet (IK-2451) er imidlertid nå svært gammelt, og er neppe egnet som en hovedkilde i arbeidet med å trekke opp grenseflatene mellom sakarkiv og pasientarkiv.

For ordens skyld nevnes også at Helsedirektoratet i dag er rette instans dersom det er behov for ytterligere avklaringer omkring dette.

Pkt. 3.1 Avviksmeldinger

Vi viser til tidligere uttalelse (side 15), men minner om at pasientnavn ikke bør fremkomme på de skjemaene som sendes Helsetilsynet i fylket, da opplysningene kun er til statistisk bruk.

Punkt 3.5 – Helsetilsynet

Sakkyndige uttalelser som helsepersonell har utarbeidet etter en pasients ønske (for eksempel i forbindelse med søknad om stønad fra Nav eller til et forsikringsselskap i forbindelse med et erstatningsoppgjør), hører etter vår oppfatning hjemme i pasientarkiv og ikke i sakarkiv.

Uttalelser fra helsepersonell til Statens helsetilsyn eller Helsetilsynet i fylkene, for eksempel i forbindelse med behandlingen av en tilsynssak eller en klagesak (pasientrettighetssak), hører naturlig hjemme i sakarkiv, eventuelt med en henvisning til sakarkiv i pasientarkiv. Det er viktig at slike opplysninger er i sakarkiv, bl.a. for at svarfrister som det er viktig å overholde ikke skal oversittes.

Med hilsen

Kopi: Helse- og omsorgsdepartementet

Saksbehandler:  
Ola Madsen Devold, tlf. 21 52 98 40
Jostein Vist jr., tlf. 21 52 99 25