Rapport fra tilsyn med helsestasjonstjenesten for barn 0 til 6 år i Ås kommune 2014

Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0-6 år forsvarlige helsekontroller
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestebehov

Det ble under tilsynet ikke avdekket avvik eller gitt merknader.

Dato: 20. mai 2014

Helge Worren
revisjonsleder

Jorunn Hunderi og Maria Bjerke
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med helsestasjonstjenesten for barn 0 til 6 år i Ås kommune i perioden 10. februar – 20. mai 2014. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomfører i inneværende år.

Helsestasjonstjenesten i kommuner/bydeler i Oslo og Akershus er valgt som gjenstand for tilsyn med to overordnete hovedbegrunnelser:

1. Kartlegging (Rapport Statens helsetilsyn 2011) i kommunene i landet viser at mange kommuner og bydeler ikke tilbyr barn 0 til 6 år helsestasjonstjeneste i tråd med faglige normer og at flere erkjenner svikt uten at det er planlagt forbedringstiltak.
2. Det landsomfattende tilsyn 2008 om samarbeid barnevern-, helse- og sosialtjenester viste svikt og risiko for for svikt i samarbeid om utsatte barn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2, jf. lov om kommunale helse- og omsorgstjenester.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ås er en kommune i vekst med ca 17.500 innbyggere, og den største økningen er blant barn i aldersgruppen 1-5 år. Det er mange studenter som går på NMBU, og flere av disse har etablert familie. 18 % av befolkningen er innvandrere, og kommunen har også et asylmottak. Det er ca 270 fødsler i året.  Kommunen har 2 helsestasjoner, en plassert sentralt i kommunen og en på Nordby. Det er «åpen» helsestasjon en gang i uken på begge helsestasjonene.

Kommunen er organisert som en 3 nivå modell. Helsestasjonstjenesten ligger under enhet for forebyggende helsetjenester, som er i direkte underlagt helse -og sosialavdelingen, og har direkte linje opp til rådmannen. Enheten har tilknyttet familie- og nettverksteam samt barneteam, som styrker det tverretatlige samarbeidet mellom helsestasjonstjenesten, barnehagene, barnevernet og PP- tjenesten i kommunen. Helsestasjonen er sertifisert som en «ammekyndig helsestasjon» og har satt i gang prosjekt «jordmor-tidlig hjem», som setter fokus på at familien skal få raskt hjemmebesøk etter fødsel.

Helsestasjonen har 3.05 stilling som helsesøster, og det er fagkoordinator helsesøster i enheten for forebyggende helsetjenester i 40 % stilling. Helsestasjonslegen har 60 % stilling, og kommunen har 1,0 stilling som jordmor. Fysioterapeut i 100 % stilling er ansatt i Enhet for folkehelse og frivillighet, men er tilknyttet helsestasjonen med 50 % ressurs for barn og unge. Det er psykolog tilknyttet helsestasjonstjenesten med en 100 % stilling for hele enheten. Kommunen har samarbeidsavtale med fastlegene og tannhelsetjenesten. Avtalen med fastlegene er under revidering. Videre er det samarbeidsavtale mellom kommunen og A-HUS, bl.a. når det gjelder koordinerte tjenester, helhetlig svangerskap-fødsel- og barselomsorg samt samarbeid rundt premature barn.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10. februar 2014. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag (kap.8).

Åpningsmøte ble avholdt 8. april 2014 kl. 0900-0930.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet. 1 person ble intervjuet 2 ganger. 1 person (helse- og sosialsjefen) ble også intervjuet som stedfortreder for rådmannen. Kommuneoverlegen ble intervjuet 25. mars 2014 kl. 1200 – 1230.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag (kap.8).

Sluttmøte ble avholdt 9. april 2014 kl. 1515 - 1545.

4. Hva tilsynet omfattet

Fylkesmannen i Oslo og Akershus har undersøkt om Ås kommune ved systematisk styring og kontinuerlig forbedring sikrer en forsvarlig helsestasjonstjeneste for barn 0 til 6 år.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Om kommunen sikrer alle barn i aldersgruppen 0-6 år forsvarlige helsekontroller i samsvar med faglige forsvarlige normer beskrevet i nasjonale faglige retningslinjer og veiledere
• Om kommunen sikrer at helsestasjonstjenesten bidrar til at barn/familier med spesielle behov mottar et helhetlig tjenestebehov

5. Funn

Det ble under tilsynet ikke avdekket avvik eller gitt merknader.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Virksomheten har et elektronisk avvikssystem (Kvalitetssystemet). Det fremgikk gjennom intervjuer at det med jevne mellomrom blir avholdt kurs for bruk av Kvalitetssystemet.

Tilsynet finner at det meldes avvik, og disse blir rutinemessig behandlet og eventuelt lukket av leder. Det fremgikk gjennom intervjuer at ikke alle ansatte er klar over at det foreligger tilbakemelding fra leder til melder av avviket, selv om slik tilbakemelding foreligger i Kvalitetssystemet.

7. Regelverk

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 1. januar 2012 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om helsepersonell m.v
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 3.april 2003 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift om virksomhetsovergripende pasientjournal i formalisert arbeidsfellesskap
• Forskrift av 20. desember 2002 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om lovbestemt sykepleiertjeneste i kommunens helsetjeneste

For avklaring av god praksis på området, herunder vurdering av forsvarlige tjenester ved helsestasjonen, er følgende lagt til grunn:

• Veileder til forskrift av 3. april 2003 om kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1154)
• Faglige retningslinjer for oppfølging av for tidlig fødte barn (IS-1419)
• Retningslinjer for undersøkelse av syn, hørsel og språk hos barn (IS-1235)
• Nasjonale faglig retningslinjer for veiing og måling i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (IS-1736)
• Forebygging, utredning og behandling av overvekt og fedme hos barn og ung (IS- 1734)
• Barnevaksinasjonsprogrammet i Norge (Folkehelseinstituttet)

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Organisasjonsbeskrivelser og oversikt over ledere og ansatte med relevans for helsestasjonstjenesten

• Organisasjonsbeskrivelse over den administrative organiseringen i Ås kommune
• Oversikt over ansatte i enhet for forebyggende helsetjenester, samt annet personell tilknyttet helsestasjonstjenesten
• Organisasjonsbeskrivelse for enhet for forebyggende helsetjenester Samarbeidsavtale/rutiner
• Samarbeidsavtale mellom helsestasjonstjenesten og tannhelsetjenesten
• Samarbeidsavtale mellom Ås kommune og Akershus universitetssykehus HF
• Retningslinjer for samarbeid mellom fastlegene og helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Individuell plan og samarbeid om felles brukere
• Prosess for forebyggende helsetjenester
• Prosess for samarbeid om tjenester til barn og unge

Styrende dokumenter, planer og annen informasjon av betydning for helsestasjonstjenesten

• Prosjektplan Ås kommune ”Jordmor-tidlig hjem”
• Prosjektplan Ås kommune, ”Barneteamet inn i barnehagen”

Opplysninger om prosedyrer, skjema som har betydning for drift og styring av helsestasjonstjenesten

• Retningslinjer for familie- og nettverksteamet
• Retningslinjer tilhørende prosesser i helse- og sosialetaten dokumentasjonsplikt for helsepersonell
• Retningslinjer for sending og mottak av journal og annen post med klientopplysninger
• Retningslinjer for oppfølging av premature barn tilhørende prosess for forebyggende helsetjenester
• Retningslinje for mottak av fødselsepikrise/-melding
• Retningslinje for bruk av elektronisk journal i enhet for forebyggende helse
• Retningslinje for barselgrupper tilhørende prosess for forebyggende helsetjenester
• Retningslinjer for hjembesøk for nyfødte v/helsesøster tilhørende prosess for forebyggende helsetjenester
• Retningslinjer for 6 ukers konsultasjon
• Retningslinjer for 3 måneders konsultasjon
• Retningslinje for 5 måneders konsultasjon
• Retningslinjer for 6 måneders konsultasjon
• Retningslinjer for 8-10 måneders konsultasjon
• Retningslinje for 1 års konsultasjon
• Retningslinje for 15 måneders konsultasjon
• Retningslinjer for 2 års konsultasjon
• Retningslinje for 4 års konsultasjon
• Retningslinjer for 1. klasse konsultasjon
• Prosedyrer for amming ved helsestasjonene i Ås kommune Kompetanseplan
• Sjekkliste for nyansatt i enhet for forebyggende helsetjenester
• Opplæringsplan for ansatte i Helse- og sosialetaten 2014
• Lærings- og utviklingsplan 2014

Avviksmeldinger

Serviceerklæringer for helsestasjonstjenesten Samtykkeerklæring i forbindelse med tverrfaglig samarbeid

Opplysninger om tiltak som sikrer brukermedvirkning i helsestasjonstjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 journaler for barn som har fylt 6. mnd
• 5 journaler for premature barn opprettet i 2012 og 2013
• 10 journaler for barn som er blitt 4 år (født i perioden fra 3. mars 2009 til 7. april 2010)
• 10 journaler som er opprettet etter 2008, der det er forhold ved barnet som tilsier at det er behov for flere tjenester, inkludert eventuelle planer for disse
• 4 siste avviksmeldinger fra helsestasjonstjenesten
• 2 siste referater fra møter i ansvarsgruppe

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Oslo og Akershus: Brev med varsel om tilsyn den 10. februar 2014, tilbakemelding fra enhetsleder den 26. februar, e-post med vedlagt dokumentasjon den 27. februar, 3. mars og 5. mars, diverse e-poster md utveksling av informasjon den 10. mars, 12. mars, 4. april og 7. april. Brev med program for tilsyn den 7. mars.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Maria Bjerke, rådgiver/jurist, revisor
Jorunn Hunderi, seniorrådgiver/sykepleier, revisor
Helge Worren, lege/tidligere stedfortredende fylkeslege, revisjonsleder