Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen i Ås kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Temaet for tilsynet er behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble gitt ett avvik under tilsynet:

Avvik:

Ås kommune sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt ved søknader om nødhjelp fra personer med forsørgeransvar for barn.

I tillegg ble det gitt tre merknader under tilsynet:

Merknad 1

NAV Ås har mulighet for forbedring når det gjelder utarbeiding av sjekklister, kartleggingsskjema, rutiner etc. knyttet til søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn.

Det opplyses at fagmøtet blir brukt for å vurdere søknader, men manglende skriftlige hjelpemidler innebærer en svakhet med tanke på å ivareta både likebehandling og individuelle vurderinger.

Merknad 2

NAV Ås har et forbedringspotensial når det gjelder risikovurderinger med kontrolltiltak.

Internkontrollforskriften understreker viktigheten av å ha oversikt over områder der det kan være fare for svikt.

Merknad 3

Tilsynsmyndigheten ser at det gis særskilte ytelser til barn i henhold til søknad. NAV Ås har mulighet for forbedring når det gjelder å vurdere hvorvidt ytelser skal innvilges etter lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 eller 19.

Dato: 02.06.14

revisjonsleder
Arnfinn Løvik

revisorer
Agnethe Lurén og Eva Annie Bjørgen

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Ås i perioden 14.03.14 – 02.06.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommunelovens kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ås kommune har 17 923 innbyggere pr. 1. oktober 2012 og er litt over 100km2 i utbredelse, preget av et åpent kulturlandskap som domineres av landbruksarealer. Norges miljø- og biovitenskapelige universitet, NMBU, ligger i kommunen.

NAV Ås ble etablert i 2008, og består av en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. NAV-kontoret har 29 ansatte i 28 stillinger, hvorav 16 er kommunale stillinger og 12 er statlige stillinger. NAV-leder er kommunalt ansatt. Kommunen har i tillegg helse- og sosialsjef.

Det rapporteres månedlig til rådmannen på interne mål.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 13.05.14.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.05.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad, og for beslutning om stønadens størrelse ved søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved Søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Avvik 1

Ås kommune sikrer ikke at individuelle behov blir tilstrekkelig ivaretatt ved søknader om nødhjelp fra personer med forsørgeransvar for barn.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Lov om sosiale tjenester i NAV §§ 4, 18, 19, jf. § 5

Avviket bygger på følgende:

• Av reglement for videredelegering av helse- og sosialsjefens myndighet, revidert 01.10.12, fremgår det at saksbehandlere ved NAV Ås har fullmakt til å utbetale reisepenger til bostedskommune og akutt nødhjelp i henhold til nærmere fastsatte satser.
• Søknader om nødhjelp ved behov for utbetaling samme dag blir avgjort av saksbehandler uten at det foretas kvalitetskontroll av leder.
• Nødhjelpsytelsene oppgis å følge standard sats, uten individuell vurdering.
• Satsene oppgis til kr. 100.- pr. dag for søker og kr. 35.- pr. dag for husstandsmedlemmer, uavhengig av alder.
• I konkrete saker er det ytt nødhjelpssats over flere sammenhengende perioder. I en sak var det gitt nødhjelpssats i fire sammenhengende perioder på totalt 17 dager.
• Av rutine for nødhjelp fremgår det at det kan vurderes å utbetale forskudd på livsopphold i stedet for å innvilge nødhjelp. Dette bekreftes av øvrige opplysninger som fremkom under revisjonen.
• Ifølge rutinen skal nødhjelp som hovedregel utbetales påfølgende dag.
• Det er oppgitt at grensedragninger tas opp på fagmøte. I henhold til rutine skal avdelingsleder holdes løpende oppdatert vedrørende nødhjelp, og leder skal ha kopi av vedtak i ekstraordinære nødhjelpssaker. Disse kontrolltiltakene har ikke medført sikring av forsvarlig praksis med hensyn til periode og stønadsnivå knyttet til vurdering av individuelle behov.

Merknad 1

NAV Ås har mulighet for forbedring når det gjelder utarbeiding av sjekklister, kartleggingsskjema, rutiner etc. knyttet til søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det opplyses at fagmøtet blir brukt til å vurdere søknader, men manglende skriftlige hjelpemidler innebærer en svakhet med tanke på å ivareta både likebehandling og individuelle vurderinger.

Merknad 2

NAV Ås har et forbedringspotensial når det gjelder risikovurderinger med kontrolltiltak.Internkontrollforskriften understreker viktigheten av å ha oversikt over områder der det kan være fare for svikt.

Merknad 3

Vi ser at det gis særskilte ytelser til barn i henhold til søknad. NAV Ås har mulighet for forbedring når det gjelder å vurdere hvorvidt ytelser skal innvilges etter lov om sosiale tjenester i NAV §§ 18 eller 19.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Follo distriktsrevisjon har gjennomført forvaltningsrevisjon ved NAV Ås med rapport datert 27.02.14. I rapporten anbefales det at NAV Ås utarbeider et helhetlig internkontrollsystem og foretar aktuelle risikovurderinger, og tilsynsmyndigheten støtter denne vurderingen.

Ås kommune har innført Kvalitetslosen som kvalitetssystem.

Det rapporteres hver måned til rådmannen på interne mål, og rådmannen opplever at hun har god informasjon om virksomheten ved kontoret.

Ås kommune har rutine for melding av avvik og forslag til forbedringer for å opprettholde/forbedre kvalitet på tjenester og forvaltning. Vedlagt dokumentasjonen var to meldinger som gjaldt svikt og manglende kvalitet på tjenester, men avvikssystemet synes ikke å være like godt kjent blant alle ansatte.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
• Forvaltningsloven (1967)
• Forskrift om internkontroll (2010)
• Rundskriv Hovednr. 35 – lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Ås kommune: Årsmelding 2012 med årsberetning
• Utkast til virksomhetsplan NAV Ås 2014
• Follo distriktsrevisjon. Forvaltningsrevisjonsrapport januar 2014
• Organisasjonsplan for NAV Ås pr. 28.11.13
• Organisasjonskart Ås kommune
• NAV Ås – ansatte og hovedoppgaver
• Sluttrapport fra prosjektet Ungdomsteamet NAV Ås
• Reglement for videredelegering av Helse- og sosialsjefens myndighet
• Rekvisisjonsrett, attestasjonsplikt og anvisningsmyndighet
• Stillingsbeskrivelse avdelingsleder
• Stillingsbeskrivelse veileder
• Rutine nødhjelp
• Dokumentasjonskrav nye søkere
• Rollebeskrivelser mottak
• Interne saksbehandlingsrutiner
• Samarbeid enhet for rus og psykisk helse, enhet for forebyggende helse og NAV Ås
• Samarbeidsavtale mellom Krisesenteret i Follo og NAV
• Samarbeidsavtale mellom Veiledningssenteret Follo, Oppfølgingstjenesten og NAV
• Rutine for samarbeid mellom NAV Ås og Barneverntjenesten i Ås
• KvalitetsLosen: Prosess for forbedring
• 2 avviksmeldinger
• Serviceklage
• Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging m/opplæringsplan
• Opplæringsplan for ansatte i Helse- og sosialetaten 2014
• Plan internopplæring NAV Ås 2014
• E-læring, ulike kurs
• Kompetanseplan NAV Akershus
• Mål og disponeringsbrev 2014 til fylkene
• Referat Brukerutvalget 08.10.13
• Referat fra partnerskapsmøte NAV Ås 07.11.13 og 02.04.14
• Høringsuttalelse fra rådmannen
• Lokal brukerundersøkelse 2013
• Kopi av 5 saksmapper

Dokumentasjon som ble mottatt under revisjonsbesøket:

• Rutine nødhjelp
• Sjekkliste ved stikkprøvekontroll av vedtak
• Krav om dokumentasjon for nye søkere ved søknad om sosiale ytelser
• Ang. registreringer og saksbehandling fremover. Dokumentasjonskrav

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Oversendelse av dokumentasjon
• Diverse e-poster

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Agnethe Lurén, revisor
Eva Annie Bjørgen, revisor