Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nav Asker 2014

Sammendrag

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere, og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder
  - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav

Det ble gitt én merknad under tilsynet. 

Merknad:

Asker kommune har forbedringspunkter knyttet til styring ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 19.01.15

Elin Landsverk
revisjonsleder

Hanne Kristiansen Valle
revisor

Agnethe Lurén
revisor

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Asker i perioden 02.09.14 – 19.01.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Asker kommune har ca. 58000 innbyggere.  Kommunen er organisert etter to-nivåmodellen. Rådmannen er den øverste administrative lederen i kommunen. I rådmannens ledergruppe sitter fem direktører, økonomisjef og HR-sjef. Direktørene har rådmannens fullmakter innenfor sine ansvarsområder.

Nav-kontoret er organisert med én leder og fire avdelingsledere. Tjenesten KVP er lagt til avdelingen Arbeid og oppfølging III. I avdelingen er det fem ansatte som jobber med KVP, hvorav én er fagansvarlig for tjenesten. Fagansvarlig har fullmakt til å godkjenne vedtak om tildeling av KVP.

Per 31.08.14 hadde Nav Asker 41 deltakere i programmet.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.09.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 11.11.14.

Intervjuer - 10 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 13.11.14.

Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes, kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

Funn

Tilsynet avdekket ikke avvik. Det ble gitt én merknad.

Merknad:

Asker kommune har forbedringspunkter knyttet til styring ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Merknaden bygger på følgende:

Tilsynsmyndigheten vurderer at slik kvalifiseringsprogrammet styres kan være sårbart på sikt. Det anbefales at kommunen gjennomgår sine styringsaktiviteter for tjenesten, herunder:

Opplæring

Det gis ikke systematisk opplæring til alle ansatte knyttet til hele prosessen, fra å gjøre tjenesten tilgjengelig til gjennomføring av programmet. Kompetansebehovet for de ansatte er ikke tilstrekkelig kartlagt, verken for nyansatte eller øvrige ansatte.

Det opplyses imidlertid at de ansatte kan delta på kurs. Fagansvarlig informerer i tillegg om KVP til egen og øvrige avdelinger ved behov.

Tilsynsmyndigheten ser at ledelsen gjennom sin styring ikke har oversikt over hva som trengs av kompetanse, noe som på sikt kan være sårbart for virksomheten dersom sentrale ansatte eksempelvis slutter eller har langvarig fravær.

Systematisk overvåking av tjenesten

KVP-teamet har ukentlige møter hvor saker gjennomgås og diskuteres. Det er fagansvarlig for KVP som godkjenner vedtak om tildeling av programmet, også egne vedtak.

Ledelsen foretar ikke stikkprøvekontroll på vedtak. Det opplyses imidlertid at stikkprøvekontroll skal igangsettes.  

Tilsynsmyndigheten finner at tildeling og gjennomføring av KVP er forsvarlig. Ledelsen følger imidlertid ikke systematisk med på at arbeidet med tildeling og gjennomføring av KVP skjer i tråd med regelverket.

Kartlegging av områder der det er fare for svikt

Ledelsen har ikke kartlagt områder knyttet til KVP der det er fare for svikt. Det er imidlertid planlagt å gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse i 2015.

Hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt

Under tilsynet kom det frem at sentrale ansatte på eget initiativ tar ansvar ved utarbeidelse av rutiner, informasjon om KVP og delvis opplæring. Ledelsen har ikke formelt plassert ansvar, oppgaver og myndighet til veiledere og mellomledere.

Kommentar:

Tilsynsmyndigheten ser at det gis informasjon om tjenesten KVP til potensielle søkere og samarbeidspartnere. I tillegg til brosjyrer, plakater og informasjon på monitor, gis det informasjon om tjenesten på kommunens nettside. Søknadsskjemaet er tilgjengelig for dem som ønsker å søke KVP. To ganger i året sendes det informasjonsskriv til samarbeidspartnerne.  

Ved gjennomgang av saksmappene har tilsynsmyndigheten sett at det har vært en positiv utvikling i tildelingsprosessen (kartlegging, vurdering og beslutning) og i gjennomføring av programmet. Det benyttes gode planverktøy, herunder handlingsplan, kartleggingsskjema, timeplaner og lignende. I tillegg benyttes journalnotater i stor grad. Tilsynsmyndigheten vurderer at denne utviklingen bidrar til at KVP-deltakerne får en forsvarlig tildeling og oppfølging av program.

Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart/oversikt Nav Asker
• Utkast til lokal samarbeidsavtale mellom Asker kommune og NAV Akershus
• Virksomhetsplan for NAV Asker 2014
• Mål og styringsdokumenter
• Informasjon til kommunens innbyggere og andre samarbeidspartnere
• Delegasjonsfullmakter sosiale tjenester, NAV Asker per 03.10.14
• Oversikt over personell som arbeider med KVP
• Medarbeideroversikt for Nav Asker
• Stillingsbeskrivelse/stillingsinstruks fagansvarlig
• Møtestruktur der KVP er tema
• Rutine for arbeid med kvalifiseringsprogram med vedlegg
• Avviksskjema
• Asker kommunes varslingsveileder
• Rutiner for godkjenning av vedtak og stikkprøvekontroll ved vedtak
• Opplæringsplan for ansatte/nyansatte KVP
• Rådmannens forslag til handlingsprogram 2014 – 2017
• Referat fra de to siste partnerskapsmøtene
• Oversikt over innvilgede program med søknadsdato og iverksettelsesdato for perioden januar 2013 – september 2014
• Fem siste enkeltvedtak (anonymiserte) om tildeling av kvalifiseringsprogram, hvorav fire innvilgelser og ett avslag

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 16 saksmapper, hvorav 15 innvilgelser og ett avslag
• Delegasjonsfullmakter sosiale tjenester, NAV Asker per 10.11.14

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn per brev den 02.09.14
• Program sendt per e-post den 05.11.14
• E-poster i forbindelse med innhenting av dokumentasjon og andre praktiske opplysninger
• Telefon

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Landsverk, revisjonsleder
Hanne Kristiansen Valle, revisor
Agnethe Lurén, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet