Rapport fra tilsyn med Aurskog-Høland kommune sitt arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven 2014
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte 4. november 2014 tilsyn med Aurskog- Høland kommune.
Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid, som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner, som ikke hadde satt i gang systematiskløpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette.
Fylkesmennene fikk i tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet.
Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet:
Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet.
Hovedpunkter fra Fylkesmannens samlende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid: Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet på folkehelse. Det er etablert noen strukturer for å ivareta arbeidet med den løpende oversikten slik at kommunen har kommet i gang. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det manglet imidlertid noe på systematikken, helheten i arbeidet og forankringen i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversikt på tidspunkt for tilsynet.
Kommunen er imidlertid påbegynt et arbeid som er nødvendig for å forbedre dette. Etter vår vurdering kan også kommunen arbeide videre med å innarbeide begrepet løpende oversikt med folkehelsearbeidet for å skape en felles forståelse av hva arbeidet innebærer.
Dato: 22.12 2014
Jorunn Hunderi
revisjonsleder
Stein Jøssang
revisor
1.Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Aurskog- Høland kommune 1. juli 2014 – 22.12. 2014. Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid, som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014, etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av §§ 4–9 og §§ 27–30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven).
Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 10A.
Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning:
1. Lovlighetskontroll
Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet.
2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid:
I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i
forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurdering.
2.Beskrivelse av kommunen
Aurskog-Høland kommune har 15260 innbyggere pr. 1.1. 2014. Folketallet er økende, med ca 10,4% innvandrere. Kommunen har en lavere utdanning enn fylket- og landsgjennomsnittet viser data fra Folkehelseprofilen 2014.
Kommunen har en 3 nivå struktur med 3 kommunaldirektører som rapporterer direkte til rådmannen. Etat for Plan- og utvikling ligger i stab under rådmannen på tidspunkt for tilsynet. Det arbeides imidlertid med at den skal bli en etat på linje med de 3 øvrige, med navnet
«samfunn og utvikling». Kommuneoverlegen er i stab i etat for Helse- og rehabilitering i en 100% stilling, og skal i denne stillingen ivareta samhandlingsreformen og koordinere folkehelsearbeidet. I tillegg har kommunen en helsefaglig rådgiver, som ligger under etat for helse- og rehabilitering. Denne har tatt 30 studiepoeng i folkehelse- og omsorg. Kommunen har ikke folkehelsekoordinator.
Kommunen er i gang med å opprette en bredt tverretatlig folkehelsegruppe der frivillige organisasjoner og representant fra ungdomsrådet er med.
Kommunen deltar i partnerskap for folkehelse med Akershus fylkeskommune og har tilgjengelig alle data fra «Akershusstatistikken». De arbeider interkommunalt i et nettverk om miljørettet helsevern med kommunene Sørum og Fet, der de tre kommunene deler på en stilling. Aurskog- Høland har 20% av denne.
3.Gjennomføringen av tilsynet
Varsel om tilsyn ble sendt ut 1. juli 2014.
Formøte: Fylkesmannen inviterte til formøte med kommunen 11. juni 2014.
Åpningsmøte ble avholdt 4. november 2014.
Intervjuer
10 personer ble intervjuet.
Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8 dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt 4. november 2014.
4.Hva tilsynet omfattet
Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).
Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema
Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.
Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid.
Lovlighetskontrollen ved tilsynet
Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.
Det ble herunder undersøkt
om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer
om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området
Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet
I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid.
Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt.
Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende):
kommunens tilrettelegging/styring
hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer
om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn
i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger
i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger
5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen
Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet.
6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversikt
Kommunen er i gang med å opprette en tverretatlig folkehelsegruppe, samt å utarbeide en kommunedelplan for folkehelse, der et av målene er å oppfylle folkehelselovens krav §5 om å ha en nødvendig oversikt over helsetilstanden i befolkningen. Det skal utarbeides en status med oversikt over helseutfordringene i kommunen med de positive og negative faktorer som påvirker folkehelsen. Videre skal oversikten gi opplysninger om innholdet i §3 (a-f) i forskrift om oversikt over folkehelsen. Det skal opprettes en prosjektgruppe, styringsgruppe og en referansegruppe.
Under tilsynet og i tilgjengelige dokumenter var «begrepet» den løpende oversikten lite omtalt, men samtidig så vi at de mange tilgjengelige data ble benyttet, vurdert og tiltak ble satt i gang. Dette gjaldt data fra Folkehelseprofilen fra Folkehelseinstituttet, samt data fra skoleetaten, helsestasjons- og skolehelsetjenesten, hjemmetjenesten og tjenesteområde for sykehjem, samt data fra miljørettet helsevern. Tertialrapport 2/2014 redigert okt. 2014, rapport sektorplan helse- og rehabilitering, og oppvekst og utdanning, begge av 24.09. 14, inneholder bl.a.disse tiltakene: Stimulere til økt fysisk aktivitet i befolkningen, stimulere til sunt kosthold og gode matvaner, utvikle gode, trivelige og trygge bo- og oppvekstmiljø, øke trafikksikkerheten, tilbud til dagsenter for eldre- for å forebygge sosial isolasjon, tiltak for å øke kvaliteten på de eldres ernæring, samt fallforebygging, som viktige helsefremmende tiltak. Kvalitetsindikatorer på tjenestene rehabilitering, psykisk helsetjeneste, hjemmetjeneste og sykehjem, er utarbeidet for noen områder.
Brukerundersøkelser både ved helsestasjonen og barnehagene gjennomføres hvert annet år. I 8. klasse er det gjennomført trivselsundersøkelse, og det er bl.a registrert mobbing blant elevene. Disse utfordringene har kommunen tatt tak i, da det bl.a. er utarbeidet «Handlingsplan mot mobbing» av 23.juli 2014. Videre er det satt i gang «fraværprosjekt» for å redusere faren for
«drop out» i ungdoms- og videregående skole. I intervjuer kom det frem at en del barn i 3.klasse og 8. trinn er overvektige, og det er påbegynt et prosjekt for å bedre dette, «Gladprosjektet». Det er utført undersøkelser for å registrere hvor mange unge som sykler og går til skolen og om de er med på skolens frukt- og grøntordning. Kommunen har politisk handlingsplan for redusert bruk og misbruk av alkohol, narkotika og spill (2011-2015) og det er registrert data fra Romerike politikammer, NAV, psykisk helsetjeneste, hjemmetjenesten og rehabilitering.
Smittevernplan var fra 2007. Det var imidlertid påbegynt et arbeid med smittevern, bl.a. for å utarbeide prosedyre i forhold til risiko- og sårbarhet analyser på enkelte områder.
Kommunen påpeker flere positive påvirkningsfaktorer som sosiale møteplasser for eldre, der det bl.a. er tilbud om fysisk aktivitet 4 steder. Kommunen har et bredt tilbud om fysisk aktivitet
«FYSAK tilbud» som skal utvikles til en frisklivssentral og lærings-og mestrings- senter. Aurskog Høland modellen er tatt aktivt i bruk av alle som arbeider med barn og unge (helsestasjon, barnehage, skole, og PPT.)Videre har kommunen «Forebyggende team psykisk helse,- et tilbud til barn, ungdom og deres familier, samt gravide», «Forsterket helsestasjon» som er et samarbeid mellom barnevern og helsestasjonen. Barn og unge trekkes aktivt inn i dialog og medvirkning om utvikling av lokalmiljøene, og alle skolene er representert i barn- og unges kommunestyre.
Vurdering av status
Når det gjelder den løpende oversikten, kunne det kommet tydeligere frem på hvilket grunnlag og hvilke områder kommunen vil arbeide med i henhold til temaene i forskrift om oversikt over folkehelsen § 3 a-f. Dette gjaldt også kildene for informasjonsinnhenting som fremgår av folkehelseloven § 5a-c, som ikke ble meldt og vurdert systematisk for alle tjenesteområdene.
Dette bør forankres og styres bedre av kommunens øverste ledelse.
Kommunen har tilstrekkelig kompetanse innenfor folkehelsearbeid. Kommuneoverlegen holder på med å ta utdanning i samfunnsmedisin. Helsefaglig rådgiver har 30 studiepoeng i folkehelse og omsorg og kommunen har en 20% stilling i miljørettet helsevern med relevant kompetanse for arbeidet. Kommunen har også plankompetanse.
Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet på folkehelse. Det er etablert noen strukturer for å ivareta arbeidet med den løpende oversikten slik at kommunen har kommet i gang. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det manglet imidlertid noe på systematikken, helheten i arbeidet og forankringen i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversikt på tidspunkt for tilsynet. Kommunen er imidlertid påbegynt et arbeid som er nødvendig for å forbedre dette. Etter vår vurdering kan også kommunen arbeide med å innarbeide begrepet løpende oversikt med folkehelsearbeidet for å skape en felles forståelse av hva arbeidet innebærer.
7. Regelverk
Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven)
Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen
Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommune og fylkeskommune
Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven)
8. Dokumentunderlag
Tilsendt dokumentasjon i forbindelse med tilsynet:
- Organisasjonskart over kommunen
- Internkontroll melding for Aurskog- Høland (2013)
- Kommuneplanen samfunnsdel (2011)
- Planstrategi (jan 2013)
- Planprogram arealdelen (høring jan 2014)
- Forslag til planprogram, prosjektskisse folkehelseplan (nov. 2014)
- Aurskog- Høland og Rømskog Samhandlingsprosjekt (jan. 2013)
- Rapport sektorplan for helse- og rehabilitering-politisk behandlet 22.09.14)
- Rapport sektorplan oppvekst og utdanning (politisk behandlet 22.09. 2014)
- Rapport teknisk drift og kultur –politisk behandlet?
- Tertialrapport 2/2014 (redigert 15.10.14)
- Handlingsplan mot mobbing(23.07.14)
- Smittevernplan (2007)
- Trafikksikkerhetsplan
- Idrett og fysisk aktivitet
- Oversikt over faktorer i miljøet (nov. 2014)
- Delegeringsmyndighet Aurskog- Høland 2014
- Modeller for tverrfaglig samarbeid i kommunen
- Samarbeidsavtale mellom Aurskog- Høland og Akershus universitetssykehus
- Akershus fylkeskommune - Akershusstatistikk 1/2014
- Folkehelseprofilen for Aurskog- Høland (2012 -2014) fra Nasjonal folkehelseinstitutt
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus deltok:
Revisjonsleder: Jorunn Hunderi, seniorrådgiver/helsesøster, Helseavdelingen
Revisorer:Geir Stangeland, ass. fylkeslege, Helseavdelingen Stein Jøssang, seniorrådgiver, Helseavdeling
Marit Lillesveen, overingeniør, Miljøvernavdelingen
Observatører:
Valgerd Svarstad Haugland, fylkesmann i Oslo og Akershus
Bente Rygg, avdelingsdirektør for sosial- og familie