Rapport fra oppfølgingstilsyn med sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – økonomisk sosialhjelp i Enebakk kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkesmannen undersøkte om kommunen gjennom sin styring (internkontroll) sikret forsvarlig behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Det ble undersøkt om kommunen foretok forsvarlig kartlegging og at det ble gjort individuelle vurderinger.

Oppfølgingstilsynet tok utgangspunkt i avviket fra tilsynet som ble gjennomført i perioden 21.02.12 – 12.08.12 og bygget på avviket og funnene fra det forrige tilsynet.

Avvik 1:

Enebakk kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Fylkesmannen avsluttet tilsynet med avslutningsbrev av 12.12.12. I avslutningsbrevet anbefalte vi kommunen å tydeliggjøre hvordan man kommer frem til basisbeløp for livsopphold for personer med forsørgeransvar for barn.

Det ble ikke gitt avvik under dette tilsynet, men det ble gitt en merknad.

Merknad:

I kartleggingsfasen kan NAV Enebakk tydeliggjøre og bedre sine rutiner for innhenting av opplysninger og dokumentasjon i forbindelse med søknader om økonomisk stønad. Ved å vise nøyaktig hvilke fakta, utregninger og vurderinger som er lagt til grunn i vedtakene, kan NAV Enebakk gjøre vedtakene mer selvforklarende.

Med hilsen

Grete Finstad
seksjonssjef

Søren Rysstad
rådgiver

Dokumentet er elektronisk godkjent.

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Enebakk i perioden 07.04.14 – 12.08.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Enebakk er en kommune med ca. 10 500 innbyggere. NAV-kontoret er organisert i en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. NAV-leder er kommunalt ansatt og rapporterer til kommunalsjef for helse og omsorg.

Fagleder i oppfølgingsavdelingen har fagansvaret for lov om sosiale tjenester i NAV.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.04.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 06.06.14.

Intervjuer

4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 06.06.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikret forsvarlig kartlegging og at det gjøres individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad og for beslutning om stønadens størrelse.

Målsetningen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikret forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

Tilsynet var en oppfølging av tilsynet som ble gjennomført 21.02.12 – 08.06.12 og bygget på avvik og funn fra dette tilsynet. Det ble gitt følgende avvik ved tilsynet i 2012:

Avvik 1:

Enebakk kommune sikrer ikke at kartlegging og vurdering dokumenteres forsvarlig i søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

5. Funn

Merknad:

I kartleggingsfasen kan NAV Enebakk tydeliggjøre og bedre sine rutiner for innhenting av opplysninger og dokumentasjon i forbindelse med søknader om økonomisk stønad.

Ved å vise nøyaktig hvilke fakta, utregninger og vurderinger som er lagt til grunn i vedtakene, kan NAV Enebakk gjøre vedtakene mer selvforklarende

Merknaden bygger på følgende:

• Det gjøres ikke individuelle vurderinger i alle saker knyttet til kontoutskrifter. I mange saker er det kontoutskrifter for 3 måneder og det er ikke spor av sladding.  I enkelte saker er det ikke behov for kontoutskrift for 3 måneder. Personvernet til bruker skal ivaretas og det skal ikke kreves/mottas opplysninger man ikke har behov for.
• Vedrørende utregningene, for eksempel samvær med barn. Det blir i enkelte saker gitt supplering uten en oversikt over inntekter og utgifter og det blir vanskelig å se om beløpet er korrekt.
• Eksempel: «Personen får livsopphold inkludert samvær med barn kr 9513».  Det fremgår ikke av vedtaket en forklaring knyttet til situasjon eller beløp. Barnas situasjon er dermed ikke dokumentert.
• Innvilgelser og suppleringer var i flere saker ikke dokumentert med en økonomisk utregning av behovet.
• I en sak ble bruker bedt om å dokumentere samværet med barn i ettertid før utgiftene til samværet ble dekket. En omvendt vei når man tenker samværsutgifter.
• Det vises i vedtakene til Helse- og sosialdepartementets rundskriv 1-34/2001.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg at:

Dokumentasjonen i saksmappene som ble gjennomgått av tilsynsteamet viser store forbedringer herunder er søknadsskjemaene jevnt over mye bedre fylt ut. Vi ser at mappene inneholder e-postkorrespondanse, journalnotater, oversikter over økonomi og økonomisk rådgivning/gjeldsrådgivning.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, forvaltningsloven

Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen

Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen (Ikrafttredelse 19.11.2010)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Dokumenter fra tilsynet som ble gjennomført i tidsrommet 21.02.12 – 08.06.12
• Tilsynsrapport fra tilsynet i 2012
• NAV Enebakk sitt svar på tilsynsrapporten og en redegjørelse for hvordan NAV Enebakk ville iverksette tiltak for å lukke avvikene i rapporten med dokumentasjon, datert 13.08.12 og 15.10.12
• Nye/oppdaterte rutiner i forhold til avviket i 2012 angående saksbehandling, godkjenning av vedtak og journalføring
• Nytt organisasjonskart både for Enebakk kommune samt for NAV Enebakk
• Liste på saksbehandlere som jobber etter lov om sosiale tjenester i NAV Enebakk

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 saksmapper - ordinære saker hvor søker har forsørgeransvar for barn
• 5 saksmapper der det er gitt nødhjelp til personer med forsørgeransvar
• 5 saksmapper der det er gitt tilskudd hvor søker har samvær med barn
• 5 saksmapper der det er gitt bistand etter lovens § 19 til søker med forsørgeransvar

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om oppfølgingstilsyn datert 07.04.14
• E-post fra Enebakk kommune om kontaktperson datert 28.04.14
• E-post med dokumentasjon fra NAV Enebakk, datert 07.05.14
• Oversendelse av program for tilsynet datert 19.05.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Grete Finstad  revisjonsleder  
Hallvard Øren  revisor 
Søren Rysstad revisor