Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen – kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved NAV Frogn 2014

Sammendrag

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) §§ 29, 30 og 31 samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder
  - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes
  - om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid i henhold til lovkrav

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet.

Dato: 17.11.14

Elin Landsverk
revisjonsleder

Agnethe Lurén
revisor

Hanne Kristiansen Valle
revisor

1.   Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Frogn i perioden 29.08.14 – 17.11.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2.   Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Frogn kommune har 15 671 innbyggere (per 01.01.14). Kommunen er organisert etter to-nivåmodellen. Øverst er rådmann og to kommunalsjefer, deretter 20 enhetsledere som danner neste nivå. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for helse, omsorg og velferd.

NAV-kontoret er organisert med én enhetsleder og to avdelingsledere for mottaksavdelingen og oppfølgingsavdelingen. Det er avdelingsleder i mottak som godkjenner vedtak på kvalifiseringsprogrammet. Når det gjelder selve gjennomføringen av kvalifiseringsprogrammet, er dette tillagt oppfølgingsavdelingen sammen med arbeidsavklaringspenger og sykefraværsoppfølging.

Per 31.08.14 hadde kommunen 11 deltakere i kvalifiseringsprogrammet. 

3.   Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 29.08.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.10.14.

Intervjuer: 8personer ble intervjuet.Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16.10.14.

4.   Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP).

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes, kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

5.   Funn

Det ble ikke avdekket avvik eller påpekt merknader under tilsynet.

6.   Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv Hovednr. 35 - Lov om sosiale tjenester i NAV

7.   Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart NAV Frogn
• Lokal samarbeidsavtale
• Årsrapport 2013 kvalifiseringsprogrammet NAV Frogn
• Årsmelding 2013 for Frogn kommune
• Virksomhetsplan for Frogn kommune
• Mål og styringsdokumenter
• Informasjon knyttet til kvalifiseringsprogrammet tjenesten i kommunen og samarbeidspartnere
• Fullmakter/delegasjonsreglement, myndighet og ansvarsområder
• Oversikt over personell med navn/stilling/utdanning
• NAV virksomhetsroller
• Oversikt over møtestruktur i NAV Frogn
• Rutine for arbeid med kvalifiseringsprogram med vedlegg
• Utskrift av arbeidsrettet brukeroppfølging
• Rutine for sosialkonsulenter i mottak - saker etter lov om sosiale tjenester i NAV
• Avviksrapportering – avvik KVP (gjelder HMS)
• SWOT-analyse, beskrivelse av tiltak for å evaluere egen virksomhet
• Lokal brukerundersøkelse
• Opplæringsplan for helse- og sosialpersonell 2014 for Frogn kommune
• Partnerskapsmøte med to siste referat
• Brukerutvalg med to siste referat
• Oversikt over innvilgede program i perioden 01.01.13-24.09.14
• Fem enkeltvedtak hvorav to innvilget og tre avslått kvalifiseringsprogram

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 11 saksmapper KVP, hvorav 10 innvilgelser og ett avslag

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn per brev den 29.08.14
• Program sendt per post og brev den 01.10.14
• E-poster i forbindelse med innhenting av dokumenter og andre praktiske opplysninger
• Telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elin Landsverk, revisjonsleder
Agnethe Lurén, revisor
Hanne Kristiansen Valle, revisor

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet