Rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV - behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i Hurdal kommune 2014

Sammendrag

Temaet for tilsynet er behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at søkers rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• Kommunen sikrer, ved tilstrekkelige styringstiltak, at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra person med forsørgeransvar
• Kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad:

NAV Hurdal har mulighet for forbedring når det gjelder å kartlegge barnas behov ved søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Allerede etablerte rutiner, søknadsskjema og kartleggingsskjema kan tilpasses for å bidra til dette.

Det gis tilleggsytelser knyttet til barnas behov. Opplysninger om barnas situasjon framgår imidlertid i liten grad av vedtakene, og det er få journalnotater i fagsystemet. Mer utfyllende vedtak og journalnotater vil tydeliggjøre at barnas behov ivaretas.

Manglende registrering av opplysninger gir sårbarhet ved fravær og vakanser.

Dato: 12.08.14

revisjonsleder
Arnfinn Løvik

revisorer
Eva Annie Bjørgen og Rigmor Hartvedt

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Hurdal i perioden 28.04.14 – 12.08.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold

Hurdal kommune har 2685 innbyggere pr. 01.01.12, og har et areal på 284 km2. Offentlig sektor er dominerende når det gjelder sysselsetting, i tillegg til landbruk og skogbruk, med foredling av trevirke, samt reiseliv/turisme.

NAV Hurdal ble etablert i 2009, og har til sammen 7 ansatte. Det er en kommunalt ansatt veileder i hel stilling som jobber med økonomisk sosialhjelp. NAV-leder er statlig ansatt, og har ansvar og fører kontroll med alle utbetalinger av stønad som den kommunalt ansatte veilederen fatter vedtak om. I tillegg er det en kommunalt ansatt gjeldsrådgiver i halv stilling.

Kommunen er inne i en omorganiseringsprosess som startet 12.05.14, og NAV Hurdal er nå tilordnet sektor for levekår.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.04.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i

forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.06.14.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.06.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging og at det gjøres

individuelle vurderinger som grunnlag for beslutning om å innvilge økonomisk stønad, og for beslutning om stønadens størrelse ved søknader fra personer med forsørgeransvar for barn.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke:

• Om kommunen sikrer forsvarlig kartlegging, dvs. innhenting av opplysninger som må foreligge for at saken skal være tilstrekkelig opplyst i henhold til lov- og forskriftskrav
• Om kommunen sikrer forsvarlige vurderinger, dvs. individuell behovsprøving ved søknader fra personer med forsørgeransvar i henhold til lov- og forskriftskrav

5. Funn

Det ble ikke funnet avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad:

NAV Hurdal har mulighet for forbedring når det gjelder å kartlegge barnas behov ved søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn. Allerede etablerte rutiner, søknadsskjema og kartleggingsskjema kan tilpasses for å bidra til dette.

Det gis tilleggsytelser knyttet til barnas behov. Opplysninger om barnas situasjon framgår imidlertid i liten grad av vedtakene, og det er få journalnotater i fagsystemet. Mer utfyllende vedtak og journalnotater vil tydeliggjøre at barnas behov ivaretas.

Manglende registrering av opplysninger gir sårbarhet ved fravær og vakanser.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Hurdal er den minste kommunen i Akershus, og siden ledelsen i kommunen er relativt fåtallig gir dette gode muligheter for nær kontakt mellom de enkelte lederne.

Sektor for levekår gjennomfører ledermøter annenhver uke hvor alle virksomhetsledere under sektor for levekår deltar. Dette innbefatter skole, barnehage, barnevern, sosialtjeneste, pleie og omsorg, kommunehelse og leirskole. Alle virksomhetsledere har i 2014 deltatt i felles lederopplæring i kommunen.

Sektorleder for levekår og NAV-leder har månedlig styringsdialog hvor utviklingsoppgaver og driftsoppgaver tas opp. Kommunen har tertialrapportering hvor NAV-kontoret rapporterer til sektorleder som rapporterer videre til rådmannen.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (2009)
• Forvaltningsloven (1967)
• Forskrift om internkontroll (2010)
• Rundskriv Hovednr. 35 – lov om sosiale tjenester i NAV

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Beskrivelse av virksomheten
• Organisasjonskart Hurdal kommune
• Organisering av NAV Hurdal
• Årsmelding sosialtjenesten
• Virksomhetsplan NAV Hurdal
• Siste partnerskapsmøte 8. april 2014 (kopi av gjennomgang da referatet ikke var kommet)
• Oversikt over personell
• Delegeringsreglement
• Rutiner knyttet til søknad om økonomisk sosialhjelp
• Samarbeid mellom barnevern og NAV i forhold til fattigdom
• Handlingsplan Hurdal kommune 2014 - 2017
• 5 saksmapper, hvor søker har forsørgeransvar
• 3 saksmapper om nødhjelp, hvor søker har forsørgeransvar
• 3 saksmapper hvor søker har samvær med barn
• 4 saksmapper med journalnotat behandlet etter § 19, hvor søker har forsørgeransvar
• Aktuelle rutiner for kartlegging knyttet til tema for tilsynet
• Retningslinjer for utmåling av stønad for personer med forsørgeransvar
• Opplæringsplan for ansatte
• Risikovurdering

Dokumentasjon som ble mottatt under revisjonsbesøket:

• Sosialtjenestens kartlegging av ulike hjelpebehov 2014
• 10 saksmapper ble gjennomgått under tilsynsbesøket

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Oversendelse av dokumentasjon
• Diverse e-poster

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Eva Annie Bjørgen, revisor
Rigmor Hartvedt, revisor