Endelig rapport fra tilsyn med kommunens plikt til å tilby forsvarlige tjenester innen økonomisk rådgivning ved Sørum kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning. Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at økonomisk rådgivning er tilgjengelig for alle kommunens innbyggere og at innholdet og kompetansen i utførelsen av tjenesten er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (STL) § 17, samt i saksbehandlingskrav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift og i krav til internkontroll.

Målsetningen med tilsynet er å undersøke om:

• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer at tjenesten økonomisk rådgivning er tilgjengelig og at tildelingen (kartlegging, vurdering og beslutning) gjøres forsvarlig.
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring, herunder
  - om tidsfristen for iverksetting av vedtak overholdes
  - om kommunen tilbyr en tilpasset tjeneste
• Kommunen, ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig kompetanse, herunder
  - at kompetent personell utfører tjenesten økonomisk rådgivning o kommunens opplæringsplikt

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt 1 merknad i forbindelse med tilsynet. Merknaden er som følger:

Merknad 1:

Det anbefales at Sørum kommune går gjennom sine rutiner for vedtak ved tildeling av tjenesten økonomisk rådgivning. Fylkesmannen anbefaler at kommunen gjennomgår sine rutiner for styring av tjenesten, samt behovet for systematisk opplæring innen økonomisk rådgivning på ulike nivå ved NAV-kontoret.

Hallvard Øren
revisjonsleder

Inger Margrethe Juvshol
revisor

Arnfinn Løvik
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sørum kommune i perioden 04.07.14 - 24.11.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Sørum kommune i Akershus hadde 16 955 innbygger pr. 01.01.14.

NAV Sørum ble etablert i februar 2008. NAV-leder rapporterer til kommunalsjef for familie og nærmiljø som sitter i rådmanns ledergruppe.

NAV-kontoret er organisert i en mottaks- og en oppfølgingsavdeling med egne avdelingsledere.

I mottaksavdelingen ligger publikumsmottaket med kompetanse fra flere tjenester, blant annet økonomisk sosialhjelp. Spesialistfunksjonen innen økonomisk rådgivning er plassert organisatorisk i oppfølgingsavdelingen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.07.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.09.14.

Intervjuer

7 personer ble intervjuet. Kommunalsjef ble intervjuet pr telefon 23.09.14.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 24.09.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av økonomisk rådgivning, og at kommunen har tilstrekkelig kompetanse til å gjøre dette.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av økonomisk rådgivning, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning.
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av økonomisk rådgivning, dvs. om tidsfristen for iverksetting av tjenesten overholdes og at kommunen tilbyr en individuelt tilpasset tjeneste
• kommunen sikrer forsvarlig kompetanse til å yte økonomisk rådgivning, dvs. at kompetent personell utfører tjenesten og at kommunen ivaretar sin opplæringsplikt

5. Funn

Det ble ikke gitt avvik under tilsynet.

Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:

Det anbefales at Sørum kommune går gjennom sine rutiner for vedtak ved tildeling av tjenesten økonomisk rådgivning. Fylkesmannen anbefaler også at kommunen gjennomgår sine rutiner for styring av tjenesten, samt behovet for systematisk opplæring innen økonomisk rådgivning på ulike nivå ved NAV-kontoret.

Merknaden er bygget på følgende:

• Informasjon fremkommet under tilsynet viser at kommunens innbyggere som har behov for tjenesten økonomisk rådgivning rar tilbud om bistand, også i akutte situasjoner.
• Fylkesmannen anbefaler at Sørum kommune gjennomgår sine styringsrutiner. Det gjelder spesielt i forhold til felles forståelse for innholdet i tjenesten og bruk av felles verktøy og hjelpemiddel. Det foreligger ulike skjema ved NAV-kontoret som bare delvis er i bruk. Kommunen har skriftliggjort sine rutiner i forbindelse med tilsynet, og ved at ledelsen implementerer disse vil det bidra til bedre styring og kontroll.
• Kommunen har spesialkompetanse innen økonomisk rådgivning. Ledelsen må sikre at NAV-kontoret har breddekunnskap og at det blir gitt økonomisk rådgivning på alle nivå ved NAV-kontoret.
• Nødvendige styringstiltak vil kunne sikre at kontoret gir tjenesten ved fravær av nøkkelpersonell. Fylkesmannen anbefaler derfor at kommunen gir systematisk opplæring på ulike nivå ved NAV-kontoret.
• Gjennomgang av flere vedtak om økonomisk rådgivning viser at kommunen kan bli tydeligere på å oppgi søknadsdato, iverksettelsesdato og informasjon om klageinstans. Fylkesmannen anbefaler at kommunen går gjennom sine rutiner for vedtak.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forvaltningsloven
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd innenfor de sosiale tjenestene i arbeids- og velferdsforvaltningen 2014
• Formål. omfang og ansvar -økonomisk rådgivning
• Formål. omfang og ansvar -råd og veiledning i mottak
• Virksomhetsplan for NAV Sørum
• Rapport økonomisk rådgivning for perioden 01.01.13 -31.12.13
• Vedlegg til årsrapport 2013
• Rapportering til årsberetning 2013
• Organisasjonskart NAV Sørum
• Oversikt over ansatte med roller
• Administrative videredelegeringer
• Prosedyrer -kortfattet fremstilling om saksgang i tjenesten
• Rutinemal for godkjenning av vedtak
• Skjema -henvisning til økonomirådgivning
• Skjema -kartleggingssamtale
• Skjema -Husholdningsopplysninger
• Tjenestebeskrivelse økonomisk rådgivning fra Sørum kommunes hjemmesider
• Tjenestebeskrivelse NAV Sørum fra Sørum kommunes hjemmesider
• Stillingsutlysning økonomisk rådgiver
• Utviklingsplan økonomisk rådgivning
• 5 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutine "Henvendelser vedrørende behov for økonomisk rådgivning"
• Rutine for arbeidsfordeling mellom veileder og økonomisk rådgiver
• Saksmappene knytet til siste 7 vedtak etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19 fattet før tilsynsdagen, inkludert 4 avslag på ytelse
• Saksmappene knyttet til siste 7 saker om økonomisk rådgivning og gjeldsrådgivning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt 04.07.14
• Bekreftelse pr epost om at varsel var mottatt 14.08.14
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen 15.08.14
• Telefon angående tilsynet 18.08.14
• Program for tilsynet oversendt kommunen 26.08.14
• Epost til NAV-leder/kontaktperson om at vi ønsker telefonintervju med kommunalsjef 10.09.14
• Kontaktinformasjon for kommunalsjef oversendt pr epost 16.09.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Rådgiver Hallvard Øren, revisjonsleder
Seniorrådgiver Inger Margrethe Juvshol, revisor
Seniorrådgiver Arnfinn Løvik, revisor
Rådgiver Elin Landsverk, observatør