Rapport fra tilsyn med lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen - kommunens ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram ved Nav Vestby 2016

Sammendrag

Tema for tilsynet er tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram (KVP). Gjennom tilsynet skal det undersøkes om kommunen ved sine styringsaktiviteter (internkontroll) sikrer at tjenesten KVP er tilgjengelig for alle potensielle deltakere, og at innholdet og omfanget i kvalifiseringsprogrammet er forsvarlig. For å undersøke dette tas det utgangspunkt i bestemmelsene om kvalifiseringsprogram med tilhørende stønad i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) §§ 29, 30 og 31 og i krav til saksbehandling fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, og i krav til internkontroll.

Målsettingen med tilsynet vil være å undersøke om:

• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig tildeling av KVP, herunder
  - om tjenesten er tilgjengelig
  - om det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen ved styringsaktiviteter med tilstrekkelig innhold og omfang, sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, herunder
  - om tidsfrist for iverksetting av program overholdes om kommunen tilbyr tilpasset program
  - om kommunen driver oppfølgingsarbeid  i henhold til lovkrav

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Vestby kommune har mulighet til forbedring med hensyn til at ledelsen ved Nav-kontoret følger med på at lovens krav er oppfylt, både ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Dato: 09.05.16

Elin Landsverk
revisjonsleder

Rigmor Hartvedt
revisor

Agnethe Luren
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nav Vestby i perioden 07.09.15 - 09.05.16 .

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de individuelle tjenestene i sosial­ tjenesteloven kapittel 4, jf. sosialtjenesteloven § 9 og kommuneloven kapittel 10 A.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis, og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vestby kommune har ca 16.500 innbyggere. Rådmannen er den øverste administrative lederen i kommunen. Nav-kontoret er organisert med en Nav-leder, som rapporterer direkte til rådmann. Kontoret har 33 ansatte, og er delt inn i to avdelinger, en mottaksavdeling og en oppfølgingsavdeling. Tjenesten KVP er lagt til mottaksavdelingen. En veileder har ansvar for å følge opp deltagere i KVP. Avdelingsleder for mottaksavdelingen godkjenner vedtak om KVP, og KVP-veileder drøfter KVP-saker med avdelingsleder ukentlig.

Pr. 09.03.16 hadde kontoret fire deltakere i program. Kommunen har et estimert antall i program på åtte deltagere. Det lave antallet forklares med at tidligere KVP-veileder har sluttet, og at det har tatt tid å få ansatt en ny veileder. Under tilsynet ble det opplyst at flere personer var på vei inn i programmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble først sendt ut 07.09.15. Tilsynet ble utsatt på grunn av stor inngang av klagesaker ved embetet, og behov for å prioritere disse sakene. Nytt varsel ble sendt ut 24.02.16. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Mappegjennomgang:  Saksmapper ble gjennomgått 09.03.16. På grunn av få antall KVP­ saker ved kontoret, og et begrenset tilfang av saksmapper for gjennomgang, valgte tilsynsmyndigheten å gå gjennom ti mapper til brukere som har mottatt økonomisk stønad i mer enn de siste seks månedene, i tillegg til KVP-mapper. Hensikten var å se om det var potensielle deltagere i denne brukergruppen.

Åpningsmøte ble avholdt 14.03.16.

Intervjuer: 9 personer var innkalt til intervju, og intervjuene ble gjennomført som planlagt.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt  16.03.16.

4. Hva tilsynet omfattet

KVP er et av hovedvirkemidlene kommunen har i bekjempelsen av fattigdom. Deltakelse i program gir mulighet for tett og koordinert bistand for å komme i arbeid/aktivitet. KVP er en rettighet for personer som fyller inngangsvilkårene i sosialtjenesteloven  § 29. Tema for tilsynet var å undersøke om kommunen sikrer forsvarlig tildeling og gjennomføring av KVP.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• kommunen sikrer forsvarlig tildeling av KVP, dvs. at tjenesten er tilgjengelig og at det foretas forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning
• kommunen sikrer forsvarlig gjennomføring av KVP, dvs. om tidsfrist for iverksetting overholdes, kommunen tilbyr tilpasset program og driver oppfølgingsarbeid i henhold til lov- og forskriftskrav

Med forsvarlig tildeling menes at aktuelle kandidater identifiseres og gis tilstrekkelig informasjon om KVP. Videre at Nav-kontoret foretar en forsvarlig kartlegging, vurdering og beslutning ved behandling av søknader.

Når det gjelder forsvarlig gjennomføring, siktes det til at programmet iverksettes innen den lovbestemte tidsfristen på seks måneder etter søknad. Videre skal programmet som utformes være tilpasset den enkeltes behov og forutsetninger (individuelt tilpasset) og inneholde arbeidsrettede tiltak, arbeidssøking og eventuelle andre understøttende tiltak som kan være med på å forberede og støtte opp under overgangen til arbeid. Programmene skal være helårig og på full tid. Forsvarlig gjennomføring innebærer i tillegg at deltakerne får tett og koordinert bistand. Programmet skal evalueres og justeres ved behov. Evalueringstidspunkt  skal fremgå av programmet.

5. Funn

Tilsynet avdekket ikke lovbrudd. Det ble gitt en merknad.

Merknad:

Vestby kommune har mulighet til forbedring med hensyn til at ledelsen ved Nav-kontoret følger med på at lovens krav er oppfylt, både ved tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram.

Merknaden bygger på følgende:
Flere har fullmakt til å godkjenne KVP-vedtak, uten at det foreligger en felles forståelse (rutine) for hva som skal kontrolleres i tildelingen. Ledelsen har regelmessige samtaler med KVP-veileder, men det er ikke iverksatt systematiske kontrolltiltak som sørger for at lovens krav er fulgt i gjennomføringen  (for eksempel brukermedvirkning,  evaluering, arbeidsrettede tiltak, jobbsøk,  og full tid).

Tilsynsmyndigheten anbefaler at Vestby kommune lager sjekkliste over hva som skal kontrolleres, både ved vedtaksgodkjenning og under oppfølging av deltakere.

Kommentar:
Det skrives gode og hyppige journalnotater som dokumenterer arbeidet som er gjort i den enkelte sak. Notatene viser hvordan brukermedvirkningen er ivaretatt, hvordan deltakerne følges opp i program, hvordan programmet tilpasses den enkelte og at det foretas evalueringer i den enkeltes sak. Kontoret har en møtestruktur som tilrettelegger for å ha KVP som tema.

Det avholdes månedlige møter/samtaler mellom leder og ansatt hvor blant annet behov for kompetanse er tema. Det er lav terskel for å ta opp problemstillinger med nærmeste leder.

Det finnes brosjyrer og plakater om KVP i publikumsmottaket,  men Nav-kontoret har ikke eget søknadsskjema for KVP, eller informasjon om KVP på kommunens nettside. Tilsyns­ myndigheten bemerket i sluttmøtet at tjenesten kan bli mer tilgjengelig dersom hjemmesiden oppdateres og det utarbeides eget søknadsskjema for KVP.

I etterkant av tilsynet har tilsynsmyndigheten i e-post fått opplyst at informasjon om KVP og søknadsskjema for KVP nå ligger ute på hjemmesiden.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov om behandlingsmåten  i forvaltningssaker
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Rundskriv Hovednummer. 35 - Sosialtjenesteloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over Nav Vestby
• Årsrapport for HUSET fra 2014
• Årsmelding 2015 for den kommunale delen av Nav Vestby
• Virksomhetsplan
• Kommunens måltavle
• Delegering av kommunal myndighet - fullmakt
• Referat fra partnerskapsmøte og innkalling til møte med brukerutvalget
• Plan for internkontroll ved Nav Vestby
• Utviklingsplaner for ansatte
• Hospiteringsplan  for ansatt
• Rutinebeskrivelse  KVP
• Nav-kontorets  informasjon om materiell om KVP i publikumsmottak,  og beskrivelse av
  - møtestruktur
  - framgangsmåte ved kartlegging  av potensielle deltagere
  - framgangsmåte ved godkjenning av vedtak
  - policy for å utvikle de ansattes kompetanse
  - praksis knyttet til avvikshåndtering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 22 saksmapper hvorav 8 vedtak om innvilgelse av KVP, 4 vedtak om stans av KVP og 10 saker med innvilget økonomisk stønad i mer enn de siste seks måneder.

Korrespondanse mellom virksomheten  og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn pr. brev av 25.01.16
• Program for gjennomføring av tilsyn pr. brev av 22.02.16
• E-poster og telefoner i forbindelse med innhenting av dokumentasjon, avklaringer og andre praktiske opplysninger

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndigheten  deltok:
Elin Landsverk, revisjonsleder
Agnethe Luren, revisor
Rigmor Hartvedt, revisor