Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Frogn kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver funn fra tilsynet innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester. 

Det ble ikke avdekket lovbrudd eller gitt merknader under tilsynet.

Dato: 19. juni 2017

Marit Thorseth
revisjonsleder

Rigmor Hartvedt
Arve Knutsen
Søren Rysstad
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Frogn kommune i perioden 15. februar 2017 – 19. juni 2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sin plikt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen § 9.  

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse av:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Frogn kommune har om lag 16000 innbyggere. Kommunens helse- og omsorgstjeneste og sosialtjeneste er organisert i samme enhet; Helse, omsorg og velferd, som ledes av en kommunalsjef direkte under rådmannen. Helse- omsorg og velferd består av seks mindre enheter, blant annet Psykisk helse- og rustjeneste, NAV Frogn, Hjemmebaserte tjenester og Helse- og koordinering. Hver enhet ledes av en enhetsleder.

Enhet psykisk helse- og rustjeneste har 35,64 årsverk. Enheten er inndelt i ulike ansvarsområder; Botiltak, Ressurssenteret, Psykisk helseteam, Psykolog, Ambulerende rusteam og Ruskonsulent. Enheten har i tillegg prosjektene Kommunalt rusarbeid/NAV v/Fylkesmannen, Inn på tunet v/Fylkesmannen og TIRE-prosjekt med Folloklinikken og BUF-enheten. Søknadskontoret og fastlegeordningen ligger i Enhet helse- og koordinering. Hjemmebaserte tjenester er inndelt i sone 1 og 2. NAV-kontoret er organisert i to avdelinger under NAV-leder; Arbeid og sosiale tjenester med 13,3 årsverk og Arbeid og helse med 14,8 årsverk. Hver avdeling har en avdelingsleder. Gjeldsrådgivning er organisert direkte under NAV-leder.   

Enhet psykisk helse- og rustjeneste og sosialtjenesten benytter kartleggingsverktøyet BrukerPlan. Enhetene som arbeider etter helse- og omsorgstjenesteloven benytter journalføringssystemet Gerica. I sosialtjenesten benyttes journalføringssystemet Socio og Arene/Modia.

Frogn kommune benytter Kvalitetssystemet Compilo. 

Kommunen arbeider med en organisasjonsjustering, med formål å bygge en helhetlig ledelse med økt strategisk kompetanse for å møte kommunens framtidige utfordringer. Arbeidet regnes avsluttet før sommeren.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15. februar 2017.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 8. mars 2017.

Åpningsmøte ble avholdt 9. mai 2017.

Intervjuer: 17 ansatte og 5 brukere ble intervjuet.  

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 16. mai 2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten i NAV

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• har lagt til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt 

5. Funn

Det ble ikke avdekket lovbrudd eller gitt merknader under tilsynet.

6. Regelverk

Lover:

• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester    

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Frogn kommune
• Årsmelding 2016 Helse, omsorg og velferd
• Organisasjonskart Enhet psykisk helse- og rustjeneste
• Organisasjonskart Helse og koordinerende tjenester
• Organisasjonskart Hjemmetjenesten
• Organisasjonskart NAV Frogn
• Delegeringsreglement for Frogn kommune, datert 8. desember 2014
• Rutine for samhandling, revidert 22. mars 2017 
• Prosedyre for helhetlige pasientforløp psykisk helse og rustjenester, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre koordinering NAV og Psykisk helse og rustjenesten, revidert 21. mars 2017
• Rutiner for samarbeid mellom Enhet for rus/psykisk helsetjeneste og Enhet for barn, unge og familier, vedtatt 21. mars 2014
• Prosedyre Ansvarsgruppe, revidert 24. mars 2017
• Prosedyre aktuelt lovverk – psykisk helsetjeneste, revidert 13. oktober 2016
• Prosedyre gratis tannbehandling for voksne, revidert 15. mars 2017
• Rutiner vakttelefon psykisk helse og rustjenester, revidert 28. september 2016
• Prosedyre inntaksteam ROP/Psykisk helse og ruslidelser, revidert 14. mars 2017
• Prosedyre Mottak – henvendelse fra brukere vedrørende søknad om økonomisk sosialhjelp, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre støttesamtale for brukere med psykiske lidelser, revidert 24. mars 2017
• Prosedyre selvskading/suicidalforsøk, revidert 24. mars 2017
• Prosedyre mistanke om suicidalfare, revidert 15. mars 2017
• Prosedyre suicid, revidert 13. oktober 2016
• Prosedyre avslutning av bruker psykisk helsetjeneste, revidert 15. mars 2017
• Prosedyre ved uteblivelse fra avtale psykisk helsetjeneste, revidert 24. mars 2017
• Prosedyrer for inntak ved «Inn på tunet», revidert 22. mars 2017
• Prosedyre ruskonsulent, revidert 23. mars 2017
• Rutiner for ambulerende rusteam, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre tiltaksplan – psykisk helse og rustjenester, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre henvisning, revidert 22. mars 2017
• Prosedyre truende/farlige situasjoner i psykisk helse og rustjenester, revidert 13. oktober 2016
• Prosedyre akutt innleggelse psykisk helsevern, revidert 13. oktober 2017
• Prosedyre kriseplan, revidert 13. januar 2017
• Prosedyre internkontroll, revidert 17. august 2016
• Prosedyre melding av avvik, revidert 2. desember 2016
• Prosedyre behandling av avvik, revidert 2. desember 2016
• Prosedyre forvaltning/saksbehandling, revidert 6. mars 2017
• Prosedyre individuell plan, helse- og omsorgstjenesten, revidert 2. september 2011
• Prosedyre individuell plan, sosialtjenesten, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre føre journal Gerica Psykisk helse og rustjenester, revidert 20. mars 2017
• Prosedyre saksbehandling i Socio, revidert 23. mars 2017
• Prosedyre journalplikt, datert 21. revidert 2017
• Resultat fra brukerundersøkelser 2016 
• Skjema Kartlegging, helse- og omsorgstjenesten
• Skriv kartlegging av bruker, sosialtjenesten
• Skjema første vurderingssamtale
• Skjema oppfølgingssamtale
• Skjema telefonsamtale med sykehus
• Skjema for samtykkeerklæring, helse- og omsorgstjenesten
• Skjema for samtykkeerklæring, sosialtjenesten
• Skjema kriseplan – tiltak ved varselsignaler
• «Hva er viktigst for deg – skjema» og «Aktivitetsplan»
• Aktivitetshjul
• Skjema aktivitetsplan
• Sjekkliste for mottak av pasienter
• Sjekkliste for utskrivning av pasient på korttidsavdelingen
• Sjekkliste oppfølging hos fastlegen innen 2 uker
• Sjekkliste for møter i ansvarsgruppe
• Overordnet samarbeidsavtale mellom Frogn kommune og Akershus universitetssykehus HF, udatert
• Samarbeidsavtale om helhetlige pasientforløp – ansvars- og oppgavefordeling mellom Frogn kommune og Akershus universitetssykehus HF, datert 6. februar 2012
• Samarbeidsavtale Ahus og kommunene – Delavtale 2 – Samarbeidsavtale om koordinerte tjenester, udatert
• Retningslinjer for samarbeidet mellom kommunene i Follo, DPS/ARA Follo og sykehus-avdelingene i Divisjon psykisk helse AHUS, udatert
• Retningslinjer for bruk av pleie- og omsorgsmelding mellom Frogn kommune og fastleger
• Folkehelsemeldingen Frogn kommune 2015
• Handlingsplan for psykisk helse 2007 – 2010
• RUSH – Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Frogn kommune 2010 – 2013
• Frogn kommune Rusprosjekt 2015 – 2016, statusoppdatering 16. januar 2017
• Opplæringsplan våren 2017
• Strategisk kompetanseplan 2013 – 2015 – Enhet for hjemmebaserte tjenester, Enhet for Rehabilitering, NAV
• Kompetanseplan NAV Frogn, lokale prioriteringer 2015
• Risikovurdering NAV Frogn
• Stillingsbeskrivelser for avdelingsledere, sykepleiere, helsefagarbeidere og assistenter i Hjemmetjenesten
• Arbeidsbeskrivelse teamkoordinator, Hjemmetjenesten, datert 23. januar 2013
• Brukerutvalget i NAV i Frogn – Hjemmel og bakgrunn for lokale brukerråd

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper, journaler og dokumentasjon for 22 brukere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Foreløpig varsel om landsomfattende tilsyn, datert 9. januar 2017
• Varsel om tilsyn, datert 15. februar 2017
• Invitasjon til formøte, datert 22. februar 2017
• Frogn kommunes oversendelse av dokumenter, datert 27. mars 2017
• Oversendelse av program, datert 25. april 2017

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Søren Rysstad, Rigmor Hartvedt, Arve Knutsen og Marit Thorseth

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet