Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Eidsvoll kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Eidsvoll kommune. Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket under tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Under tilsynet er det undersøkt om kommunefl gjennom systematisk styring og ledelse (in ternkont roll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder;

• om kommunen legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastlegen og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• om kommunen samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• om kommunen kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at brukeren kan mestre å bo i egen bolig

Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som vi undersøkte, jf. kulepunktene. Et utvalg brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt til passede, samordnede og forsvarlige helse­ og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Dato: 21.11.18

Med hilsen

Arve Knutsen
revisjonsleder

Marit Thorseth, Søren Rysstad, Henrik Lie Nymoen
>revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Eidsvoll kommune i perioden 12.11.18 - 11.01.19. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn .

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sin plikt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser .

Rapporten omhandler funn som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Eidsvoll kommune har ca. 24 726 innbyggere. Tjenestene det er ført tilsyn med gis av enhetene Helse og bistand, Hjembaserte tjenester, Familiens hus og NAV.

Helse og bistand har ansvar for rus og psykisk helsehjelp, behandling, rehabilitering og ettervern til voksne, herunder boveiledning og oppfølging i dagliglivet. Virksomheten har ansvar for flere målgrupper og er organisert i 5 avdelinger. Enhetene Rus og psykisk helse og Ambulerende miljøarbeid gir tjenester til personer med samtidig rus og psykiske helseutfordringer.

Hjembaserte tjenester er delt i 3 ulike distrikter. De har ansvar for fysisk/somatisk oppfølging og helsehjelp/hjemmehjelpstjeneste når behovet utløser rett til nødvendig helsehjelp knyttet til behandling/rehabilitering.

Familiens hus har ansvar for rus og psykisk helsehjelp, herunder forebygging, behandling og rehabilitering til barn/unge. Virksomheten følger opp pasient/brukere ut over 18 år i noen tilfeller. Familiens hus er organisert i 3 avdelinger. Helsestasjon og skolehelsetje nesten, pedagogisk psykologisk tjeneste og barnevern .

NAV er et partnerskap mellom stat og kommune og har som hovedoppdrag å hjelpe mennesker å komme i arbeid. Eidsvoll kommune har lagt følgende tjenester til NAV kontoret: Økonomisk rådgivning, økonomisk sosialhjelp og flykningetjenesten. Nav er organisert i 4 avdelinger:

Publikum/avklaring/jobbsenter, arbeid og helse, arbeid og sosial og bosetting, arbeid og integrering .

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følge nde aktiviteter:

Felles formøte for fem kommuner ble avholdt 15.februar 2018.

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.juni. 2018.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervjuer med brukere ble gjennomført 7. november 2018 . 5 brukere ble intervjuet.

Gjennomgang av saksdokumenter for 20 brukere ble gjort 12. november 2018

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapittelet Dokumentunderlag

Orienteringsmøte ble avholdt 13 . november 2018 .

Intervjuer med 15 ansatte ble gjennomført 13. og 14. november 2018 .

Sluttmøte ble avholdt 19. november 2018

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten i NAV

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesial isthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• har lagt til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt

5. Funn

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

6. Regelverk

Lover :

• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 18 . desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om habilitering og rehab ili tering, individuell plan og koordinator
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev- Dokumenter til tilsyn med Eidsvoll kommune og informasjon om sted for gjennomføring - gjeldende kommunale tjenester til personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• Beskrivelse av hvordan kommunens arbeid med målgruppen er organisert og informasjon om nylige organisasjonsendringer
• Organis asjonskart over kommunen og de 4 aktuelle virksomhetene med ansvar for målgruppen
• Mandat for Kommunalt samhandlingsteam (KST) med referat fra 24.04.17 om beslutning om KS læ ringsne ttverk, mail av 24.04.17 med informasjon
• Prosjektdirektiv KS læringsnettverk og kartlegging/konklusjoner etter deltakelse
• Referat KST av 27.08.18 med beslutning om anbefalte tiltak
• Strategiplan for helse- og omsorgstjenester
• Handlingsplan av 2018-2021 og budsjett 2018
• Virksomhetsplan NAV
• Virksomhetsplan Hjembaserte tjenester
• Virksomhetsplan Helse og bistand
• Årsmelding 2017
• Strategi mot vold i nære relasjoner
• Folkehe lse, oversiktsdokument
• Helse i alt vi gjør! Folkehelsestrategi
• Alkoholpolitisk handlingsplan
• Relevante avtaler mellom AHUS og kommunene (herunder retningslinje for samarbeid knyttet til psykisk helse og rus og avtale om hospitering som kompetansehevende tiltak)
• Kommunalt samhandlingsteam
• Prosedyre og mandat for Koordinerende team
• Referat fagutviklingsmøtet Helse og bistand (07.02 .18, 07.18, 02.0 5.18, 29.08.18)
• Sjekk liste ; møtestruktur og tverrfaglig team (viser ulike samarbeidsfora)
• Mandat Kommunalt samhandlingsteam barn og unge (KST- bu)
• Møtevirksomhet rundt barn og unge i Eidsvoll kommune
• I forkant. Tidlig innsats for barn og unge
• BRUS (brukerrettet samhand lin gsforum) retningslinje (Eidsvoll kommune og BUP vedrørende barn og unge )
• Overordnet avtale om samarbeid mellom politi og Eidsvoll kommune
• Avtale om samarbeid mellom politiet og avdeling Rus og psykisk helse
• Prosedyre for samarbeid mellom NAV og Helse og bistand (overordnet) med eksempel på deling av kompetanse
• Prosedyre for tverrfaglig samarbeid med kommuneoverlegen og virksomhetene i Eidsvoll
• Reglement for videre delegering av rådmannens myndighet til virksomheter i NAV
• Reglement for videredelegering av rådmannens myndighet til virksomhetsledere og avdelingsledere/leder vurderingsteam i Hjembaserte tjenester
• Reglement for videredelegering av rådmannens myndighet til virksomhetsledere og avdelingsledere/leder vurderingsteam i Familiens hus
• Reglement for videredelegering av rådmannens myndighet til virksomhetsledere og avdelin gsledere/leder vurderingsteam i Helse og bistand
• Rolledefinisjoner og krav til kompetanse i NAV
• Stillingsbeskrivelser i Hjembaserte tjenester
• Stillingsbeskrivelser, helsesøster og psykiatrisk sykepleier, Familiens hus
• Stillingsbeskrivelser, inkludert kompetansekrav, Helse og bistand
• Kompetanseplan med GAP analyse og beslutning om bindingstid, mal for bindingstid
• Sjekkliste for opplæring i Helse og bistand samt eksempel på gjennomført opplæring
• Sjekkliste for opplæring i Hjemmebaserte tjenester, fagarbeider og sykepleier
• Prosedyre for generell og overordnet forebygging og oppfølging av vold og trusler mot personalet (HOB)
• Prosedyre for mottak og håndtering av trusler gjennom brev
• Prosedyre for håndtering av trusler og utagerende atferd (HOB)
• Prosedyre for debriefing og veiledning av ansatte (HOB, avd. Rus/psyk)
• Prosedyre for registrering av personskade/ulykke/yrkessykdom (HOB)
• Kompetansekartlegging NAV
• Hospiteringsordning NAV for leger
• Prosedyre for debriefing og veiledning av ansatte i HBT
• Prosedyre for personalets håndtering av trusler, utagering og vold HBT
• Mal medarbeidersamtale Eidsvoll kommune og mal prøvetidssamta le NAV
• Liste over ansatte som til dagligjobber med målgruppen
• Søknad helse- og omsorgstjenester Eidsvoll kommune
• Søknad om leie/bytte av kommunal bolig
• Prosedyre for kartleggingsområder nye henvendelser og oppfølging av personer med store og sammensatte behov (HOB)
• Prosedyre for mottak av bekymringsmeldinger (HOB)
• Prosedyre for vurdering av omsorgsnivå (HOB, felles) gjelder alle
• Identifisering og oppfølging av personer med ROP lidelser (HOB)
• Prosedyre for å samordne og koordinere tjenester mellom NAV, avdeling Rus og psykisk helse til brukere med samtidig rus- og psykisk lidelse
• Prosedyre for vurdering og saksbehandling knyttet til boligtildeling i Helse og bistand
• Prosedyre for utarbeidelse av individuell plan (TP) og oppnevning av koordinator
• Prosedyre for å sikre oppfølging til tjenestemottaker (avdeling Rus og psyk)
• Prosedyre for samarbeid med fastlege, spesialist helsetjeneste og tannhelse (ambulerende miljøtjeneste )
• Prosedyre brukermedvirkning (HOB fell es, gjelder alle)
• Prosedyre innhenting av samty kke/fullm akt (HOB felles, gjelder alle)
• Prosedyre ved feilføring i journal og sletting av notat (HOB felles, gjelder alle)
• Prosedyre for revurdering av vedtak (HOB)
• Prosedyre for arkivering av brukere i Socio
• Prosedyre for å sikre dokumentasjon av pasientopplysninger (HOB)
• Prosedyre for rapportering i Avdeling Miljøarbeid
• Prosedyre for samtykkehåndtering for lovpålagte kommunale tjenester i NAV
• Prosedyre for endring og sletting av opplysninger
• Prosedyre for innsynsbegjæring i personopplysninger
• Prosedyre ved endring av tilstand hos brukere med ROP lidelser i HBT
• Prosedyre knyttet til overdosefare (HOB)
• Prosedyre for oppfølging av pasienter i LAR (HOB)
• Prosedyre for veiledning i ADL ferdighet (Ambulerende miljøtjeneste)
• Prosedyre for daglig gjøremål i Ambulerende miljøarbeid
• Prosedyre for trygghetssøk (Ambulerende miljøarbeid)
• Prosedyre for veiledning i personlig økonomi (Ambulerende miljøarbeid)
• Livreddende førstehjelp (HOB)
• Prosedyre for risiko ved selvmordsfare (HOB)
• Prosedyre ved selvmordsforsøk (HOB)
• prosedyre ved selvmord (HOB)
• Prosedyre for samarbeid med NAV (Ambulerende miljøarbeid)
• Referat fra koordinerende team (11. 06.18 og 26.18)
• Referat KST som viser samarbeid om ROP pasient/bruker
• Referat fra ledermøtet Helse og bistand 13.08.18 og 09.18)
• Prosedyre for saksbehandl ing, vurdering og tildeling BPA (HBT)
• Prosedyre for saksbehandli ng, vurdering og tildeling av hjemmesykepleie (HBT)
• Prosedyre for å avdekke psykiske plager/lidelser og rus hos ungdom. (Familiens hus)
• Kartlegging og utredningsskjema, Avdeling Rus og psykisk helse
• Prosedyre for å sikre kartlegging i NAV (herunder kartleggingsskjema og hjelpespørsmål)
• Prosedyre for lavterskelsamarbeid mellom NAV Eidsvoll og Heles og bistand med timeplan og evaluering
• Møteinnkalling og referat fra KSF (klinisk samarbeidsforum) på en ROP pasient, retningslinje med AHUS
• Protokoller vurderingsteam Helse og bistand
• Pasient/brukerlisten
• ROS analyser Helse og bistand (bortfall strøm, drikkevann i boliger, angrep og vold, bortfall IKT/CosDok, alvorlige trafikkulykker)
• Referater fra kommunalt samhandlingsteam som viser vurdering av behov og samarbeid om fremtidige planer på tvers av virksomheter, 13.18 og 27.08.18
• Prosedyre for planlegging, kontroll og overordnet oversikt (HOB, gjelder alle)
• Prosedyre for risikovurderinger på systemnivå knyttet til alvorlig psykisk syke og rusavhengige (ROP vold, overdose, selvmord)
• Referat KST 07.05.18, dokumentasjon på gjennomgang risikolista
• Mandat for TQM gruppa på tvers av helsevirksomhetene, beslutning KST 09.10 . 17
• Prosedyre for hendelses og avviksbehandling (felles alle TQM)
• Flytskjema hendelses og avviksbehandling TQM
• Prosedyre for kjøp og tilsyn av bo- og omsorgsplassIinstitusjonsplass (HOB)
• Prosedyre for avvikshåndtering CosDok
• Brukerplankartlegging ROP
• Brukerplankartlegging Psykisk helse
• Eksempler på avvikshåndtering i CosDoc
• Eksempler på avvikshåndtering i TQM
• Prosedyre for internkontroll på logghistorikk Socio
• Prosedyre for tilgangsstyring Socio
• Referat fra ledermøtet Helse og bistand
• Referat LSF (ledersamarbeidsforum) jf. retningslinjer med AHUS (26.01.18)

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper, journaler og dokumentasjon for 20 brukere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Invitasjon til formøte datert 15.februar 2018
• Varsel om ti!syn datert 25. juni 20 I 8
• Eidsvoll kommunes oversendelse av dokumenter datert 12. september 2018
• Oversendelse av program 25. oktober 2018

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere på åpningsmøte og sluttmøte og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok: Arve Knutsen, Marit Thorseth, Henrik Lie Nymoen og Søren Rysstad