Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Fet kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Fet kommune. Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket under tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Under tilsynet er det undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder;

• om kommunen legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastlegen og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• om kommunen samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• om kommunen kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at brukeren kan mestre å bo i egen bolig

Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som vi undersøkte, jf. kulepunktene. Et utvalg brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Dato: 20. juni 2018

Marit Thorseth
revisjonsleder Henrik Lie Nymoen, Arve Knutsen, Søren Rysstad
revisorer

Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Fet kommune i perioden 20. desember 2017 – 20. juni 2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sin plikt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn som er avdekket under revisjonen, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Fet kommune har om lag 11 600 innbyggere. Enhetene Helsetjenesten og psykiatri, Nav, Hjemmetjenesten og Tildelingskontoret er organisert under virksomhet Helse og omsorg som ledes av en kommunalsjef. Hver enhet ledes av en enhetsleder. Disse enhetene har ansvar for å gi tjenester til voksne personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse. Under Enhet helsetjenesten og psykiatri ligger Avdeling rus og psykisk helse som består av Rus- og psykisk helseteam, Omsorgsbolig Sørli II og Dagsenter Skolestua. Nav-kontoret er inndelt i Økonomi og mottak og Oppfølgingsteam 1, Oppfølgingsteam 2 og Oppfølgingsteam 3. Hjemmetjenesten er organisert i tre grupper med hver sin gruppeleder. Tildelingskontoret behandler søknader om tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven.

Psykisk helse og rus benytter fagsystemet Profil og kartleggingsverktøyet BrukerPlan. Nav- kontoret benytter fagsystemet Visma Velferd. Fagsystemet Visma Flyt SamPro benyttes til individuell plan, og brukes både av bruker og IP-koordinator. Kommunen har kvalitetssystemet Compilo.

Stortinget vedtok 8. juni 2017 at kommunene Fet, Skedsmo og Sørum skal slås sammen til én kommune. Kommunen skal hete Lillestrøm kommune og vil få ca. 83 000 innbyggere.

Kommunen opplyser at arbeidet med å etablere den nye kommunen er igangsatt, og at arbeidet er omfattende og ressurskrevende. Fet kommune skriver at de har en del rutiner som bør revideres. Alle rutiner må samordnes når ny kommune er etablert, og kommunen har derfor valgt å avvente revidering av rutiner som vurderes å fungere godt nok i dag.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20. desember 2017.

Oversikt over dokumenter kommunen har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 20. februar 2018.

Oversikt over dokumentasjon gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Orienteringsmøte ble avholdt 6. mars 2018. Intervjuer: 16 ansatte og 5 brukere ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt 12. mars 2018.

Hva tilsynet omfattet

Om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten i NAV

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• har lagt til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt

Funn

Det ble ikke avdekket lovbrudd eller gitt merknader under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Regelverk

Lover:

• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev, svar på tilsyn, datert 8. februar 2018.
• Organisasjonskart for Fet kommune, Avdeling rus og psykisk helse, Avdeling hjemmetjenesten, Avdeling helsetjenesten og psykiatri og Nav.
• Kommuneplan 2014-2026.
• Kommuneplanens målsetninger.
• Handlingsplan 2018-2021 og virksomhetsplan 2018.
• Virksomhetsplan Nav Fet 2018.
• Strategisk helse- og omsorgsplan 2015-2025.
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2017-2024.
• Strategisk kompetanseplan for helse- og omsorg 2014-2017.
• Felles opplæringsplaner for helse og omsorg – 2018.
• Oversikt over kurs, seminarer, annet faglig påfyll psykisk helse og
• Fellesbestemmelser og delegeringsreglement for folkevalgte organ og rådmann.
• Fet kommunes retningslinjer for individuelle planer.
• Skjema – opplysninger for vurdering av individuell plan.
• Rutinebeskrivelse Visma Flyt Sampro.
• Skriv – Avdeling for psykisk helse og rus – Tildelingskontoret og rus og psykisk helsetjeneste.
• Samarbeidsavtale Avdeling psykisk helse og rus og hjemmetjenesten.
• Samarbeidsavtale mellom Nav og Avdeling psykisk helse og rus.
• Samarbeidsavtale Avdeling psykisk helse og rus og Helsetjenesten for barn og unge.
• Rutine for samarbeid mellom fastlegene og Psykisk helse og rus.
• Samhandlingsrutiner mellom Nav og fastlegene i Fet.
• Flere samarbeidsavtaler mellom Akershus universitetssykehus HF og kommunen
• Skriv – Avdeling for psykisk helse og rus – Tilbud ved Rus og psykisk helseteam.
• Skriv – Tilbud ved Skolestua dagsenter.
• Tjenestebeskrivelse Skolestua.
• Informasjon om Skolestua dagsenter.
• Prosedyre for Rus og psykisk helse – helhetlige pasientforløp psykisk helse og rus
• Stillingsutlysninger for ledende miljøterapeut, miljøterapeut, psykisk helsearbeider, ruskonsulent, miljøterapeut og psykolog i rus og psykisk helsetjeneste.
• Skriv - Nav Fet – Flere i arbeid Bedre brukermøter Økt kompetanse.
• Skriv - Organisering av Nav Fet 2017
• Rolle- og kompetansekart Nav
• Stillingsutlysninger for saksbehandler – Nav.
• Funksjons- og ansvarsbeskrivelse for saksbehandler ved Tildelingskontoret, tjenesten Psykisk helse og
• Enhetsprofil – Fet kommune Tildelingskontoret
• Basisprofil for sykepleier, fagsykepleier, pleiemedarbeider, hjelpepleier/omsorgsarbeider og gruppeleder
• Skjema for behandlingsplan
• Mal for dokumentasjon ved revurderinger av vedtak psykisk helse/helsehjelp rusmiddelavhengighet.
• Mal – prosedyre for opplysning om klageadgang
• Prosedyre – Aktuelt lovverk for Avdeling for psykisk helse og rus
• Rutiner for ambulerende team rus og psykisk helseteam
• Prosedyre – Hjemmebesøk – fare for utagering
• Prosedyre for kartlegging av barn som pårørende.
• Rutiner for ruskonsulent/fagkonsulent.
• Prosedyre for opplysningsplikt ved opprettelse av
• Prosedyre sikring av rom
• Prosedyre for hjemmebesøk – nye brukere i psykisk helse og
• Prosedyre Kriseplan for bruker
• Skjema Kriseplan
• Prosedyre for støtte og behandling i psykisk helseteam
• Prosedyre ved akuttinnleggelse psykisk helsevern
• Prosedyre bekymringsmelding for innbygger
• Prosedyre for bevisstløs eller død bruker
• Prosedyre ved suicidal bruker
• Prosedyre avslutning av tjeneste – Avdeling psykisk helse og rus
• Prosedyre for legemiddelassistert rehabilitering
• Kvalitetshåndbok – Saksbehandling av søknader/henvisninger om helse- og omsorgstjenester.
• Søknadsskjema.
• Skjema for tiltaksplan
• Rutinebeskrivelse for opprettelse av bruker/pasient i fagsystemet Profil
• Rutinebeskrivelse IPLOS registrering ved kartlegging og utredning av tjenestebehov
• Rutinebeskrivelse vedlikehold av IPLOS-variabler for tjenesteutøver.
• Rutinebeskrivelse for bruk av elektroniske meldinger i
• Skriv – Organisering av meldingsmottak i Fet.
• Rutine ved tildeling av omsorgsbolig.
• Rutine kriterier for revurdering av vedtak om helse- og omsorgstjenester
• Skriv – Oppgaver og rutiner økonomiteam (mottaksteam).
• Mal for anmodning om berostillelse av krav.
• Avtale om økonomisk rådgivning/gjeldsrådgivning.
• Skjema for bekymringsmelding til barnevernet
• Brevmal om frivillig forvaltning og levering av dokumentasjon.
• Brevmal og skattemeldingen for 2016 – Skatteberegning ved lav inntekt.
• Skjema for forvalterbekreftelse og forvalterfullmakter
• Skjema for fullmakt til å innhente og utveksle opplysninger og den økonomiske situasjonen.
• Skjema for avtale om frivillig forvaltning av inntekt.
• Rutine for opprettelse av avtale om frivillig forvaltning av inntekt.
• Skriv – Innvilge tjenesten opplysning, råd og veiledning.
• Skriv – Økonomisk rådgivning i Nav – praktisk rettet.
• Skjema for opphevelse av taushetsplikt – samtykkeerklæring.
• Rutine for mottak av ny bruker i fagsystem.
• Rutine for førstegangssamtale med pasient/bruker og evt. pårørende
• Rutine for ansvar for oppfølging av rutiner
• Rutine for brukere med sammensatte behov
• Rutine for oppfølgingssamtale med brukere i hjemmetjenesten
• Prosedyre for dokumentasjon i fagsystem
• Prosedyre for retting og sletting av helse- og personopplysninger.
• Prosedyre for tilgangsstyring i HSPRO.
• Prosedyre for tilgangsstyring i PROFIL.
• Prosedyre for manuell drift.
• Mal for dokumentasjon ved revurderinger av vedtak psykisk helse/helsehjelp rusmiddelavhengighet.
• Rutine for innsynsrett og utskrift av pasientjournal til pasient og og foresatte.
• Prosedyre for oppbevaring, håndtering og makulering av utskrifter med helse- og personopplysninger.
• Prosedyre for opplæring i informasjonssikkerhet.
• Prosedyre for taushetserklæring for ansatte ved ved tiltredelse.
• Rutine for avviksbehandling.
• Rutine for avvikshåndtering i forhold til brukere.
• Rutine for avvikshåndtering,
• Rutine for behandling av avvik og revidering av rutiner i kvalitetsutvalget.
• Skjema for rapportering av avvik.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper, journaler og dokumentasjon for 20 brukere

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 20. desember
• Invitasjon til formøte, datert 15. desember
• Fet kommunes oversendelse av dokumenter, datert 8. februar
• Oversendelse av program, datert 26. februar

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Søren Rysstad, Henrik Lie Nymoen, Arve Knutsen og Marit Thorseth.