Rapport fra tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Gjerdrum kommune 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har gjennomført et landsomfattende tilsyn med kommunale tjenester til personer med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse i Gjerdrum kommune. Denne rapporten beskriver de funn som ble avdekket under tilsynet.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Under tilsynet er det undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder;

• om kommunen legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastlegen og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• om kommunen samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykiske lidelse
• om kommunen kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• om kommunen tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige tjenester slik at brukeren kan mestre å bo i egen bolig

Fylkesmannen har videre undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt ved alle temaene som vi undersøkte, jf. kulepunktene. Et utvalg brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

Dato: 30.07.18

Henrik Lie Nymoen
revisjonsleder Marit Thorseth, Søren Rysstad, Arve Knutsen
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerdrum kommune i perioden 20.02.18 – 30.07.18. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av sin plikt etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester og lov om sosiale tjenester. Dette følger av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester § 12-3 og lov om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler funn som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerdrum kommune har ca. 6.800 innbyggere. Tjenestene det er ført tilsyn med gis av enhetene Nav-kontoret og Helse- rehabilitering og omsorg. Begge enhetene rapporterer direkte til rådmannen. Nav-kontoret har én felles enhetsleder for statlige og kommunale tjenester. Nav-kontoret har egen ruskonsulent/boveileder. Mottak og oppfølging av brukere er ikke adskilt i egne avdelinger på Nav-kontoret. Enhet Helse- rehabilitering og omsorg ledes av egen virksomhetsleder. I denne enheten er de andre tjenestestedene som var omfattet av tilsynet organisert - Mottak og utredning, Psykisk helsetjeneste og Hjemmetjenesten.

Avdelingen Mottak og utredning behandler søknader om tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven.

Tjenestene i Helse-rehabilitering og omsorg benytter fagsystemet CosDoc. Avvik rapporteres i systemet Total Quality Management (TQM). Ved Nav-kontoret benyttes saksbehandlingssystemene Arena, Socio og Modia. Avvik meldes i Asys.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 20.02.18. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 15.02.18.

Intervju med 7 brukere ble gjennomført 24.05.18

Orienteringsmøte og dokumentgjennomgang ble avholdt 04.06.18.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Intervjuer med 14 ansatte ble gjennomført 05.06 - 06.06.18.

Sluttmøte ble avholdt 11.06.18.

4. Hva tilsynet omfattet

Om kommunen ved helse- og omsorgstjenesten og sosialtjenesten i NAV

• legger til rette for og gjennomfører løpende samarbeid mellom kommunale enheter som yter helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester, og med fastleger og spesialisthelsetjenesten
• innhenter informasjon om brukerens helhetlige situasjon og mulige behov for tjenester
• samordner tjenestene brukerne mottar fra kommunale enheter, og fra fastleger og spesialisthelsetjenesten
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester rettet mot brukernes rusmiddelproblem og psykisk lidelse
• kartlegger og følger opp somatiske helseproblemer
• har lagt til rette for og følger opp at brukermedvirkning blir ivaretatt

5. Funn

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Funn som ble avdekket under tilsynet viste at kommunen gjennom systematisk styring og ledelse (internkontroll) legger til rette for og følger opp at voksne personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse mottar individuelt tilpassede, samordnede og forsvarlige helse- og omsorgstjenester og sosiale tjenester.

6. Regelverk

Lover:

• Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.
• Lov av 2. juli 1999 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov av 18. desember 2009 om sosiale tjenester i arbeid- og velferdsforvaltningen
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Forskrifter:

• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator
• Forskrift om individuell plan i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om helsepersonellovens anvendelse for personell som yter tjenester etter lov om kommunale helse- og omsorgstjenester

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversendelsesbrev – Nødvendige dokumenter som grunnlagsmateriale for tilsynet med kommunale tjenester til personer over 18 år med samtidig rusmiddelproblem og psykisk lidelse, datert 04.18
• Ansatte i Nav Gjerdrum
• Arbeidsfordeling ved Nav Gjerdrum pr. 01.18
• Stillingsbeskrivelse ruskonsulent/boveileder
• Stillingsbeskrivelse for veileder oppfølging
• Organisasjonskart for Arbeids- og velferdsetaten
• Egenvurdering Nav
• Rutine for frivilling forvaltning a enkeltpersoners privatøkonomi
• Rutiner for gjennomføring av samtale med nye brukere – sosialtjenesten i Nav Gjerdrum
• Generelle retningslinjer Nav Gjerdrum
• Rutine Bolig Nav
• Rutine for håndtering av krise- og trusselsituasjon Nav
• Analyseskjema: Psykisk helsetjeneste -generelt.
• Handlingsplan
• Prosedyre for saksbehandling av klage på tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven
• Prosedyre hvordan registrere avvik
• Prosedyre for koordinator og individuell plan
• Prosedyre for revurdering og endring av tjenestetilbud
• Individuell plan mal
• Kartleggingsskjema individuell plan
• Prosedyre brukermanual Cosdoc
• Prosedyre for nøkkeltildeling
• Prosedyre hvordan rapportere i Cosdoc
• Prosedyre varsling
• Administrativ organisering
• Organisasjonskart HRO
• Årsmelding 2017 Tilrettelagte tjenester
• Ansatte i Psykisk helsetjeneste i Gjerdrum kommune
• Prosedyre for registrering og arkivering - Helse, rehabilitering og
• Prosedyre for saksbehandling ved tildeling av helse- og omsorgstjenester
• Prosedyre psykisk helsetjeneste – voksne oppstart
• Prosedyre psykisk helsetjeneste – voksne behandling
• Prosedyre psykisk helsetjeneste – voksne avslutning
• ROS- analyse psykisk helsetjeneste
• Prosedyre for hendelses- og avviksbehandling
• Prosedyre for samarbeid mellom Frisklivssentralen og Psykisk helsetjeneste
• Prosedyre for mottak av e-meldinger over helsenettet
• Prosedyre for samhandling Ahus – ved databrudd
• Retningslinje for samarbeid mellom kommunene på Øvre Romerike og Akershus universitetssykehus HF ved Distriktspsykiatrisk senter (DPS) og Avdeling rus og avhengighet (ARA) Øvre Romerike
• Prosedyre for ansvar og oppgavefordeling mellom Mottak og utredning og driftsavdelingene
• Stillingsbeskrivelse – Mal
• Prosedyre for Koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering. Opprettelse og delegering
• Møtestruktur i Helse, rehabilitering og omsorg
• Møteplan 2018 Helse, rehabilitering og omsorg
• Prosedyre samtykkeerklæring
• Samtykke ved bruk av individuell plan
• Samtykke ved bruk av ansvarsgruppe
• Kartlegging første samtale Psykisk helse
• Søknadsskjema om helse- og omsorgstjenester, koordinering og individuell plan
• Huskeliste ved innhenting av opplysninger ved søknad om helse- og omsorgstjenester
  – Mottak og utredning, Gjerdrum
• Årsmelding 2017 Hjemmebaserte tjenester
• Prosedyre for avviksrapportering i hjemmetjenesten
• Prosedyre for oppdatering av IPLOS
• Prosedyre for primær- og sekundærkontakt for bruker av helse- og omsorgstjenester
• Prosedyre for elektronisk forespørsel til fastlegene
• Risikoanalyse Hjemmebaserte tjenester Gjerdrum kommune
• Handlingsplan – unike målekart
• Faste møter i Hjemmetjenesten
• Ansatte i Hjemmetjenesten

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper, journaler og dokumentasjon for 12 brukere.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Invitasjon til formøte datert 15.02.18
• Varsel om tilsyn datert 20.02.18
• Gjerdrum kommunes oversendelse av dokumenter datert 20.04.18, 25.04.18 og 02.05.18.
• Oversendelse av program datert 07.05.18

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marit Thorseth, Arve Knutsen, Søren Rysstad og Henrik Lie Nymoen

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet