Rapport frå tilsyn med planar for sosial og helsemessig beredskap i Åmli kommune 2016

Samandrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har gjennomført tilsyn med Åmli kommune. Tilsynet omfatta kommunens planer for sosial og helsemessig beredskap, herunder smittevern- og pandemiplan. Føremålet med tilsynet var å vurdere om verksemda ivaretar ulike krav i lovgivninga gjennom sin internkontroll.

Det var ikkje avdekka avvik i dette tilsynet, men det vart påpeikt ein merknad:.

Tilsynet avdekka at Åmli kommune har eit potensiale for forbedring når det gjeld systematikk og operasjonalitet i tiltakskorta som skal nyttast i ei krise.

Dato: 21. oktober 2016

Hallvard Kile
revisjonsleiar

Helene Frydenberg
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Åmli kommune i perioden 19. september – 21. oktober 2016. Tilsynet inngår som ein del av Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder sin planlagte tilsynsverksemd i 2016.

• Fylkesmannen er gitt myndigheit til å føre tilsyn med sosial og helsemessige beredskap etter fylgjande lovverk:
• Helsetilsynslova §§ 2
• Sivilbeskyttelseslova § 29
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10
• Helseberedskapslova § 2.1
• Smittevernforskrifta
• Helse- og omsorgstenestelova § 12.3

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tilfredsstiller ulike krav i lovgivninga gjennom sin internkontroll. I revisjonen vart det undersøkt om:

• verksemda har tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge brot på lovgivninga knytta til dei tema var omfatta av tilsynet,
• tiltaka vert fylgt opp i praksis og om nødvendig korrigert,
• tiltaka er tilstrekkelege for å sikre at lovgivninga vert overholdt.

Ein systemrevisjon gjennomførast ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkingar.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekt under revisjonen og gjer derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av verksemdas arbeid innafor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylging av krav gjeve i, eller i medhald av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav fastsatt i, eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheiten finn grunn til å peike på mogeleg forbetring.

2. Beskriving av verksemda - særskilte forhold

Åmli kommune ligg i innlandet med grense mot Telemark fylke. Det er om lag 60 km til Arendal der det er sjukehus og legevakt. Kommuna er stor i utstrekning og har om lag 1860 innbyggarar. I Åmli sentrum finnest mellom anna administrasjon, sjukeheim og legekontor. Ellers er befolkninga spredt, men med ei rekke mindre grender, mellom anna i dalføra Skjeggedal, Tovdal og Gjøvdal.

Kommuna er prega av skog og landbruk, hytter og turisme og ein stor sagbruksbedrift. Det er mykje handel i Åmli, og den aukar. Samstundes har kommuna stor arbeidsløyse.

Sørlandsbanen gjeng gjennom Åmli, med kopling til Arendalsbanen på Nelaug stasjon. Jernbanetrafikken aukar frå år til år. Telemarksvegen er ein viktig turistveg mellom kysten og Telemark. Det er til tider mykje trafikk med tømmertransport og med privat- og lastebilar.

Arendalsvassdraget går gjennom Åmli kommune og passerer nært sentrum.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta fylgjande aktiviteter:

• Varsel om tilsyn vart sendt 1. juli 2016
• Åpningsmøte var gjennomført 19. september 2016 med sluttmøte same dag
• 8 personer vart intervjua.
• Dokumentasjon frå kommuna vart gjennomgått. Oversikt finnes i kapittel 8.

Oversikt over dokumenter verksemda har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 7, dokumentunderlag.

4. Kva tilsynet omfatta

Undersøke om Åmli kommune har planar for sosial og helsemessig beredskap, herunder smittevernplan, som samsvarer med krav i lov og forskrift.

Det har mellom anna som fylgje at planane skal

• henge saman mellom dei ulike nivåa i planverket

og dei skal være:

• forankra i politisk og administrativ leiing,
• reviderte og oppdaterte,
• tilgjengelege,
• baserte på ROS-analyser,
• egna som verktyg ved handtering av uventa hendingar og kriser
• brukt i øvingar.

5. Funn

Merknad:

Tilsynet avdekka at Åmli kommune har eit potensiale for forbedring når det gjeld systematikk og operasjonalitet i tiltakskorta som skal nyttast i ei krise.

Merknaden baserer seg på fylgjande observasjonar:

• Dei fleste tiltakskorta er samla i overordna beredskapsplan, del B. I planverket var det henvisningar til desse tiltakskorta med nummer, tittel og sidetal. Tiltakskorta var nummerert, men nokre mangla nummer i eit av dei to felta for nummerering og eit kort hadde to ulike nummer. I eit tilfelle forekom feil i henvisningene der sidetal og nummer ikkje stemte.
• Nokre av tiltakskorta beskreiv tiltak på ein lite konkret måte, og virka ikkje gjennomarbeida.
• Planverket inneheld tiltakskort for dei fleste forhold. Men enkelte forhold er berre omtalt, til dømes meningokokksykdom og massevaksinasjon der tiltakskort hadde vore naturleg.

Det er fare for at summen av dei enkelte forhold som er påpekt i merknaden, kan gjere det uklårt for den eimskilde medarbeidar om korleis ei uventa hending eller krise skal handterast.

6. Regelverk

Fylgjande regelverk vert lagt til grunn for tilsynet:

• Helsetilsynslova
• Helseberedskapslova § 2.2
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og 
• beredskapsarbeid etter Helseberedskapslova
• Helse- og omsorgstenestelova
• Internkontrollforskrifta
• Sivilbeskyttelseslova
• Forskrift om kommunal beredskapsplikt
• Smittevernlova
• Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstenesta

7. Dokumentunderlag

Verksemdas eigen dokumentasjon oversendt i førebuingane til tilsynet:

• Helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse Åmli kommune 
• Analysetabell helhetlig ROS Åmli kommune 
• Overordna beredskapsplan for Åmli kommune 
• Overordna beredskapsplan del B Tiltakskort 
• Helsemessig og sosial beredskapsplan Åmli kommune 
• Smittevernplan og pandemiplan 
• Kommunestyrets- og formannskapets medlemmer 
• Rapport etter ekstremvær Nina 10.01.2015 
• Evaluering av øvelse Vestavind 2015 
• Rapport fra uønsket hendelse Snøscooter ulykke på Gjøvdalsheia
• Rapport transmisjonsfeil - Trygghetsalarmer 24.8.2015 
• Rapport etter ekstremværet Synne 6.12.2016 
• Rapport etter ekstremvær 16.9.2015 
• Rapport og evaluering av Feil på trygghetsalarmer fra Telenor 4.4-6.4.2014
• Rapport stormen 5.12.2013 
• Erfaringsnotat bortfall av vann 28.8.2012         
• Evaluering strømbrudd ÅPOS 22.3.2011 
• Evaluering etter øvelse i massevaksinasjon 9.11.2011
• Evaluering hendelse Straumbrot på ÅPOS 22.-23.3.2010 
• Evaluering ekstremvær Bente 15.-17.11.2010 
• Evaluering pandemisk influensa 25.4.2009 
• Evaluering av beredskapsøvelsen 14.2.2007 
• Tiltakskort nr 4 Evakueringsplan 
• Tiltakskort nr 7 Organisering ved større smitteutbrudd pandemi 
• Tiltakskort nr 8 Organisering av kohortavdeling 
• Tiltakskort nr 10 Trygghetsalarm
• Tiltakskort nr 11 Straumbrot ved ÅPOS 
• Tiltakskort nr 16 Bortfall av vann 
• Dølemo Vannverk drifthandbok og beredskapsplan 
• Gjøv vannverk Driftshåndbok og beredskapsplan 
• Nelaug Vassverk drifthandbok og beredskapsplan 
• Beredskapsplan Helse og velferd januar 2016 
• Beredskapsplan omsorgsavdelinga revidert juni 2015 
• Tiltakskort nr 1 varsling ved brann rev.4 2016 
• Tiltakskort nr 2 Branninstruks og oppgåvefordeling rev.4 2016 
• Tiltakskort nr 3 Mobilisering av evakueringspersonell rev.4 2016 
• Tiltakskort nr 4 evakueringsplan rev.4 2016 
• Tiltakskort nr 5 telefonliste tilsette rev 2016 
• Tiltakskort nr 6 Bemanning i kriser rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 7 organisering av pleie- og omsorgstenesta ved større smitteutbrot -  pandemi rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 8 Organisering av kohortavdeling rev.5 2016
• Tiltakskort nr 9 Nødvendig utstyr rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 10 Trygghetsalarm rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 11 Straumbrot ved ÅPOS rev.5 2016  
• Tiltakskort nr 12 IKT rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 13 Når ein av dei tilsette døyr rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 14 Håndtering av trugsler og vald rev.5 2016 
• Tiltakskort nr 15 Håndtering av media rev.4 2016 
• Tiltakskort nr 16 bort fall av vann rev.4 2016 

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årshjul
• Internkontroll for beredskapsarbeid

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 1. juli 2016
• Frå Åmli kommune med spørsmål om å endre dato for tilsynet
• Frå Åmli kommune, oversending av dokumentasjon
• Program for tilsynet

8. Deltakarar ved tilsynet

I tabellen under syner ein oversikt over deltakarane på åpningsmøtet og oppsummeringsmøtemøtet, og over dei personane som vart intervjua.

Ikke publisert her

Frå Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:

Hallvard Kile, revisjonsleiar
Helene Frydenberg, revisor
Synnøve Spinnangr, revisor