Rapport fra tilsyn med planer for helsemessig og sosial beredskap i Birkenes kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder har gjennomført tilsyn med Birkenes kommune. Tilsynet omfattet kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevern- og pandemiplan. Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Formålet med tilsynet var å vurdere om kommunen ivaretar ulike krav i lovgivingen gjennom sin internkontroll.

Gjennom tilsynet ble følgende avvik avdekket:

• Kommunen har ikke sikret at deler av planverket er revidert og oppdatert.
• Kommunens planer er ikke tilstrekkelig samordnet og de fremstår som fragmenterte.
• Kommunen sikrer ikke at alle som er tiltenkt rolle i krisehåndtering har nødvendig kompetanse

Dato: 1.12.2016

Hallvard Kile
revisjonsleder

Helene Frydenberg
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Birkenes kommune i perioden 31. oktober 2016 – 1. desember 2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med planer for helsemessig og sosial beredskap etter følgende lovverk:
Helsetilsynsloven § 2
Helseberedskapsloven § 2-1
Smittevernforskriften
Helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes kommune er en innlandskommune der jord- og skogbruk er viktige næringer. Kommunen er stor i utstrekning med store avstander. I tettstedet Birkeland er det lokalisert en del industri. Birkeland er kommunesentrum, der administrasjonen er lokalisert. Halvparten av befolkningen bor her. Øvrige tettsteder er Engesland og Herefoss. Ellers er befolkningen spredt. Kommunen har nærmere 5500 innbyggere.

Sørlandsbanen med passasjer- og godstrafikk passerer gjennom kommunen. Telemarksveien (Rv 41) med betydelig trafikk med både privatbiler og godstransport går gjennom kommunen.

Det er en god del fritidsaktivitet knyttet til Tovdalselva, Oggevann og Toplandsheia

Fra Birkeland, sør i kommunen, er det 30 km til Kristiansand der det er sykehus og legevakt. Nærmeste by er Lillesand, 13 km unna.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 1. juli 2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 31. oktober 2016. Sluttmøte ble avholdt samme dag.

Ni personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Undersøke om Birkenes kommune har planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevernplan, som samsvarer med lov og forskrift.

Planene skal være:

• forankret i politisk og administrativ ledelse
• reviderte og oppdaterte
• tilgjengelige
• baserte på ROS-analyser
• egnet som verktøy ved håndtering av uventede hendelser og kriser
• brukt i øvelser

Det har som følge at det skal være sammenheng mellom planene på de ulike nivåene i planverket.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen har ikke sikret at deler av planverket er revidert og oppdatert.

Dette er avvik fra Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23.7.01 nr. 881, § 2.

Avviket baserer seg på følgende funn:

• Smittevernplanen er datert, men mangler angivelse av vedtak i kommunestyret og dato for revisjon
• Flere varslingslister mangler datering.
• Varslingsliste for evakuerings- og pårørendesenter (EPS) mangler telefonnummer.
• Varslingsliste for helsefaglig personell ble sist oppdatert 03.02.2014.
• Liste over medlemmer i psykososialt kriseteam ble sist oppdatert 12.06.2014.
• I noen av rutinene er rubrikken for godkjent fylt ut med «nei».
• Flere tiltakskort har rubrikk for revisjonsansvarlig og dato for siste oppdatering, uten at dette er fylt inn.

Avvik 2:

Kommunens planer er ikke tilstrekkelig samordnet og de fremstår som fragmenterte.

Dette er avvik fra Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23.7.01 nr. 881, §6.

Avviket baserer seg på følgende funn:

• Planene fra de ulike enhetene og nivåer fremstår som lite koordinerte.
• Planene er vanskelig tilgjengelige i kommunens datasystem, og det har kommet frem at ikke alle har tilgang.
• Det brukes ulike begreper som tiltak, rutine, rutinebeskrivelse, prosedyre og instrukser der hvor det ville vært naturlig å bruke ett av begrepene.
• Planverket er vanskelig og tidkrevende å finne frem i, og det forekommer at ett tema er omtalt ulikt i to ROS-analyser og flere tiltakskort. Dette kan skape misforståelser og usikkerhet om hva som gjelder.
• Deler av planverket er ikke datert eller signert, og ikke alle planene presiserer hvem planen gjelder for.

Avvik 3:

Kommunen sikrer ikke at alle som er tiltenkt rolle i krisehåndtering har nødvendig kompetanse.

Dette er avvik fra Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid av 23.7.01 nr. 881, §7.

Avviket baserer seg på følgende funn:

• Kommunen har ikke lagt frem planer for systematisk opplæring i krisehåndtering.
• Personer som er tiltenkt spesielle oppgaver i håndtering av kriser har ikke fått opplæring.
• Kommunen har ikke planer for fremtidige øvelser.

6. Regelverk

Følgende regelverk ligger til grunn for tilsynet:

• Helsetilsynsloven
• Helseberedskapsloven § 2-2
• Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid etter Helseberedskapsloven
• Helse- og omsorgsloven
• Internkontrollforskriften
• Smittevernloven
• Forskrift om smittevern i helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Helhetlig ROS-analyse, Birkenes kommune
• Beredskapsplan, Birkenes kommune
• Krisekommunikasjonsplan, Birkenes kommune
• Delplan 7, 1 Smittevernplan 2016
• Organisasjonskart 06.11.2015
• Beredskapsteamet
• Varslingsliste
• Politisk ledelse
• ROS vold, hjemmetjenesten
• ROS Brann 02.08.16 hjemmetjenesten
• ROS Trygghetsalarm, hjemmetjenesten
• ROS bilulykke 02.08.16 hjemmetjenesten
• ROS Strømbrudd 02.08.16 hjemmetjenesten
• ROS analyse, brann sykehjem
• ROS feilmedisinering, sykehjem
• ROS analyse trygghetsalarm, sykehjem
• Boveiledertjenesten, ulike rutiner
• Branninstruks hjemmetjenesten
• Branninstruks Rognlia
• Branninstruks sykehjem
• Dokumentasjon ved strømstans, fagprogrammet nede
• Ekstremvær, hjemmetjenesten
• Evakuering av trygdeboliger
• Evakuering av sykehjem
• Internkontroll for beredskapsarbeid
• Prosedyre for smitte, sykehjem
• Psykososialt kriseteam
• Rutine når vakttelefonen er ute av drift
• Rutine ved varsel om ekstremvær
• Rømningsveier sykehjem
• Samlet varslingsliste – gjeldende
• Tiltakskort – brann på sykehjem
• Tiltakskort – Epidemi
• Tiltakskort – Etablering av kriseledelse
• Tiltakskort – Evakuering
• Tiltakskort – Forsvunnet person
• Tiltakskort – Fugleinfluensa
• Tiltakskort – Mobilisering helsepersonell
• Tiltakskort – Smittsom sykdom
• Tiltakskort – Brann – evakuering dagsenter
• Tiltakskort – EPS
• Trygghetsalarm etter strømbrudd
• Trygghetsalarm hjemmetjeneste
• Øvelse, opplæring og evaluering
• Årshjul
• Vedlegg B – ressursoversikt
• Rømningsveier, Rognlia
• Telenornettverket ligger nede
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, Birkenes kommune pr 19.09.2016

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Hendelseslogg etter skogbrann i Ramselia i Birkenes, 14.-15. mai 2015
• Evalueringsrapport etter kriseøvelse, 27. mai 2014

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• varsel om tilsyn, datert 01.07.2016
• mottatt dokumentasjon, 24.08.2016
• informasjon om kontaktperson for tilsynet, 24.08.2016
• programbrev, datert 14.09.2016
• brev vedrørende endring i program, datert 19.06.2016
• mottatt dokumentasjon, 19.09.2016
• diverse e-poster vedrørende utsettelse av tilsynet, 20.09.0216
• oversendelse av endret program og bekreftelse på ny dato for tilsynet, datert 30.09.2016
• ettersending av dokumenter, 07.10.2016
• ytterligere dokumentasjon, 19.10.2016
• enkelte oppklarende samtaler pr. telefon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hallvard Kile, revisjonsleder
Helene Frydenberg, revisor
Synnøve Spinnangr, revisor
Styrk Fjærtoft Vik, observatør