Rapport frå tilsyn med NAV Bykle kommune 2016

Samandrag

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Bykle kommune om Nav-kontoret sine tenester til personar mellom 17 og 23 år. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn som strekker seg over to år frå 2015 til 2016.

Hensikta og formålet med tilsynet har vært å undersøkje om kommunen legg til rette for og sørgjer for at det gis opplysning, råd og rettleiing, og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år som er i tråd med krava i lov om sosiale tenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelegheit og tildeling av tenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det blei ikkje funne avvik.

Dato: 29.09.16

Knut Rune Kleven
revisjonsleiar

Johan Inge Misund revisor og
Mia Wiik revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Bykle i perioden 30.05.16 - 26.08.16. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av det landsomfattande tilsynet på området.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med dei sosiale tenestene i Nav-kontora etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om naudsynt retta, og
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å peke på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Bykle kommune har 933 (2015) innbyggarar og ligg heilt nord i Setesdalen i Aust-Agder fylke. Kommunen er ein typisk turistkommune, kor mange er sysselsett i service næring. NAV kontoret er ein av til samen sju einingar under rådmannen med eigen tenesteleiar.

Det er fem tilsette, til saman 3,5 årsverk. To av dei tilsette forvaltar lov om sosiale tenester i NAV.

Nav-kontoret i Bykle har i tillegg til minimumsløysinga ansvar for ein del kommunale bustader for vanskelegstilte.

Introduksjonstenesta er og organisert i Nav-kontoret, og Nav Bykle behandlar søknader om startlån.

I 2014 hadde kommunen 20 mottakarar av sosialhjelp. I 2015 fekk 11 personar sosialhjelp, av desse var berre ein person i aldersgruppa 17-23.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 30.05.2016. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført dokument/journal gransking 24.august 2016.

Opningsmøteblei halde 24.august 2016.

Intervju: Tre tilsette blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 24.august 2016.

I etterkant av tilsynet tok Fylkesmannen telefonkontakt med leiar for interkommunalt barnevern, helsetenesta, og Oppfølgingstenesta. Fylkesmannen stilte dei same spørsmåla til alle dei nemnde instansane om dei har/har hatt samarbeid med Nav-kontoret både generelt og på enkelt saksnivå, omfanget av samarbeidet og deira erfaringar med samarbeidet. Svara som blei gitt, er nytta som ein del av Fylkesmannen si vurdering av kommunen sine tenester på det reviderte området.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var dei sosiale tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Målgruppa for tilsynet var unge personar mellom 17 og 23 år.

På tilsynstidspunktet er det ingen i aldersgruppa 17-23 år som fekk sosiale tenester. I perioden som er granska ligg det føre 5 vedtak om tildeling av økonomisk stønad til ein person i målgruppa.

For å verifisere om det ligg føre eit system som er tilgjengeleg, i tråd med lova og forsvarleg oppfølging gjekk vi gjennom tre saksmapper for andre eldre en 23 år som fekk sosialhjelp i same periode.

Tilsynet kontrollerte om kommunen har eit system som sikrar at dei nemnde tenestene er tilgjengelege for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tenestene er i tråd med lova, og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg.

Vi kontrollerte om det var informasjon om tenestene på kommunen si heimeside og på Nav- kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnarar. Vi undersøkte og om det blei lagt til rette for å gi individuell informasjon til dei som tok kontakt med kontoret.

For å kontrollere om kommunen ved sin internkontroll sikra at sakene blei kartlagt og individuelt vurdert før vedtak blei fatta, gjekk vi gjennom saksdokument og journalar. I tillegg har vi gått gjennom tilsendte styringsdokument og intervjua tilsette og leiarar.

Rapporten omhandlar berre ein del av Nav Bykle si verksemd, og han gir difor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav Bykle.

5. Funn

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelegheit, tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Vi har sett på kartlegging, vurdering og avgjerd om tiltak er forsvarlig, og om det er gjort en individuell vurdering ut frå bruker sine behov og om bruker sine ønskjer og interesser er ivaretatt.

Alle som tek kontakt får raskt timeavtale. Det er kort ventetid på samtale og lett for alle å komme i kontakt med rettleiar. Det er etablert eigne rutinar som sikrar tilgjengelegheit til rettleiar. Rutinane nyttast og er kjent for alle ved kontoret.

Det er ikkje avdekka manglande tilgjengelegheit etter sosialtenestelova.

I gjennomgang av rutinane, dokumentgransking og i intervju som er gjort er det godtgjort at tenesta opplysning, råd og rettleiing gis fortløpande i oppfølging av den einskilde tenestemottakar. Faglege vurderingar kjem fram av ulike saksdokument. Det er dokumentert oppfølging i journalnotat.

Ved utmåling av stønad for personer mellom 17-23 år følgjer Bykle kommune dei rettleiande retningslinene for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtenestelova.

Fylkesmannen sin vurdering er at tildeling av sosialhjelp og stønad som ytes etter lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19 er forsvarlig.

Informasjonen er tilpassa den einskilde. Alle kartleggast individuelt. Dei følgjes tett opp med innkalling til samtaler / telefonoppkall om dei ikkje møter opp.

Kommunen legg til rette for samhandling og samarbeid med andre tenester, både internt i kommunen og eksternt. Kommunen har gjennom satsinga på unge etablert gode samarbeidsrutinar innafor rammene av teieplikta.

Det er tett dialog mellom kontorets tilsette og NAV kontoret sin leiar og mellom NAV kontoret sin leiar og kommunen si leiing. Faste kontormøter sikrar erfaringsutveksling.

Det er gjennom telefonisk kontakt bekrefta at det er godt samarbeid med eksterne samarbeidspartar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Ansvar og mynde innafor dette området er klart i Bykle kommune. Det vert rapportert til rådmann i linje frå einingsleiar.

Kommune følgjer med på at tilsette har nødvendig kompetanse. Det ligg føre eigen individuell opplæringsplan for sist tilsette.

Nav Bykle har felles forståing for kva oppgåver som ligg i arbeidet med oppfølging av unge mellom 17-23 år, og korleis oppgåvene skal gjennomførast. Det ligg føre rutinar for mellom anna «Internkontrollrutinar tenester til ungdom».

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
• Forskrift til forvaltningslova (forvaltningsforskrifta)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltninga (arbeids og velferdsforvaltningslova).
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltinga
• Rundskriv Lov om sosiale tenester i NAV Hovudnummer 35.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Samarbeidsavtale mellom NAV Bykle, NAV Valle, NAV Bygland, NAV Evje og Hornnes, NAV Iveland og NAV Aust-Agder.
• Appendiks A til samarbeidsavtalen.
• «Samarbeidsavtale mellom NAV Bykle, NAV Valle, NAV Bygland, NAV Evje og Hornnes, NAV Iveland og NAV Aust-Agder om gjennomføring av introduksjonsordningen».
• Kommunen sin organisering i høve NAV Bykle.
• Oversikt over tilsette i NAV Bykle som forvaltar lov om sosiale tenester i NAV
• Kopi av 5 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 til personar mellom 17 og 23 år i perioden 01.06.15- 01.06.16.
• Det ligg ikkje føre vedtak om avslag.
• Kopi av eit vedtak som har fått tenester opplysning , råd og rettleiing etter § 17.
• Skjema brukt i sakshandsaming
• Rutinar når det gjeld førespurnad. Frå kartlegging til vedtak.
• Rutinar, satsar, bukostnader, dokumentkrav, delegasjon mv:
  - Delegasjonsreglement med vedlegg
  - Statlege vegledande retningsliner som utgangspunkt for økonomisk hjelp.
• Andre rutinar og dokument som verkar inn på sakshandsaminga.
• Opplæringsplan, kompetanseplan i kommunen/NAV
• Rutinar for internkontroll

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ligg ikkje føre avslag på økonomisk sosialhjelp
• 5 vedtak med innvilga økonomisk sosialhjelp.
• Eit vedtak om økonomisk rettleiing.
• 3 saksmapper for personar eldre en 17-23 år.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 30.05.2016.
• Opplysnings frå kommunen om kontaktperson 02.06.2016.
• Dokumentasjon frå kommunen datert 13.06.2016.
• Program for gjennomføring av tilsynet 17.08.16.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsmyndighetene deltok:
Mia Wiik (revisor)
Johan Inge Misund(revisor)
Knut Rune Kleven(revisjonsleiar)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet