Rapport fra tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Mandal 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder gjennomførte i perioden 30.6.2016 – 1.11.2016 tilsyn med Mandal kommune/NAV Mandal sine tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tjenestene som ble undersøkt var: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av de unge som mottar hjelp er forsvarlig.

Vi fant ingen forhold som ga grunnlag for å konstatere avvik innenfor det reviderte området. Vi fant ingen grunn for å gi merknad.

Dato: 1.11.2016

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Johan Inge Misund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Mandal i perioden 30.6.2016 – 1.11.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det landsomfattende tilsyn på området.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Mandal kommune er administrativt organisert med rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. NAV-leder er enhetsleder under kommunalsjef for helse og omsorg.

NAV kontoret holder til i eget bygg sentralt i sentrum, og er organisert med NAV-leder og tre avdelingsledere (Jobbsenter - vedtaksavdeling, Oppfølgingsavdeling, Integreringsavdeling).

Kommunene i Lindesnesregionen har i samarbeid med flere utviklet prosjektet «Lindesneslosen». NAV Mandal deltar i dette. Målgruppa er unge som står i fare for å falle ut av utdanning eller jobb, og formålet er å sørge for at ungdommen får individuell tilpasset oppfølging og gjennomfører planlagt utdanning eller kommer i ordinært arbeid.

NAV Mandal har de siste årene hatt ordningen med arbeid for sosialhjelp. Målgruppa er   arbeidsføre unge under 30 år som ikke er i jobb/aktivitet, og som mottar økonomisk stønad. For å få utbetalt økonomisk stønad er det stilt vilkår om at de må utføre arbeid for kommunen. De ulike arbeidsoppdragene administreres gjennom et eget tiltak kalt «Ljosheim service».

NAV samhandler også med andre etater og virksomheter om unge som trenger hjelp, blant annet barneverntjenesten og kommunens psykisk helsetjeneste.

I tillegg til de obligatoriske oppgavene som må være på et NAV kontor, har kommunen valgt å legge oppgaver knyttet til integrering av flyktninger og kommunens ansvar for rusarbeid inn i NAV kontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.6.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Etter avtale med kontaktperson for tilsynet i kommunen var to fra tilsynsteamet på NAV Mandal 30.8.2016, for gjennomgang av saksmapper og søk i datasystemene «Velferd», «Arena» og «Modia».

Åpningsmøte ble avholdt 13.9.2016.

Intervjuer 7 personer ble intervjuet

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket ved NAV Mandal 13.9.2016.

Sluttmøte ble avholdt 14.9.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsiden til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi var i kontakt med barneverntjenesten, et legesenter og psykisk helse tjenesten i kommunen for å få informasjon om hvordan de opplevde samarbeidet med NAV når det gjaldt tema for tilsyn. Vi undersøkte også om kommunen har vurdert å gi informasjon på andre måter, for å nå fram til ei sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

Videre undersøkte vi om tildeling av tjenestene var i tråd med loven. Ved gjennomgang av saksmapper så vi om kartlegging, vurdering og beslutning var forsvarlig, også om det var gjort individuelle vurderinger og om brukers ønsker og interesser var ivaretatt. NAV kontoret har utarbeidet rutiner for mottak av nye brukere mellom 18-26 år, i tillegg til «Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging», et elektronisk verktøy for alle landets NAV kontor utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet. Videre har NAV utarbeidet interne retningslinjer for skjønnsutøvelse for saksbehandling av økonomisk stønad, og kommunale veiledende sosialhjelpssatser til livsopphold. Vi undersøkte om rutinene brukes i praksis i arbeidet med de unge.

Noen av de unge trenger oppfølging fra NAV/samarbeid med andre tjenester. Ved gjennomgang av saksmapper så vi også om det var eksempler på samarbeid med andre tjenester slik som barneverntjenesten, helsetjenesten og arbeidsgivere. Under intervju med ledere og ansatte ba vi om eksempler på hvordan dette fungerte i praksis.

Vi har sett på kommunens internkontroll, om det fungerer etter hensikten blant annet slik at NAV Mandal sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Mandal sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Vi fant ingen forhold som ga grunnlag for å konstatere avvik innenfor det reviderte området. Vi fant ikke grunnlag for å gi merknad.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:
NAV Mandal har utarbeidet skriftlige rutiner for mottak av unge, retningslinjer for skjønnsutøvelse av saksbehandling av søknader om økonomisk stønad og kommunale veiledende sosialhjelpssatser. Under intervju fikk tilsynsmyndigheten informasjon om at unge som tar kontakt med NAV Mandal blir prioritert for timeavtale med saksbehandler for videre avklaring av hjelpebehov. Det er fokus på å finne løsninger sammen med den unge, slik at de blir uavhengig av NAV. Ved gjennomgang av saksmapper så vi også at dette gjennomføres i praksis ved at det er relativt kort tid fra henvendelse til timeavtale og videre kartlegging av hjelpebehov. Ved gjennomgang av saksmapper så vi også at interne retningslinjer for utøvelse av skjønn i saksbehandlingen og kommunale veiledende sosialhjelpssatser brukes som et utgangspunkt for den individuelle vurderingen, slik loven krever. Under intervjuene fikk vi flere beskrivelser på at tjenestene som omfattes av lov om sosiale tjenester i NAV § 17 blir gitt. Ved gjennomgang av saksmapper og notater i datasystemene så vi beskrivelser på dette.

Det er etablert faste saksmøter for å drøfte saker, faglige problemstillinger og fange opp eventuelle feil og korrigere rutiner/praksis. NAV Mandal har en opplæringsplan og en plan for fagmøter for 2016 med ulike fagtema. Problemstillinger knyttet til lov om sosiale tjenester i NAV er satt opp både på opplæringsplanen og på fagmøtene.

NAV kontoret informerer både kommuneledelsen og kommunepolitikere om ulike tema som er viktige for tjenestetilbudet i NAV gjennom å delta på møter med kommuneledelsen og  enhetslederne hver 3. uke. NAV Mandal rapporterer til kommunepolitikere en gang i året på valgt tema, og hvert kvartal til rådmannen.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativ organisering i kommunen
• Organisering av NAV Mandal, funksjoner og arbeidsoppgaver
• Oversikt over ansatte i NAV Mandal fordelt på de tre avdelingene: Jobbsenter  - vedtaksavdeling, Oppfølgingsavdeling, Inkluderingsavdeling
• Oversikt over hvem som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV
• Delegasjon av myndighet ved NAV Mandal
• Rutinebeskrivelse ved henvendelse fra personer mellom 18 og 26 år
• Ulike skjema til bruk i saksbehandlingen
• Opplæringsplan for NAV Mandal
• Plan for fagmøter 2016

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av 3 vedtak som gjaldt tildeling av opplysning, råd og veiledning
• Søk i datasystemene «Velferd», «Arena» og «Modia», for å se journalnotat i et utvalg av sakene

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 30.6.2016
• E-post fra NAV Mandal 11.8.2016 med beskjed om kontaktperson for tilsynet
• Etter avtale mellom kontaktperson i kommunen mottok Fylkesmannen dokumenter fra kommunen 30.8.2016
• Dagsorden for tilsynet, datert 5.9.2016  

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Heidi Svindland Sandtveit, revisor
Johan Inge Misund, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet