Rapport fra tilsyn med NAV Risør kommune 2016

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Risør kommune om Nav-kontorets tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn som strekker seg over to år fra 2015 til 2016.

Hensikten og formålet med tilsynet har vært å undersøke om kommunen legger til rette for og sørger for at det gis opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år som er i tråd med kravene i lov om sosiale tjenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelighet og tildeling av tjenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det ble ikke gitt avvik.

Dato: 06.12.2016.

Knut Rune Kleven
revisjonsleder

Mia Wiik
revisor

 

Johan Inge Misund
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Risør kommunes NAV kontor i perioden 02.09.2016. til 26.10.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2016.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd», jf. Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Risør kommune hadde 31.12.2015. 6920 innbyggere og er en kystkommune.

NAV kontoret er i dag en av til sammen fem enheter i Helse- og omsorgsavdelingen med egen kommunalsjef.

Av årsmeldingen for 2015 fremkommer at NAV har vært en viktig aktør i forbindelse med implementering av «tiltaksplan for bedre levekår blant barn og unge i Risør kommune».

Planen har sterkt fokus på familieperspektivet og NAV Risør har en offensiv satsing rettet mot unge under 25 år blant annet gjennom etablering av «ung-team». «Ung-team har hatt tett samarbeid med fylkets karrieresenter og oppfølgingstjeneste og antall drop-out holder seg på et stabilt nivå». Ungdom under 25 år er en prioritert gruppe for arbeidspraksisplasser som er etablert i kommunen.

Nav Risør er med virkning fra september organisert med en Nav-leder og med 2 avdelinger,

«Veiledningssenter team» og «oppfølgingsteam». De sosiale tjenester er organisert i oppfølgingsavdelingen. Veiledningssenter-teamet har en egen «faggruppe ungdom inkl. tiltakskoordinator som har ansvaret for lov om sosiale tjenester, AAP og KVP for personer under 25 år. Det er to ansatte som har ansvar for oppfølging og vedtak lov om sosiale tjenester i NAV til personer under 25 år.  Fra 01.09.2016. ble «intern arbeidsrutine faggruppe ungdom (<25 år)» iverksatt.

Gjennomsnittlig stønadslengde for mottakere av sosialhjelp i aldersgruppen 18-24 år er 4,3 måneder. Stønadslengden er blant de høyeste i Aust- og Vest-Agder. En høy andel av de som mottar sosialhjelp (59,9) har dette som hovedinntektskilde.(Reviderte KOSTRA-tall pr. 15.06.16)

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.09.2016.

Åpningsmøte ble avholdt 25.10.2016.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Dokumentgjennomgang

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 26.10.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Oppmerksomheten er særlig rettet mot å undersøke om kommunen har systemer som sikrer tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene. Tilsynet omfatter ikke kvalifiseringsprogrammet, individuell plan og midlertidig botilbud.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år.

Vi har sett på kommunens internkontroll for å se om den fungerer etter hensikten, blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert. Hva slags informasjon som gis individuelt til unge når de oppsøker Nav-kontoret ble også undersøkt.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Risør. Rapporten omhandler dessuten bare det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.

5. Funn

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelighet, tildeling og oppfølging av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kartlegging, vurdering og beslutning om tiltak er forsvarlig, herunder om det er gjort en individuell vurdering ut fra brukers behov og om brukes ønsker og interesser er ivaretatt.

Under veilednings-senterteamet er det etablert «faggruppe ungdom (<25 år)». Fra september har denne gruppen ansvar for alle tjenester etter lov om sosiale tjenester i NAV. Denne organiseringen har flere av de intervjuede opplyst er valgt for å gjøre tjenestene til ungdom bedre og sikre tettere individuell kontakt med den enkelte.

Som følge av denne endringen har Fylkesmannen også gjennomgått saker og fått dokumentasjon på vedtak fattet etter 01.08.2016.

Ved utmåling av stønad for personer mellom 17-23 år følger Risør kommune de statlige veiledende retningslinjene for økonomisk stønad 2016. Det er egen sats for hjemmeboende ungdom.

Det er etablert og innarbeidet saksbehandlingsrutiner. Saksbehandlingstiden er kort for ungdomsgruppa. Alle unge som henvender seg får raskt timeavtale. Det er kort ventetid på samtale og lett for ungdom å komme i kontakt med veileder. Det stilles tydelige krav til brukerne og brukermedvirkning vektlegges. Det avholdes saksbehandlermøter og gis kollegaveiledning. Leder gjennomgår vedtak. Faste kontomøter sikrer erfaringsutveksling.

Det er ikke avdekket manglende tilgjengelighet etter sosialtjenesteloven for aldergruppen.

Etter hovedrundskriv 35, jf. veileder til § 17, skal det fattes vedtak når opplysning, råd og veiledning gis ut over det som kan anses som veiledning etter forvaltningslovens § 11.

I gjennomgang av rutinene, dokumentgransking og i intervjuene som er foretatt fremgår det at tjenesten opplysning, råd og veiledning gis fortløpende i oppfølging av den enkelte tjenestemottaker. Der er dokumentert § 17 vedtak om en i noe begrenset grad enten som egne § 17 vedtak eller i vedtak fattet etter lovens §§ 18 og 19.

Gjennomgang av saker i Modia, Gosys, Velferd og Arena dokumenterer at brukerne får råd og veiledning og oppfølging.

Fylkesmannens vurdering er at tildelingen av sosialhjelp og stønad som ytes etter lov om sosiale tjenester i NAV§§ 18 og 19 er forsvarlig for aldersgruppen 17-23 år.

Kommunen legger til rette for samhandling og samarbeid med andre tjenesteytere, både internt i kommunen og eksternt. Det er utarbeidet rutiner for samarbeid mellom NAV Risør og psykisk helse, enhet for omsorg, og rutiner for samhandling mellom barnevernet og NAV Risør. Rutinene for samarbeid med barnevernet vil bli revidert pga. ny interkommunal barneverntjeneste. Det vil bli utarbeidet nye samarbeidsrutiner med helsestasjon og NAV med virkning fra 01.01.17. når flyktningtjenesten flyttes ut av NAV.

Det er gjennom telefonisk kontakt bekreftet at det samarbeides godt med eksterne tjenesteytere som barnevernstjenesten, OT og psykisk helse.

Det er tett dialog mellom kontorets ansatte og NAV kontorets leder og mellom NAV kontorets leder og kommunens ledelse.

Kompetansen blant de ansatte er god da de har både formalkompetanse i form av relevant utdanning og realkompetanse.

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kravet til styringssystem for de kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen framgår av lov om sosiale tjenester i Nav § 5. Plikten til internkontroll innebærer at kommunen må forsikre seg om at den virksomhet Nav Risør driver etter lov om sosiale tjenester i Nav, er i samsvar med kravene i lov og forskrift.

Det gjøres et godt faglig arbeid overfor personer mellom 17 og 23 år ved NAV Risør. Kontoret har erfarne medarbeidere som er engasjert i brukerne og opptatt av å gi gode tjenester.

Nav Risør har klare styrings- og ansvarslinjer som er innarbeidet og kjent i kontoret. Arbeidet med økonomisk stønad er beskrevet gjennom rutiner og det er klart for de ansatte hvordan arbeidet skal utføres. Det er utarbeidet intern arbeidsrutine faggruppe ungdom.

NAV leder gjennomfører gjennomgang og kontroll av enkeltvedtak som fattes.

Nav bruker QM+ for å logge avvik og de ansatte har deltatt på opplæring. Det gjennomføres allmøter, teammøter, medarbeidersamtaler og lignende. Det utarbeides årlig kompetanseplan, HMS- tiltaksplan og årshjul.

Samarbeid mellom NAV kontoret og kommunens øvrige tjenester sikres på avtalte

«møteplasser» som områdemøter, økonomioppfølgingsmøter, kvartalsvise møter med psykisk helse, barnevernstjenesten og helsestasjonene. Det gjennomføres halvårige ledermøter med VIRK og partnerskapsmøter med NAV direktør. NAV leder er fast representant i rådmannens ledergruppe (nivå II, enhetsledere), boligutvalg og i koordinerende enhet. I koordinerende enhet arbeides det systematisk med å bedre den tverrfaglige innsatsen.

Kommunalsjef for helse og omsorg har faste møtepunkter med NAV leder.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
• Forskrift til forvaltningsloven og Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids og velferdsforvaltningsloven).
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35.
• Veileder til sosialtjenesteloven § 17 – «Hvordan fatte vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning»
• Rundskriv A-2/2015 Statlige veiledende retningslinjer for utmåling av økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart Risør kommune
• «Oversikt ansatte NAV Risør som forvalter LOST pr. september 2016».
• Kvalitetssikring/internkontroll (IK)
  - Rutiner i forbindelse med søknad om økonomisk sosialhjelp.
  - Rutine for nødhjelp.
  - Rutine for søknad om støtte til tannbehandling.
  - Rutine for å gi sosiallån, utstede gjeldsbrev, oppfølging.
  - Rutine for samhandling mellom barnevernet og NAV-Risør 08.04.13.under revisjon pga. ny interkommunal barneverntjeneste.
  - Rutine for samarbeid mellom NAV Risør og psykisk helse i Risør kommune 27.03.15.
• Samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Agder og Risør kommune.
• Veiledende satser økonomisk sosialhjelp 2016.
• Skjema utbetalingsanvisning.
• Oversikt over dokumentasjon som skal vedlegges søknad om økonomisk sosialhjelp i Risør kommune.
• Forenklet søknadskjema
• Kompetansebehov 2016 NAV; planprosess utarbeidelse av årlig kompetanseplan.
• Søknadskjema nødhjelp
• Organisering av NAV RISØR fra september 2016, teamorganisering, faggrupper, ledelse, rollebeskrivelser.
• Delegasjon sommerferien 2016.
• Intern arbeidsrutine faggruppe ungdom (<25år) NAV Risør (fra 1.september 2016).
• Årsmelding 2015; NAV Visjon; Vi gir mennesker muligheter.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 5 mapper med avslag økonomisk sosialhjelp.
• 10 mapper med innvilget økonomisk sosialhjelp.
• 5 mapper med vedtak etter 01.september 2016.(Etter at omorganiseringen trådte i kraft).
• 2 mapper med vedtak om råd og veiledning.
• Oversikt over «Brukere med ytelser» aldersgruppen 17-24 år perioden 01.1.2016 – 31.07.2016.og perioden 01.09.2016 – 30.09.16.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 02.09.2016.
• Opplysnings fra kommunen om kontaktperson 12.09.2016.
• Dokumentasjon fra kommunen datert 03.10.2016 og 04.10.2016.
• Program for gjennomføring av tilsynet 10.10.2016.
• Kontakt med interkommunalt barnevern, OT og Psykisk helse og rus.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mia Wiik (revisor)
Johan Inge Misund(revisor)
Knut Rune Kleven(revisjonsleder)

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk