Rapport fra tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Søgne 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder gjennomførte i perioden 11.08.2016 – 13.12.2016 tilsyn med Søgne kommune/NAV Søgne sine tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tjenestene som ble undersøkt var: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av de unge som mottar hjelp er forsvarlig.

Vi fant forhold som ga grunnlag for å konstatere et avvik

• Søgne kommune/NAV Søgne sikrer ikke forsvarlig tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år

Dato: 13.12.2016

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Johan Inge Misund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Søgne i perioden 11.08.2016 – 13.12.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det landsomfattende tilsyn på området.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Søgne kommune er administrativt organisert med rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. NAV-leder er enhetsleder under kommunalsjef for helse og omsorg.

NAV kontoret holder til i et bygg sentralt i sentrum, og er organisert med NAV-leder og en avdelingsleder. Det er en fagleder ved kontoret som har ansvar for de sosiale tjenestene i NAV. 

Søgne kommune samarbeider med Kristiansand kommune om plasser på prosjektet «Jobbskolen» i Kristiansand. Målgruppa er unge som har sluttet på skole/arbeid, og målsettingen er å få dem tilbake til skole/aktivitet.

NAV Søgne har de siste årene hatt ordningen med arbeid for sosialhjelp. Målgruppa er alle arbeidsføre personer som ikke er i jobb/aktivitet, og som mottar økonomisk stønad. For å få utbetalt økonomisk stønad er det stilt vilkår om at de må utføre arbeid for kommune. De ulike arbeidsoppdragene administreres av NAV Søgne.

NAV samhandler også med andre etater og virksomheter om unge som trenger hjelp, blant annet barneverntjenesten, kommunens enhet for livsmestring, fastleger og Oppfølgingstjenesten i Vest-Agder fylkeskommune. 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11.08.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Etter avtale med kontaktperson for tilsynet i kommunen var tilsynsteamet på NAV Søgne 06.10.2016, for gjennomgang av elektroniske saksmapper og søk i datasystemene «Socio», «Arena» og «Modia».

Åpningsmøte ble avholdt 10.10.2016.

Intervjuer 6 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved publikumsmottaket 10.10.2016.

Sluttmøte ble avholdt 11.10.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsiden til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi var i kontakt med barneverntjenesten, et legesenter og psykisk helse tjenesten i kommunen for å få informasjon om hvordan de opplevde samarbeidet med NAV når det gjaldt tema for tilsyn. Vi undersøkte også om kommunen har vurdert å gi informasjon på andre måter, for å nå fram til ei sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

Videre undersøkte vi om tildeling av tjenestene var i tråd med loven. Ved gjennomgang av saksmapper så vi om kartlegging, vurdering og beslutning var forsvarlig, også om det var gjort individuelle vurderinger og om brukers ønsker og interesser var ivaretatt. NAV kontoret bruker »Standard for arbeidsrettet brukeroppfølging», et elektronisk verktøy for alle landets NAV kontor utarbeidet av Arbeids- og velferdsdirektoratet. Videre har NAV utarbeidet interne retningslinjer for behandling av søknader om økonomisk stønad, og kommunale veiledende sosialhjelpssatser til unge under 24 år. Vi undersøkte om rutinene brukes i praksis i arbeidet med de unge.   

Noen av de unge trenger oppfølging fra NAV/samarbeid med andre tjenester. Ved gjennomgang av saksmapper så vi også om det var eksempler på samarbeid med andre tjenester slik som barneverntjenesten, helsetjenesten og arbeidsgiver. Under intervju med ledere og ansatte ba vi om eksempler på hvordan dette fungerte i praksis.

Vi har sett på kommunens internkontroll, om det fungerer etter hensikten blant annet slik at NAV Søgne sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Søgne sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Avvik

Søgne kommune/NAV Søgne sikrer ikke forsvarlig tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Avvik fra
Lov om sosiale tjenester i NAV §17, jf §5
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4

Avviket bygger på følgende

• NAV Søgne kartlegger om betingelsene for rett til tjenesten opplysning, råd og veiledning er oppfylt, men det er ingen dokumentasjon på om brukere får informasjon om retten til å søke på tjenesten og få et formelt vedtak
• NAV Søgne gir tjenester som kommer inn under bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og veiledning), men fatter ikke vedtak om det

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Det er krav om internkontroll  av de sosiale tjenestene i NAV. Dette innebærer at ledelsen  avklarer hvilken praksis og rutiner som skal følges, og følger med på hvordan dette fungerer. Ansvarsforhold er avklart innenfor det reviderte området. Ansatte har fått informasjon og opplæring, og kjenner rutiner for arbeidet som var tema for dette tilsynet.

Det er et eget team som jobber med å behandle søknader om økonomisk stønad, og et annet team som har ansvaret for oppfølging. Ansatte med sosialfaglig kompetanse inngår i vaktordningen i mottak. Det er felles fagmøter for å drøfte saker og fange opp feil/korrigere praksis.

Ledelsen har funnet svikt når det gjelder å fatte vedtak på tjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og veiledning), men har foreløpig ikke satt i verk tiltak for å rette det opp.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Samarbeidsavtale om etablering og drift av NAV Søgne

• Organisering av NAV Søgne i forhold til kommunen
• Organisering av NAV Søgne, funksjoner og arbeidsoppgaver
• Oversikt over hvem som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV
• Rutinebeskrivelse for behandling av søknader om økonomisk stønad
• Ulike skjema til bruk i saksbehandlingen
• Kommunale veiledende sosialhjelpssatser for personer under 24 år
• Oversikt over ansatte som jobber med oppfølging av sosialhjelpsmottakere

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 13 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av 6 saksmapper som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av et vedtak som gjaldt tildeling av opplysning, råd og veiledning i en   gjeldsrådgivningssak
• Søk i datasystemene «Socio», «Arena» og «Modia», for å se journalnotat i et utvalg av sakene

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 11.08.2016
• Brev fra Søgne kommune, datert 18.8.2016 med beskjed om kontaktperson for tilsynet
• Etter avtale med kontaktpersonen i kommunen mottok Fylkesmannen dokumenter fra NAV
• Dagsorden for tilsynet, datert 03.10.2016

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Johan Inge Misund, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder