Rapport fra tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Songdalen 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder gjennomførte i perioden 26.1.2016 - 17.6.2016 tilsyn med Songdalen kommune/NAV Songdalen sine tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tjenestene som ble undersøkt var: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av de unge som mottar hjelp er forsvarlig.

Det ble ikke gitt avvik innenfor det reviderte området, men en merknad.

Dato: 17.6.2016

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Johan Inge Misund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Songdalen kommune i perioden 26.1.2016 – 17.6.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det landsomfattende tilsyn på området.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Songdalen kommune er administrativt organisert med rådmann, kommunalsjef og enhetsledere. NAV kontoret ligger sentralt i kommunen, og NAV leder har det overordnede ansvaret ved kontoret. Når det gjelder de kommunale oppgavene som er lagt til                NAV-kontoret, rapporterer NAV-leder til kommunalsjef for tjenester i kommunen.

Ved kontoret er det egne ansatte som er kontaktpersoner til blant annet OT-rådgiver, prosjekt «Jobbskolen», samarbeidsmøter med kommunens flyktningetjeneste, kommunens enhet for livsmestring og inntaksteam for tiltaksplasser i kommunen. NAV samhandler også med andre etater og virksomheter om unge som trenger hjelp.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.1.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 2.3.2016.

Intervjuer 7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved NAV Songdalen 2.3.2016.

Sluttmøte ble avholdt 3.3.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsiden til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi undersøkte også om kommunen har vurdert å gi informasjon på andre måter for å nå fram til en sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

For å se om kommunens internkontroll sikret at tildeling, vurdering og beslutning av tjenestene oppfylte lovens krav, har vi gjennomgått saksdokumenter og journalnotat for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 23 år. Vi har også gjennomgått tilsendte styringsdokumenter og intervjuet ansatte og ledere.

Vi har sett på kommunens internkontroll, for å se om den fungerer etter hensikten blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Songdalen sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

Merknad

NAV Songdalen kan forbedre seg når det gjelder å fatte vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lov om sosiale tjenester i NAV § 17 til unge personer mellom 17 og 23 år.

Gjennom intervju fremkommer det at ansatte ved kontoret er klar over at de må forbedre seg på dette området.

Krav i lov: lov om sosiale tjenester i NAV § 17, jf §§ 4,5 og forskrift om internkontroll i kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativ organisering i kommunen
• Organisering av NAV Songdalen, funksjoner og arbeidsoppgaver
• Oversikt over ansatte i NAV Songdalen fordelt på mottak og oppfølging, oversikt over arbeidsfordeling og hvem som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV
• Rutinebeskrivelse for sosiale tjenester i NAV Songdalen
• Ulike skjema til bruk i saksbehandlingen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 11 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Søk i datasystemene «Arena» og «Acos», for å se journalnotat i et utvalg av sakene
• Gjennomgang av tre vedtak om tjenesten opplysning, råd og veiledning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 26.1.2016
• E-post fra NAV Songdalen med beskjed om kontaktperson for tilsynet
• Fylkesmannen mottok dokumenter fra kommunen 16.2.2016
• Dagsorden for tilsynet, datert 23.2.2016

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siv Merete Kjenes Arnesen, revisor
Johan Inge Misund, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet