Rapport frå tilsyn med NAV Valle kommune 2016

Samandrag

Fylkesmannen har i 2016 ført tilsyn med Valle kommune om Nav-kontoret sine tenester til personar mellom 17 og 23 år. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn som strekker seg over to år frå 2015 til 2016.

Hensikta og formålet med tilsynet har vært å undersøkje om kommunen legg til rette for og sørgjer for at det gis opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personar mellom 17 og 23 år som er i tråd med krava i lov om sosiale tenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgjengelegheit og tildeling av tenestene, samt oppfølging som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidsparter.

Det blei ikkje funne avvik.

Dato: 27.09.16

Knut Rune Kleven
revisjonsleiar

Johan Inge Misund revisor og
Mia Wiik revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Nav Valle i perioden 30.05.16 og 26.08.16.15. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av det landsomfattande tilsynet på området.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med dei sosiale tenestene i Nav-kontora etter lov om sosiale tenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte, og
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å peke på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Valle kommune har 1247 (2016) innbyggarar og ligg i Setesdalen i Aust-Agder fylke. Kommunen er ein typisk turistkommune, kor mange er sysselsett i service næring. NAV kontoret ligg i ei eigen styringsline med rådmann og fylkesdirektør NAV  . 

Det er fem tilsette. To av dei tilsette forvaltar lov om sosiale tenester i NAV.

Nav-kontoret i Valle har i tillegg til minimumsløysinga ansvar for flyktningtenesta, husbanklån, startlån, skjenkeløyver, salgsløyver og gjennomføring av prøve i alkohol-loven.

I 2015 hadde kommunen 51 mottakarar av sosialhjelp i aldersgruppa 25-66- år og 8 i aldersgruppa 18-24 år. I perioden 15.06.15. til 15.06.16 fekk 5 personar sosialhjelp i aldersgruppa 17-23år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 30.05.2016. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet er  gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført dokument/journal gransking 25.august 2016.

Opningsmøte blei halde 25.august 2016.  

Intervju
Tre tilsette blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 25.august 2016.

I etterkant av tilsynet tok Fylkesmannen telefonkontakt med interkommunalt barnevern, helsetenesta, koordinerande eining, og oppfølgingstenesta. Fylkesmannen stilte dei same spørsmåla til alle dei nemnde instansane om dei har eller har hatt samarbeid med Nav-kontoret både generelt og på enkelt saksnivå, omfanget av samarbeidet og deira erfaringar med samarbeidet. Svara som blei gitt, er nytta som ein del av Fylkesmannen si vurdering av kommunen sine tenester på det reviderte området.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var dei sosiale tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad. Målgruppa for tilsynet var unge personar mellom 17 og 23 år.

I revisjonsperioden var det fem personar i aldersgruppa 17-23 år som fekk sosiale tenester. I perioden som er granska ligg det føre 9 vedtak om tildeling av økonomisk stønad til ein person i målgruppa.

Tilsynet kontrollerte om kommunen har eit system som sikrar at dei nemnde tenestene er tilgjengelege for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tenestene er i tråd med lova, og at oppfølginga av dei unge som mottar tenestene er forsvarleg.

Vi kontrollerte om det var informasjon om tenestene på kommunen si heimeside og på Nav- kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnarar. Vi undersøkte og om det blei lagt til rette for å gi individuell informasjon til dei som tok kontakt med kontoret.

For å kontrollere om kommunen ved sin internkontroll sikra at sakene blei kartlagt og individuelt vurdert før vedtak blei fatta, gjekk vi gjennom saksdokument og journalar. I tillegg har vi gått gjennom tilsendte styringsdokument og intervjua tilsette og leiarar.

Rapporten omhandlar berre ein del av Nav Valle si verksemd, og han gir difor ikkje ei samla vurdering av dei sosiale tenestene ved Nav Valle.

5. Funn

Fylkesmannen undersøkte tilgjengelegheit, tildeling og oppfølging av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.

Vi har sett på kartlegging, vurdering og avgjerd om tiltak er forsvarlig, og om det er gjort en individuell vurdering ut frå bruker  sine behov og om bruker sine ønskjer og interesser er ivaretatt.

Alle unge som tek kontakt får raskt timeavtale. Det er kort ventetid på samtale og lett for alle å komme i kontakt med rettleiar. Det er etablert egne rutinar som sikrar tilgjengelegheit til rettleiar. Rutinane nyttast og er kjent for alle ved kontoret. Faste kontormøter sikrar erfaringsutveksling.

Det er ikkje avdekka manglande tilgjengelegheit etter sosialtenestelova for aldersgruppa.

I gjennomgang av rutinane, dokumentgransking og i intervju som er gjort er det godtgjort at tenesta opplysning, råd og rettleiing gis fortløpande i oppfølging av den enkelte tenestemottakar. Faglege vurderingar kjem fram av ulike saksdokument. Det er dokumentert opplysning, råd og rettleiing gjennom dokumentgransking i MODIA, Velferd og GOSYS.

Ved utmåling av stønad for personer mellom 17-23 år følgjer Valle kommune dei rettleiande retningslinjene for utmåling av stønad til livsopphold etter sosialtenestelova.

Fylkesmannens vurdering er at tildelinga av sosialhjelp og stønad som ytes etter lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19 er forsvarlig.

Informasjon er tilpassa den einskilde. Alle kartleggast individuelt. Dei følgjes tett opp med innkalling til samtaler, telefonoppkall om  dei ikkje møter opp. Dei tilsette stiller tydelege krav til brukarane og involverar dei i si eiga sak.

Kommunen legg til rette for samhandling og samarbeid med andre tenester, både internt i kommunen og eksternt. Kommunen har gjennom satsinga på unge etablert gode samarbeidsrutinar innafor rammene av teieplikta.

Det er tett dialog mellom kontorets tilsette og NAV kontoret sin leiar og mellom NAV kontoret sin leiar og kommunen si leiing. Faste kontormøter sikrar erfaringsutveksling.

Det er gjennom telefonisk kontakt bekrefta at det er godt samarbeid med eksterne samarbeidspartnarar. 

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Ansvar og mynde innafor dette området er klart i Valle kommune. Det er dagleg kontakt mellom dei som arbeider med dei sosiale tenestene. Det vert rapportert til rådmann i linje frå einingsleiar.

Kommune følgjer med på at tilsette har nødvendig kompetanse. Nav Valle har felles forståing for kva oppgåver som ligg i arbeidet med oppfølging av unge mellom 17-23 år, og korleis oppgåvene skal gjennomførast. Det ligg føre internkontrollrutinar.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
• Forskrift til forvaltningslova (forvaltningsforskrifta)
• Lov om arbeids- og velferdsforvaltninga (arbeids og velferdsforvaltningslova).
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltinga
• Rundskriv Lov om sosiale tenester i NAV Hovudnummer 35.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisering av NAV Valle , kommunale tenester
• Avtale mellom NAV Aust-Agder og Valle kommune om forvaltning av eigedom og drift av felles NAV kontor
• Organisasjonsplan
• Søknadsskjema om økonomisk stønad
• Sjekkliste ved søknad om sosialhjelp
• Rutinar ved kartlegging av hjelpebehov
• Rutinar for internkontroll – NAV Valle Sosialtenesta
• Veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016
• Oversikt over tilmeldte arbeidssøkere 20-24 år i BO
• Utskrift mål og disponeringsbrevet til fylkene 2016;ungdom
• Kompetanseplan 2016
• Innsatsplan 2016, ungdom og utdanning,NAVAust-Agder
• Overordnet samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune, utdanningsområdet
• «Samarbeidsavtale mellom Aust-Agder fylkeskommune og NAV Aust-Agder vedrørende ungdom utenfor videregående opplæring og arbeid»
• Samarbeidsavtale, samarbeid og drift av Karriere Aust-Agder.
• Statistikk brukarar med økonomisk sosialhjelp
• 9 vedtak

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Dokumentgransking av fem brukarar med økonomisk sosialhjelp i Modia, Velferd og Gosys.
• 7 vedtak med innvilga økonomisk sosialhjelp.

• Eit vedtak om økonomisk rettleiing.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 30.05.2016.
• Opplysnings frå kommunen om kontaktperson 02.06.2016.
• Dokumentasjon frå kommunen datert 15.06.2016.
• Program for gjennomføring av tilsynet 17.08.16.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsmyndighetene deltok:

Mia Wiik (revisor)
Johan Inge Misund(revisor)
Knut Rune Kleven(revisjonsleiar)

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet