Rapport fra tilsyn med tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år ved NAV Vennesla 2016

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder gjennomførte i perioden 10.2.2016 – 27.9.2016 tilsyn med Vennesla kommune/NAV Vennesla sine tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Tjenestene som ble undersøkt var: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlige og at oppfølgingen av de unge som mottar hjelp er forsvarlig.

Vi fant ingen forhold som ga grunnlag for å konstatere avvik innenfor det reviderte området, men en merknad.

Merknad

I henhold til lov om sosiale tjenester i NAV § 17 kan NAV Vennesla øke andelen skriftlige vedtak når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

Dato: 27.9.2016

Birthe Guttormsen
revisjonsleder

Johan Inge Misund
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Vennesla i perioden 10.2.2016 – 27.9.2016. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av det landsomfattende tilsyn på området.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vennesla kommune er administrativt organisert med rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere. NAV leder er enhetsleder under kommunalsjef for oppvekst.

NAV kontoret holder til i «Senter for Helse og Velferd» sentralt i sentrum, og er organisert med NAV-leder og tre avdelingsledere (avdelingsleder Jobbsenter, avdelingsleder Oppfølging og avdelingsleder Bolig og inkludering). NAV-leder har det overordnede ansvaret for kontoret. Når det gjelder de kommunale oppgavene som er lagt til NAV-kontoret, rapporterer NAV-leder til kommunalsjef for oppvekst.

NAV Vennesla deltar i prosjektet «NAV veileder i videregående skole». Det er etablert  samarbeid mellom NAV Vennesla og den offentlige videregående skolen i kommunen, og med tilsvarende prosjekt i Kristiansand kommune.

NAV Vennesla har i flere år hatt egne fagfolk i «Teamet», som har tett oppfølging av unge som ikke er i jobb/aktivitet. Målgruppa er unge under 25 år som mottar økonomisk stønad med vilkår om å utføre arbeid for kommunen. NAV samhandler også med andre etater og virksomheter om unge som trenger hjelp, blant annet barneverntjenesten og kommunens enhet for psykisk helse.

I tillegg til de obligatoriske oppgavene som må være på et NAV kontor, har kommunen valgt å legge følgende oppgaver til NAV kontoret: kommunens ansvar for rusarbeid, oppfølging av flyktninger, boligoppfølging, tildeling av kommunale boliger, saksbehandling av startlån og bostøtte fra Husbanken.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 10.2.2016. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Etter avtale med kontaktperson for tilsynet i kommunen var tilsynsteamet på NAV Vennesla 16.3.2016, for gjennomgang av saksmapper og søk i datasystemene «Acos», «Arena» og «Modia».

Åpningsmøte ble avholdt 6.4.2016.

Intervjuer 7 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring i publikumsmottaket ved NAV Vennesla 6.4.2016.

Sluttmøte ble avholdt 7.4.2016.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var tjenestene: opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Vi undersøkte om kommunen systematisk sørger for at disse sosiale tjenestene er tilgjengelige for unge mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er i tråd med loven, og at oppfølgingen av de unge som mottar tjenestene er forsvarlig.

Vi undersøkte om det var gitt informasjon om tjenestene på nettsiden til kommunen og NAV kontoret, og om det var gitt informasjon til samarbeidspartnere. Vi var i kontakt med  barneverntjenesten, legesenteret og psykisk helse tjenesten i kommunen for å få informasjon om hvordan de opplevde samarbeidet med NAV når det gjaldt tema for tilsyn. Vi undersøkte også om kommunen har vurdert å gi informasjon på andre måter, for å nå fram til ei sårbar gruppe unge som kan ha behov for hjelp. I tillegg til generell informasjon undersøkte vi om det ble lagt til rette for individuell informasjon til de som tok kontakt.

Videre undersøkte vi om tildeling av tjenestene var i tråd med loven. Ved gjennomgang av saksmapper så vi om kartlegging, vurdering og beslutning var forsvarlig, også om det var gjort individuelle vurderinger og om brukers ønsker og interesser var ivaretatt. NAV kontoret har utarbeidet rutiner for henvendelser fra unge i aldersgruppa 17-23 år og rutiner om  saksbehandling av økonomisk stønad. Vi undersøkte om rutinene brukes i arbeidet med de unge.

Noen av de unge trenger oppfølging fra NAV/samarbeid med andre tjenester. I rutinebeskrivelsen som nevnt over er det blant annet vist til fremgangsmåten for å etablere samarbeid med «NAV veileder i videregående skole» for unge med rett til skolegang. Det er også vist til framgangsmåten ved henvisning til «Teamet» for personer under 25 år som ikke er i skole/aktivitet. Vi undersøkte hvordan dette fungerte i praksis under intervju med ledere og ansatte. Ved gjennomgang av saksmapper så vi også om det var eksempler på samarbeid med andre tjenester slik som barneverntjenesten, helsetjenesten og arbeidsgivere. Under intervju med ledere og ansatte ba vi om eksempler på hvordan dette fungerte i praksis.

Vi har sett på kommunens internkontroll, om den fungerer etter hensikten blant annet slik at NAV Vennesla sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Rapporten omhandler kun en del av NAV Vennesla sin virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved NAV-kontoret.

5. Funn

NAV Vennesla har utarbeidet skriftlige rutiner for henvendelser fra unge, også rutine for saksbehandling av økonomisk stønad. Under intervju fikk tilsynet informasjon om at unge som tar kontakt med NAV Vennesla blir prioritert for timeavtale med saksbehandler. Ved gjennomgang av saksmapper ser vi også at dette gjennomføres i praksis ved at det er relativt kort tid fra henvendelse til timeavtale og videre kartlegging av hjelpebehov. Ved gjennomgang av saksmapper så tilsynet at rutinene brukes i arbeidet på NAV. Det er etablert faste saksmøter for å drøfte saker, faglige problemstillinger og fange opp evt feil og korrigere rutiner/praksis. Kommuneledelsen har jevnlige møter med NAV-leder. Det er også årlig styringssamtale mellom NAV leder, rådmann og kommunalsjef om status på NAV.      

Under intervjuene fikk vi flere beskrivelser på at tjenesten som omfattes av lov om sosiale tjenester i NAV § 17 blir gitt. Ved gjennomgang av saksmapper og notater i datasystemene så vi beskrivelser på dette, men det manglet formelle vedtak på tjenesten. I NAV sin egen rutinebeskrivelse står det at det skal fattes vedtak etter denne bestemmelsen når det gjelder økonomisk rådgivning, men tjenesten omfatter mer enn det. Tilsynet fant derfor grunnlag for å gi følgende merknad:

Merknad:

I henhold til lov om sosiale tjenester i NAV § 17 kan NAV Vennesla øke andelen skriftlige vedtak når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning til personer mellom 17 og 23 år.

6. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativ organisering i kommunen
• Organisering av NAV Vennesla, funksjoner og arbeidsoppgaver
• Oversikt over ansatte i NAV Vennesla fordelt på de tre avdelingene: Jobbsenter, Oppfølging, Bolig og inkludering
• Oversikt over hvem som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV
• Delegasjon av myndighet ved NAV Vennesla
• Rutinebeskrivelse for sosiale tjenester i NAV Vennesla
• Rutinebeskrivelse ved henvendelse fra personer mellom 17 og 23 år
• Ulike skjema til bruk i saksbehandlingen

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 11 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år
• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år.
• Søk i datasystemene «Arena», «Acos» og «Modia», for å se journalnotat i et utvalg av sakene

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 10.2.2016
• E-post fra NAV Vennesla med beskjed om kontaktperson for tilsynet
• Fylkesmannen mottok dokumenter fra kommunen 16.3.2016
• Dagsorden for tilsynet, datert 31.3.2016

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Siv Merete Kjenes Arnesen, revisor
Johan Inge Misund, revisor
Birthe Guttormsen, revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet