Rapport frå tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn og godkjenning av barnehagar og skoler etter forskrift om miljøretta helsevern i Åseral kommune 2017

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen jobbar systematisk i sitt arbeid etter folkehelselovens §9 og forskrift om miljøretta helsevern med barnehagar og skolar

• Om kommunen har tilstrekkeleg styring og internkontroll
• Om sjølve godkjenning og tilsynsordninga er i tråd med krav i forskrift

Det blei ikkje funnet avvik. Fylkesmannen har to merknader:

• Kommunens plikt til forsterka dokumentasjon i forbindelse med kommunens tilsynsoppgåve kan bli betre ivaretatt.
• Kommunens rutinar i forbindelse med avvikshandtering er sårbar.

Marie Christine F. Calisch
revisjonsleiar

Elin Kristensen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i perioden 08.02. – 04.05.2017. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med kommunen på området miljøretta helsevern i følgje folkehelselovens § 31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

1. kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
2. tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
3. tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åseral er ein innlandskommune i Vest-Agder med 937 innbyggjarar pr. 01.01.2017. Kommunen sitt administrasjonssentrum er Kyrkjebygd. Åseral grenser til Hægebostad og Kvinesdal i vest, til Bygland og Evje og Hornnes i nord og øst og til Audnedal i sør. Jord- og skogbruk er viktige næringar.

Kommunen har ein kommunal barnehage og ein kommunal grunnskole, 1.-10 trinn. Det er i overkant av 50 barn i barnehagen og ca. 140 elevar ved skolen.

Kommunestyret i Åseral har myndigheit til å godkjenne verksemder, mens kommuneoverlegen er blitt delegert ansvar for tilsyn innan miljøretta helsevern. Kommuneoverlegen er organisert i rådmannens stab.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 08.02.2017. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kappitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 04.05.2017.

Intervjuar
Fem personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kappitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 04.05.2017.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet skal sjå til at kommunen jobbar systematisk med godkjenning og tilsyn etter forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skoler.

Lov av 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) fastslår i §9 at kommunen skal føre tilsyn med de faktorar og forhold i miljøet som til ein kvar tid direkte eller indirekte kan ha verknad på helsa jf. §8 (Virkeområder og forskrifter)

I følgje §30, skal kommunen føre internkontroll. Etter anne ledd i §30 skal kommunens tilsyn med verksemder og eigedom i medhald til §9 dokumenterast særskild, her under avhengigheit og likebehandling i tilsynet.

Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skoler fastslår i §6 at verksemder som omfattast av forskrifta skal væra godkjend av kommunen. Vidare står det at søknad for godkjenning skal fremleggjast godkjenningsmyndigheta når det føreligg plan for etablering, utviding eller endring av verksemda. Søknad om godkjenning skal innehalde dokumentasjon som visar korleis eiar av verksemda vil sikra planlegging, etablering og drift og vidareutvikling i samsvar med krav i forskrifta.

Forskriftas §25 seier at kommunen skal føre tilsyn med at forskrifta overhaldast (jf. Folkehelselove §9)

5. Funn

Merknad:

• Kommunens plikt til forsterket dokumentasjon i forbindelse med kommunens tilsynsoppgave kan bli bedre ivaretatt.
• Kommunens rutiner for avvikshåndtering er sårbar.

Merknadene er i henhold til følgende myndighetskrav.

• Lov-2011-06-24-29 Folkehelseloven § 30

I fhl §30 annet ledd pålegges kommunen å dokumentere særskilt kommunens tilsyn med verksemd og eigendom etter §9. Kommunens tilsynsansvar innen miljøretta helsevern inneber at kommunen fører tilsyn med blant annet verksemder som er kommunale. Det forsterkede dokumentasjonskravet gjeld generelt for tilsynsoppgaven etter §9 og inneber at kommunen skal dokumentere særskilt korleis tilsynet ivaretas. Kommunens tilsynsverksemd skal baserast på ei risikovurdering.

Videre står det i kommentaren til loven at kommunen skal ha tilstrekkeleg styring, dette inneber og gode rutiner for oppfølging av avvik.

Merknadene byggjar på følgende observasjoner:

• Det føreligg ikkje skriftleg risikovurdering eller tilsynsplan, men det er munnleg forklart korleis dette gjerast i praksis.
• Det kan førekomme at meldingar om avvik ikkje blir gitt (kan gløymast og ikkje dokumenterast)
• Det kan førekomme at meldingar ikkje når frem til kommuneoverlegen. Avviks systemet gir ikkje direkte melding, men er avhengig av at e-post/telefon blir føretatt av linjeleder.
• Vurdering av kven som er mottakar av avviket er ikkje eintydig og kan variere av avviksmelders oppfatning av «problemet» og på kva for måte avviket meldes inn (tre kategoriar)

Hovedinntrykk av kommunenes arbeid med godkjenning og tilsyn av barnehagar og skoler etter forskrift for miljøretta helsevern

Åseral kommune har ei god forståing av kva oppgåva dei har med godkjenning og tilsyn etter forskrift for miljørettta helsevern i barnehagar og skoler.

Arbeide er organisera slik at kommuneoverlege fører tilsyn og går på synfaring på skolen og barnehagen i kommunen jamleg. Dette er gjort på bakgrunn av ei risikovurdering ut i frå kva slags avviksmeldingar som kjem og med jamleg kommunikasjon med einingsleiar i verksemdene.

Sjølve tilsynet blir utført av kommuneoverlege saman med einingsleiar for verksemda og vaktmeister og i nokon tilfelle med helsesøster til stades.

Kommunen har nyleg gjeve nye godkjenningar for begge verksemder. Sjølve dokumentasjonsinnhenting og synfaring av endringane blir gjort av kommuneoverlegen, mens einingsleiar har skrive saksfremlegget til kommunestyret som er godkjenningsmyndigheit.

Vi ser at det kan være utfordrande i ein liten kommune som Åseral å oppnå at tilsynsmyndigheit og godkjenningsmyndigheit vert vurdert som tilstrekkeleg uavhengig og uhilda. I kommentar til loven anbefaler Helsedirektoratet at tilsynet utøvast av personar eller kommunal eining som ikkje direkte har ansvar for verksemda. Fylkesmannen vil utfordre kommunen til å sjå på moglegheita for samarbeid med andre kommunar. Oppgavene og myndighetsutøvelsen kan delegerast etter dei generelle bestemmelsene i kommuneloven.

Fylkesmannen vil også anbefale at kommunen innvolverar elevar og føresette i tilsyna. I medhald til §5 i forskrifta skal verksemdas leiar gi tilstrekkeleg informasjon til føresette og elevar og i den forbindelse vil vi og anbefale at det blir tydelegare kven dei kan klage til i medhald av forskrift for miljøretta helsevern i barnehagar og skoler.

Dokumentasjonen viser at kommunen ivareteke innhaldet i forskrifta på ei god måte i si godkjenning og tilsynsverksemd.

Videre har vi merka oss at kommuneoverlegen bør komme tidligere inn i saker som gjelder miljøretta helsevern for eksempel i plansaker.

6. Regelverk

• Lov-2011-06-24-29 Folkehelseloven
• For-1995-12-01-928 Forskrift om miljøretta helsevern i barnehagar og skoler m.v.

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Oversyn over personar til intervju
• Delegasjonsreglement for Åseral kommune
• Presisering frå delegasjonsreglement
• Oversyn skolar og barnehagar i Åseral
• Utskrift kommunestyrevedtak på revidert godkjenning av skulen etter forskrift om miljøretta helsevern
• Utskrift kommunestyrevedtak på revidert godkjenning av barnehagen etter forskrift om miljøretta helsevern
• Søknadsskjema godkjenning av barnehagar og skoler m.v.
• Utfylt søknadsskjema for Åseral barnehage
• Eksempel på «meldingsbrev om tilsynsbesøk – oppfølging av krav til internkontroll
• Eksempel på oppfølging av avvik (muggsopp i garderobe)
• Internkontrollsystem for miljøretta helsevern i Åseral kommune – utkast
• Utskrift frå «Plania», kommunens avviksmeldings system

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Framsyning av avvikshandteringsverktøy i Compilio

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• E-post med spørsmål om utsetjing av tilsyn datert 22.02.2017 frå Åseral kommune og oppnemning av kontaktperson
• Informasjon om tilsyn og førespurnad om dokumentasjon datert 16.03.2017 frå Fylkesmannen
• E-post med dokumentasjon datert 10.04.2017 frå Åseral kommune
• Brev med program for tilsynsdagen datert 24.04.2017 frå Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikke publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Marie Christine F. Calisch, revisjonsleiar
Elin Kristensen, revisor
Hege Lauvland, revisor (ikkje til stades på tilsynsdagen)