Rapport fra tilsyn med forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17-30 år i Åseral kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver ett avvik.

Tjenestene som ble undersøkt var: Opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad.

Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år er tilgjengelige, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av de som mottar hjelp er forsvarlig.

Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket har på deler av det undersøkte området. Kommunen må derfor iverksette tiltak for å rette opp avviket.

Avvik

Åseral kommune sikrer ikke at det det tilbys og fattes vedtak om tjenesten råd og veiledning til personer mellom 17 og 30 år.

Avviket innebærer at personer mellom 17-30 år som henvender seg til NAV Åseral, ikke gis tilbud om vedtak på tjenesten opplysning, råd og veiledning i tråd med § 17 i sosial- tjenesteloven. Manglende tilbud om råd og veiledning og dokumentasjon av faktiske opplysninger og vurderinger, medfører risiko for at personer mellom 17-30 år ikke får den hjelpen de har behov for, og at hjelpen ikke evalueres og korrigeres i tråd med regelverket.

Vi har ikke funnet lovbrudd på tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19.

Dato: 29.06.2017

Knut Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund og
Heidi Svindland Sandtveit, revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Åseral kommune i perioden 28.02.2017 – 08.06.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• Hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres,
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Åseral kommune er det 942 (2016) innbyggere. NAV kontoret sorterer under kommunalsjef for helse og omsorg. Det er inngått lokal samarbeidsavtale om etablering, drift og felles ledelse mellom NAV Åseral, NAV Audnedal og NAV Marnardal. Leder har det administrative og faglige ansvaret for alle deler av de tre lokal kontorenes virksomhet.

2,0 % av innbyggerne i Åseral mottar sosialhjelp. 53,8% av de som mottar sosialhjelp har dette som hovedinntektskilde. Andelen sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer er den laveste blant alle Agder kommunene.

Andelen barn (0-17) som bor i lavinntektsfamilier definert som under 60% av nasjonal medianinntekt er høyere enn landet som helhet. 12,7 % (26 barn) bor i husholdninger med vedvarende lavinntekt. Frafallet fra videregåendeskole er ikke registrert i folkehelseprofilen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 22.05.2017.

Intervjuer
4 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 22.05.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år. Oppmerksomheten er særlig rettet mot å undersøke om kommunen har systemer som sikrer tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av brukere mellom 17 og 30 år. Vi ville særlig ha fokus på personer i aldersgruppen som mottok barneverntiltak og ble overført til NAV. Vi fant ingen personer i aldersgruppen som mottok barneverntiltak før fylte 18 år og som nå mottar sosialhjelp i perioden revisjonen ble rettet mot.

Videre undersøkte vi om tildeling av tjenestene var i tråd med loven. Ved gjennomgang av saksmapper så vi om kartlegging, vurdering og beslutning var forsvarlig, også om det var gjort individuelle vurderinger og om brukers ønsker og interesser var ivaretatt.

Vi har sett på kommunens internkontroll for å se om den fungerer etter hensikten, blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Åseral. Rapporten omhandler dessuten bare det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.

5. Funn

Avvik

Åseral kommune sikrer ikke at det det tilbys og fattes vedtak om råd og veiledning til personer mellom 17 og 30 år.

Avvik fra

Lov om sosiale tjenester i NAV §17, jf. §5
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4.

Avviket bygger på følgende

• Vi finner ikke journalnotater, søknader eller vedtak som dokumenterer at tjenesten opplysning, råd og veiledning etter lovens § 17 gis.
• Omfanget og oppfølging av tjenesten opplysning, råd og veiledning er ikke beskrevet.
• Det er i liten grad dokumentert individuelle vurderinger som kan danne grunnlag for vedtak om råd og veiledning.
• Intervjuene bekrefter at det ikke fattes vedtak etter § 17.

Kommentar:

Innholdet i kontakten med den enkelte bruker, er av et omfang og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven.

Vi har ikke funnet lovbrudd på tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven §§ 18 og 19.

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Når det ikke fattes vedtak på disse tjenestene, og det ikke føres journalnotat om hvilke råd og veiledning som blir gitt, vil risikoen for feil, manglende styring og manglende evaluering av tjenesten bli stor. Forutsigbarheten for bruker og informasjon om klagemuligheter er da ikke tilstede.

I sakene som ble gjennomgått, fant vi ikke notater i journalene som omhandlet kartlegging, råd og veiledning, eller andre notater som var av betydning for tildelingen, vurderingen og beslutningen av tjenestene råd og veiledning. Det er vår vurdering at det er nødvendig å dokumentere hvilken veiledning og kartlegging som er gjennomført for systematisk å kunne evaluere og styre tjenestene.

Tilsynet avdekket uklarhet om hvem som er ansvarlig for internkontrollen.

NAV- kontoret må iverksette styringstiltak som sikrer at saksbehandlingen og vedtakene som fattes er korrekte. Det betyr at det må etableres internkontrollrutiner som jevnlig gjennomgås for å kontrollere om kartlegging, vurdering og beslutning i tjenestene gjennomføres i tråd med reglene i sosialtjenesteloven.

Mangler i styringen av praksis og manglende systematisk evaluering fører til en risiko for at tjenesten råd og veiledning, ikke er individuelt tilpasset ut fra brukerens behov.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr. 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
Rundskriv nr. 35 til lov om sosiale tjenester i NAV.
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Samarbeidsavtale mellom Åseral kommune og NAV- Vest-Agder om etablering og drift av felles NAV-kontor
• Organisasjonskart over NAV Åseral
• Kommunens organisering i forhold til NAV Åseral
• En detaljert oversikt over ansatte i NAV Åseral som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV.
• Kopi av 10 vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 til personer mellom 17- 30 år i perioden 1.9.2016 -24.2.2017.
• Kopi av 1 vedtak om avslag på økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 til personer mellom 17- 30 år i perioden 1.9.2016 -24.2.2017.
• Søknadskjema – Søknad om sosialhjelp.
• Informasjonsskriv: orientering til søkere av økonomisk stønad.
• Samtykkeskjema.
• Mal for forvaltningsmelding.
• Mal for vedtak om økonomisk stønad §§ 18 og 19 (bokmål og nynorsk).
• Mal for vedtak om økonomisk stønad §§ 18 og 19 med vilkår § 20.
• Mal for vedtak om naudhjelp(nynorsk)
• Mal for vedtak om gjeldsrådgivning/opplysning, råd og veiledning § 17.
• Mal for omgjøringsvedtak.
• Mal for vedtak om refusjon § 26.
• Mal for kvalifiseringsprogram § 29.
• Kort beskrivelse av rutiner vedrørende oppfølging av personer mellom 17-30 år.
• Rutine ved søknad om sosiale tjenester, inkl. økonomisk sosialhjelp.
• Rutine for behandling av søknader om nødhjelp.
• Aktivitetsoversikt Åseral kommune pr.1.1.2017.
• Kontrakt- arbeid for sosialhjelp.
• Skjema «bekreftelse på formål med politiattest».
• Rutinebeskrivelse for saksbehandling i Velferd.
• Rutinebeskrivelse for registrering av ny bruker i Velferd.
• Utdrag fra vedtak i kommunestyre, sak 16/97 den 15.12.2016 om delegert avgjerdemynde i enkeltsaker etter lov om sosiale tjenester i NAV.
• Rutine for samarbeide mellom barnevern og NAV kontor. Samarbeidsavtale, mellom Barnevern Sør og kommunene Åseral, Lindesnes, Marnardal og Mandal.
• Mottaksrutiner ift. sosiale tjenester.
• Rutiner for postregistrering.
• Rutine for klagesaksbehandling.
• Opplæring- behov/ ønske om.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år
• Gjennomgang av en saksmappe som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år
• Ingen vedtak som gjaldt tildeling av opplysning, råd og veiledning.
• Søk etter journalnotat i datasystemene «Velferd», «Arena» og «Modia».

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28.02.2017.
• Epost fra Åseral kommune, datert 16.03.2017 kontaktperson for tilsynet.
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra NAV Åseral mottatt Fylkesmannen 04.05.2017.
• Revidert dagsorden for tilsynet, datert 18.05.2017.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Johan Inge Misund, revisor
Heidi Svindland Sandtveit, revisor
Knut Kleven, revisjonsleder