Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med godkjenning og tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Grimstad kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen jobber systematisk i sitt arbeid etter forskrift om miljørettet helsevern med barnehager og skoler

• Om kommunen har tilstrekkelig styring og internkontroll
• Om selve godkjenning og tilsynsordningen er i tråd med krav i forskriften

Det ble ikke funnet lovbrudd/avvik men følgende merknad:

• Videreformidling av informasjon til kommuneoverlege kan bli bedre. Informasjon til foresatte og elever om klageadgang og avviksoppfølgning kan bli bedre.

Marie Christine F. Calisch
revisjonsleder

Elin Kristensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 08.02.2017 – 23.05.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen på området miljørettet helsevern ifølge folkehelselovens §31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

1. hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
2. tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
3. tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grimstad kommune er en kystkommune i Aust-Agder. Kommunen grenser mot Arendal i Øst og Lillesand i Vest og har ca. 22700 innbyggere.

Grimstad er Sørlandets største jordbrukskommune. Kommunen har også flere rederier og offshore-rettede virksomheter, aktivt kystfiske, landets største fritidsbåtproduksjon og internasjonalt høyteknologimiljø.

Grimstad kommune har delegert ansvar for miljørettet helsevern til kommuneoverlegen. Kommunen har en konsulent for miljørettet helsevern som i praksis utfører oppgaver tilknyttet tilsyn og godkjenninger av barnehager og skoler.

Kommunen har åtte barneskoler hvorav en er privat Montessori skole og en interkommunalskole for spesialundervisning, tre kommunale og en privat ungdomsskole, en 1-10 skole og to videregående skole hvorav den ene er privat. I tillegg har kommunen egen voksenopplæring.

Kommunen har fem kommunale og tjuesyv private barnehager. Det er også en offentlig og en privat videregående skole i kommunen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 23.05.2017.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 23.05.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet skal se til at kommunen jobber systematisk med godkjenning og tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Lov av 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) fastslår i §9 at kommunen skal føre tilsyn med de faktorer og forhold i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen jf. §8 (Virkeområder og forskrifter)

I følge §30, skal kommunen føre internkontroll. Etter andre ledd i §30 skal kommunens tilsyn med virksomheter og eiendom i henhold av §9 dokumenteres særskilt, herunder uavhengighet og likebehandling i tilsynet.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler fastslår i §6 at virksomheter som omfattes av forskriften skal være godkjent av kommunen. Videre står det at søknad for godkjenning skal fremlegges godkjenningsmyndighet når det foreligger plan for etablering, utviding eller endring av virksomheten. Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan eier av virksomheten vil sikre planlegging, etablering og drift og videreutvikling i samsvar med krav i forskriften.

Forskriftens §25 sier at kommunen skal føre tilsyn med at forskriften overholdes (jf. folkehelseloven §9).

5. Funn

Merknad:

• Videreformidling av informasjon til kommuneoverlege kan bli bedre. Informasjon til foresatte og elever om klageadgang og avviksoppfølgning kan bli bedre.

Merknad fra følgende myndighetskrav:

• Lov-2011-06-24-29-Folkehelselovens § 30
• For-1995-12-01-928 Forskrift om miljøretta helsevern i barnehager og skoler §5

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har flere avvikssystem. Per i dag er det usikkert om kommuneoverlege får kunnskap om avvik som meldes som har betydning for barns helse
• Det er usikkert om elever og foresatte får god nok informasjon om hvor de kan klage
• Det er et sårbart system for hvordan kommuneoverlege holdes fortløpende orientert om hvordan alle barnehager og skoler oppfyller sine plikter etter miljørettet helsevern

Hovedinntrykk av kommunens arbeid med godkjenning og tilsyn av barnehager og skoler etter forskrift for miljørettet helsevern

Grimstad kommune har en god forståelse for hvilke oppgaver kommunen har som myndighetsutøver i henhold til forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler og folkehelseloven. Det er klart hvem som har fått delegert oppgavene og kommunen har gode system for sin tilsyn- og godkjenningsordning. Det foreligger en skriftlig tilsynsplan basert på risikovurdering. Kommunen har utarbeidet søknadskjema i trinn1 og 2 for godkjenning av virksomheter og godkjenningene blir gjort som enkeltvedtak etter forvaltningsloven.

Videre har tilsynsmyndigheten sett at tilsyn i barnehagene skjer sammen med en foreldrerepresentant noe vi ser på som god praksis. Det samme kan anbefales i skole sammen med elev.

Kommunen planlegger et internt tverrfaglig samarbeidsorgan om miljørettet helsevern og det jobbes med gjennomgang av internkontrollsystem i kommunen. I det nye systemet anbefales det å sikre at kommuneoverlege som myndighetsutøver sikres god informasjon.

6. Regelverk

• Lov-2011-06-24-29 Folkehelseloven
• For-1995-12-01-928 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delegasjonsreglement
• Oversikt over alle private og kommunale barnehager
• Oversikt over skolene med godkjenninger
• Oversikt over barnehagene med godkjenninger
• Gjeldende tilsynsplan for skolene
• Gjeldende tilsynsplan for barnehagene
• Rapport fra tilsyn Holviga barneskole
• Godkjenning av Frøbygget ved Matilda Natur og Teaterbarnehage
• Brev vedrørende godkjenning av Fjære ungdomsskole
• Tilsynsrapport Fjære ungdomsskole
• Godkjenning av Fjære ungdomsskole
• Kopi av mail vedr. delegasjonsreglement miljørettet helsevern
• Risikoanalyse og tilsynsfrekvens skoler og barnehager

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Godkjenning av Fjære ungdomsskole med underlagsdokumenter
• Dokumentunderlag for godkjenningsprosess av Frøbygget ved Matilda natur- og teaterbarnehage.
• Dokumentunderlag for godkjenningsprosess av Lysthaven familiebarnehage
• Søknadskjema om samtykke til planer for lokaler og uteområder til barnehager trinn1
• Søknadskjema om godkjenning av barns arbeidsmiljø trinn 2
• Søknadskjema for godkjenning av skoler og barnehager
• Serviceerklæring for miljørettet helsevern

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn datert 08.02.2017 fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder
• E-post med informasjon om kontaktperson i kommunen fra Grimstad kommune datert 21.02.2017
• Informasjon om tilsyn og forespørsel om dokumentasjon datert 16.03.2017 fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder
• E-post med oversendelse av dokumentasjon fra Grimstad kommune 10.03.2017
• Brev med program for tilsynsdagen datert 28.04.2017

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og hvilke personer som ble intervjuet./p>

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marie Christine F. Calisch, revisjonsleder
Elin Kristensen, revisor
Hege Lauvland, revisor