Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging i Hægebostad kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

• planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
• planene dekker de nødvendige områdene innen helsemessig og sosial beredskap
• planene er samordnet
• planene baserer seg på ROS-analyser i kommunen
• planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
• planene er implementert, kjent og øvet og at ansvarslinjer er klare
• planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav

Det ble påvist tre avvik og gitt to merknader.

Avvik 1:
Hægebostad kommunes helhetlige ROS-analyse er ikke revidert iht. krav i lov og forskrift og gir dermed ikke et grunnlag for helhetlig, langsiktig og målrettet samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunen.

Avvik 2:
Hægebostad kommunes plan for kriseledelse tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Avvik 3:
Hægebostad kommunes ROS-analyse for helsemessig og sosial beredskap og plan for helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke alle krav som stilles i lov og forskrift.

Merknad 1:
Varslingslister bør rendyrkes som vedlegg til plan for kriseledelse.

Merknad 2:
Tiltakskort bør utarbeides for plan for helsemessig og sosial beredskap.

Dato: 30.06.2017

Styrk Fjærtoft Vik
revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap

Yngve Årøy

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Hægebostad kommune i perioden 09.02.2017 – 30.06.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2017.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Fylkesmannen er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helse- og sosialmessige beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
  
  

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Hægebostad kommune har rundt 1700 innbyggere og er en innlandskommune med vekt på jordbruk, skogbruk og servicenæringer. Det er noe småindustri i kommunen. Det er dessuten store friluftsområder som benyttes av turister både sommer og vinter. Det er to store jernbanetunneler i kommunen ved Snartemo.

Kommuneadministrasjonen er relativt liten, og flere personer innehar flere funksjoner. Dette gjelder bl.a. beredskapskoordinator og leder for kriseteam. Forholdene er så vidt små og oversiktlige at kommunikasjon og kjennskap til nøkkelpersoner i kommunen er meget god. Enhetsleder helse- og sosial har det daglige ansvar for helse- og sosialtjenesten i kommunen. Han har god oversikt over de enkelte medarbeiderne i kommunen. Kriseteamet i kommunen har en sentral rolle i helsemessig og sosial beredskap.

Den faste kriseledelsen i kommunen består av ordfører, rådmann, kommuneoverlege, enhetsleder plan og drift, enhetsleder helse- og sosial, IT konsulent og beredskapskoordinator. I øyeblikket er beredskapskoordinator og enhetsleder plan og drift samme person. Derfor er driftsingeniør konstituert til å ha rollen som enhetsleder plan og drift i kriseledelsen. Det foreligger varslingslister som vedlegg til plan for kriseledelse (overordnet beredskapsplan) med kontaktdata for relevante personer.

Beredskapskoordinator er ansvarlig for det daglige beredskapsarbeidet. Enhetsleder helse- og sosial er sammen med kommuneoverlegen ansvarlig for plan for helsemessig og sosial beredskap og smittevernplan.

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) er todelt - ROS Lister fra 2012 og en tilpasningsanalyse fra 2014. Plan for kriseledelse ble sist oppdatert i februar 2017, plan for helsemessig og sosial beredskap i februar 2017 og smittevernplanen i april 2017.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt ble gjennomført i Hægebostad i juni 2013, mens forrige tilsyn med helsemessig og sosial beredskap ble gjennomført i mai 2009.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 09.02.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.2017.

Intervjuer
Sju personer ble intervjuet 19.05.2017.

Sluttmøte ble avholdt 19.05.2017.

Rapport ble utsendt 30.06.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS-analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS-analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om beredskapsplanen.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.

§ 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens overordnede beredskapsplan. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og overordnet beredskapsplan.

§ 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve beredskapsplanen hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§ 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

I følge lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. I følge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften  3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og

katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift 20.12.2002 nr.1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik 1:

Hægebostad kommunes helhetlige ROS-analyse er ikke revidert iht. krav i lov og forskrift og gir dermed ikke et grunnlag for helhetlig, langsiktig og målrettet samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven - SBL) § 14.
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 2, 3, 6 og 8

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) er todelt - ROS Lister fra 2012 og en tilpasningsanalyse fra 2014. SBL § 14 slår fast at helhetlig ROS-analyse skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. plan- og bygningsloven § 11-4, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Bakgrunnen for kravet er at et oppdatert risikobilde skal ligge til grunn ved utarbeidelsen av den kommunale planstrategien og danne grunnlag for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap i kommunestyreperioden.
• I ROS-analysen fra 2014 har kommunen gjennomgått de 38 scenarier som var beskrevet i ROS Lister. Kommunen har vurdert hvilke hendelser som var aktuelle for Hægebostad og har gjennomgått disse. Enkelte hendelser med klar relevans for kommunen er vurdert som ikke aktuelle, f. eks. «Flom i elver og vassdrag, samt i bebygd område».
• ROS-analysen fra 2014 inneholder en liste over enkelte aktuelle risikoreduserende tiltak. Disse er imidlertid ikke prioritert, ansvarsfastsatt eller kostnadsberegnet.
• Ved at helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og risikobildet i kommunen ikke er oppdatert, har ikke kommunen et tilfredsstillende grunnlag for å drive helhetlig, langsiktig og målrettet arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap.

Avvik 2:

Hægebostad kommunes plan for kriseledelse tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven - SBL) § 15
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) §§ 4, 6 og 7
• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap § 2-2
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 5 og 7

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Plan for kriseledelse er ikke samordnet med eksterne etaters beredskapsplaner. Dette gjelder f. eks. planer for evakuering og evakuerte- og pårørendesenter (EPS), hvor politiet vil ha sentrale roller relatert til iverksettelse/etablering og drift.
• Plan for kriseledelse, punkt 11.1 slår fast at planen skal revideres innen 1. februar hvert annet år. I planen står også at alle vedlegg vedrørende personell- og ressursoversikter skal oppdateres innen 1. februar hvert annet år. Kravene i FKB er at planen til enhver tid skal være oppdatert og som et minimum revideres en gang pr. år.
• Det er ikke oppnevnt stedfortredere for alle aktørene i kommunens kriseledelse. Det står beskrevet at rådmannen har en stedfortreder som leder av kriseledelsen (punkt 2.3), men det fremgår ikke hvem dette er. Forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. slår i § 5 fast at kommunens kriseledelse skal være operativ.
• Det er ikke implementert noe system for opplæring av personell som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering.
• Planen er ikke oppdatert mhp. en del henvisninger og kontaktdata. Dette indikerer at planen ikke har blitt underlagt en gjennomgående revisjon.

Avvik 3:

Hægebostad kommunes ROS-analyse for helsemessig og sosial beredskap og plan for helsemessig og sosial beredskap tilfredsstiller ikke alle krav som stilles i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap § 2-2
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap §§ 2 og 3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• ROS for helsemessig og sosial beredskap har gradert følgende hendelser til å være lite sannsynlige (Inntre sjeldnere enn hvert 50. år): Epidemier, forsyningssvikt (inkludert strøm og kommunikasjon) og ekstremvær. Fylkesmannen vurderer at sannsynligheten for disse hendelsene er for lavt stipulert.
• ROS for helsemessig og sosial beredskap er ikke samordnet med plan for helsemessig og sosial beredskap. De uønskede hendelsene som er gradert til å ha høyest risiko i ROS-analysen, gjenfinnes ikke i planen.
• Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikke vedtatt av kommunestyret. Forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. slår i § 2 fast at planen skal fastsettes av kommunestyret.

Merknad 1:

Varslingslister bør rendyrkes som vedlegg til plan for kriseledelse.

• Varslingslister er laget som vedlegg til plan for kriseledelse, men dette er ikke fullstendig gjennomført. Eksempler er navnelister knyttet til informasjon (punkt 6.2) og EPS (punkt 8.3). Kommunen bør skille ut varslingslistene som vedlegg til planen og kun ha stillingsbetegnelser i selve hovedplanen så langt det lar seg gjøre. Dette vil forenkle den løpende oppdateringen av planen.

Merknad 2:

Tiltakskort bør utarbeides for plan for helsemessig og sosial beredskap.

• Tiltakskort vil bidra til å sikre at de nødvendige tiltak blir utført i en krisesituasjon. Dette gjelder både i forhold til etablering av kriseorganisasjon og håndtering av den faktiske hendelsen.

6. Hovedinntrykk

Ivaretakelsen av kommunal beredskapsplikt i Hægebostad kommune har enkelte mangler i forhold til bestemmelsene i sivilbeskyttelsesloven (SBL) og i forskrift om kommunal beredskapsplikt (FKB). Likevel har kommunen vist stor handlekraft i oppfølgingen av hendelser gjennom å iverksette konkrete risikoreduserende tiltak.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2013. Den fokuserer på fire satsningsområder, der «Tjenestetilbud» er ett. Livsnødvendige basistjenester i en krisesituasjon er et delmål under dette. Tiltakene under delmålet favner risiko- og sårbarhetsanalysen, øvelser, planverk og utvikling av rutiner for å ta beredskapsmessige hensyn i arealplanleggingen. Delmålet med tiltak er gjengitt i plan for kriseledelse, pkt. 11.2. Kommuneplanens arealdel er fra 1999 og har derfor ikke implementert bestemmelsene om hensynssoner i plan- og bygningsloven fra 2008. Kommunen har heller ikke bestemmelser i arealdelen for ivaretakelse av samfunnssikkerhet i arealplanleggingen. Arbeid med ny arealplan for området Tingvatn-Snartemo er iverksatt. Som en konsekvens av flommen under ekstremværet «Synne» jobber kommunen aktivt med Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) for å lage hensynssone for flom og bestemme sikker byggehøyde langs Lygna-vassdraget. De vil også ta inn hensynssone for ras basert på NVE sine nettbaserte kart.

Kommunens helhetlige ROS-analyse er todelt. Man baserer seg i hovedsak på ROS Lister fra 2012. I tillegg er det laget en tilpasningsanalyse fra 2014 som tilpasser ROS Lister til lokale forhold i Hægebostad. ROS Lister er på overtid og skulle vært revidert i 2016. I og med at tilpasningsanalysen baserer seg på ROS Lister, må denne også anses som utdatert. Eksempelvis har kommunen i tilpasningsanalysen vurdert flom i elver og vassdrag som mindre sannsynlig. Det har riktignok vært gjort mye konkret arbeid som følge av flommen under «Synne», men ROS-analysen er ikke revidert mht. denne hendelsen. Uten et oppdatert risikobilde har ikke kommunen et godt nok grunnlag for helhetlig, langsiktig og målrettet arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Kommunens vannforsyning baserer seg på to grunnvannsvannverk med høydebasseng og private brønner. Mobilt nødstrømsaggregat er tilgjengelig for tilkopling til vannverkene. Hovedutfordringen for vannforsyningen ligger i ledningsbrudd. Det er gjort avtaler med brannvesen om bruk av tankbil som en av flere alternative løsninger ved behov. Det er nødstrømsaggregat på Eiken bu- og omsorgssenter som muliggjør drift i perioder der kraftforsyningen er nede. Dette er også reservested for kommunens kriseledelse. I tilfelle utfall av elektronisk kommunikasjon har kommunen anskaffet satellittelefoner og nødnett og de har oversikt over tilgjengelige sikringsradioer. Det bør lages en plan for helhetlig bruk av reservekommunikasjon, herunder disponering av sambandsmidlene.

Plan for kriseledelse er per dags dato oppdatert iht. forskrift og inneholder pålagte fastpunkter. Det fremkommer imidlertid av enkelte henvisninger og kontaktdata at planen ikke har vært gjennom en grundig revidering på en stund. Dette bør gjøres i sammenheng med utarbeidelsen av ny helhetlig ROS-analyse. I samme anledning bør det utarbeides nye tiltakskort. Kommunen bør skille ut og rendyrke varslingslistene som vedlegg til planen og kun ha stillingsbetegnelser i selve hovedplanen så langt det lar seg gjøre. Dette vil forenkle den løpende oppdateringen av planen. Plansamordningen synes å være noe mangelfull. Det har eksempelvis ikke vært dialog med politiet angående bestemmelsene om evakuering og evakuerte- og pårørendesenter. Bestemmelsene om oppdatering i planen er feil. Det sies at planen skal revideres og oppdateres annethvert år mens planen iht. lov og forskrift alltid skal være oppdatert og at den skal revideres minst en gang pr. år.

Kommunen benytter Compilo som kvalitetssikringssystem, både generelt og for beredskapsarbeidet. Fylkesmannen ser på Compilo som et egnet verktøy, men beredskapsdokumentasjonen må også forefinnes i papirversjon. Etter tilsynet i 2013 ble det laget et system for opplæring, men intervjuene viste at dette ikke er implementert. Det skal gjennomføres en fullskala øvelse i regi av lokal redningsledelses øvingsutvalg i kommunen høsten 2017. Kommunen er aktivt med i planleggingen og anbefales å bruke erfaringene etter øvelsen i oppfølgingsarbeidet etter tilsynet. Kommunen opplyser at de også avholder mindre øvelser og at evalueringer av disse gjøres fortløpende. Hægebostad kommune ble rammet av ekstremværene «Nina» og «Synne» i 2015. Disse har vært fulgt opp på en god måte. Etter «Nina» var kommunen en pådriver overfor Agder Energi for å gjøre strømforsyningen til Eiken-området mer robust. I tillegg ble satellittelefoner kjøpt inn etter «Nina». «Synne» medførte flomskader langs Lygna, og kommunen har søkt om og fått ekstraordinære skjønnsmidler til utbedring av skadene.

7. Regelverk

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 30.03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplan, arealdel 1999-2010 og samfunnsdel 2013-2023
• Risiko- og sårbarhetsanalyse Hægebostad kommune fra 2014 som bygger på ROS Lister fra 2012 og ROS-Agder
• Overordnet beredskapsplan for Hægebostad kommune med vedlegg og tiltakskort
• ROS-analyse knyttet til lov om helsemessig og sosial beredskap
• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Smittevernplan med tuberkulosekontrollprogram
• Infeksjonskontrollprogram
• Felles retningslinjer for kriseteam med tiltakskort
• Lokal beredskapsplan for NAV Hægebostad
• Organisasjonskart
• Evaluering etter ekstremværet «Synne»

Dokumentasjon som var tilgjengelig hos Fylkesmannen fra tidligere:

• System for opplæring av personer som er tiltenkt en rolle i krisehåndteringen
• Ekstremværet «Synne» - Søknad fra Hægebostad kommune om skjønnsmidler til dekning av skader på kommunal infrastruktur, datert 19. april 2016
• Møtereferat: Strømforsyning Eiken. Spesielt bu- og omsorgssenter/Sørlandets rehabiliteringssenter, 17. februar 2015

Under tilsynet ble kvalitetssikringssystemet «Compilo» presentert. Dette var til stor nytte for tilsynsteamet.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 09.02.2017
• E-post fra Hægebostad kommune 25.04.2017 med oversendelse av dokumentasjon
• E-post fra Hægebostad kommune 26.04.2017 med oversendelse av dokumentasjon
• Program og administrative bestemmelser for tilsynet, datert 03.05.2017
• E-poster fra Hægebostad kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 08. og 09.05.2017

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Styrk Fjærtoft Vik, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap
• Synnøve Spinnangr, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Yngve Årøy, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt
• Bjørg Tveiten, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Torhild Svendsen, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, observatør