Rapport fra tilsyn med forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17-30 år i Kvinesdal kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver ett avvik.

Tjenestene som ble undersøkt var: Opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad. Vi kontrollerte om kommunen systematisk sørger for at forvaltning av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år er tilgjengelige, at tildeling av tjenestene er forsvarlige, og at oppfølgingen av de som mottar hjelp er forsvarlig.

Vi har konkludert med at kommunen ikke ivaretar de krav lovverket har på deler av det undersøkte området. Kommunen må derfor iverksette tiltak for å rette opp avviket.

Avvik

Kvinesdal kommune sikrer ikke at det fattes vedtak om råd og veiledning som gis til unge mellom 17 og 30 år.

Avviket innebærer at unge som henvender seg til NAV, og som mottar råd og veiledning i tråd med § 17 i sosialtjenesteloven fra NAV Kvinesdal, ikke får skriftlig vedtak på tjenesten. Manglende skriftliggjøring av faktiske opplysninger og NAV- kontorets vurderinger medfører for høy risiko for at de unge ikke får den hjelpen de har behov for, og at hjelpen ikke evalueres og korrigeres i tråd med regelverket.

Vi har ikke funnet lovbrudd på tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven § 18 og § 19.

Dato: 26.05.2017

Knut Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund og Mia Wiik
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kvinesdal kommune i perioden 28.02.2017 – 24.04.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester i NAV § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

I Kvinesdal kommune er det 5988 innbyggere. NAV kontoret sorterer under Kommunalsjef for helse og omsorg. Det er også etablert direkte styringslinjer/møtepunkter mellom rådmann og NAV leder.

2,4 % av innbyggerne i Kvinesdal mottar sosialhjelp. Mer enn halvparten av de som mottar sosialhjelp har dette som hovedinntektskilde. Andelen sosialhjelpsmottakere med stønad i 6 måneder eller mer er den laveste blant alle Agder kommunene.

Andelen barn (0-17) som bor i lavinntektsfamilier definert som under 60% av nasjonal medianinntekt er lavere enn landet som helhet. Frafallet fra videregåendeskole er ikke entydig forskjellig fra landsnivå. Andelen uføretrygdede er signifikant høyere sammenlignet med fylket og landet som helhet

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 20.04.2017.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 21.04.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet er tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år. Oppmerksomheten er særlig rettet mot å undersøke om kommunen har systemer som sikrer tilgjengelighet, tildeling og oppfølging, inkludert samhandling om de individuelle tjenestene.

Vi gjennomgikk styrende dokumenter og journaler for et utvalg av unge brukere mellom 17 og 30 år. Vi ville særlig ha fokus på personer i aldersgruppen som mottok barneverntiltak og ble overført til NAV. Vi fant ingen personer i aldersgruppen som mottok barneverntiltak før fylte 18 år og som nå mottar sosialhjelp i perioden revisjonen ble rettet mot.

Videre undersøkte vi om tildeling av tjenestene var i tråd med loven. Ved gjennomgang av saksmapper så vi om kartlegging, vurdering og beslutning var forsvarlig, også om det var gjort individuelle vurderinger og om brukers ønsker og interesser var ivaretatt.

Vi har sett på kommunens internkontroll for å se om den fungerer etter hensikten, blant annet slik at man sikrer kvalitet og fanger opp eventuelle feil.

Vi var også i kontakt med samarbeidspartnere både eksternt og internt for å få et bilde på hvordan samarbeidet var organisert.

Rapporten omhandler kun utvalgte deler av virksomhets aktiviteter og gir derfor ikke er samlet bilde av situasjonen ved Nav Kvinesdal. Rapporten omhandler dessuten bare det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføring av tilsynet.

5. Funn

Avvik

Kvinesdal kommune/NAV Kvinesdal sikrer ikke at det fattes vedtak om råd og veiledning som gis til unge 17 til 30 år.

Avvik fra

Lov om sosiale tjenester i NAV §17, jf. §5
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4.

Avviket bygger på følgende

• NAV Kvinesdal kartlegger om betingelsene for rett til tjenesten opplysning, råd og veiledning er oppfylt, men det er ingen dokumentasjon på om brukere får informasjon om retten til å søke på tjenesten og få et formelt vedtak.
• NAV Kvinesdal gir tjenesten opplysning, råd og veiledning som kommer inn under bestemmelsen i lov om sosiale tjenester i NAV § 17, men fatter ikke vedtak om det.

Kommentar:

Det fremgår av intervjuer at det gis råd og veiledning.

Deler av veiledningen som gis til den enkelte, er av et omfang og med et innhold og tema som krever at det skal fattes vedtak etter § 17 i sosialtjenesteloven. Det gis eksempelvis veiledning med sikte på at den unge gjennomfører videregående skole eller for å finne arbeid. Det gis råd og veiledning for å lete etter leilighet og rydde opp i økonomiske problemer. NAV-kontoret gir i samarbeid med andre etater også råd og veiledning i forhold til rus og psykiske helseproblemer.

Vi har ikke funnet lovbrudd på tjenesten økonomisk stønad etter sosialtjenesteloven § 18 og § 19

6. Vurdering av enhetens styringssystem

Når det ikke fattes vedtak på disse tjenestene, og det i liten grad føres journalnotat om hvilken råd og veiledning som blir gitt, vil risikoen for feil, manglende styring og manglende evaluering av tjenesten bli for stor. Forutsigbarheten for bruker og informasjon om klagemuligheter er da ikke tilstede.

I sakene som ble gjennomgått, var det gjennomgående få notater i journalene som omhandlet kartlegging, råd og veiledning, eller andre notater som var av betydning for tildelingen, vurderingen og beslutningen av tjenestene råd og veiledning. Det er vår vurdering at det er nødvendig å dokumentere hvilken veiledning og kartlegging som er gjennomført for systematisk å kunne evaluere og styre tjenestene.

Kommunens internkontroll har ikke avdekket at det ikke ble fattet vedtak på tjenesten råd og veiledning etter § 17.

NAV- kontoret må iverksette tiltak som sikrer at styringen er egnet til å påse at vedtakene som fattes er korrekte. Det betyr at internkontrollen jevnlig må gjennomgås for å kontrollere om kartlegging, vurdering og beslutning i tjenestene gjennomføres i tråd med reglene i sosialtjenesteloven.

Mangler i styringen av praksis og manglende systematisk fører til en uakseptabelt stor risiko for at tjenesten råd og veiledning, ikke er individuelt tilpasset ut fra brukerens behov.

7. Regelverk

Lov om sosiale tjenester i NAV av 18.12.2009 nr 131
Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
Forvaltningsloven av 10.2.1967
Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr 1456
Rundskriv nr 35 til lov om sosiale tjenester i NAV
Rundskriv A-1/2015 statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad 2016

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• NAV Kvinesdal – lokal samarbeidsavtale
• Organisasjonskart NAV Kvinesdal
• Kommunens organisering i forhold til NAV Kvinesdal
• En detaljert oversikt over ansatte i NAV Kvinesdal som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV.
• Søknadskjema – Søknad om sosialhjelp.
• Rutiner når det gjelder henvendelser fra personer mellom 17-30 år, fra kartlegging av hjelpebehov til vedtak.
• Sjekklister Sosiale tjenester i NAV -kvalitetssystem Arbeidsrettet brukeroppfølging
• Sjekklister opplysning, råd og veiledning -kvalitetssystem Arbeidsrettet brukeroppfølging.
• Sjekklister Økonomisk rådgivning-kvalitetssystem Arbeidsrettet brukeroppfølging.
• Sjekkliste Økonomisk stønad-kvalitetssystem Arbeidsrettet brukeroppfølging.
• Sjekkliste gjennomføre behovsvurdering- kvalitetssystem Arbeidsrettet brukeroppfølging.
• Rutiner knytte til økonomisk stønad, eks. sosialhjelpsnormer, «tak» på boutgifter, dokumentasjonskrav, delegasjon mv.
• Sosialhjelpssatser for NAV Kvinesdal 2017.04.24.
• Rutiner for samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV kontoret, benytter «Retningslinjer for samarbeid mellom barneverntjenesten og NAV kontoret».
• Redegjørelse om opplæringsplaner, kompetanseplaner i kommunen/NAV Kvinesdal.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år
• Gjennomgang av 10 saksmapper som gjaldt avslag på økonomisk stønad til personer mellom 17 og 30 år
• Ingen vedtak som gjaldt tildeling av opplysning, råd og veiledning.
• Søk i datasystemene «Velferd», «Arena» og «Modia», for å se journalnotat i et utvalg av sakene

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 28.02.2017.
• Epost fra Kvinesdal kommune, datert 15.03.2017 med beskjed om kontaktperson for tilsynet.
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra NAV Kvinesdal mottatt Fylkesmannen 10.04.2017.
• Dagsorden for tilsynet, datert 18.04.2017.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mia Wiik, revisor
Johan Inge Misund, revisor
Knut Kleven, revisjonsleder