Rapport fra tilsyn med planer for helsemessig og sosial beredskap i Risør kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Risør kommunes planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevern- og pandemiplan.

Det ble avgitt én merknad:

Opperasjonaliteten i det elektroniske planverket er ikke god nok.

Dato: 10.08.2017

Hallvard Kile
revisjonsleder

Synnøve Spinnangr
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Risør kommune i perioden 10. mai 2017 - 10.08.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannens myndighet til å føre tilsyn med Kommunenes planer for helsemessig og sosial beredskap, følger blant annet av lov om kommunale helse- og omsorgstjenester §2-3 m.m.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Risør kommune er en kystkommune med nærmere 7000 innbyggere. Av disse bor omkring 4500 i tettstedet Risør. I tillegg er kommunen preget av mange turister og en mangedobling av befolkningen om sommeren, på grunn av mange fritidsboliger hvorav en stor andel ligger i skjærgården.

Gjennom sommerhalvåret gjennomføres et antall store arrangementer, hvorav Trebåtfestivalen er det største.
Nærmeste sykehus er Sørlandet sykehus, Arendal. Legevakt er i samarbeid med 10 kommuner gjennom den interkommunale legevakten i Arendal.

Risør har felles kommuneoverlege med Tvedestrand kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble sendt ut 5. januar 2017.

Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Gjennomgang av deler av det elektroniske planverket ble gjennomført 9. mai 2017

Åpningsmøte ble avholdt 10. mai 2017.

12 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i
kapittel 7, Dokumentunderlag. 

Sluttmøte ble avholdt 10. mai 2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet undersøkte om Risør kommune har planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevernplan og pandemiplan, som samsvarer med kravene i lov og forskrift.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

I følge lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. I følge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap. Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009). 

Nedenfor følger en oversikt over de krav som stilles i forskriften og som Fylkesmannen har vurdert planverket opp mot.

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens overordnende beredskapsplan og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte, jf. sivilbeskyttelsesloven § 14. tredje ledd.

Overordnet beredskapsplan skal revideres hvert år, og skal alltid være ajour, jfr. Sivilbeskyttelsesloven § 15.tredje ledd.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskapved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig. Hvordan dette skal gjøres bør fremgå av planverket og være beskrevet slik at personell som ikke er godt kjent med, og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring, kan nyttiggjøre seg informasjonen i en beredskapssituasjon.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandlemed politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Det ble gjennom tilsynet ikke avdekket avvik.

Det ble gitt én merknad:

Opperasjonaliteten i det elektroniske planverket er ikke god nok.

Merknaden bygger på følgende:

Når det blir søkt med søkeord, uten dokumentets tittel, legger dokumentet seg usortert, i en liste der det blir blandet med ulike dokumenter som ikke hører til beredskap, men som omhandler helt andre forhold i kommunen. Dette reduserer oversikten og gjør det unødig vanskelig å finne frem det søkte dokumentet. For «ferske» brukere kan det være en kilde til unødig stress og risiko for at nødvendige tiltak kan bli forsinket.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Noe av dokumentasjonen som ble oversendt på papir til fylkesmannen på forhånd, hørte ikke til i det elektroniske plansystemet, QM+. En del av dette var med gammelt innhold.

Det elektroniske kvalitetssystemet QM+, som også inneholdt planene for helsemessig og sosial beredskap, ble anvendt under gjennomføringen av tilsynet.

Ved gjennomgang av det elektroniske planverket kom det frem at både planverket og søkeprosedyrene var alminnelig kjent for ansatte. Det var naturlig for de som skulle bruke planverket å ty til det elektroniske systemet. Det gamle papirsystemet, som også ble oversendt Fylkesmannen i forkant av tilsynet, ble ikke brukt av de ansatte.

6. Regelverk

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 30.03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kriseledelsesplan
• Beredskapsplan, Helse- og sosial 2016
• Infeksjonskontrollprogram for kommunene 2016
• Kommuneplan 2014 – 2025
• Pandemiplan
• Smittevernplan 2016
• NAV Risør, beredskapsplan 11.12.2015
• Dokumenthierarki, tiltakskort og ROS-analyser i helse og omsorg
• Brann – Linken
• Brann – OR
• Brann – SR
• Risikodiagram, helse
• ROS, vold og trussel om vold
• ROS brann, Frydenborgsenteret
• ROS brann, helsestasjonen
• ROS fysisk angrep
• ROS gisselsituasjon
• ROS medikamenter, vaksiner og engangsutstyr
• ROS mobiltelefon, trygghetsalarm – omsorg
• ROS smitte, Frydenborgsenteret
• ROS strømstans, Frydenborgsenteret
• ROS strømstans Frydenborgsenteret
• ROS vann, Frydenborgssentertet
• Strøm – OR
• Strøm – SR
• Tiltak – brann Frydenborgsenteret
• Tiltak – trygghetsalarmer
• Tiltak – vann
• Tiltak – helse
• Tiltakskort – Linken – brann
• Tiltakskort – OR – bortfall av strøm
• Tiltakskort – OR – brann
• Tiltakskort – Sandnes – brann
• Tiltakskort – SR – bortfall av strøm
• Tiltakskort – vold og trusler om vold i arbeidssituasjoner – felles
• ROS enhet for omsorg
• Ros matrise omsorg
• ROS Omsorg hendelse 6 langvarig strømbrudd
• ROS Omsorg hendelse 7 svikt i kommunikasjonssystemer
• ROS Omsorg hendelse 8 svikt i vannforsyning
• ROS Omsorg hendelse 11 svikt i medisinforsyningen
• ROS Omsorg hendelse 17 smitte
• ROS Omsorg hendelse 22 storbrann

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det elektroniske planverket, QM+

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 05.01.2017
• Oversendelse av beredskapsplaner for Helse og sosial, mottatt 24.03.2017
• Programbrev datert 10.04.2017
• Foreløpig rapport, datert

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Kile, revisjonsleder
Synnøve Spinnangr, revisor
Elin Gjerrestad Senum, revisor