Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter lov om folkehelsearbeid i Vegårshei kommune 2017

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder har gjennomført tilsyn med Vegårshei kommune etter folkehelseloven. Tilsynet ble varslet i 2016, og gjennomføringen ble gjort i begynnelsen av 2017. Denne rapporten beskriver avvik som ble påpekt innen det reviderte området.

Tilsynet var en videreføring av det landsomfattende tilsynet med kommunenes arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Systemrevisjonen omfattet Folkehelseloven § 5 jf forskriften § 3-4:

Tilsynet skal påse at kommunene har satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, og/ eller bidra til å videreutvikle oversiktsarbeidet i kommunene.

Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet: Det ble påvist følgende avvik:

Avvik 1:

Vegårshei kommune har ikke i tilstrekkelig grad kommet i gang med det systematiske løpende oversiktsarbeidet.

Dato: 15.05.2017

Solveig Pettersen Hervik
revisjonsleder

Fredrik Dahl
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn 28.02 og 01.03.2017 med Vegårshei kommune.

Tilsynet var en videreføring av det landsomfattende tilsynet med kommunenes arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven. Det landsomfattende tilsynet gjennomførte fylkesmennene i 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Flere fylkesmenn videreførte tilsynet i 2015 og 2016 .

Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt ieller i medhold av Folkehelseloven §§ 5, 30, jf . 27,jf. oversiktsforskriften §§ 3 og 4.

Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven § 31, jf. kommuneloven § 1OA

2. Beskrivelse av kommunen

Vegårshei er en innlandskommune med ca. 2100 innbyggere. Det har vært en befolkningsøkning de siste ti år, på ca. 10 %. Tidligere var landbruket det viktigste næringsgrunnlaget (skogbruk, pelsdyroppdrett og jordbruk) . Nå pendler ca. 50 % av den yrkesaktive befolkningen ut av kommunen. Den resterende del jobber hovedsakelig innen offentlige tjenester, slik som skole, helse, kommuneadministrasjon osv. I tillegg jobber en del innen privat næring (detaljhandel, private barnehager og i entreprenørbransjen) , og en del i turistnæring.

Sentrumsområdet Myra er kommunens geografiske midtpunkt med barnehage, barne- og ungdomsskole, alders- og sykehjem og kommuneadministrasjonen sentralt plassert. Itillegg har kommunen videreutviklet sitt skianlegg her «Vegårshei ski- og aktivitetssenter», med anlegg for alpin, langrenn, skiskyting og hopp. Det planlegges for ytterligere utvidelse av dette. Et spesielt kjennetegn for Vegårshei er mange driftige foreninger, organisasjoner og lag.

Rådmannens ledergruppe består, i tillegg til rådmann og kommunalsjef, av enhetsledere for skole, barnehage, teknisk, NAV, omsorg og helse og IKT. I tillegg sitter rådgivere i rådmannens stab. Innen helse og omsorg er det to ulike enheter, en som ivaretar institusjonstjenesten (Vegårshei Bo- og omsorgssenter) og Åpen omsorg og helse som ivaretar hjemmebaserte tjenester samt helsetjenestene knyttet til helsestasjon, kommuneleger, fysioterapi og jordmor.

Kommunen styres av overordnende styringskort, definert ut fra hovedmål i kommuneplanen, og et overordnet årshjul med faste månedlige aktiviteter.

Kommuneoverlegen og folkehelsekoordinator har, ifølge sine stillingsbeskrivelser, ansvar for folkehelse. De er organisert i enhet Åpen omsorg og Helse.

Det er utarbeidet et tidsbegrenset skriv om hvordan folkehelseoversikten for Vegårshei skal utarbeides, med mandat, formål, organisering og hvem som har ansvar for hva.

3. Gjennomføringen av tilsynet

Varsel om tilsyn ble sendt ut 17.02.2017.

(Av ulike grunner ble tilsynet utsatt to ganger, og ble dermed først gjennomført i begynnelsen av 2017).

Formøte ble avholdt 10.10.2016.

Åpningsmøte ble avholdt 28.02.2017.

Intervjuer: 10 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kap. 7

Sluttmøte ble avholdt 01.03.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven §§ 5, 30, jf . 27, forskrift om oversikt over folkehelsen §§ 3 og 4).

Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema

Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid.

Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi.

Lovlighetskontrollen ved tilsynet

Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt igang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette, og/eller, for de som hadde kommet igang, skulle tilsynet bidra til å videreutvikle dette.

Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området.

Det ble herunder undersøkt

• om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse
• om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om
• om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder
• om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning
• om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter
• om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse
• om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området.

5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen

Avvik 1:

Vegårshei kommune har ikke i tilstrekkelig grad kommet igang med det systematiske løpende oversiktsarbeidet.

Hjemmel: Dette er avvik fra folkehelseloven §§ 5, 27 og 30 om internkontroll, samt folkehelseforskriften §§ 3 og 4.

Avviket bygger på følgende observasjoner rundt oversiktsarbeidet:

• Det er gjort en arbeidsfordeling av oppgaven med oversikt, men det er uklart hvem som har ansvar for å sluttføre.
• Det er usikkert om de enkelte medarbeidere er klar over hva oppgaven innebærer.
• Det gjøres godt arbeid i egne sektorer, og en er bevisst at en har en rolle i folkehelsearbeidet, men selv om det er tenkt tverrsektorielt, er det ikke kommet helt i gang.
• Arbeidet er ansvarsfordelt for en periode, men det er uklart hvordan dette følges opp etter den gitte dato i juni i år.
• Det er satt ned en gruppe som skal se på hvilke forhold det er behov for å ha løpende oversikt over, men ikke besluttet enda hva dette skal være.
• Kommunen har samlet tilstrekkelig kompetanse for å utføre oppgaven , men for tiden mangler samfunnsmedisinsk kompetanse.

Fylkesmannen har for øvrig merket seg at arbeidet er tilstrekkelig forankret inn mot politisk ledelse, rådmann og planarbeid, at det foregår mye godt folkehelsearbeid med mye gode tiltak og at en har gode styringssystemer som gjør det mulig å rette på forholdene dette tilsynet peker på.

6. Regelverk

Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29)

Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2012-06-28-692)

7. Dokumentunderlag

Kommunens organisasjonskart

Planstrategi

Kommunestyrets protokoll

Kommuneplan
- Samfunnsdel
- Arealdel

Plan for folkehelsetilstand inkl. oversikt og påvirkningsfaktorer Oversikt over personer knyttet til folkehelsearbeid

Stillingsbeskrivelser :
A. Kommuneoverlege
B. Folkehelsekoordinator

Mal for saksfremstilling til alle saker til politisk behandling

Kommunens overordnede styringskort for 2017

Aktuelle fagplaner :
A. Rusmiddelpolitisk handlingsplan
B. Rehabiliteringsplan
C. Opptrappingsplan for psykiatritjenesten
D. Boligsosial handlingsplan
E. Trafikksikkerhetsplan
F. Skoleplan
G. Barnehageplan
H. M.fl.

A. Årsbudsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019 (handlingsprogram)

B. Årsbudsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020 (handlingsprogram)

ROS analyser:
Helhetlig -
  0  Vedlegg: skjemaer over tema
  0  Vedlegg: kart
  0  Ros- Helsemessig og sosial beredskap
  0  Ros-Smitte
Flomanalyse Myra
Flomanalyse Ubergsmoen

Plan for kriseledelse

Plan for helsemessig og sosial beredskap

Plan for smitte

Dokumenter tilsendt etter formøte:

Oppdatert liste over personell som er aktuelle ifht folkehelsearbeidet

Vedtak fra politisk sak - planstrategi for Vegårshei kommune

To eksempler på saksfremstillinger til politisk behandling (organisering av skoletilbudet og nytt helsesenter)

Kommunens overordnede årshjul

Delegasjonsreglement

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder deltok:
Solveig P. Hervik, rådgiver og revisjonsleder
Fredrik Dahl, seniorrådgiver
(Marie C. F. Calisch, seniorrådgiver, deltok i formøte og forberedelser)
(Lasse S. Andersen , seniorrådgiver, deltok i formøte og forberedelser)
(Knut Berg, organisasjons- og utviklingsdirektør, deltok i forberedelser)

Kopi: Statens helsetilsyn