Rapport fra tilsyn med Helse- og omsorgstjenester til mennesker med utviklingshemming Vennesla kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Avvik 1.

Vennesla kommune sikrer ikke at journalføringen er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Avvik 2.

Vennesla kommune sikrer ikke at de alminnelige vedtakene tilfredsstiller forvaltningslovens krav til enkeltvedtak.

Avvik 3.

Vennesla kommune sikrer ikke forsvarlig medikamenthåndtering.

Dato: 16.06.17

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Mia Wiik
revisor

 

Egil Nordlie
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vennesla kommune i perioden 21.02.17 - dd. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med Vennesla kommunes helse- og omsorgstjenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vennesla kommune har vel 14300 innbyggere og er den tredje største kommunen i Vest-Agder.  Den er en innlandskommune, helt nederst i Setesdalen på grensen mot Aust-Agder og med grense mot Kristiansand i sør. Kommunen har tradisjonelt vært en industrikommune med Hunsfoss fabrikker som hjørnesteinsbedrift fra den ble etablert i 1886 til den gikk konkurs i 2011.  Året etter ble Hunsfoss næringspark etablert.  Kommunen har en jevn øking både i innbyggertall og i næringsetableringer.

Vennesla er med i Knutepunkt Sørlandet, som er et interkommunalt samarbeid mellom 7 kommuner i Aust- og Vest-Agder med mål om at Kristiansandsregionen skal være en av landets mest attraktive regioner og bo og arbeide i.  Kommunene utgjør et felles bo- og arbeidsmarked for mer enn 135000 innbyggere.

Kommunen er organisert med rådmann og fem kommunalsjefer.  Enhet for habilitering er plassert i seksjon for helse og omsorg som en av seks enheter.  Kommunestyret vedtok i desember 2016 ny organisering, der ny enhet for livsmestring erstatter tidligere enhet for habilitering og enhet for psykisk helsevern.  Målet med omorganiseringen er å gi mer helhetlige, mer effektive og bedre koordinerte tjenester til brukergruppene innen psykisk helse, rus og habilitering.  Ny organisering settes ut i livet 01.05.17 og enhetsleder for habilitering, Jannicke Aasheim blir enhetsleder for den nye enheten.

Enhet for habilitering omfatter avlastning, praktisk bistand, støttekontakt, arbeidstilbud, dagtilbud og brukerstyrt personlig assistanse.

Vennesla kommune har 6 boligenheter som er tilrettelagt for personer som trenger heldøgns bistand, hovedsakelig er dette personer med utviklingshemming.  I tillegg har kommunen kveldsambulerende team som reiser rundt til de som har bolig andre steder.

Måneglytt Håndtverk er en arbeidsplass for personer med ulike bistandsbehov. Det produseres håndlagede boligtekstiler, keramikk og såpe. I tillegg utføres tjenester for andre bedrifter.
Produktene selges i Måneglyttbutikken.  På Måneglytt Dagsenter gis det dagtilbud til personer med psykisk utviklingshemming.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.02.17. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 27.04.17.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.
Vi hadde samtale med fire beboere i forkant av selve tilsynet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Holtet bolig.

Sluttmøte ble avholdt 28.04.17.

4. Hva tilsynet omfattet

Systemrevisjonen omfatter undersøkelse av om kommunen gjennom systematisk styring og ledelse sikrer at mennesker over 18 år med utviklingshemming, og som bor i egen eid eller leid bolig, får forsvarlige helse- og omsorgstjenester.

Fylkesmannen skulle undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får personlig assistanse i form av:

• tilsyn og bistand til å ivareta egenomsorg
• bistand til aktivisering
• opplæring i dagliglivets gjøremål og personlig stell og egenomsorg

Fylkesmannen skulle videre undersøke og konkludere om kommunen legger til rette for at mennesker med utviklingshemming får:

• helsetjenester i hjemmet
• tilgang til medisinsk undersøkelse og utredning og behandling

Ved undersøkelser av temaene skulle Fylkesmannen også se på om kommunen legger til rette for at brukerne får medvirke, om det legges til rette for samhandling internt og for samarbeid med fastlege og spesialisthelsetjenesten.

Fylkesmannen skulle også undersøke om kommunen innhenter politiattest ved tilbud om ansettelse.

5. Funn

Avvik 1

Vennesla kommune sikrer ikke at journalføringen er i tråd med kravene i lov og forskrift.

Avviket er fra helsepersonelloven §§ 39, 40, forskrift om pasientjournal § 5 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avviket bygger på følgende funn:

• Løpende dagrapportering i profil er sporadisk.  Det kunne være dager og uker mellom hver gang det ble skrevet noe i journal.  Det var store variasjoner fra bra bruker til bruker.
• Det er laget et ukeevalueringsskjema for hver bruker i boligenhetene for å forenkle daglig rapportering som del av internkontrollsystemet.  Disse ble ikke alltid fylt ut ved vaktens slutt.
• Ledelsen har ikke i tilstrekkelig grad fanget opp den mangelfulle journalføringen/ registreringene gjennom sitt internkontrollsystem.
• Det finnes opplysninger, planer, referater, skjema, mv som gjelder den enkelte bruker som finnes andre steder, og ikke i Profil.
• Ikke alle har tilstrekkelig kompetanse til å bruke saksbehandlingssystemet.
• Det meldes ikke avvik på manglende journalføring

Avvik 2

Vennesla kommune sikrer ikke at de alminnelige vedtakene tilfredsstiller forvaltningslovens krav til enkeltvedtak.

Avviket er fra forvaltningslovens §§ 24 og 25 og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avviket bygger på følgende funn:

• Avvikene angir et samlet timeantall, men innholdet i timene er ikke spesifisert.  De viser heller ikke til andre dokumenter, tiltaksplaner, ukeplaner, dagsplaner som kunne konkretisert innholdet.
• Begrunnelsene i vedtakene er standardiserte og sjablongmessige.  Det framgår ikke av vedtakenes begrunnelser opplysninger som viser hvorfor tjenestene er innvilget.
• Heller ikke ved endring av vedtaket, fremkommer begrunnelse for hvorfor vedtaket er endret.
• Mange vedtak framstår som svært like og den individuelle vurderingen framkommer ikke.
• Mange vedtak har overskriften «evaluering av vedtak», men uten at vedtaket inneholder noen evaluering.
• Vedtakene om hjemmesykepleie er helt like, og er kun en oppramsing av hjemmesykepleiens ansvarsområde, uten å spesifisere hvilke tjenester den enkelte bruker har behov for.

Avvik 3

Vennesla kommune sikrer ikke forsvarlig medikamenthåndtering og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten.

Avviket er fra forskrift om legemiddelhåndtering § 4, jf. helse og omsorgstjenesteloven § 4-2.

Avviket bygger på følgende funn:

• Opplæringen av nye medarbeidere er gjennom to opplæringsvakter der det skal gis informasjon/opplæring i medikamenthåndtering.  Nyansatte forplikter seg til å delta på første medisinkurs, som arrangeres to ganger i året, men alle får dele ut medisiner.  Det er ingen kontroll på at den nytilsatte har tilstrekkelig kompetanse til at dette er forsvarlig.

6. Regelverk

Følgende lover og forskrifter blir lagt til grunn ved tilsynet:

• Lov 30. mars 1984 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m.
• Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.
• Lov 2. juli 1999 nr 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Lov 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 3. april 2008 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp  
• Forskrift av 27. juni 2003 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
• Forskrift av 21. desember 2000 om pasientjournal
• Forskrift av 1. juli 2015 om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 28.oktober 16 om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

1. Organisasjonskart og annen informasjon som viser gjeldende oppgaveplassering for Helse og omsorgstjenestene til voksne utviklingshemmede., herunder organisering av de enkelte tjenestestedene som yter heldøgns helse og omsorgstjenester til brukergruppen samt hvordan tjenestene er organisert til hjemmeboende. (samt eventuelle nylig gjennomførte eller planlagte organisasjonsendringer).
2. Årsrapport 2015
3. Styrende dokumenter for samarbeid /samhandling om tjenester til brukergruppen internt mellom ulike instanser innad i kommunen.
4. Styrende dokumenter for samarbeid/samhandling om tjenester til brukergruppen eksternt mellom kommunen og fastlege og eksternt mellom kommune og spesialisthelsetjenesten/habiliteringstjenesten.
5. Delegasjonsreglement
6. Stillingsinstrukser eller tilsvarende for stillinger/personellgrupper knyttet til tjenester til brukergruppen.
7. Kompetansekrav for stillinger knyttet til tjenester til brukergruppen og planer/prosedyrer for opplæring og veiledning av ansatte, herunder nytilsatte vikarer.
8. Prosedyre/system for internkontroll for dokumentasjon av tjenesteytingen, herunder journalføring av helsehjelpen.
9. Prosedyre/system for internkontroll for registrering og håndtering av avviksmeldinger, samt for annen kontroll og evaluering av tjeneste.
10. Gjennomførte risikovurderinger/analyser, internrevisjoner/kommunerevísjoner siste 12 måneder.
11. Kommunens informasjon som er gitt/sendt til brukere, pårørende og verger om tjenestetilbudet for denne brukergruppen.
12. Prosedyre/system for internkontroll for brukermedvirkning
13. Kopi av mottatte klager/bekymringer fra brukere eller deres representanter siste 12 måneder, på områder for tilsynet.
14. Rutiner på legemiddelhåndtering i kommunen.
15. Prosedyre/system for innhenting av politiattester.
16. En oversikt over alle utviklingshemmede over 18 år, som bor i samlokaliserte boliger og en oversikt over alle utviklingshemmede over 18 år, som bor i egen eller leid bolig.
17. En oversikt over ansatte som jobber i tjenester for funksjonshemmede
18. Dokumentasjon knyttet til 20 brukere, vedtak, tiltaksplaner, dagsplaner mv.
    Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
19. Gjennomgang av journal og dokumenter i Profil sammen med Profilansvarlig i kommunen
20. Bruker og pårørendeundersøkelsen 2016
21. Brukermedvirkning helse og omsorg 2015.
22. Plan for utvikling av tjenester til personer med utviklingshemming - 2025
    Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
23. E-poster ang utvelgelse av brukere for samtale, for dokumentinnhenting og planlegging av tilsynsdagene

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Egil Nordlie revisor
Mia Wiik revisor
Helene Frydenberg revisjonsleder