Rapport fra tilsyn med kommunens arbeid med tilsyn og godkjenning etter forskrift for miljørettet helsevern i barnehager og skoler i Vennesla kommune 2017

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen jobber systematisk i sitt arbeid etter forskrift om miljørettet helsevern med barnehager og skoler

• Om kommunen har tilstrekkelig styring og internkontroll

• Om selve godkjenning og tilsynsordningen er i tråd med krav i forskriften

Det ble funnet følgende avvik:

• Kommunens godkjenningsordning følger ikke forskriftens krav

• Kommunen har ikke god nok internkontroll rundt forhold som omhandles i forskrift for miljørettet helsevern i barnehager og skoler.

Marie Christine F. Calisch
revisjonsleder

Elin Kristensen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Vennesla kommune i perioden 08.02.2017 – 18.05.2017. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunen på området miljørettet helsevern ifølge folkehelselovens §31.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

1. hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter

2. tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

3. tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vennesla er en innlandskommune i Vest-Agder. Kommunen grenser mot Kristiansand. Kommunen har ca. 14400 innbyggere og er det tredje største tettstedet i Vest-Agder og er også det tredje største tettstedet i landet som ikke har bystatus. Hovednæring i kommunen har tradisjonelt vært skogbruk og industri.

Vennesla kommune har delegert ansvaret for miljørettet helsevern til kommuneoverlege. Han er delegert myndighetsrollen for tilsyn og godkjenning av barnehager og skoler etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Kommunen har fire kommunale barnehager, ett oppvekstsenter, ni private barnehager, to familiebarnehager, seks barneskoler, en ungdomsskole og en 1-10 skole. I tillegg har kommunen voksenopplæringssenter, to offentlige videregående skoler og to privat videregående skole.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 08.02.2017. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitelet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 31.03.2017.

Åpningsmøte ble avholdt 18.05.2017.
Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 18.05.2017.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet skal se til at kommunen jobber systematisk med godkjenning og tilsyn etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler

Lov av 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) fastslår i §9 at kommunen skal føre tilsyn med de faktorer og forhold i miljøet som til enhver tid direkte eller indirekte kan ha innvirkning på helsen jf. §8 (Virkeområder og forskrifter)

I følge §30, skal kommunen føre internkontroll. Etter andre ledd i §30 skal kommunens tilsyn med virksomheter og eiendom i henhold av §9 dokumenteres særskilt, herunder uavhengighet og likebehandling i tilsynet.

Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler fastslår i §6 at virksomheter som omfattes av forskriften skal være godkjent av kommunen. Videre står det at søknad for godkjenning skal fremlegges godkjenningsmyndighet når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten. Søknad om godkjenning skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan eier av virksomheten vil sikre planlegging, etablering og drift og videreutvikling i samsvar med krav i forskriften.

Forskriftens §25 sier at kommunen skal føre tilsyn med at forskriften overholdes (jf. Folkehelselove §9).

5. Funn

Avvik 1

• Vennesla kommunens godkjenningsordning følger ikke forskriftens krav

Avviket bygger på følgende myndighetskrav

• Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler §6

Mer utdypende om forskriftens §6

• Virksomheter som omfattes av forskriften jf §2, skal være godkjent
• Det er skal søkes om godkjenning
• Søknad skal fremlegges når det foreligger plan for etablering, utvidelse eller endring av virksomheten.
• Søknaden skal inneholde dokumentasjon som viser hvordan virksomhetens eier vil sikre drift og videreutvikling mm.
• Søknaden skal behandles etter folkehelseloven/forskriften §6
• Godkjenningen behandles som et enkeltvedtak

Avviket bygger på følgende observasjoner

• Det foreligger ikke skriftlig søknad fra virksomhetseiere for den sist endrede eller oppstartede barnehage.
• Det foreligger ikke dokumentasjon på søknader eller utarbeidede søknadskjema eller informasjon om hva slags dokumentasjon som skal legges ved en eventuell søknad.
• Godkjenninger som er gitt er å betrakte som konklusjon etter tilsyn og ikke godkjenning etter forskriftens §6
• Nye godkjenninger er ikke gjort som enkeltvedtak etter forvaltningslovens §§24-25 (skriftlig begrunnet vedtak, opplysning om mulighet for klage)

Avvik 2

• Vennesla kommune har ikke god nok internkontroll rundt forhold som omhandles i forskrift for miljørettet helsevern

Avvik fra følgende myndighetskrav

• Folkehelselovens (fhl) § 30 og forskriftens §4

Mer utdypende om folkehelselovens §30

I fhl §30 pålegges kommunen å føre internkontroll for å sikre at krav fastsatt i eller medhold til loven overholdes. I fhl §30 annet ledd pålegges kommunen å dokumentere særskilt kommunens tilsyn med virksomhet og eiendom etter §9. Kommunens tilsynsansvar innen miljøretta helsevern innebærer at kommunen fører tilsyn med blant annet kommunale virksomheter. Det forsterkede dokumentasjonskravet gjelder generelt for tilsynsoppgaven etter §9 og innebærer at kommunen skal dokumentere særskilt hvordan tilsynet ivaretas. Kommunens tilsynsvirksomhet skal baserast på en risikovurdering. Videre står det i kommentaren til loven at kommunen skal ha tilstrekkelig styring, dette innebærer også og gode rutiner for oppfølging av avvik.

Avviket bygger på følgende observasjoner

• Det er manglende internkontroll i kommunen mh.t miljørettet helsevern, rolleforståelse og påse at internkontrollsystemet er på plass
• Forskriften for miljørettet helsevern er ikke godt nok kjent i virksomhetene (eier og leder)
• Det er usikkert om det er etablert internkontrollsystem for forskriften. I godkjennings og tilsynssammenheng etterspørres ikke etter dokumentasjon på dette. Virksomhetseier påser heller ikke at dette er på plass.
• Det er ikke sikret at kommuneoverlege får tilstrekkelig kunnskap om hvordan alle barnehager og skoler oppfyller sine plikter etter miljørettet helsevern. Det foreligger kun en årlig egenevaluering fra barnehagene.
• Flere av intervjuobjektene etterlyser formaliserte møtepunkter med tilsynsmyndigheten.
• Det er usikkert om avviksmeldinger kommer frem til kommuneoverlegen. Avvikssystemet gir ikke direkte melding for eksempel om saker som omhandler barns psykososiale miljø.
• Det foreligger ikke skriftlig risikovurdering til grunn for tilsynsplan, omfang og frekvens. Antall tilsyn fremstår som lite i forhold til antall virksomheter i kommunen.

Tilsynet har for øvrig merket seg

• Avvikshåndtering er under utvikling, det må sikres at kommuneoverlege får informasjon
• Kommuneoverlege har begynt å jobbe med nye styringsverktøy for å ivareta arbeide etter forskriften
• Den årlige egenevalueringen skal innføres i skolene og de private skolene er også tenkt innlemmet i dette.
• Den årlige egenevalueringen gjøres sammen med representanter for foresatte.
• Kommunen ha en mulighet for en kombinasjon av vernerunde for både elever og ansatte
• Det fremgår at kommuneoverlege og oppvekstsjef vil ha et mer formalisert samarbeid fremover

6. Regelverk

• Lov-2011-06-24-29 Folkehelseloven
• For-1995-12-01-928 Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Delegasjonsreglement
• Oversikt over barnehager og skoler i Vennesla kommune
• Oversikt over godkjenninger av barnehager i Vennesla kommune
• Oversikt over godkjenninger av skoler i Vennesla kommune
• Rapport fra tilsyn og godkjenning med merknad – Kvarstein skole
• Sjekkliste/momentliste utfylt av Kvarstein skole
• Intervjuguide og kontrollspørsmål til bruk i tilsyn (NEMFO)
• Internkontroll/tilsynsskjema for skole
• Oppskrift tilsyn barnehager
• Prosedyre for avvikshåndtering etter forskrift for miljørettet helsevern i grunnskolene i Vennesla
• Notat om FDV og miljørettet helsevern i skoler og barnehager 13. juni 2016
• Renholdsbok barnehager
• Tilstandsvurdering kommunale bygg
• Rapport fra tilsyn – Skarpengland skole
• Varsel om tilsyn ved Eikeland oppvekstsenter
• Tipsark inneklima (NEMFO)
• Tipsark renhold og vedlikehold (NEMFO)
• Retten til godt skolemiljø – Ny revidert mai 2017

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Ny godkjenning av Klokkerstua barnehage etter utbygging
• Godkjenning av Smååsane barnehage

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn datert 08.02.2017 fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder
• E-post med informasjon om kontaktperson i kommunen fra Vennesla kommune datert 07.03.2017
• Informasjon om tilsyn og forespørsel om dokumentasjon datert 16.03.2017 fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder
• E-post korrespondanse i forbindelse med tilsyn datert 22.03.2017
• E-post med referat fra formøte datert 03.04.2017
• E-post med dokumentasjon datert 07.04.2017 fra Vennesla kommune
• E-post utveksling angående intervju av rektor og elevrådsrepresentant
• Brev med program for tilsynsdagen datert 05.05.2017 fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder
• E-post med oversendelse av ekstra dokumentasjon datert 16.05.2017 fra Vennesla kommune

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Marie Christine F. Calisch, revisjonsleder
Elin Kristensen, revisor
Hege Lauvland, revisor