Rapport fra tilsyn med beredskapsplanlegging i Birkenes kommune 2018

Sammendrag

Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Kommunens beredskapsplanlegging, herunder om

• planene for kriseledelse og forberedelser for krisehåndtering er tilfredsstillende
• planene dekker de nødvendige områdene innen helsemessig og sosial beredskap
• planene er samordnet
• planene baserer seg på risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) i kommunen
• planene dekker behovene som er avdekket i ROS-analyser
• planene er implementert, kjent og øvet og om ansvarslinjer er klare
• planene og ROS-analysene revideres og oppdateres i henhold til krav

Det ble påvist ett avvik og gitt fem merknader

Avvik:

Birkenes kommunes helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Merknad 1:

Plan for evakuering av Birkeland sentrum bør samordnes med politiet. Politiet er ansvarlig for evakuering og planverket må reflektere politiets konkrete støttebehov fra kommunen.

Merknad 2:

Kommunen bør øremerke personell eller personellkategorier som skal støtte politiet i gjennomføring av evakuering.

Merknad 3:

Det bør fremkomme av analyseskjemaer til helhetlig ROS-analyse og av tiltakskort til planverket når disse sist er utarbeidet og revidert/oppdatert og hvem som har utført det. Evt. eksterne aktører som har bidratt bør også komme frem av dokumentene.

Merknad 4:

Pkt. 1.8 i overordnet beredskapsplan bør gjengi bestemmelsene om oppdatering og revisjon i lov og forskrift og ikke bare henvise til dem. På den måten sikrer man enhetlig bruk av begreper (ajourføre – oppdatere – revidere).

Merknad 5:

Plan for opplæring bør utvides til å beskrive kompetansebehov knyttet til den enkelte funksjon i kriseorganisasjonen og når og hvordan behovet er oppfylt.

Dato: 27.08.2018

Yngve Årøy
revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt Styrk Fjærtoft Vik
revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskaprevisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Birkenes kommune i perioden

16.04.18 – 27.08.18. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2018.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal beredskapsplikt etter sivilbeskyttelseslovens § 29, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 10.

Fylkesmannen er videre gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes helsemessige og sosiale beredskapsplanlegging jf. lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2 og sosialtjenesteloven § 4.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknad som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Birkenes kommune har ca. 5200 innbyggere og er en innlandskommune. Jord- og skogbruk er viktige næringer. Kommunen er stor i utstrekning, med store avstander. I kommunesenteret Birkeland er det lokalisert en del industri, bl. a. en storulykkesbedrift. Øvrige tettsteder er Engesland og Herefoss.

Sørlandsbanen med passasjer- og godstrafikk passerer gjennom kommunen. Rv 41 Telemarksveien, med betydelig trafikk med privatbiler og godstrafikk, går også gjennom kommunen. Fra Birkeland, sør i kommunen, er det 30 km til Kristiansand der det er sykehus og legevakt. Nærmeste by er Lillesand, 13 km unna.

Gjennom kommunen renner Tovdalselva. Denne er uregulert og det var stor skadeflom i elva høsten 2017. Det er en god del fritidsaktivitet knyttet til elva og også til områdene Oggevann og Toplandsheia.

Kommunen har en tonivå-organisasjon, med 15 enheter som rapporterer til rådmannen. I den strategiske ledelsen inngår rådmannen og tre kommunalsjefer for hhv. samfunnsutvikling, oppvekst og helse og velferd samt økonomisjefen. Rådmannen og kommunalsjefene er med i kriseledelsen. Ved kriser, når kriseledelsen er satt, styrer økonomisjefen en separat driftsorganisasjon som skal ivareta den daglige driften av kommunen mens krisen pågår.

Kriseledelsen i kommunen består ifølge beredskapsplanen av ordfører, rådmann, beredskapskoordinator, kommunalsjefene og krisekommunikasjonsleder.

Kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) og overordnet beredskapsplan ble vedtatt av kommunestyret i februar 2015 og revidert i 2018. Plan for helsemessig og sosial beredskap ble vedtatt av kommunestyret i oktober 2017 og revidert i 2018. Smittevernplanen ble vedtatt av kommunestyret i oktober 2017.

Forrige tilsyn med kommunal beredskapsplikt i Birkenes kommune ble gjennomført 18. mars 2014 mens forrige tilsyn med helsemessig og sosial beredskap ble gjennomført 31. oktober 2016.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapittel 8 «Dokumentunderlag».

Åpningsmøte ble avholdt 12.06.2018.

Intervjuer
Syv personer ble intervjuet 12.06.2018.

Sluttmøte ble avholdt 12.06.2018.

Rapport ble utsendt 27.08.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Lov av 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) fastslår i § 14 at kommunen plikter å utarbeide en helhetlig ROS- analyse. I denne skal kommunen kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, sannsynligheten for at de inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen.

I følge § 15 skal kommunen utarbeide en beredskapsplan basert på den helhetlige ROS- analysen.

Forskrift av 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt gir nærmere bestemmelser om den helhetlige ROS-analysen og om beredskapsplanen.

§ 2 gir minimumsbestemmelser om ROS-analysens innhold, om involvering av andre relevante aktører og om detaljanalyser der det er relevant.

§ 3 gir bestemmelser om helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid på bakgrunn av helhetlig ROS-analyse, herunder at kommunen skal utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging.

§ 4 gir detaljkrav til innholdet i kommunens overordnede beredskapsplan. Planen skal være basert på den helhetlige ROS-analysen, den skal samordne og integrere øvrige beredskapsplaner i kommunen og den skal være samordnet med andre relevante offentlige og private krise- og beredskapsplaner.

§ 6 gir bestemmelser om oppdatering og revisjon av helhetlig ROS-analyse og overordnet beredskapsplan.

§ 7 gir bestemmelser om at kommunen skal øve beredskapsplanen hvert annet år og at det skal være et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

§ 8 sier at kommunen skal evaluere krisehåndteringen etter øvelser og hendelser og implementere erfaringer i ROS-analysen og beredskapsplanene.

Det følger av § 9 at kommunen skal kunne dokumentere skriftlig at forskriftens krav er oppfylt.

Revisjonskriterier som følger av helse- og beredskapslovgivningen:

I følge lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) § 5-2 og lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven) § 2-2 plikter kommunen å utarbeide en plan for beredskapsarbeidet for helse- og sosialtjenestene. I følge lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 16 plikter kommunen å utarbeide en beredskapsplan for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltning i samsvar med lov om helsemessig og sosial beredskap.

Sosialberedskapsplanen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. De nærmere krav til innhold i planverket er gitt i forskrift 23.07.2001 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. Det vises også til ”Rettleiar om helse- og sosialberedskap i kommunen» fra Helsedirektoratet (IS-1700/2009).

Plan for helsemessig og sosial beredskap skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner og med spesialisthelsetjenesten, og kommunestyret skal ifølge forskriftens § 2 fastsette planen og hyppighet for revisjon og oppdatering. Slik revisjon av ROS-analyser og planer bør finne sted minst hvert 4. år og behandles i kommunestyret like ofte.

Planene skal utarbeides ut fra en risiko- og sårbarhetsanalyse innen området, jf. forskriften § 3. Det er ikke krav om at selve analysen skal inngå i planen, men forutsetningene for analysen skal dokumenteres. Analysen bidrar både til kunnskapsgrunnlaget for forebyggende tiltak og som grunnlag for utarbeidelse av nødvendige forebyggende og skadebegrensende tiltak.

Planene må ifølge § 4 omfatte prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Her kreves det et minimum av dokumentasjon slik at for eksempel vikarer i ulike funksjoner lett kan finne frem.

Forskriften stiller i § 5 krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap ved kriser og katastrofer. Det er nødvendig at man har sikret at beslutninger i en krisesituasjon kan treffes så raskt som mulig.

Planer for beredskap innen kommunen skal samordnes, jf. § 6.

Hvordan man skal samhandle med politi, lokal redningssentral, fylkesmann og andre samarbeidspartnere bør også fremgå av planen, også frivillige organisasjoner i den grad det er aktuelt.

Beredskapsforskriftens § 7 stiller også krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen, er øvet og har nødvendig beskyttelsesutstyr og kompetanse.

Det er videre krav om sikkerhet for forsyning av viktig materiell og utstyr, jf. § 8, samt registrering av personell som kan beordres, jf. § 9.

Forskriften stiller i § 10 krav til kvalitetssikring av beredskapsforberedelsene og -arbeidet i kommunen.

Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten stiller krav til hvordan kommunen systematisk skal sikre og forbedre sine tjenester.

5. Funn

Avvik

Birkenes kommunes helhetlige ROS-analyse tilfredsstiller ikke alle krav i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven - SBL) § 14
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt (FKB) § 2
• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap § 2-2
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap § 3

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Kommunen har ikke analysert sentrale hendelser som utfall i kraftforsyningen, utfall i elektronisk kommunikasjon (ekom) og industriulykke på storulykkesbedrift på overordnet nivå.
• Analysen omhandler ikke fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer som f. eks. økt digitalisering, innføring av velferdsteknologi og
• Analysen omhandler ikke hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer påvirker hverandre, herunder f. eks. de helhetlige konsekvensene av utfall i kraftforsyningen og ekom og utfordringer i forbindelse med redusert

Merknad 1:

Plan for evakuering av Birkeland sentrum bør samordnes med politiet. Politiet er ansvarlig for evakuering og planverket må reflektere politiets konkrete støttebehov fra kommunen.

Merknad 2:

Kommunen bør øremerke personell eller personellkategorier som skal støtte politiet i gjennomføring av evakuering. Disse kommer i tillegg til de som skal etablere og drifte evakuerte- og pårørendesenter (EPS) og omfanget må baseres på en samordnet plan for evakuering av Birkeland sentrum, ref. merknad 1.

Merknad 3:

Det bør fremkomme av analyseskjemaer til helhetlig ROS-analyse og av tiltakskort til planverket når disse sist er utarbeidet og revidert/oppdatert og hvem som har utført det. Evt. eksterne aktører som har bidratt bør også komme frem av dokumentene.

Merknad 4:

Pkt. 1.8 i overordnet beredskapsplan bør gjengi bestemmelsene om oppdatering og revisjon i lov og forskrift og ikke bare henvise til dem. På den måten sikrer man enhetlig bruk av begreper (ajourføre – oppdatere – revidere).

Merknad 5:

Plan for opplæring bør utvides til å beskrive kompetansebehov knyttet til den enkelte funksjon i kriseorganisasjonen og når og hvordan behovet er oppfylt.

6. Hovedinntrykk

Ivaretakelsen av kommunal beredskapsplikt og helsemessig og sosial beredskap i Birkenes kommune har enkelte mangler i forhold til bestemmelsene i lov og forskrift.

Beredskapsbevisstheten i Birkenes kommune er svært høy. Siden de forrige tilsynene med kommunal beredskapsplikt og med helsemessig og sosial beredskap har kommunen jobbet godt med beredskapsdokumentasjon og kompetanseoppbygging. Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap (NUSB) har vært benyttet svært aktivt av kommunen. Beredskapsråd er under etablering og vil styrke beredskapsbevisstheten og beredskapssamarbeidet i kommunen ytterligere.

Kommunen har gjort et par interessante grep i forhold til kriseforberedelser og krisehåndtering. Det er etablert et beredskapsteam som i fellesskap ivaretar de løpende beredskapsoppgavene. I planverket har kommunen etablert en egen organisasjon under ledelse av økonomisjefen som skal ivareta den daglige driften av kommunen under en krise.

Kommunen er svært bevisst på nærhetsprinsippet, som innebærer at hendelser skal håndteres på lavest mulig nivå.

Kommuneplanens samfunnsdel er fra 2015. Den har tre satsningsområder – tidlig innsats, utdanning og steds- og næringsutvikling. Samfunnssikkerhet og beredskap er sektorovergripende og berører alle satsningsområdene. Det er definert fem delmål for beredskapsarbeidet – forebygging, konsekvenshåndtering, planverk, trygge tjenester og dekkende informasjon. Utdypingen av delmålene finnes i overordnet beredskapsplan.

Tiltakene som er listet er relevante og interessante, men kunne med fordel vært integrert i samfunnsdelen ettersom flere av dem er omfattende og sektorovergripende. Dessuten bør overordnet beredskapsplan rendyrkes som et hjelpemiddel for krisehåndtering.

Kommuneplanens arealdel er fra 2011 og ny plan er under utarbeidelse. Planen inneholder bestemmelser knyttet til beredskapsmessige hensyn.

Kommunens helhetlige ROS-analyse er fra 2015 og har blitt revidert i 2018. Analysen gjelder også som grunnlag for plan for helsemessig og sosial beredskap, ref. planens pkt. 1.2. Som rapport er ROS-analysen et godt dokument som på en oversiktlig måte beskriver hvordan kommunen har tenkt i sin helhetlige risikovurdering. Hendelser knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner som kraftforsyning og ekom er ikke analysert på helhetlig nivå. Tilsynet er innforstått med at noe er fanget opp av analyser på tjenesteområdenivå og at det også er gjort risikoreduserende tiltak. Kommunen er f. eks. godt oppsatt med nødstrømaggregater og reservesamband. Det bygges også et nytt vanntårn for å styrke vannforsyningen. Likevel er det viktig for det langsiktige og helhetlige samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet at hendelser knyttet til såpass sentrale infrastrukturer behandles på et overordnet nivå. Den helhetlige ROS-analysen skal være en av premissgiverne for kommunens langsiktige planlegging og dessuten er det viktig å signalisere overfor eksterne aktører at kraft og ekom har en avgjørende plass i kommunens tjenesteproduksjon. Det er viktig at det på overordnet nivå fremkommer hvordan disse og andre infrastrukturer påvirker hverandre.

Kommunen har også en storulykkesbedrift lokalisert sentralt i kommunen og hendelser her vil kunne påvirke lokalsamfunnet i omfattende grad, noe som er vist gjennom tidligere hendelser. Det er naturlig at dette også omtales i helhetlig ROS-analyse.

Videre vil tilsynet kommentere at analysen ikke omtaler framtidige samfunnssikkerhetsutfordringer. Eksempelvis vil klimautviklingen og økt digitalisering kunne gi utfordringer som kommunen allerede nå må forberede seg på. Innføringen av velferdsteknologi er et stikkord i forhold til digitalisering.

Kommunen har til hensikt å revidere den helhetlige ROS-analysen innen kommunevalget i 2019. De må da være bevisst på å løfte hendelser knyttet til kritisk infrastruktur inn i helhetlig ROS-analyse og på å involvere bredt eksternt og internt i prosessen. Gjennom bred intern involvering vil kommunen kunne sikre at helhetlige og enhetsvise ROS-analyser er samordnet.

Kommunens overordnede beredskapsplan er fra 2015 og har blitt revidert i 2018. Planen inneholder fastpunkter iht. forskrift. Den beskriver på en god måte kommunens beredskapstenking. Det er få tiltakskort i hoveddelen av planen, men desto flere knyttet til vedleggene og på tjenesteområdenivå. Dette er i henhold til kommunens vektlegging av nærhetsprinsippet som er omtalt tidligere. Likevel bør det vurderes om det bør være tiltakskort i overordnet beredskapsplan for hendelser der den kommunale kriseledelsen kan tenkes å bli etablert. Det er laget varslingsliste som vedlegg til den overordnede beredskapsplanen. I denne varslingslisten er ikke stedfortredere til kriseledelsen med og det er heller ikke kommuneoverlegen.

Krisekommunikasjonsplanen er eget vedlegg. Planen fremstår som et godt verktøy for etablering og drift av krisekommunikasjonstjenesten, med tiltakskort og vurdering av forskjellige kommunikasjonskanaler opp mot målgruppe og tilgang på kraft og ekom. Tiltakskortene bør dateres samt at det bør opplyses hvem som har utarbeidet dem.

Det er også laget et vedlegg «Plan for evakuering av Birkeland sentrum» knyttet til ulykke ved storulykkesbedriften 3B Fibreglass. I intervjuene fremkommer det at dette er en generell plan som også skal kunne brukes ved evakuering andre steder i kommunen. Dette bør fremkomme tydeligere av planen. Evakueringsplanen ikke er samordnet med politiet. Politiet er ansvarlig for evakuering og det bør sikres at deres behov og føringer reflekteres i planen. Videre bør det pekes ut hvilket personell eller personellkategorier i kommunens organisasjon som skal støtte i gjennomføring av en evakuering. Vet å utpeke disse på forhånd vil de kunne forberedes gjennom informasjon og øvelser.

Kommunens plan for helsemessig og sosial beredskap er vedtatt av kommunestyret 19.10.2017 og revidert i 2018. Planen er kortfattet og har 7 tiltakskort. Den inneholder ett ark som har som overskrift «1. Strakstiltak og varsling». Dette arket gir en god oversikt over nødvendige tiltak i startfasen av en krise. Arket er ikke listet opp som tiltakskort og har sidenummer 9. I selve planen står det at det skal ligge først i planen. Tilsynet vurderer dette som et utmerket tiltakskort og det kunne med fordel vært kalt tiltakskort 1 til planen.

Det står i 5.1 at rådmannen kan nedsette krisestab kun for Helse og Velferd. I denne krisestaben er kommuneoverlegen med. I kommunens kriseledelse er ikke kommuneoverlegen nevnt og han er heller ikke med på varslingslisten til kommunens overordnede beredskapsplan. Kommunen bør ta stilling til hvordan den vil bruke kommuneoverlegen i en krisesituasjon.

Planens del 9 «Ressurser» inneholder 9 punkter og tilsynet ser ikke hva som er hensikten med denne delen. Den viser til tiltakskort om forsyningssikkerhet. Dette tiltakskortet viser blant annet til tiltakskort i beredskapsplanen for bortfall av strøm og drikkevann. Disse tiltakskortene finnes ikke.

Underveis i tilsynet ble revisjonsteamet spurt om det kunne være lurt å ha en felles plan for overordnet beredskap og helsemessig og sosial beredskap. Vi ser store fordeler med en slik løsning, særlig med tanke på samordning av planverket.

Birkenes kommune er svært bevisste på kompetanseoppbygging av personellet i kriseorganisasjonen og har laget et dokument «Øvelser, opplæring og evaluering» som beskriver dette. De har blant annet deltatt på en rekke kurs ved NUSB. Kommunen bør strukturere opplæringsplanen ytterligere ved at det defineres kompetansebehov med utgangspunkt i funksjonene i kriseorganisasjonen. Gjennomført kompetanseoppbygging – når og hvordan – bør fremkomme, helst på personnivå.

Plan for øvelser er interessant og gir et godt grunnlag for progresjon i involvering og kompleksitet.

Kommunen benytter TQM som kvalitetssystem. Beredskapsdokumentasjonen er en del av dette og arbeidet pågår med å legge all dokumentasjonen inn i dette systemet. TQM vil sikre rettidig oppdatering og revisjon av dokumentasjon. Overordnet beredskapsplan, pkt. 1.8, refererer kun til årlig revisjon og til gjeldende lovverk og veileder. Bestemmelsene i lov og forskrift er ikke mer omfattende enn at de bør gjengis i planen. På den måten sikres at også bestemmelsene om at planen alltid skal være oppdatert, er med.

7. Regelverk

• Lov 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift 22.08.2011 om kommunal beredskapsplikt
• Lov 30.03.1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten mm
• Lov 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov 23.6.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Forskrift 23.7.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov 5.8.1994 om vern mot smittsomme sykdommer
• Forskrift 17.6.2005 nr. 610 om smittevern i helsetjenesten
• Forskrift 13.2.2009 nr. 205 om tuberkulosekontroll
• Forskrift 28.10.2016 nr. 1250 om ledelse og kvalitet i helse- og omsorgstjenesten

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Kommuneplanens arealdel 2010-2021, vedtatt av kommunestyret 06.09.11
• Kommuneplanens samfunnsdel 2015-2027
• Utkast til kommuneplanens arealdel 2018-2030
• Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse vedtatt av kommunestyret 03.02.15, revidert i 2018
• Overordnet beredskapsplan, vedtatt av kommunestyret 03.02.15, revidert 2018
• Plan for krisekommunikasjon, vedtatt av kommunestyret 03.02.15, revidert 2018
• Evakueringsplan for Birkeland sentrum, revidert 2018
• Kvalitetshåndbok for Birkenes kommune, under utarbeidelse
• Dokument «Øvelse, opplæring og evaluering», udatert
• Analyseskjemaer risiko og sårbarhet helse og velferd, datert 2017
• Plan for helsemessig og sosial beredskap, vedtatt av kommunestyret 19.10.17
• Dokument «Psykososialt kriseteam Birkenes kommune», datert 18.02.14
• Smittevernplan for Birkenes kommune, datert 19.10.17
• Tiltakskort for barnehage og skole, teknisk, evakuerte- og pårørendesenter og atomulykke

Under tilsynet ble kvalitetssikringssystemet «TQM» presentert.

Annen dokumentasjon som Fylkesmannen hadde tilgang til fra tidligere:

• E-post fra kommunen til Fylkesmannen «Status beredskapsarbeidet Birkenes», datert 13.11.14
• Kommunebilde Birkenes kommune fra 2017
• Digitaliseringsstrategi Birkenes kommune 2021, vedtatt av rådmannens ledergruppe 15.05.17
• Evalueringsrapport fra Birkenes kommune etter flommen fra høsten 2017
• Referat fra oppfølgingsmøte etter flommen, datert 19.01.18
• Evalueringsskjema etter snøfallet, datert 26.01.18

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 16.04.18
• E-poster fra Birkenes kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 11.05.18, 29.05.18, 06.06.18 og 08.06.18
• Program og administrative bestemmelser for tilsynet, datert 24.05.18

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

• Styrk Fjærtoft Vik, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, helsemessig og sosial beredskap
• Synnøve Spinnangr, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Yngve Årøy, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder, kommunal beredskapsplikt
• Jan Gunnar Bjørtvedt, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Jon Kvitne, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, observatør
• Øystein André Hveding, Statens helsetilsyn, observatør