Rapport fra tilsyn med om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelse ved NAV Froland 2018

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Froland kommune og besøkte i den forbindelse NAV Froland fra 04.09.2018 til 05.09.2018. Vi undersøkte om Froland kommune sørger for at kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av stønad og at vurderinger ved vilkårsfastsettelse blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at tjenestemottakerne får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte tilsyn initiert av Fylkesmannen.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har undersøkt om kommunen sikrer at kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av stønad og ved vilkårsfastsettelse.

Vi har undersøkt om systematisk styring og kontinuerlig forbedringsarbeid sikrer

• Forsvarlig kartlegging og innhenting av relevante opplysninger
• At det gjøres konkrete individuelle vurderinger av hjelpebehov
• at utmåling av stønad utmåles etter konkret individuell vurdering
• At bruk av vilkår skjer i overenstemmelse med lov om sosiale tjenester i NAV §§ 20 og 20a.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosiale tjenester i Nav, etter sosialtjenesteloven § 9.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Forsvarlige tjenester

Kommunen er etter sosialtjenestelovens § 4 ansvarlig for å sikre at alle tjenester som ytes etter loven er forsvarlige. Forsvarlig tildeling av økonomisk stønad forutsetter at tjenestens innhold og omfang holder et kvalitativt nivå som er i samsvar med samfunnsutviklingen og gjeldende normer for godt sosialfaglig arbeid. Hva som er forsvarlig tjenestenivå vurderes konkret og individuelt ut fra den enkeltes behov i hvert enkelt tilfelle.

Lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19 regulerer retten til økonomisk stønad, §§ 20 og 20a omhandler bruk av vilkår. Kapittel 5 i samme lov gjør rede for saksbehandlingsreglene og henviser til forvaltningslovens bestemmelser. I denne sammenheng er fvl §17, forvaltningsorganets utrednings- og informasjonsplikt særlig relevant.

Innholdet i loven utdypes i arbeids- og velferdsdirektoratets hovedrundskriv nr. 35. De statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad for 2018 er gitt i rundskriv A-1/17

Kartlegging, vurdering og beslutning

Det fremgår av hovedrundskriv 35 til lov om sosiale tjenester i NAV pkt. 4.18.1. siste avsnitt følgende: «Kravet om individuelle vurderinger gjelder for hele søknadsprosessen; fra identifisering av søknader, innhentning av nødvendige opplysninger og saksbehandlingstid, til avgjørelse om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkårssetting, stønadsform og utbetaling».

Kravet til individuelle vurderinger innebærer at det vurderes konkret hvilke forhold som er relevante i den enkelte sak, at alle familiemedlemmers behov kartlegges slik at spesielle forhold kan avdekkes og at vurderinger og kartlegginger dokumenteres slik at den kan etterprøves.

Til grunn for avgjørelsen som tas skal det være gjort en konkret individuell vurdering av behovet på søknadstidspunktet, tjenesten det søkes om og formålet med loven. Både innvilgelser og avslag skal begrunnes og være forståelig for tjenestemottaker.

Vilkårsbruk

Vilkår kan brukes hvis det bidrar til å gjøre tjenestemottaker i stand til å sørge for sitt livsopphold på annen måte en økonomisk stønad. Vilkårssetting har nær sammenheng med formålet om hjelp til selvhjelp. Særlige krav knytter seg til bruken av § 20 a. Etter denne bestemmelsen skal det stilles vilkår om aktivitet med mindre det foreligger tungtveiende grunner til ikke å delta i aktivitet.

Vilkår innebærer også plikter for NAV kontoret ved at vilkår som settes må være hensiktsmessige, det må foreligge et system for å fange opp om vilkår oppfylles eller ikke, og konsekvensen av vilkårsbrudd.

Vurdering av tjenestemottakers rett til stønad må ikke forveksles vilkårssetting.

Internkontroll

Kommunen er ansvarlig for at alle tjenester etter loven er forsvarlige og skal sikre dette gjennom internkontroll. Internkontroll skal sikre at daglige arbeidsoppgaver blir planlagt, organisert, utført og forbedret i samsvar med krav fastsatt i sosialtjenesteloven.

Kommunen må i den form og det omfang som er nødvendig kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller denne plikten.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

I Froland kommune bor det 2 kvartal 2018 5812 innbyggere. Antall sosialhjelpsmottakere har gått ned fra 191 mottakere i 2015 til 160 mottakere i 2017. Antall sosialhjelpsmottakere med sosialhjelp 6 måneder eller mer er i tilsvarende periode redusert fra 39 til 26.

Det er 19 ansatte fordelt på fire team, hvor flyktningetjenesten er ett av teamene.

Vi gjennomgikk 10 saksmapper med oppslag i Velferd, Modia, og Arena. I en saksmappe også dokumentasjon GOSYS.

I 10 vedtak om råd og veiledning fremkommer det hva som er de faktiske forhold som gir begrunnelsen for vedtaket, enten det råd og veiledning innvilges eller avslås. Det fattes vedtak om råd og veiledning hvor det redegjøres for faktum/ opplysninger til saken.

Det fremgår om tjenesten er søkt om, videreføres, avsluttes eller avslås.

Av vedtak om tildeling av økonomisk stønad og avslag på økonomisk stønad, fremgår at hele familiens situasjon kartlagt og relevante opplysninger innhentes. Informasjon om nåværende økonomisk situasjon er lagt til grunn.

I gjennomgangen av saksmappene, 40 vedtak og intervju med 5 av de ansatte som har behandlet søknader etter lov om sosiale tjenester i NAV, fremgår vurdering av søknader og utmåling av stønad skjer med utgangspunkt i veiledende stønadssats men vurderes konkret og individuelt i den enkelte sak.

I vilkårsvedtak og vedtak om aktivitetsplikt blir innholdet i plikten/ vilkåret gjengitt og hvorfor det knyttes vilkår / aktivitetsplikt til vedtaket. Vi fant dokumentasjon i vedtak hvor aktivitetsplikten blir gjort rede for og det samtidig ble gitt begrunnelsen for hvorfor det stilles vilkår eller at det ikke stilles vilkår.

Det er utarbeidet «Rutine for internkontroll» og det er innført års hjul for sosialtjenesten NAV Froland/Froland kommune. Det er bekreftet gjennom intervju at denne rutinen og årshjulet er kjent og brukt av de ansatte.

Det fremgår av intervjuene at søknader gjennomgås i fagmøter og faste tirsdagsmøter for å sikre enhetlig praksis og felles behandling. På disse møtene drøftes konkrete saker og man utveksler informasjon man vurder som relevant.

Ansatte og leder opplyser at de som ønsker å delta på kurs og opplæring gis anledning til dette Kommunens ledelse representert ved virksomhetsleder deltar på tirsdagsmøter og NAV leder deltar på virksomhetsmøter.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Råd og veiledning, økonomisk stønad og vilkårsbruk er regulert i lov om sosiale tjenester i NAV §§ 17,18,19, 20 og 20a. Vurdering av bistandsbehov, enten det handler om råd og veiledning eller utmåling og tildeling av økonomisk stønad, skal skje etter en konkret individuell vurdering. Kravet om konkret individuell vurdering gjelder også når det gjelder fastsettelse av vilkår i tilknytning til begunstigende vedtak. I vurderingene som gjøres skal de hensyn som bidrar til å fremme formålet med loven vektlegges slik det er beskrevet i lovens § 1 og hoved nummer 35 -sosialtjenesteloven.

Etter gjennomført tilsyn er det konstatert at:

Faktiske forhold som er lagt til grunn beskrives i vedtaket.

Kommunen benytter formuleringen «etter en konkret og individuell vurdering av din sak» og det fremgår i den enkelte sak hva denne konkrete vurderingen baserer seg på.

De intervjuede bekrefter at det gjøres konkrete individuelle vurderinger og at stønadssatser er å betrakte som veiledende.

Fastsettelse av vilkår skjer etter en konkret individuell vurdering

For å sikre enhetlig praksis drøftes alle saker i tirsdagsmøte. Nestleder gjennomgår mange av vedtakene før de sendes ut og det utføres stikkprøvekontroller.

Det er etablert rutiner for systematisk gjennomgang av om kartleggingen og vurderingene i sakene er i tråd med lov og forskrift. Jf. internkontrollforskriften § 4, g, (iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer).

Samsvar i rutiner og praksis er verifisert av leder og medarbeidere. Kompetanse og opplæringstiltak ivaretas.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

Med hilsen

Anne Sofie Syvertsen
Fylkeslege

Knut Rune Kleven
seniorrådgiver

Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Saksbehandler: Knut Rune Kleven, tlf: 37 01 75 27

Kopi til:

NAV Froland

Helsetilsynet

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 25.06.2018.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved NAV Froland, og innledet med et kort informasjonsmøte 04.09.2018. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 05.09.2018.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart over NAV Froland, som viser hvordan enheten er organisert i forhold til stillingsbenevnelser, avdelinger, seksjoner, ansvarsforhold mv.
• Kommunens organisering i forhold til NAV Froland. Her må det også fremgå hvilke stillinger, enheter mv som har formelt ansvar, eksempelvis kommunalsjef.
• Veiledende stønadssatser som benyttes ved behandling av søknader.
• Politisk saksfremlegg knyttet til fastsettelse av veiledende stønadssatser.
• En detaljert oversikt over ansatte i NAV Froland som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV for personer i aldersgruppen. (Navn, stilling, kommunalt eller statlig).
• Kopi av 10 siste vedtak om råd og veiledning etter § 17.
• Kopi av 10 siste vedtak om tildeling av økonomisk stønad etter §§ 18 og 19.
• Kopi av 10 siste vedtak om avslag på tildeling av økonomisk stønad etter §§18 og 19.
• Kopi av 10 siste vedtak gitt til personer under 30 år med vedtak etter §§18 og 19.
• Kopi av skjema som brukes i saksbehandlingen, f.eks. søknadsskjema, maler.
• Rutiner når det gjelder henvendelser fra kartlegging av hjelpebehov til vedtak.
• Rutiner knyttet til økonomisk stønad, eksempelvis sosialhjelpsnormer, «tak» på boutgifter, dokumentasjonskrav i tilknytning til søknad, delegasjon mv.
• internkontroll rutiner for sikring av kvalitet og system for varsling ved mulig svikt når det gjelder tildeling av tjenester.
• Eventuelle opplæringsplaner, kompetanseplaner i kommunen/NAV Froland

Det ble valgt 10 journaler etter følgende kriterier:

• Familier med barn
• Stønadsmottakere med flere løpende vedtak
• Personer under 30 år
• Personer med vilkårsvedtak

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Rådgiver, Heidi Svindland Sandtveit, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Johan Inge Misund, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Seniorrådgiver Knut Kleven, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder