Rapport fra tilsyn med om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser ved NAV Gjerstad 2018

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kravet til individuell vurdering ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser i Nav Gjerstad.

Avvik

Gjerstad kommune sikrer ikke at kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av stønad.

Tilsynsmyndigheten har ikke tilstrekkelig dokumentasjon til å vurdere om det gjøres tilstrekkelige individuelle vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Dato: 24.04.03.18

Knut Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund og Mia Wiik
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Gjerstad i perioden 07.03.2018 - 08.03.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad kommune ledes av rådmann med 7 enhetsledere. NAV kontoret ledes av Trond Fjell. NAV-leder har ansvaret for NAV og rustjenester. Det er 5 veiledere ved kontoret.

Ut over kommunens ansvar for lov om sosiale tjenester i Nav har NAV leder delegasjonsfullmakt til å fatte vedtak etter helse og omsorgstjenesteloven § 3-2 pkt.5 og kapittel 10.

1 januar 2018 var det 2467 innbygger i Gjerstad. Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere var på 4,5 % som utgjør 113 personer. Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggerne er nest høyest av alle Sørlandskommunene.

9 % av innbyggerne i aldersgruppen 18-24 år mottok sosialhjelp i 2016, som blant de 5 kommunene med den høyeste andelen i landsdelen (Aust- og Vest-Agder), men blant den tredjedelen i regionen med kortest gjennomsnittlig stønadslengde. Kommunen har den nest høyeste andelen innbyggere med uføretrygd i landsdelen (17,9%).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble gitt 12.01.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 07.03.2018.

Dokumentgransking av 13 brukere i Arena, Velferd og Modia. 30 vedtak er gjennomgått.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 08.03.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Det fremgår av hovedrundskriv 35 til lov om sosiale tjenester i NAV pkt. 4.18.1. siste avsnitt følgende: «Kravet om individuelle vurderinger gjelder for hele søknadsprosessen; fra identifisering av søknader, innhenting av nødvendige opplysninger og saksbehandlingstid, til avgjørelser om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkårssetting, stønadsform og utbetaling».

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Gjerstad kommune, ved NAV Gjerstad, sørger for at kravet til individuell vurdering ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av sosialhjelp og vilkårsbruk.

5. Funn

Avvik

Gjerstad kommune sikrer ikke at kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av stønad

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 4, krav til forsvarlighet
• § 43 (innhenting av opplysninger), §§§ 17, 18 og 19 (opplysning råd og veiledning, vurdering av stønad samt særlige tilfeller). Det vises også til samme lovs § 5 (internkontroll).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) bestemmelsene § 11 veiledningsplikten, §17 utrednings- og informasjonsplikten, § 24 grunngivning og § 25 begrunnelsens

Avviket bygger på følgende:

• Flere vedtak mangler beskrivelse av hva som er de faktiske forhold/ bakgrunnen for saken.
• Det fremgår ikke av vedtakene hvordan den konkrete og individuelle vurderingen er gjort.
• I flere saker er det ikke dokumentert at det er foretatt konkrete og individuelle vurderinger og det mangler begrunnelser ut ifra den konkrete situasjonen til søker.
• Journalnotatene i datasystemene Arena og Velferd viser ikke hvordan tjenestemottakers behov er konkret individuelt vurdert.
• Manglende beskrivelser /individuelle begrunnelser i Arena og Velferd for hvordan søknaden er vurdert og hvordan størrelsen på stønaden bestemmes. Stønadsnivå er fastsatt ut fra norm, og det fremgår ikke om det foreligger eller er vurdert spesielle behov.
• Leder gjennomfører ingen systematisk gjennomgang av om kartleggingen og vurderingene i sakene er i tråd med lov og forskrifter.
• Det er ikke gjennomført /dokumentert etterfølgende kontroll av vedtak.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg følgende:

Det foreligger en ny rutine for kartlegging av hjelpebehov og behandling av søknader etter lov om sosiale tjenester §§ 18 og 19. Det er retningslinjer og praksis for behandling av og bistand til å fremme muntlige søknader. Det er laget internkontroll rutiner. Internkontrollrutiner for de sosiale tjenester i NAV innarbeides i Qm+.

6. Virksomhetens styringssystem

I følge Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kravet til individuelle vurderinger ivaretas ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

Det utføres mye godt sosialfaglig arbeid ved NAV Gjerstad kommune. Tilsynet viser at Gjerstad kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Det gjennomføres ingen systematisk gjennomgang av om kartleggingen og vurderingene i sakene er i tråd med lov og forskrift. Det er ikke gjennomført /dokumentert etterfølgende kontroll av vedtak, men saker kan drøftes i ukentlig kontormøte. Dette er områder hvor det er fare for svikt i tjenesten. Kommune har ikke rutiner for å skaffe oversikt over områder hvor det er fare for svikt, internkontrollforskriften § 4 f.

Det er manglende system for opplæring. Opplæring gis individuelt og det mangler egen plan for ivaretagelse og videreføring av kunnskap og kompetanse.

Styringstiltakene fremstår som utilstrekkelige for å sikre forsvarlig praksis på de reviderte områdene som det er gitt avvik på. Kommunen må vurdere hvilke styringstiltak som er nødvendige for å sikre en forsvarlig individuell saksbehandling med kartlegging, vurdering og begrunnelse i saker om økonomisk stønad.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og
• Lov om behandlingsmåten i forvaltnings
• Forskrift om internkontroll i kommunene i arbeids- og
• Rundskriv Hovednr.35 – Lov om sosiale tjenester i NAV.
• Rundskriv A-3/2016 Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad for

8. Dokumentunderlag

• Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
• Organisasjonskart for NAV Gjerstad 2017
• Kommunens organisering i forhold til NAV
• Veiledende stønadssatser/politisk saksfremlegg (2017)
• En detaljert oversikt over ansatte i NAV Gjerstad
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17. etter §17. 8 vedtak
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17 etter §§ 18 og 19. 14 vedtak
• Kopi av første vedtak til nye søkere etter 31.12.17. med avslag etter §§ 18 og 19. 4 vedtak.
• Kopi av første vedtak til nye søkere under 30 år fattet før 31.12.17. 4
• Kopi av skjema som brukes i saksbehandlingen
• Rutiner kartlegging av hjelpebehov
• Rutiner knyttet til økonomisk stønad
• Internkontroll rutiner for sikring av kvalitet og system for varsling
• opplæringsplan. Følger opplæringsplan til NAV Aust-Agder og Fylkesmannen.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oppslag i ARENA, Velferd og MODIA (GOSYS)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt ut 08.17.
• Beskjed fra kommunene om at Trond
• Oversendelse av dokumentasjon fra NAV Gjerstad datert 09.17.
• Program for gjennomføring av tilsyn sendt 10.17,

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Johan Inge Misund
Mia Wiik
Knut Kleven