Rapport fra tilsyn med om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser ved NAV Marnardal 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2018 ført tilsyn med Marnardal kommune v/NAV Marnardal.

Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Tilsynsmyndigheten har ikke tilstrekkelig dokumentasjon til å vurdere om det gjøres tilstrekkelige individuelle vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Fylkesmannens konklusjon er at Marnardal kommune ved NAV Marnardal har uført oppgavene på de vurderte områdene i tråd med lovens krav. 

Dato: 14.06.18

Knut Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund og Mia Wiik
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Marnardal i perioden 03.05.2018 - 04.05.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommuneloven kap. 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Det ble ikke gitt avvik eller merknad.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Marnardal kommune ledes av rådmann med 2 kommunalsjefer. NAV kontoret ledes av Per Einar Vigmostad. NAV-leder er også leder for NAV Åseral og NAV Audnedal. Det er 5 veiledere ved kontoret.

Ut over kommunens ansvar for lov om sosiale tjenester i Nav har NAV leder delegasjonsfullmakt til å fatte vedtak etter helse og omsorgstjenesteloven § 3-2 pkt.5 og kapittel 10.

4 kvartal 2017 var det 2308 innbygger i Marnardal. Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere var på 2,5 som utgjør 58 personer.

10 av innbyggerne i aldersgruppen 18-24 år mottok sosialhjelp i 2017, 47 var i alderen 25-66 år. Kommunen er blant de kommunene med kortest gjennomsnittlig stønadslengde i regionen, henholdsvis 2,3 mnd for den yngste alderskategorien og 2,9 mnd. for de eldste. (Aust- og Vest-Agder).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble gitt 17.01.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.2018.

Dokumentgransking av 4 brukere i Arena, Velferd og Modia. 28 vedtak er gjennomgått.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.05.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Det fremgår av hovedrundskriv 35 til lov om sosiale tjenester i NAV pkt. 4.18.1. siste avsnitt følgende: «Kravet om individuelle vurderinger gjelder for hele søknadsprosessen; fra identifisering av søknader, innhenting av nødvendige opplysninger og saksbehandlingstid, til avgjørelser om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkårssetting, stønadsform og utbetaling».

Fylkesmannen har ved tilsyn undersøkt om Marnardal kommune, ved NAV Marnardal, sørger for at kravet til individuell vurdering ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av sosialhjelp og vilkårsbruk.

5. Funn og konklusjoner

Fylkesmannen har under tilsynet med Marnardal kommune v/NAV Marnardal undersøkt om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Fylkesmannen har vurdert at kommunens kartlegging, vurdering av og utmåling av stønad er forsvarlig, og at det er gjøres individuelle vurderinger ut fra brukers behov.

• Det fremgår av vedtak og journalnotat hvilke faktiske forhold som er lagt til grunn.
• Det fremgår av saksfremlegg, vedtak og journalnotater hvilke konkrete og individuelle hensyn som er vektlagt i avgjørelsen.
• Tydelig barneperspektiv. Skriftlige rutiner og intervju verifiserer at det er særskilt fokus på barns situasjon.
• Det kalles inn til kartleggingssamtale innen to uker og det undersøkes konkret om barnas behov og om de har tilbud om fritidsaktiviteter
• Det er verifisert at det gis tilbud om råd og veiledning, med eget søknadskjema dersom det er gjeldsaker.
• Rutine for behandling av søknader, og intervjue dokumenterer at personer under 30 år prioritert, både i forhold til kartlegging, oppfølging og vilkårsbruk.

6. Virksomhetens styringssystem

I følge Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kravet til individuelle vurderinger ivaretas ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

• Det er egen skriftlig rutine for internkontroll.
  
  • To saksbehandlere ser alltid gjennom vedtak for de sendes ut.
  • Nav leder gjennomgår vedtak 3-4 ganger i året, men har også skrevet under vedtak.
  • Det gjennomføres månedlige fagteam møter med saksbehandlere fra Marnardal, Audnedal og Åseral kommune.
  • Kvalitetshåndboka har egen avviksrutine som det gjennom intervju er dokumentert er kjent. Avvik rapporteres i Kvalitetslosen.

• NAV har egen opplæringsplan.
  • Fagteam sosial – pleier å ha tema / kursdeltagelse.
  • Opplæring er prioritert, ansatte deltar på fagmøter (interkommunalt)
  • Leder er tilgjengelig. Leder involverer også i bruker-møter.

Tilsynet viser at Marnardal kommune har system for internkontroll som beskriver formål, ansvar og evalueringstidspunkt på det undersøkte området. Kommune har rutiner for å skaffe oversikt over områder hvor det er fare for svikt, internkontrollforskriften § 4 f.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i kommunene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Hovednr.35 – Lov om sosiale tjenester i NAV.
• Rundskriv A-1/2017 Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad for 2018.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart over NAV Marnardal
• Organisasjonskart for Marnardal kommune 29 mai 2017.
• Veiledende retningslinjer for økonomisk stønad for 2018 og veiledende satser for nødhjelp
• Politisk saksfremlegg knytte til fastsettelse av veiledende stønadssats, 2002
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17. etter §17. 6 vedtak
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17 etter §§ 18 og 19. 14 vedtak
• Kopi av første vedtak til nye søkere etter 31.12.17. med avslag etter §§ 18 og 19. 7 vedtak.
• Kopi av første vedtak til nye søkere under 30 år fattet før 31.12.17.  10 vedtak.
• Kopi av skjema som brukes i saksbehandlingen
• Rutiner kartlegging av hjelpebehov
• Rutiner knyttet til økonomisk stønad
• Internkontroll rutiner for sikring av kvalitet og system for varsling
• Opplæringsplan. kompetanseplan

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oppslag i ARENA, Velferd og MODIA (GOSYS)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt ut 17.01.18.
• Ønske om endret tidspunkt for tilsyn, bekreftet 23.03.18
• Beskjed 08.03.18 fra kommunene om at Anne Synnøve Aasen er kontaktperson
• Oversendelse av dokumentasjon fra NAV Marnardal datert 24.04.18
• Program for gjennomføring av tilsyn sendt 25.04.18.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Johan Inge Misund
Mia Wiik
Knut Kleven