Rapport fra tilsyn med forsvarlig omsorg og forebygging, gjennomføring og oppfølging av tvang ved Næromsorg avdeling Skinnarsmoen 2018

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Næromsorg og besøkte i den forbindelse avdeling Skinnarsmoen fra 09.10.2018 til 10.10.2018. Vi undersøkte om institusjonen sørger for at forsvarlig omsorg og forebygging, gjennomføring og oppfølging av tvang blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at barna får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført som del av et landsomfattende tilsyn initiert av Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har ikke avdekket lovbrudd, men påpekt en rekke forbedringspunkter.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen skal påse at barn får forsvarlig omsorg og behandling i en barneverninstitusjon, jf. forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner. Dette tilsynet er avgrenset til å undersøke noen få, men viktige elementer i den daglige omsorgen for barna og i tillegg institusjonens arbeid ved bruk av tvang. Fylkesmannen skal undersøke og konkludere om institusjonen gir barna forsvarlige tjenester på disse områdene:

• Tydelige rammer som sikrer barn trygghet
• Stabil og god voksenkontakt
• Forebygging av alle typer bruk av tvang og begrensninger
• Gjennomføring av tvang i akutte faresituasjoner
• Oppfølging av alle typer bruk av tvang og begrensninger

Medvirkning vil være et gjennomgående og integrert tema i alle forhold som skal undersøkes. Fylkesmannen skal snakke med barn, blant annet for å undersøke om deres rett til medvirkning blir ivaretatt. Som en del av medvirkning vil vi også se på om barnet har fått god informasjon, om barnet har fått gitt uttrykk for sine synspunkter og i hvilken grad barnet har fått være med å medvirke.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barneverninstitusjoner, etter barnevernloven § 2-3b. Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Rettighetsforskriften § 1 omhandler institusjonens ansvar for å gi barn på barneverninstitusjon forsvarlig omsorg. Formålsparagrafens ordlyd er som følger: «Institusjonens ansvaret for å gi forsvarlig omsorg innebærer blant annet å gi beboerne vern og beskyttelse, tydelige rammer for å sikre trygghet og god utvikling, oppfølging av skole- og opplæringstilbud og fritidsaktiviteter, stabil og god voksenkontakt, opplevelse av mestring og å bli sett og hørt, samt å lære beboerne respekt og toleranse. Hva som er å anse som forsvarlig omsorg vil blant annet avhenge av beboerens alder og modenhet og formålet med plasseringen.»

Når barn bor på barneverninstitusjon har de krav på å få den omsorg de har behov for i foreldrenes sted. Dette innebærer blant annet at institusjonen må gi dem beskyttelse slik at de ikke utsetter seg for fare. Institusjonen må også sikre at ikke barna utsetter hverandre for fare, eller skader hverandre. Blant annet for å sikre dette, kan institusjonen iverksette innskrenkninger i barnas selvbestemmelsesrett og personlige frihet.

Tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige, jf. barnevernloven § 1-4. Kjernen i forsvarlighetskravet er vurderinger av hva som kan betegnes som god praksis. Hva som er god praksis må avgjøres konkret i hver sak ut i fra anerkjent fagkunnskap, faglige retningslinjer og allmenngyldige samfunnsetiske normer. Innholdet i kravet vil endre seg i takt med fagutviklingen og med endringer i verdioppfatninger i samfunnet.

Kravet til forsvarlige tjenester må ses i sammenheng med prinsippet om barnets beste. Hensynet til barnets beste er et grunnleggende hensyn ved alle handlinger som berører barnet.

Det går frem av barnevernloven § 4-1 at det skal legges avgjørende vekt på å finne tiltak som er til beste for barnet. Det enkelte barns synspunkter er et vesentlig element når barnets beste skal vurderes.

Barns rett til medvirkning er hjemlet i barnevernloven § 4-1 annet ledd og forskrift om medvirkning og tillitsperson. I rettighetsforskriften § 7 og forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 9 er barns rett til medvirkning under oppholdet ved institusjonen presisert nærmere.

Med medvirkning forstås at barn skal få tilstrekkelig informasjon og få anledning til å komme med sine synspunkter. Barnets synspunkter må vurderes og tillegges vekt i samsvar med barnets alder og modenhet.

Krav til internkontroll, jf forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 10 innebærer at institusjonen gjennom sin styring skal sikre at oppgaver blir utført i samsvar med lovkrav. Det hører til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig dokumentasjon, slik at man kan gjøre rede for hva som er gjort og begrunnelsen for dette. Dokumentasjonsplikten er også en naturlig følge av forsvarlighetskravet og plikten til internkontroll (styring).

Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i institusjoner § 1 stiller krav om at institusjonene skal ha en institusjonsplan. Institusjonen skal redegjøre for hvordan kravene i regelverket blir oppfylt og gi en beskrivelse av målsetting, målgruppe og metodikk.

Krav til bemanning og de ansattes kompetanse fremgår av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjoner § 5 første ledd. Institusjonen skal ha en stillingsplan som sikrer en faglig forsvarlig drift. Dette innebærer at det til enhver tid må være forsvarlig bemanning sett i forhold til institusjonens målgruppe, målsetting og metodikk.

Tvang
I barnevernloven § 5-9 og rettighetsforskriften er det gitt regler om barns rettigheter under institusjonsoppholdet og grensene for hva institusjonen kan iverksette av tvang og begrensninger.

Tvang i akutte faresituasjoner jf. rettighetsforskriften § 14, bygger på hovedinnholdet i straffelovens alminnelige regler om nødrett og nødverge. Dette innebærer at en nødsituasjon gjør det lovlig å utøve handlinger som ellers ville vært ulovlige.

Rettighetsforskriften § 12 innebærer krav til institusjonen om å arbeide systematisk for å forebygge at barn blir utsatt for unødvendige begrensinger og tvang. Dette gjelder både generelt og i den enkelte situasjon.

Når tvang har vært brukt, er institusjonen forpliktet til å gjennomgå episoden for å ivareta barnet som har vært utsatt for tvang. I tillegg skal leder gjennomgå for å vurdere om det er nødvendig å gjøre endringer for å unngå tilsvarende bruk av tvang fremover.

Bruk av tvang skal dokumenteres i samsvar med reglene i rettighetsforskriften § 26.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Generelt
Næromsorg er en privat bedrift som ble stiftet i 2005. Næromsorg har primært arbeidet med hjemmebaserte tjenester for familier med barn og ungdommer. I tillegg driver Næromsorg flere beredskapshjem, forsterkede fosterhjem, og flere barnevernsinstitusjoner på Sør- og Østlandet, samt flere enetiltak. Næromsorg har på tilsynstidspunktet 10 godkjente barneverninstitusjonsavdelinger med til sammen 19 plasser, hovedsakelig i Agder, hvorav Skinnarsmoen er en av disse.

Næromsorg er organisert med en daglig leder, og en institusjonsleder som har ansvar for alle institusjonene. I tillegg er det flere ansatte ved hovedkontoret i Kristiansand, bl.a. administrativt og HR. Det er avdelingsledere for institusjonsavdelingene, disse har ansvar for minimum 2 avdelinger hver. Avdelingsleder har ansvar for den daglige driften på avdelingen, faglig arbeid, bemanning mv. Denne er ofte tilstede på avdelingen, og er lett tilgjengelig både for de ansatte og ungdommene. Både de ansatte og ungdommene tilsynet snakket med, opplever at avdelingsleder er lett å få tak i, er god å snakke med, og en støttende og trygg avdelingsleder.

Del av avsnitt fjernet. Boligen består av en hoveddel med en leilighet i underetasjen. Den er godkjent for 4 ungdommer, på tilsynstidspunktet bodde det 3 ungdommer der, hvorav to i hoveddelen og en i leiligheten i underetasjen. Avdelingen er godkjent etter bvl. §§ 4-4, 6. ledd, 4-12, 4-24 og 4-26.

Næromsorg har på tilsynstidspunktet rammeavtale med Bufetat for avdeling Skinnarsmoen. Den er definert som et gruppetiltak, med en bemanningsfaktor på 0,75 % per ungdom, altså totalt 2,25 (2 voksne på 3 ungdommer).

Bemanning
Tilsynet har mottatt ansattoversikt pr 07.08.2018. Det er 7 årsverk på avdelingen fordelt på 8 ansatte. Alle de ansatte går i medleverturnus på 3-4 dager av gangen. Det er ikke våkne nattevakter på avdelingen. Av de nevnte 8 ansatte er 5 ansatte (til sammen 50% av stillingsprosentene) miljøterapeuter, mens 4 ansatte (50%) er miljøarbeidere. 2 av miljøterapeutene går i deltidsstillinger. 1 ansatt er sykemeldt. 3 ansatte har mer enn 2,5 års erfaring, mens resten har 0-1 års erfaring.

Tilsynet har mottatt turnusen for perioden fra 13. august til 15. september 2018. I løpet av denne perioden er det flere skift der det ikke er miljøterapeut på jobb.

Bemanningen på avdelingen er 0,75 % per ungdom, altså 2 voksne på 3 ungdommer. Inntil i sommer 2018 har Næromsorg selv satt inn 3 ansatte i perioder, men det har nå opphørt.

Det følger av både avvikssystemet og intervjuer av ansatte at bemanningssituasjonen har ført til mange tilfeller av avvik på tap av hviletid i den siste tiden. Dette oppleves som en utfordrende situasjon og vanskelige prioriteringer for flere av de ansatte. Flere av de ansatte synes også dette er vanskelig å gi beskjed om til ledelsen, og opplever til en viss grad å bli sett ned på hvis de gir beskjed. Det har vært tilfeller der de ansatte må ut og lete etter ungdom, noe som har ført til at ungdommer ufrivillig må være alene på avdelingen, noe særlig en av ungdommene opplever som utrygt. Det er også vanskelig for de ansatte å ta ut hviletiden på dagtid på grunn av mange arbeidsoppgaver.

Ledelsen har forsøkt å løse dette ved å sette inn permitterte ansatte fra andre avdelinger i helgene, men dette har blitt for ustabilt for ungdommene, og de har derfor avsluttet dette.

Som følge av de mange avvikene på hviletid er det laget rutine som iverksettes ved brudd på hviletid. Det skal umiddelbart kontaktes avdelingsleder som setter inn vikar, slik at de som er på skift får hvile. Det er imidlertid noe uklart om alle de ansatte er tilstrekkelig klar over rutinen og innholdet i den, og om de benytter den slik den er ment.

Det går frem av intervjuer med både ansatte og ungdommer at det har vært mye bruk av vikarer. Ungdommene sier at de ikke vet hvem som kommer på jobb neste gang, og at noen av dem ikke burde jobbe der, og at de ikke alltid følger rutinene. Dette fører til usikkerhet for ungdommene. Tidligere var det en vaktliste som var hengt opp, men ikke nå.

Både ledelsen og ungdom gir uttrykk for at det er utfordrende å ha tilstrekkelig stabilitet blant de ansatte til å gi stabil og god voksenkontakt til ungdommene. Del av avsnitt fjernet.

Møtestruktur
På avdelingen er det i overgangen mellom skiftene overlapp der det gjennomgås viktige beskjeder og avtaler. Avdelingsleder er av og til med på disse. Det er teammøter på avdelingen med de ansatte ca annenhver uke, der avdelingsleder er med. Det er husmøter med ungdommene hver mandag der de går gjennom planer for uka, og ungdommene kan komme med ønsker til aktiviteter og middager. Del av avsnitt fjernet. Avdelingslederne og institusjonsleder har avdelingsledermøter annenhver uke.

Metoder
Næromsorg opplyser at de bygger på humanistiske grunnverdier. De har flere metoder som benyttes, og tilpasser metodene til den enkelte ungdommen. Traumebevisst omsorg (TBO) er en viktig metode, i tillegg til COS (Circle of Security), NMT (The Neurosequential model of therapeutics), narrativ historiefortelling, sokratisk dialog og «de 5 k-ene». Næromsorg benytter en egen trinnmodell ved arbeid med ungdommene når det gjelder hvor de har kommet i prosessen med endring hos ungdommene. Slik tilsynet oppfatter det er det varierende hvor systematisk de ulike metodene blir benyttet i arbeidet med ungdommene. De ansatte gir uttrykk for at det viktigste er å være en trygg og stabil voksen og bygge en god relasjon med ungdommene. Ut fra intervjuene ser det for tilsynet ut til at miljøterapeutene i større grad jobber etter metodene, mens flere av miljøarbeiderne gir uttrykk for at de i liten grad vet hvordan de skal jobbe barnevernfaglig og metodisk med ungdommene.

Opplæring
Næromsorg har etablert Næromsorgakademiet, som har en ansatt, som organiserer all opplæring. Alle kurs og opplæring, herunder alle metoder, gjennom hele året organiseres i Næromsorgakademiet, enten med interne eller eksterne kursholdere. Den ansvarlige holder oversikt over hvem som har deltatt på hvilke kurs, og de har nylig også begynt å sortere dette på turnus/skift for å ha oversikt over hvem av de ansatte på hvert skift som har opplæring i hva. Næromsorg har også det de kaller NOS-sertifisering, ved at ansatte mottar diplom når de har gjennomført 7 forskjellige kurs. De har også jevnlig veiledning på avdelingene med eksterne, særlig i TBO, og de har også hatt ekstern veiledning i sokratisk metode.

Opplæring i taushetsplikt er en del av kurset i rettighetsforskriften som skal avholdes omtrent hvert halvår. Dette har også vært et tema på avdelingsledergruppa. Det er imidlertid flere i personalgruppa som oppgir at de ikke har hatt opplæring i taushetsplikt.

For nyansatte i NOS starter opplæringen med en nyansatt-dag. Øvrig opplæring i avdelingen skjer ved erfaringsoverføring fra de som har jobbet der en stund. Deretter er de ansatte med på de kursene som er satt opp i kursplanen fortløpende.

Det fremgår av opplæringsplan for 2018 at det skal gjennomføres 9 kurs, herunder to i rettighetsforskriften. Det fremgår videre av oversikt over hvem som har deltatt, at alle de 9 ansatte på avdelingen har hatt kurs i rettighetsforskriften og TMV (Terapeutisk mestring av vold) det siste året, og at omtrent halvparten har hatt kurs i NMT og TBO det siste året.

Avdelingen har en egen TMV-ansvarlig, og det settes av noe tid i teammøtene til trening på TMV.

De ansatte får hovedsakelig informasjon om ungdommene fra hverandre muntlig, i tillegg til at vedtakene og andre viktige dokumenter ligger tilgjengelig på Jobpulz.

Handlingsplaner:
Det utarbeides handlingsplaner for hver enkelt ungdom, disse utarbeides av avdelingsleder etter inntak, med utgangspunkt i vedtak og tiltaksplan fra kommunen. Ungdommene er i liten grad med på utarbeidelse av mål og tiltak i handlingsplanene sine. Det fremgår av intervjuer med ledelsen at det er lagt opp til et systematisk arbeid med handlingsplanene, ved at handlingsplanene evalueres ved bruk av et skjema kalt «Handlingsplan avdeling» på teammøtene. I intervjuene kom det frem at disse rutinene er klare og innarbeidede for lederne, men for de øvrige ansatte er det varierende hvordan arbeid med handlingsplanene praktiseres.

Det er svært varierende hvor mye kunnskap de ansatte har om handlingsplanene, og hvor bevisste de er på mål og tiltak i handlingsplanene, og hvordan de skal jobbe med disse i det daglige. For tilsynet ser det ut som de ansatte i relativt liten grad jobber med dette i det daglige. Miljøterapeutene har i større grad enn miljøarbeiderne oversikt over handlingsplanene.

Handlingsrekker
Avdelingen praktiserer noe de kaller handlingsrekker, som presiserer nøyaktig og punktvis hva de ansatte skal gjøre i gitte situasjoner, for eksempel ved rømning for en av ungdommene. Ledelsen er tydelige på at disse har bakgrunn i risikovurderinger av hver enkelt ungdom, og at handlingsrekkene er en måte å håndtere utfordrende situasjoner på en god måte som er så lik som mulig for alle de ansatte. Det er uklart blant de ansatte hva bakgrunnen for handlingsrekkene er, noen mener dette har bakgrunn i handlingsplanene, men andre mener at de er laget på grunn av tidligere utfordrende situasjoner.

Dokumentasjon
All dokumentasjon på institusjonen ligger på det elektroniske journalsystemet Jobpulz. Her dokumenteres det døgnlogger ved at det skrives noe for hver dag. Dette er svært varierende, da noen av døgnloggene er korte og stikkordsmessige, mens andre er svært utfyllende. Ved samtaler med ungdommene dokumenterer de ansatte stort sett overordnet hva det er snakket om. Avdelingsleder snakker med ungdommene nesten daglig, men dokumenterer få av disse samtalene. Videre skrives det situasjonsrapporter ved spesielle situasjoner med beboerne og tvangsprotokoller dersom det utføres tvang. Det skrives ukesrapport hver søndag for å oppsummere uka, og månedsrapport hver måned.

Når det gjelder handlingsplanarbeidet er dette dokumentert i selve handlingsplanen som ligger i Jobpulz, i et evalueringsskjema kalt for «Handlingsplan avdeling» som blir benyttet på teammøter. I tillegg dokumenteres det i det daglige i døgnjournalene i Jobpulz, i tillegg til en viss grad på overlapper.

Når det gjelder møtene, blir det for husmøtene skrevet ned notater i en bok, som deretter blir scannet inn i Jobpulz. Det blir skrevet referat fra teammøtene i Jobpulz, og her benyttes også skjemaet

«Handlingsplan avdeling» for evaluering og gjennomgang av handlingsplanene. Det dokumenteres ved overlapp ved at de som skal gå av vakt skriver kort om hva som har skjedd, og hva som er viktig å huske på ved overgang mellom skiftene.

ROS-analyse
Avdelingen har en risiko- og sårbarhetsanalyse for avdelingen som de ansatte vet om.

Internkontroll
Når det gjelder internkontrollen på avdelingen har institusjonen som følge av mange tilsyn og kontroller, nylig gjennomgått og evaluert institusjonsplanen og mange av rutinene. Noen av disse er nye og dermed lite innarbeidede.

Avvikssystem
Avdelingen har et avvikssystem, dette ligger i Jobpulz. Tilsynet har fått oversikt over avvikene fra april til september 2018, det er meldt 30 avvik i perioden. Det er i den siste tiden meldt mange avvik når det gjelder brudd på hviletid. Utover dette gjelder de fleste av de avvikene som er meldt brannvern, materiell skade, trusler og fysisk utagering mv. Det er svært få avvik som er meldt på brudd på rutiner i institusjonen. I tillegg er det varierende hva de ansatte mener er avvik, de fleste mener avvik handler mest om praktiske ting, ikke avvik når det gjelder rutiner eller jobbing med ungdommene. Avvikene er gradert i 4 grader fra lav til kritisk. Ledelsen har rutiner for hvordan avvik følges opp, disse tas blant annet opp på teammøtene.

Tydelige rammer som sikrer barn trygghet
Av de to ungdommene tilsynet snakket med, gav den ene uttrykk for trivsel på institusjonen, godt forhold til de ansatte og at avdelingsleder er tilgjengelig og god å snakke med. Den andre ungdommen gav uttrykk for at vedkommende ikke trivdes sammen med verken de andre ungdommene eller flere av de voksne. Ungdommen trivdes med noen av de voksne, herunder avdelingsleder, men sa samtidig at vedkommende ikke så noe poeng i å snakke med de voksne, og at ungdommen ikke trivdes her.

Det avholdes husmøte en gang i uka. Ungdommene kan da komme med ønsker til middager, aktiviteter mm. Det varierer hvordan disse husmøtene fungerer, ungdommene opplever ikke alltid at det er noen hensikt i å møte opp.

Ungdommene sier at de tror det er noen husregler her, men at de ikke helt vet hva de går ut på.

Det har vært ustabilt når det kommer til bemanningen på avdelingen i det siste, både på grunn av utskiftninger i personalet og noen sykemeldinger. Ungdommene vet ikke alltid hvem som kommer på jobb, og dette skaper usikkerhet og utrygghet. Det har vært flere skift i august-september der det ikke har vært miljøterapeut på jobb.

De ansatte dokumenterer informasjon om ungdommene på mange ulike steder; døgnjournal i Jobpulz, situasjonsrapporter, overlapp, handlingsplan, skjemaet «Handlingsplan avdeling» mv. Det er varierende hva som dokumenteres hvor og hvor mye som dokumenteres, særlig fra samtaler med ungdommene.

Det er lagt opp fra ledelsen et systematisk arbeid med handlingsplaner med hyppige evalueringer, men denne systematikken har ikke blitt innarbeidet blant de ansatte. De ansatte har liten oversikt over innholdet i handlingsplanene, evaluering av disse og hvordan planene skal jobbes med i det daglige.

Dokumentasjon av handlingsplanarbeidet skjer flere steder, i handlingsplanene, skjemaet kalt

«Handlingsplan avdeling» som blir tatt opp på teammøter, samt i døgnjournal mv. Flere av de ansatte vet ikke hva «Handlingsplan avdeling» omhandler, og flere tror at handlingsplanene henger sammen med handlingsrekkene, ved at handlingsrekkene er et utslag av mål i planene.

God og stabil voksenkontakt
Hovedkontakten har sammen med avdelingsleder hovedansvar for arbeidet rundt ungdommen. Det er kun miljøterapeuter som er hovedkontakter. Det foreligger ifølge ledelsen skriftlige rutiner for hovedkontaktens oppgaver, men disse er ikke gjort kjent for tilsynet, og virker også lite kjent blant de ansatte. Det er for tilsynet noe uklart hva som er hovedkontaktens oppgaver kontra hva som er avdelingsleders oppgaver overfor ungdommen. Begge ungdommene gav uttrykk for at de ikke visste hvem hovedkontakten deres var. Heller ikke de fleste av de ansatte visste hvem som var hovedkontakt for ungdommene.

Avdelingsleder har ukentlige samtaler med ungdommene. Disse er i liten grad dokumentert, og tilsynet kan heller ikke se at disse samtalene er systematisert på noen måte.

De ansatte gir uttrykk for at de har miljøterapeutiske samtaler med ungdommene, og at de må gripe mulighetene til dette når disse kommer, slik at dette er vanskelig å planlegge. Flere ansatte nevnte at bilkjøring er en god arena for slike samtaler.

Forebygging av tvang og begrensninger
Det har vært lite bruk av tvang i det siste på avdelingen, totalt 8 tvangsprotokoller det siste året. Del av avsnitt fjernet.

De ansatte er samstemte i hva de oppfatter som tvang.

Avdelingen har lite dokumentasjon rundt kartlegging av triggere for de enkelte ungdommene, men det er samtidig stor bevissthet hvordan de skal unngå bruk av tvang, og unngå eskalering av utfordrende situasjoner.

For situasjoner som er utfordrende, for eksempel rømning for en av ungdommene, lages det handlingsrekker der det detaljert og punktvis er beskrevet hvordan de ansatte skal gå frem.

Gjennomføring av tvang i akuttsituasjoner
Institusjonen har rutiner for bruk av tvang i akutte situasjoner. I situasjoner der tvang blir nødvendig, avklarer de ansatte der og da hvem som skal ha hvilke roller i situasjonen.

De ansatte øver jevnlig på Terapeutisk mestring av vold (TMV) i teammøtene. De har en egen ansvarlig for dette på avdelingen, og har også eksternt kurs i dette.

Oppfølging av bruk av tvang
Avdelingen har rutiner for oppfølging av bruk av tvang ved at den som har gjennomført tvangen skal skrive tvangsprotokoll og gå gjennom tvangen sammen med ungdommen. Avdelingsleder snakker også med de involverte ansatte etter bruk av tvang.

Opplæring i hvordan skrive tvangsprotokoller er en del av kurs i rettighetsforskriften. De ansatte vet hvordan de skal finne maler for disse, selv om flere av dem aldri har skrevet protokoller.

De ansatte opplyser å i liten grad ha vært med på gjennomgang av Fylkesmannens vedtak etter klage på tvangsprotokoll.

Medvirkning
Avdelingen har husmøter med ungdommene en gang i uka, der ungdommene kan komme med innspill til middagsønsker, aktiviteter mm.

Ledelsen sier at det er et ønske om at ungdommene skal være med på utarbeidelse og evaluering av handlingsplanene del av avsnitt fjernet. Det er ikke dokumentert at dette er forsøkt, siden samtaler mellom avdelingsleder og ungdommene i liten grad er dokumentert.

Ledelsen gir uttrykk for at de ofte forsøker å få innspill fra ungdommene om hva de skal gjøre og hvordan, men at ungdommene er lite interessert. Dette oppleves vanskelig for ledelsen siden del av avsnitt fjernet.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Tydelige rammer som sikrer barn trygghet
Avdelingen ligger i en bolig som fremstår liten for å huse opp til fire ungdommer samt voksne. Huset virker noe dårlig vedlikeholdt, og deler av huset, særlig den delen som ligger i kjelleren, fremstår som noe umoderne og ukoselig. Avdelingen har blitt pusset opp noe i det siste, og Fylkesmannen har inntrykk av at dette arbeides med, og anbefaler at det fortsettes med dette.

Avsnitt fjernet

Fylkesmannen ser at de ansatte er engasjerte og samstemte overfor ungdommene, og ønsker det beste for dem.

Institusjonen har et godt system for opplæring og veiledning. Det er imidlertid flere ansatte som ikke har fått tilstrekkelig opplæring i taushetsplikten, og Fylkesmannen anbefaler at dette har høyere fokus i opplæringen fra nå.

Fylkesmannen vurderer at ungdommenes handlingsplaner ikke fremstår som fungerende levende verktøy som brukes i hverdagen. Konkrete virkemidler for å nå målene fremgår ikke i tilstrekkelig grad av handlingsplanene. Det er vanskelig å se ut fra samtalene med ledelse og ansatte hvordan det jobbes med mål, tiltak og konkrete virkemidler i det daglige. Det er også vanskelig å finne tilstrekkelig dokumentasjon på hvordan det jobbes konkret opp mot den enkelte ungdommen, både når det gjelder tiltak for nå målene, evaluering av tiltak og måloppnåelse. Det dokumenteres flere steder, og fremstår uoversiktlig. Skjemaet «Handlingsplan avdeling» utfylles for hver enkelt ungdom og benyttes til evaluering i teammøter, men er ikke omtalt i rutinebeskrivelsen for handlingsplanen. Dette skjemaet virker som et godt verktøy, og kan etter Fylkesmannens oppfatning med en del utfylling og tydeliggjøring erstatte den vanlige handlingsplanen. Det er et datasystem for dokumentasjon, men tilsynet finner at dokumentasjon praktiseres forskjellig av de ansatte. Fylkesmannens vurdering er at arbeidet med handlingsplanene bør systematiseres og operasjonaliseres mer, og at dokumentasjonen knyttet til handlingsplanene bør samles på et sted.

Når det gjelder døgnloggene, er Fylkesmannens vurdering at det er svært varierende hva som blir skrevet. Det skrives enten kort eller utfyllende, og det er til tider mangelfull dokumentasjon ved at ikke alle relevante temaer blir skrevet om. Det er vanskelig å vurdere måloppnåelse i handlingsplanene ut fra døgnloggene.

Avdelingen bruker handlingsrekker for utfordrende situasjoner. Det er manglende samsvar mellom ansatte og ledelse om hvorfor de bruker handlingsrekker. Fylkesmannen anbefaler å tydeliggjøre dette.

Fylkesmannen har merket oss at institusjonen har gjennomgått, evaluert og endret på mye av institusjonsplan og rutinebeskrivelser som følge av flere tilsyn og kontroller den siste tiden. Som følge av dette er ikke alle rutiner innarbeidet blant de ansatte. Dette bør jobbes grundig med.

Avvikssystemet har etter Fylkesmannens vurdering svakheter. Det praktiseres forskjellig hva som meldes som avvik, og svært få handler om brudd på rutiner. Fylkesmannen vurderer at det med fordel kan jobbes mer med og tydeliggjøres mer overfor de ansatte hva som er avvik.

God og stabil voksenkontakt
Fylkesmannen vurderer det som uheldig at verken ungdommene eller de fleste ansatte vet hvem som er hovedkontakter for de ulike ungdommene. Vi forstår at dette henger noe sammen med utskiftninger og sykemeldinger blant personale, men det bør likevel være et bedre system for å gjøre det kjent for ansatte og ungdom hvem som er hovedkontakter. Vi ser at avdelingen kun benytter miljøterapeuter som hovedkontakter, og mener at det med fordel kan vurderes om også miljøarbeidere med riktig kompetanse kan være hovedkontakter.

Avdelingen er et rammetiltak med 2 (formelt sett 2,25) voksne på 3 ungdommer. Fylkesmannen vurderer at dette har ført til flere uheldige og utfordrende situasjoner både for de ansatte og deres arbeidssituasjon, men særlig for ungdommene. Når alt går som planlagt på avdelingen er avdelingen tilstrekkelig bemannet, men hvis noe ikke går som planlagt er det sårbart. Det er bra at avdelingsleder avlaster personale på skriveoppgaver. Fylkesmannen vurderer at det er uheldig at de ansatte får for lite hviletid, og at noen velger å ikke si fra om dette fordi de opplever å bli sett ned på. Fylkesmannen vurderer at det mest uheldige i dette likevel er at del av setning fjernet at de må være alene på avdelingen. Fylkesmannen ser at det er forsøkt å settee inn tiltak, men var oppfatning er at ledelsen bør følge bemanningssituasjonen opp tett, og gjøre endringer ved behov. En løsning kan være et tettere samarbeid med institusjonsavdelingen like i nærheten.

Forebygging av tvang og begrensninger
Fylkesmannen vurderer at avdelingen har tilfredsstillende rutiner, og høy bevissthet rundt forebygging av tvang.

Gjennomføring av tvang i akuttsituasjoner
Avdelingen har hatt lite bruk av tvang i § 14-situasjoner, og det er dermed lite grunnlag å vurdere dette ut fra. Fylkesmannen vurderer likevel at avdelingen har stort fokus på dette, og har jevnlige øvelser på TMV for å takle slike situasjoner på en god måte.

Oppfølging av bruk av tvang
Fylkesmannen vurderer at avdelingen har tilfredsstillende rutiner for oppfølging av tvang, både dokumentasjon og ved samtaler mellom ledelsen og de ansatte og ungdommene.

Medvirkning
Dokumentasjon og intervjuer med de ansatte og ungdommene tilsier at avdelingen legger til rette for at ungdommene får medvirke i dagligdagse spørsmål. Fylkesmannen vurderer likevel at det med fordel kan jobbes mer med å få ungdommene til å forstå nytten og poenget med å medvirke, samt å i større grad involvere dem i handlingsplanarbeidet.

5. Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Fylkesmannen har ikke avdekket lovbrudd i dette tilsynet, men følgende merknader/forbedringsområder:

• Avdelingen bør spesifisere hvem som er hovedkontakt, slik at dette er kjent for ungdommene og de ansatte.
• Ledelsen bør sørge for at rutinene for døgnlogger praktiseres
• Ledelsen bør sørge for at de ansatte har tilstrekkelig opplæring og kunnskap om taushetsplikten.
• Handlingsplanene bør gjøres mer konkrete, slik at de er et godt verktøy i hverdagen.
• Rutinene rundt bruk av handlingsrekker bør tydeliggjøres.
• Avdelingen har en sårbar bemanningssituasjon, som ledelsen bør følge med på.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 29.08.2018.

Samtale med ungdommene på avdelingen ble gjennomført 25.09.2018.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Næromsorg sine lokaler i Kristiansand 09.10.-10.10.2018. Tilsynet ble innledet med et kort informasjonsmøte 09.10.2018, og deretter intervjuer samme dag.

Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 10.10.2018.

Næromsorg har fått tilsendt foreløpig rapport 03.12.2018, og har kommentert faktagrunnlaget i denne i e-post av 11.12.2018.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Institusjonsplan
• Rutinehåndbok
• Bemanningsoversikt og turnus for ca en måned mv.
• Oversikt over avvik for de siste 6 måneder
• Handlingsrekker
• Sikkerhetsplan for en ungdom
• Døgnrapporter for ca en måned for alle de tre ungdommene
• Overlappskjemaer for ca en måned
• Husregler
• Informasjon og skjema til ungdommer ved ankomst
• ROS-analyse for avdelingen
• Halvårsrapporter for ungdommene
• Tiltaksplaner
• Handlingsplaner
• Tvangsprotokoller
• Rapporter fra tidligere tilsyn
• Oversikt over kurs, veiledninger og hvem som har deltatt på kurs

I forkant av tilsynet gjennomgikk vi aktuelle dokumenter fra plasseringskommunene, vedtak fra fylkesnemnda, omsorgsplan/tiltaksplan og tvangsprotokoller fra de ungdommene som bodde der på tilsynstidspunktet.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

seniorrådgiver, Torhild Tallaksen, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor

rådgiver, Karina Antonsen, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor

· rådgiver, Sigrid Moseid Øverland, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder

Med hilsen

Tore K. Haus (e.f.)
avdelingsdirektør

Sigrid Moseid Øverland
seniorrådgiver

Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Saksbehandler: Sigrid Moseid Øverland, tlf: 38 17 62 35

Kopi til:

NÆROMSORG AS Vige havnevei 78 4633 KRISTIANSAND S

 

---

Alle tilsynsrapporter fra dette landsomfattende tilsynet

2018 Barneverninstitusjoner – forsvarlig omsorg

Tilsynsrapporter fra hvert enkelt tilsyn

Søk