Rapport fra tilsyn med rehabilitering og koordinerende enhet i Risør kommune 2018

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med rehabilitering og koordinerende enhet i Risør kommune fra 23.10.2018 til 25.10.2018.

Vi undersøkte om Risør kommune sørger for at voksne personer med behov for rehabiliteringstjenester mottar individuelt tilpassede, tverrfaglige, samordnede og forsvarlige rehabiliteringstjenester i samsvar med aktuelle lovkrav.

Tilsynet ble gjennomført som del av årets planlagte systemrevisjoner initiert av Fylkesmannen.

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet. 

Denne rapporten er endelig og tilsynet avsluttes med dette.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Fylkesmannen har i dette tilsynet undersøkt om kommunen legger til rette for og følger opp at brukere med behov for rehabiliteringstjenester mottar individuelt tilpassede, tverrfaglige, samordnede og forsvarlige tjenester. Brukergruppen ble avgrenset til brukere over 18 år som mottar rehabiliteringstjenester, som bor i eget hjem eller har korttidsopphold på institusjon og har individuell plan og/eller koordinator.

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• har opprettet koordinerende enhet som bidrar til å sikre helhetlig tilbud til brukere med behov for sosial, psykososial eller medisinsk rehabilitering
• har gjort det tydelig hvor behov for rehabilitering, individuell plan og koordinator skal meldes og hvordan meldingene skal følges opp
• har utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeidet med individuell plan og koordinator
• sikrer opplæring og veiledning av koordinatorer
• har rutiner for samarbeid internt i kommunen og med spesialisthelsetjenesten
• kartlegger brukernes helhetlige situasjon og mulige behov for rehabiliteringstjenester
• tilbyr og yter individuelt tilpassede og forsvarlige rehabiliteringstjenester
• legger til rette for brukermedvirkning
• har systemer som fanger opp eventuell svikt og bidrar til kvalitetsforbedring

Fylkesmannen har undersøkt hvordan koordinerende enhet og rehabiliteringstjenestene i kommunen er organisert, og om sentrale oppgaver som nevnt over ivaretas av kommunens kvalitetssystem. Individuelt tilpassede tjenester avhenger av at brukers behov er tilstrekkelig kartlagt, og tilsynet har ved granskning av kommunens styrende dokumenter sett om det er utarbeidet kartleggingsverktøy og rutiner for dette arbeidet. En forutsetning for et godt rehabiliteringstilbud er koordinering og samarbeid mellom involverte enheter i kommunen og på tvers av tjenestenivåer. Rehabiliteringsprosessen skal også være målrettet, med utgangspunkt i brukernes mål. Ledelsen må følge opp at nødvendig samhandling fungerer på tvers av organisatoriske enheter. Et godt rehabiliteringsløp forutsetter også at brukeren får anledning til å delta aktivt i prosessen mot egenmestring til tross for sin funksjonsnedsettelse. Fylkesmannen har i tilsynet sett på samhandlingen mellom de ulike kommunale enhetene og fastleger og privatpraktiserende fysioterapeuter og mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten. Fylkesmannen har undersøkt om kommunen har etablert et styringssystem som sikrer at brukerne får tjenester i tråd med vedtak og behov, og som fanger opp eventuell svikt og bidrar til kvalitetsforbedring.

For å kartlegge kommunens praksis har Fylkesmannen gjennomgått journalene til 12 brukere som har individuell plan/koordinator og rehabiliteringstjenester fra kommunen. Disse brukere har fått tilbud om et intervju for å fortelle om sin opplevelse av de kommunale tjenestene. Vi har gjennomført samtale med 8 brukere i utvalget, i noen få tilfeller deres pårørende. I tillegg har fastlegene i kommunen fått tilsendt spørreskjema med spørsmål knyttet til kommunens rehabiliteringstjenester, organisering og samarbeid. Tre fastleger har sendt oss svar.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet 

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunal helse- og omsorgstjeneste, etter helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3 og helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

Kommunens ansvar for rehabilitering

Av helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 første ledd fremgår at kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester.

Kommunens ansvar omfatter alle brukergrupper, herunder personer med somatisk eller psykisk sykdom, skade eller lidelse, rusmiddelproblem, sosiale problemer eller nedsatt funksjonsevne.

Helse- og omsorgstjenestelovens formål er blant annet å forebygge, behandle og tilrettelegge for mestring av sykdom, skade, lidelse og nedsatt funksjonsevne, og sikre at den enkelte får mulighet til å leve og bo selvstendig og ha en aktiv og meningsfylt tilværelse. For å oppfylle ansvaret etter § 3-1 skal kommunen blant annet tilby sosial, psykososial og medisinsk habilitering og rehabilitering, jf. § 3-2 nr. 5. Kommunens helse- og omsorgstjenester skal være forsvarlige, jf. § 4-1. Forsvarlighetskravet er en rettslig standard for hvordan arbeidet skal organiseres og utføres, og setter en nedre grense for hva som kan aksepteres før det må anses å foreligge svikt. Kravet bestemmes ut i fra hva som til enhver tid er å anse som god praksis ut fra anerkjent kunnskap, faglige retningslinjer, nasjonale veiledere, mv. Kommunen skal tilrettelegge tjenestene slik at den enkelte bruker gis et helhetlig og koordinert helse- og omsorgstjenestetilbud.

Plikten til systematisk styring

Kravet til ledelse, organisering og styring er et viktig element i kommunens ansvar for å tilby og yte forsvarlige tjenester. Kommunens ansvar innebærer en plikt til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten, slik at tjenestenes omfang og innhold er i tråd med lov og forskrift. Kravet til systematisk styring er utdypet i forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten. Styringssystemet skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfang som er nødvendig. Forskriften beskriver hvilke oppgaver plikten til å planlegge, gjennomføre, evaluere og korrigere virksomheten innebærer, jf. § 7 til § 10.

Samhandling

Kommunens ansvar for et helhetlig og koordinert tilbud innebærer plikt til å legge til rette for samhandling mellom de ulike deltjenester innad i kommunen, og med andre tjenesteytere der det er nødvendig for å tilby tjenester som omfattes av loven, herunder spesialisthelsetjenesten, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 3-4. Etter § 6-1 skal kommunestyret inngå samarbeidsavtale med helseforetak i regionen, med den målsetting å bidra til at brukere mottar et helhetlig tilbud om helse- og omsorgstjenester.

Koordinerende enhet

Av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-3 fremgår videre at kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet, og at enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer. Av forskriften § 5 fremgår at kommunen skal planlegge sin habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet, og ha en generell oversikt over behovet på området i kommunen. Forskriftens § 6 annet ledd presiserer koordinerende enhets overordnede ansvar for individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator. Overordnet ansvar for individuell plan innebærer at enheten blant annet skal motta meldinger om behov  for individuell plan, og sørge for at det blir utarbeidet rutiner og prosedyrer for arbeidet med individuell plan.

Det fremgår videre av forskriften § 7 at kommunen skal legge forholdene til rette slik at personell i den kommunale helse- og omsorgstjenesten skal kunne melde mulige rehabiliteringsbehov som personellet blir kjent med i tjenesten. Meldingen skal gis til koordinerende enhet eller dit kommunen bestemmer. Kommunen skal sørge for nødvendig undersøkelse og utredning, og ved behov henvise til spesialisthelsetjenesten, før rehabilitering settes i gang, jf. § 8.

En annen viktig oppgave for en koordinerende enhet er å bidra til samarbeid på tvers av fagområder, nivåer og sektorer.

Individuell plan og koordinator

Av helse- og omsorgstjenesteloven § 7-1 fremgår at kommunen skal utarbeide individuell plan for brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester, og samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for den enkelte. For brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester etter helse- og omsorgstjenesteloven skal kommunen også tilby koordinator etter § 7-2. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte bruker, sikre samordning av tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan. Det vil være opp til den enkelte bruker om vedkommende ønsker individuell plan eller bare koordinator. Også der bruker ikke ønsker individuell plan har kommunen ansvar for å sikre en planmessig og koordinert oppfølging.

Kravene er nærmere utdypet i forskrift om habilitering, rehabilitering, individuell plan og koordinator. Formålet med forskriften er å sikre at personer som har behov for sosial, psykososial eller medisinsk habilitering og rehabilitering, tilbys og ytes tjenester som kan bidra til stimulering av egen læring, motivasjon, økt funksjons- og mestringsevne, likeverdighet og deltakelse. Formålet er også å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og pasient og bruker og eventuelt pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene. Forskriften skal videre sikre at tjenestene tilbys og ytes ut fra et pasient- og brukerperspektiv, i eller nærmest mulig pasientens og brukerens vante miljø, samordnet, tverrfaglig og planmessig, i en for brukeren meningsfylt sammenheng.

Kommunens plikt til å sørge for at individuell plan utarbeides fremgår av forskriften § 18, og § 19 stiller krav til planens innhold. Individuell plan skal tilpasses brukers behov, og blant annet inneholde oversikt over brukers mål, ressurser og behov for tjenester. Den skal gi en oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen, og angi hvem som er koordinator. Videre skal den blant annet gi en oversikt over hvilke tiltak som er aktuelle og omfanget av dem, samt hvem som har ansvaret for disse. Planen skal gi en beskrivelse av hvordan tiltakene gjennomføres, inneholde en angivelse av planperioden og tidspunkt for eventuelle evalueringer og justeringer. Av § 16 fremgår at bruker har rett til å delta i arbeidet med sin individuelle plan, og det skal legges til rette for dette jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-1 om rett til medvirkning. Pårørende skal trekkes inn i arbeidet i den utstrekning brukeren og pårørende ønsker det.

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget 

I dette kapitelet skal vi presentere de fakta vi har funnet i kommunen som er relevant for tilsynet.

Kommunens organisering og koordinerende enhet

Risør kommune har ca. 6900 innbyggere. Kommunen er organisert i tre tjenesteområder, under rådmannen. Det er tjenesteområdet helse og omsorg som har tjenester til de over 18 år med behov for rehabilitering og individuell plan/koordinator. Området er delt i ni enheter, med egne enhetsledere, hvor særlig enhet psykisk helse og rehabilitering, enhet hjemmetjenester, enhet NAV og enhet helsetjenester er aktuelle her. Tjenesteområdet har egen kommunalsjef, som sitter i rådmannsgruppen. Her er alle kommunens ansvarsområder fordelt, hvorav ansvar for koordinerende enhet (KE) er lagt til kommunalsjef for helse og omsorg. De kommunale fysioterapeutene, ergoterapeut, syn- og hørselskontakt og ambulerende vaktmester er organisert i enhet psykisk helse og rehabilitering. Enhetsleder for helsetjenestene er ansvarlig for kontakt med fastleger og de privatpraktiserende fysioterapeutene. Hjemmetjeneste- enheten er delt i tre fagteam, et av dem er rehabiliteringsteamet, med helsepersonell som har tilleggsutdannelse i rehabilitering.

Risør kommune er i gang med revisjon av sin kommuneplan i disse dager, hvor også overordnede mål for helse og omsorg vil inkluderes. I følge planprogrammet vil en ha fokus på forebyggende arbeid og «kvalitet i tjenestene gjennom samhandling, digitalisering, kompetanse, rekruttering, brukermedvirkning og koordinering av helsetjenester».

Den gjeldende Omsorgsplan 2010 – 2020 nevner økt vekt på forebygging og rehabilitering og har mål om en «sømløs» rehabiliteringskjede. Det innebærer blant annet at tjenestene ivaretar brukers behov og deres evne til medvirkning, og at tjenesten skal være målrettet. Det ligger en eldre plan for rehabiliteringstjenester (2006-2008) på kommunens hjemmeside.

Kommunen har ikke søkt tilskudd via Fylkesmannen til styrking av rehabiliteringsområdet de siste år.

Det har vært Koordinerende enhet (KE) i Risør i mange år. Fra rundt 2012 har KE hatt stort fokus på barn og unge. I KE sitter et bredt utvalg enhetsledere, kommunalsjef for helse og omsorg og for oppvekst og andre ledere og rådgivere og ansatte fra tjenestene. Enheten blir ledet av leder for helsetjenestene, og sekretær er den som har overordnet ansvar for koordinatorer og individuelle planer. Det blir skrevet referat fra hvert møte. KE har jevnlige møter gjennom året, hvor blant annet større sammensatte saker om enkeltbrukere tas opp. Fast tema på møtene er status på koordinator-siden i kommunen, både eventuelle nye vedtak om koordinator/individuell plan, behov for koordinator eller bytte av denne og status på opplæring. Behov for rehabiliteringstjenester tas direkte opp med aktuelle tjenester, og behov for koordinator/individuell plan, meldes til kontaktperson for koordinatorene (sekretær for KE).

Det er god tilgjengelig kontaktinformasjon på kommunes hjemmeside, og både brukere og ansatte vi snakket med, er klar over hvem de kan kontakte. Av spørreundersøkelsen til fastlegene, fremgår det at de er kjent med hvor i kommunen de kan melde behov for koordinator og individuell plan.

Koordinator og individuell plan

Av intervjuer kommer det frem at det er tildelt koordinator til alle som har vedtak om dette. Risør kommune har en «koordinator-bank». Alle disse koordinatorene har fått opplæring. Det arrangeres fagdager for koordinatorene både i Risør og i interkommunal regi. I tillegg vet koordinatorer vi snakket med hvor de kan få veiledning. Alle brukerne vi snakket med, visste hvem som var deres koordinator og hvordan de skulle få tak i vedkommende.

Kommunen har utarbeidet mal med kommentarer for individuell plan (IP). Denne brukes i de tilfeller det er skrevet IP. Det er opp til koordinator å ta opp med brukere som har fått vedtak om koordinator og/eller IP, om IP er ønskelig og hensiktsmessig. Søknad og vedtak om koordinator og/eller IP, saksbehandles av kontaktperson for koordinatorer/sekretær for KE.

I 10 av 12 av de journaler vi gjennomgikk, har brukerne vedtak på koordinator og/eller retten til IP. Det er kun fire av disse som har en skriftlig IP. I tre andre journaler er det krysset for at det er ønskelig eller relevant for brukeren med IP, uten at denne er utarbeidet. Vurderinger som ligger til grunn for at ikke IP er utarbeidet til tross for vedtak, er ikke dokumentert. I intervjuene kommer det frem at det er gjort slike vurderinger i noen tilfeller, der man av ulike grunner ikke har kommet i mål med en IP.

Gjennomgang av journaler og brukerintervjuer viser at det ikke alltid er skrevet ned eller uttrykt hva som er det overordnede rehabiliteringsmålet for brukerne. Det er imidlertid satt opp mål  for enkelte tjenester, slik som opptrening hos fysioterapeut og for hjemmesykepleien. Av møtereferater i journalene, fremgår det hvem som har ansvar for hvilke tjenester. Brukerne selv var også klar over hvem de kunne kontakte og be om tverrfaglige møter ved behov.

Kartlegging av behov og tildeling av tjenester

Det fremgår av aktuelle virksomhetsmeldinger (omsorg og habilitering) at kommunen har generell oversikt over alders- og pasientgrupper som vil ha behov for tjenester fremover. Det er et uttrykt mål om at flere kan bo hjemme lengre. Her er også informasjon om utvikling av antall vedtak på koordinator/IP. Kommunen har også, gjennom møtene i KE, en generell oversikt over brukere med behov for rehabilitering.

Hjemmetjenestene og psykisk helse bruker felles kartleggingsskjema, og skjema ved eventuell endring av behov. Det er fokus på brukerens ressurser, og «Hva er viktig for deg?».

Rehabiliteringsteamet i hjemmetjenestene setter av god tid til samtaler og kartlegging med nye brukere. Og her lages det en målrettet rehabiliteringsplan for de enkelte brukere med mål.

Gjennom intervju med ansatte og brukere kommer det frem at behov for rehabilitering fanges opp og meldes videre til relevante tjenester. De enkelte enhetene i helse og omsorg fatter vedtak på sine tjenester, og justerer tjenestene ved behov.

Det er ikke ventelister hverken hos de kommunale eller de privatpraktiserende fysioterapeutene i Risør. Det er heller ikke ventelister på mottak av hjelpemidler. Kommunen har avsatt 60 % stilling som syn- og hørselskontakt. Under intervjuene kom det frem et ønske om større ergoterapi-ressurs, blant annet for å kunne jobbe enda mer med ADL-trening. Det er ingen fast avtale med logoped-ressurs i kommunen for de over 18 år, men det nevnes eksempler på at en har funnet løsninger, ved behov.

Alle brukerne vi snakket med hadde en form for arbeid/dagaktivitetstilbud eller tilbud om dette. Risør har mange dagaktivitetstilbud, eksempelvis Nr. 14, et dagaktivitetssenter for mennesker med psykiske helseutfordringer.

Kommunen bruker avvikssystemet QM+, som er godt kjent av de ansatte i kommunen. Det er lite avvik registrert på dette fagområdet.

Samhandling og tverrfaglighet

Risør kommune har inngått samarbeidsavtale med Sørlandet sykehus HF. Ansatte i kommunen opplever at ordningen med e-Link-meldinger fungerer bra. Ved behov har det vært møter med 2. linjetjenesten rundt enkeltbrukere med rehabiliteringsbehov, for å planlegge overgang til kommunen.

Det er inngått samarbeidsavtaler mellom noen deltjenester internt i kommunen (psykisk helse og NAV og fastlegene og hjemmetjenestene) og det er faste samarbeidsmøter med de privatpraktiserende fysioterapeutene. Fastlegene og de privatpraktiserende fysioterapeutene opplever at det er lav terskel for å ta kontakt.

Enhetslederne har faste møter, i tillegg til møtene i koordinerende enhet. Og det er faste møter i tjenestene, både med overordnende temaer og om felles brukere. Det er enighet hos de ansatte vi snakket med, at det er lett å ta kontakt med andre tjenester i kommunen. Blant annet har hjemmetjenestene faste ukentlige møter med «rehabiliteringsenheten» hvor oppfølging av e-Link-meldinger er tema.

Det settes opp ansvarsgrupper for brukere ved behov. Disse organiseres og styres av koordinatorene. Her møter relevante fagpersoner.

Brukermedvirkning

I følge virksomhetsmeldingene skal det utføres brukerundersøkelser hvert 2 år. Brukerundersøkelsene tas opp i enhetsledermøter og løftes frem i virksomhetsmeldingene. På systemnivå er det også etablert råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne. Sekretær her er kommunalsjef for oppvekst og integrering. Og sekretær for eldrerådet er kommunalsjef for helse og omsorg.

Brukermedvirkning er en del av koordinatoropplæringen. Brukerne forteller at det er fokus på hva som er viktig for den enkelte, noe som også gjenspeiles i interne rutiner. Kommunen har rutiner for bruk av samtykkeskjemaer.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag 

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Kommunens organisering og koordinerende enhet

I Risør kommunes gjeldende omsorgsplan er det mål om en «sømløs» rehabiliteringskjede. Ved revisjon av kommuneplanen som nå foregår, skal planlegging av helse og omsorgtjenester også inngå. Fylkesmannen har fått opplyst at planlegging av fagområdet rehabilitering blir med videre i dette planarbeidet.

Kommunen har Koordinerende enhet som er tverrfaglig sammensatt og høyt forankret, med oversikt over rehabiliteringsbehovet i kommunen. Den har også det overordnete ansvar for arbeidet med koordinator og individuell plan. Dette er med på å sikre et helhetlig og tverrfaglig tilbud til voksne brukere med behov for rehabilitering. Enheten fungerer ikke som sentral meldeinstans, men det er tydelig for brukere, fastleger og privatpraktiserende fysioterapeuter og for ansatte i kommunen, hvor behov for koordinator og individuell plan skal meldes.

Koordinator og individuell plan

Kommunen sikrer at aktuelle brukere får tildelt koordinator, og har system for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer. Det er utarbeidet rutiner og verktøy for arbeidet med individuell plan.

Det fremkommer i intervjuene at det er klart hvem som har ansvar for hvilke tjenester i kommunen, og at det er lett å ta kontakt med andre deltjenester i kommunen.

I følge definisjonen av rehabilitering, skal rehabilitering være målrettede samarbeidsprosesser mellom bruker og tjenesteytere, med utgangspunkt i brukeres mål. Det kommer frem i brukerintervjuer og intervjuer med ansatte at de enkelte deltjenester har fokus på brukers mål, og tilrettelegger for at bruker skal nå sine mål. Kommunen har rutiner for å tilby individuell plan, men har et forbedringspotensial når det gjelder å jobbe systematisk med målrettede helhetlige rehabiliteringsprosesser i de tilfeller hvor IP ikke utarbeides.

Tildeling av tjenester

Det er ikke eget tjenestetildelingskontor i kommunen, og det er de enkelte tjenesteenhetene som kartlegger brukerens situasjon og behov for rehabiliteringstjenester, tar beslutninger om tjenestebehov, og justerer tjenestene ved behov. Det er viktig at tjenestene koordineres slik at rehabiliteringsprosessen blir helthetlig og målrettet. Fylkesmannen finner at kommunen sikrer individuelt tilpassede tjenester, men at det er et forbedringspotensial når det gjelder koordinering av saksbehandlingsprosessen for personer som har behov for rehabiliteringstjenester fra ulike enheter.

Fylkesmannens finner for øvrig at det er god kompetanse og kapasitet på rehabiliteringstjenester i Risør, og at det legges til rette for at brukere får de rehabiliteringstjenester de har behov for.

Samhandling, tverrfaglighet og brukermedvirkning

Kommunen har jevnt over gode rutiner og praksis med å samarbeide tverrfaglig rundt brukerne, også med fastleger og privatpraktiserende fysioterapeuter, og med 2. linjetjenesten.

Risør kommune har fokus på brukers ressurser, og å få brukere i aktivitet, med arbeid eller ulike dagaktiviteter. Det kommer frem at «brukernes stemme» kommer tydelig frem i utvikling og tildeling av tjenester. Risør kommune har også fokus på brukermedvirkning på systemnivå.

5.  Fylkesmannens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i forrige kapittel.

Vi har i dette tilsynet undersøkt om Risør kommune legger til rette for og følger opp at voksne brukere med behov for rehabiliteringstjenester mottar individuelt tilpassede, tverrfaglige, samordnede og forsvarlige tjenester.

Vår konklusjon på dette tilsynet er som følger:

Det ble ikke avdekket lovbrudd under tilsynet.

12.12.2018

Med hilsen

Anne-Sofie Syvertsen
fylkeslege

Solveig Pettersen Hervik
seniorrådgiver

Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Saksbehandler: Solveig Pettersen Hervik, tlf: 37 01 75 73

Vedlegg:

Gjennomføring av tilsynet inkludert dokumentliste, oversikt over deltakere fra kommunen og Fylkesmannens tilsynslag.

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok. Varsel om tilsynet ble sendt 18.06.2018.

Forberedende møte med virksomheten ble gjennomført 09.10.2018.

Vi gjennomførte 8 brukerintervjuer, 4 intervjuer 25.09.2018, 3 intervjuer 26.09.2018 og det siste intervju 09.10.2018, hvorav 3 hjemmebesøk og resten på kommunehuset eller andre møterom i kommunal regi.

De 5 fastleger i kommunen ble tilsendt en spørreundersøkelse 11.09.2018. Vi mottok tre svar fra fastlegene.

Tilsynsbesøket ble gjennomført ved Risør kommune, og innledet med et kort informasjonsmøte 23.10.2018. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 25.10.2018.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Organisasjonskart
• Informasjon om Koordinerende enhet, fra hjemmesiden
• Virksomhetsmelding (Årsmelding 2017 og virksomhetsplan 2018) for enhet for omsorg
• Virksomhetsmelding (Årsmelding 2017 og virksomhetsplan 2018) for enhet for habilitering
• Omsorgsplan 2010-2020
• Plan for rehabiliteringstjenester 2006-2008
• Brukerundersøkelser, habilitering 2015, psykisk helse 2012
• Mal med kommentarer og internkontroll for Individuell plan
• Opplegg for fagdager for koordinatorer
• Avtale mellom Sørlandet sykehus HF og Risør kommune, samarbeidsmodell for FACT
• Internkontroll rutine for samarbeid mellom fastlegene og de kommunale hjemmetjenestene
• Rutine for samarbeid mellom NAV Risør og Psykisk helse
• Referater fra møter i Koordinerende Enhet, fra mai 2012 – september 2018
• Referater fra samarbeidsmøter fysioterapitjenesten fra 2018
• Kartleggingsskjema til bruk i hjemmetjenestene, behov for pleie og omsorg
• Kartleggingsskjema til bruk i hjemmetjenestene, ved endringer/revurderinger

Det ble valgt 12 journaler etter følgende kriterier:

• Brukere over 18 år
• Brukere som mottar rehabiliteringstjenester fra kommunen
• Brukere som har individuell plan og/eller koordinator
• Brukere som er hjemmeboende eller har korttidsplass på institusjon

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

8 brukere ble intervjuet i forbindelse med tilsynet.

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

Solveig Pettersen Hervik, seniorrådgiver, revisjonsleder, Hanna Hurv Nilsen, seniorrådgiver, revisor, Ester Hassel, fagdirektør, revisor, Irene Vestøl Stødle, seniorrådgiver, revisor.