Sørlandet sykehus HF Kristiansand - tilsyn med barn som pårørende til søsken som er innlagt 2018

Fylkesmannen gjennomførte tilsyn med Sørlandet sykehus HF, Kristiansand, Barne- og ungdomsposten og HABU fra 12.06.2018 til 15.06.2018. Vi undersøkte om Barne- og ungdomsposten og HABU sørger for at sykehusets plikter overfor søsken som pårørende blir utført i samsvar med aktuelle lovkrav slik at søsken som pårørende får trygge og gode tjenester.

Tilsynet ble gjennomført etter en risiko- og sårbarhetsvurdering, og ble initiert av Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder.

Fylkesmannen påpeker følgende lovbrudd:

Barne- og ungdomsavdelingen ved Sørlandet sykehus HF Kristiansand avklarer ikke i tilstrekkelig grad søskens behov for informasjon og nødvendig oppfølging.

Det kan i noen tilfeller føre til at søsken som pårørende ikke får avklart sine behov og at nødvendige tiltak ikke blir iverksatt.

• Dette er brudd på: helsepersonelloven § 10a, spesialisthelsetjenesteloven §§ 3-2 og 3-7a, og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 3, jf §§ 7, 8 og 9.

Fylkesmannen ber Sørlandet Sykehus HF gjøre en vurdering av de forhold som påvirker og bidrar til lovbruddet. Se rapportens kapittel 6. Fristen er 28.09.2018.

1. Tilsynets tema og omfang

I dette kapittelet beskriver vi hva som ble undersøkt i tilsynet.

Dette tilsynet rettet seg barn som pårørende til søsken som er innlagt/innskrevet.

Tilsynet ville avklare om:

Søsken som pårørende pasienter (0-18 år) ble fanget opp.

Barn som har alvorlig syke søsken fikk informasjon og oppfølging.

Alvorlig syke pasienter som har søsken, fikk tilbud om støtte til å snakke sammen.

Det ble innhentet samtykke til oppfølging (barn eller foreldre) og samarbeid med andre.

Det det ble gjort en vurdering om pårørende søsken blir godt nok ivaretatt.

Dokumentasjon på kartlegging, samtale, samtykke og oppfølging var tilgjengelig i pasientens journal.

2. Aktuelt lovgrunnlag for tilsynet

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med spesialisthelsetjenesten, etter helsetilsynsloven § 2.

Et tilsyn er en kontroll av om virksomheten er i samsvar med lov- og forskriftsbestemmelser. Vi gir derfor her en oversikt over kravene som ble lagt til grunn i tilsynet.

• Helsepersonelloven - LOV-1999-07-02-64
• Journalforskriften- FOR-2000-12-21-1385
• Spesialisthelsetjenesteloven - LOV-1999-07-02-61
• Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten - FOR-2016-10-28-1250

Et grunnvilkår for at helsepersonellets plikter utløses etter helsepersonelloven § 10a, er at det foreligger alvorlig sykdom eller skade hos pasienten. Alle som har kontaktlege, defineres på Barne- og ungdomsavdelingen til å komme under vilkåret «alvorlig syke».

For å oppfylle lovkravet må pasientens mindreårige søsken kartlegges for å kunne fanges opp. Søsken omfatter både biologiske søsken, og andre barn som lever med pasienten som søsken i en familie. For å kunne fange opp om det finnes søsken som pårørende må det etableres et system som sikrer at ingen blir oversett.

Når de er identifisert, må det det gjøres en vurdering av barnets behov for informasjon og nødvendig oppfølging. I akuttsituasjoner må det avklares om søsken som er hjemme har tilsyn og omsorg av en voksen.

Aktuelle tiltak kan være samtaler, informasjon om sykdommen og behandlingen, eventuelt henvisning til kommunehelsetjenesten for videre oppfølging. Dette må så langt som mulig gjøres i samråd med foreldre, bla skal samtykke innhentes for å avklare omfanget av informasjon og samarbeid. Dette er behandlingsansvarlig leges ansvar å sørge for..

Det skal være oppnevnt barneansvarlige, jf spesialisthelsetjenesteloven § 3-7a.

Oppgaven til barneansvarlige er å organisere og utarbeide rutiner som kan sørge for at kartleggingsrutiner følges opp, og koordinere oppfølgingen av søsken som pårørende. Kjernefunksjonen er å sette arbeidet i system, holde helsepersonell oppdatert og fremme barnas (søsken som pårørende) interesser. Det er arbeidsgivers ansvar å utpeke rette personer og sørge for at oppgavene til barneansvarlige kan gjennomføres.

Alt dette er omtalt i Veileder om pårørende i helse- og omsorgstjenesten (IS-2587) og rundskriv «Barn som pårørende» (IS-05/2010)

3. Beskrivelse av faktagrunnlaget

Her gjøres det rede for hvordan virksomhetens aktuelle tjenester fungerer, inkludert virksomhetens tiltak for å sørge for at kravene til kvalitet og sikkerhet for tjenestemottakerne blir overholdt.

Vi gikk gjennom fire relevante journaler på pasienter fra HABU. Vi gikk også gjennom fire relevante journaler på innlagte pasienter fra dagens liste. På barne- og ungdomsposten gikk vi gjennom 11 relevante journaler. Relevante journaler er de journalene som tilhører barn som er definert som «alvorlig syke», og som har «søsken som pårørende».

Barne- og ungdomsposten registrer søsken som pårørende ved innkomst i «F5-bildet» i DIPS.

Dette gjøres ikke ved HABU. Der brukes det et opplysningsskjema som foreldrene fyller ut selv. Opplysningsskjema scannes deretter inn i barnets journal.

I innkomstjournal finner vi antall søsken notert under «familie/sosialt». I journalene etter innkomstnotatet fant vi ingen spor av kartlegging, vurderingssamtaler med foreldre, eller tiltak overfor søsken. I epikriser er søsken i liten grad nevnt, og vi finner heller ikke spor av vurderinger eller tiltak overfor søsken. Det er laget en ny rutine med notat «barn som pårørende». Dette notat er på høring, og ikke iverksatt.

Informasjon som gis på morgenmøter og internundervisning når ikke frem til alle, da ikke alle er tilstede på disse treffpunktene. Mange oppgir at det sendes ut e-post om forskjellige oppdateringer og nyheter, men at dette «drukner» i informasjonsstrømmen. Det er ikke noe etablert fast system for kvittering på at slik informasjon er lest eller mottatt. Det blir bedt om lesebekreftelse fra ledelsen på «viktige e-poster» (hva som er viktig kom ikke frem). Lovteksten og rundskriv og pårørendeveileder som omhandler lovkrav og god praksis på området, er kjent i varierende grad blant ledere og blant ansatte på avdelingen.

Avdelingssjef
Avdelingssjef for Barne- og ungdomsavdelingen ved Sørlandet sykehus HF, Kristiansand har et overordnet ledelsesansvar. Ledelsen bruker i noen tilfeller et system de kaller «audit-survey». Dette går ut på å undersøke og få tilbakemelding fra de ansatte på implementering av viktige prosedyrer. Avdelingssjef har ikke iverksatt kontrolltiltak for å følge opp at rutinene for oppfølging av søsken som pårørende blir gjennomført. Det blir i tillegg til internundervisning, også sendt ut eposter fra ledelsen med oppdatering av informasjon og rutiner.

Kvalitetskoordinator
Kvalitetskoordinator er plassert i avdelingen, med blant annet utvikling og oppfølging av prosedyrer, og oppfølging av uønskede hendelser. Oppgaven omfatter også oppfølging av ulike prosjekter, og rutinene for oppfølging av søsken som pårørende. Kvalitetskoordinator har sammen med foretakskoordinator for barn som pårørende gjennomført undervisning i alle enheter i Barne- og ungdomsavdelingen våren 2018.

Foretakskoordinator for barn som pårørende
Sykehuset har en foretakskoordinator for barn som pårørende som bla skal være et bindeledd mellom ledelse, barneansvarlig og helsepersonell. Foretakskoordinator for barn som pårørende er ansvarlig for å ha oppdaterte rutiner for barn som pårørende. Tilsynet har fått oversendt sykehusets egne prosedyrer (datert 27.03.2017) som omfatter informasjon og oppfølging av søsken som pårørende. Tilsynet finner ikke spor av at disse prosedyrene er kjent og brukt, hverken i journaler eller gjennom samtaler med helsepersonell.

Legene og annet personell
Behandlingsansvarlig lege ved Barne- og ungdomsavdelingen skal vurdere hvilke behov søsken kan ha for informasjon og oppfølging, jf vilkåret om alvorlig sykdom. Det blir opplyst at ivaretakelse av søsken som pårørende i en del tilfeller skjer i samarbeid med sykepleier/saksansvarlig og lege.

Internkontroll:
Ledelsen etterspør ikke aktivt og har ikke oversikt (kontroll eller registrering) over hvordan rutiner for søsken som pårørende følges opp av ansatte. Det går på tillit, jf utsending av e-post med informasjon, «morgenmøter» og undervisning. Ledelsen mener at de må velge ut hva de vil følge opp systematisk, da det må gjøres en prioritering blant flere andre viktige ting. Ledelsen opplyser at det er planlagt oppfølging til høsten for kontroll av implementeringen av den nye forskriften. Det er jobbet med prosedyrer, både lokalt og regionalt, disse er fortsatt ikke er godkjent og dermed ikke implementert. Søsken som pårørende er omtalt i årsrapport 2017 side 13 (vedlegg 2, nr.4).

Barneansvarlige:
Det er oppnevnt barneansvarlige Barne- og ungdomsposten og i HABU

Generelt:
Det er oppmerksomhet rundt «søsken som pårørende» som tema, og på sikt ønsker man å prioritere dette og følge opp interne rutiner og omtale satsningen i årsrapport.

Befaring:
Tilsynet fikk en omvisning på Barne- og ungdomsavdelingen. Avdelingen har tilrettelagt for at søsken i alle aldre kan leke/spille både inne og ute. Avdelingen har egne hybler/leiligheter hvor hele familien kan overnatte. Det er egne samtalerom og muligheter for å være sammen med foreldrene.

På nyfødtintensiven er det trangt og lite tilrettelagt for samtaler med foreldre og søsken. Foreldre og søskensamtaler kan gjennomføres ved behov. Det er lite synlig informasjon til barn/ungdom som søsken.

4. Vurdering av faktagrunnlaget opp mot aktuelt lovgrunnlag

I dette kapittelet vurderer vi fakta i kapittel 3 opp mot lovbestemmelsene i kapittel 2.

Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten stiller krav om de som har den overordnede ledelsen, sørger for at virksomhetene har et styringssystem som ivaretar de krav som følger av lovgivningen. Oppgaven med å fange opp søsken som er pårørende til alvorlig syke er en viktig oppgave for å nå barn i en særlig sårbar situasjon. Målet er å hjelpe søsken som er pårørende i en vanskelig situasjon, og hindre at belastningen fører til senere sykdom og behandlingsbehov.

Oppgaven krever at man har gode rutiner som følges opp i praksis. Dokumentasjon er nødvendig både i forhold til behovsavklaring og interne tiltak, samt avklaring av et eventuelt samarbeid med kommunehelsetjenesten.

Nye rutiner og innføring av nye dokumentmaler i DIPS vil gjøre det enklere å gjenfinne dokumentasjon om tiltak som er iverksatt. Blant annet innføres en egen dokumentmal dersom det er iverksatt tiltak til søsken (Barn som pårørende-notat). I den grad det i enkelttilfeller gjøres vurderinger og eventuelt iverksettes tiltak, så er dagens praksis at dette ikke er dokumentert i journal. Likevel bedømmer vi ut fra samtalene med helsepersonell, at søsken av kreftsyke barn og deres familier følges tett opp. (Det må understrekes at det er en plikt til å dokumentere dette.)

Hvor mye som eventuelt skal noteres i pasientens journal om søsken, oppfattes av enkelte som vanskelig å bedømme. Så lenge det i meget liten grad skrives noe om dette, så blir det en hypotetisk problemstilling.

Ledelse – internkontroll:
Ledelsen har ikke iverksatt egne kontroll eller evaluering av om interne rutiner er iverksatt, og om de er effektive når det gjelder søsken som pårørende. Ledelsen er klar over dette, og planlegger å rette opp i dette. Journalgjennomgang viser at det ikke er systematiske vurderinger og iverksetting av tiltak overfor søsken som pårørende.

Ansvarfordeling:
Det er viktig at helsepersonell er bevisst ansvarfordelingen på dette området.

Behandlingsansvarlig lege har et særlig ansvar i den enkelte sak, mens barneansvarlige har et ansvar for koordinering og systemarbeid. Annet personell må melde ifra om behov som blir fanget opp, og ved tvil forsøke å klarlegge situasjonen. Dette innebærer at plikten til å følge opp barna i utgangspunktet gjelder alt helsepersonell. Det er viktig at alle er klar over dette ansvaret.

Hvilke tiltak som er nødvendige fra spesialisthelsetjenesten vil variere. Samarbeidet med kommunehelsetjenesten vil være viktig. Eksempel på tiltak kan være samtaler og viderehenvisning. Vi er kjent med at det i mange saker er etablert samarbeid med barneverntjenesten for å få til gode og nødvendige avlastningstiltak.

Vurdering av praksis:
Søsken som pårørende kan i en del tilfeller være i en meget sårbar situasjon, og i veilederen er hensynet til å fange disse opp i en tidlig fase fremhevet. Praksis i avdelingen avviker betydelig fra de faglige anbefalinger gitt i rundskriv og veileder på området. Det er grunn til å konkludere med at søsken som pårørende i noen tilfeller ikke har fått den informasjon og de tiltak de har hatt behov for, som en følge av manglende oppfølging av egne rutiner og mangel på styring på dette området.

5. Tilsynsmyndighetens konklusjon

Her presenterer vi konklusjonen av vår undersøkelse, basert på vurderingene i kapittel 4.

Barne- og ungdomsavdelingen ved Sørlandet sykehus HF Kristiansand avklarer ikke i tilstrekkelig grad søskens behov for informasjon og nødvendig oppfølging.

Det kan i noen tilfeller føre til at søsken som pårørende ikke får avklart sine behov og at nødvendige tiltak ikke blir iverksatt.

Dette er brudd på: helsepersonelloven § 10a, spesialisthelsetjenesteloven § 3-2 og § 3-7a, forskrift om pasientjournal §§ 7 og 8, og forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten § 3, jf §§ 7, 8 og 9.

6. Oppfølging av de påpekte lovbrudd

Fylkesmannen ber Sørlandet Sykehus HF om å gjøre en vurdering av hvilke tiltak som er nødvendige å gjennomføre for å etablere et system som ivaretar barn som pårørende til søsken som er innlagt. Sykehuset har vist til flere planlagte tiltak som vil inngå i dette.

Det må innen 28.09.2018 utarbeides en plan som tydelig viser:

• Hvilke tiltak (med frister) for hva som er gjennomført, og hva som skal gjennomføres
• Hvordan ledelsen vil følge med på at disse tiltakene iverksettes og følges opp
• Evaluering om tiltakene virker som planlagt, når de har virket en stund

Med hilsen

Anne-Sofie Syvertsen (e.f)
fylkeslege

Lasse Svenstrup Andersen
seniorrådgiver

 

Brevet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur.

Saksbehandler:Lasse Svenstrup Andersen, tlf: 37 01 75 28

Vedlegg

Vedlegg: Gjennomføring av tilsynet

I dette vedlegget omtaler vi hvordan tilsynet ble gjennomført, og hvem som deltok.

Varsel om tilsynet ble sendt 22.03.2018

Befaring ble gjennomført 12.06.2018.

Tilsynet ble gjennomført ved Barne- og ungdomsposten, og innledet med et kort informasjonsmøte 12.06.2018. Oppsummerende møte med gjennomgang av funn ble avholdt 15.06.2018.

En del dokumenter var tilsendt og gjennomgått på forhånd, mens andre dokumenter ble mottatt og gjennomgått i løpet av tilsynsbesøket. Følgende dokumenter ble gjennomgått og vurdert som relevante for tilsynet:

• Journalgjennomgang sammen med kvalitetskoordinator, til sammen 19 relevante journaler. Dette anses for et tilstrekkelig antall for å kunne trekke konklusjoner i tilsynsrapporten.
• Kriterium for valg av journaler var at pasientene hadde mindreårige søsken som pårørende.
• Tilsynet ble veiledet av representant for SSHF i gjennomgangen av journalene.

I tabellen under gir vi en oversikt over hvem som ble intervjuet, og hvem som deltok på oppsummerende møte ved tilsynsbesøket.

Ikke publisert her

Disse deltok fra tilsynsmyndigheten:

• Assisterende fylkeslege, Elizabeth Bakke, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Gry Ilje Tveit, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisor
• Seniorrådgiver, Lasse Svenstrup Andersen, Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder, revisjonsleder