Rapport fra tilsyn med om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser ved NAV Vegårshei 2018

Sammendrag

Fylkesmannen har i 2018 ført tilsyn med Vegårshei kommune v/NAV Vegårshei.

Formålet med tilsynet har vært å undersøke om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Tilsynsmyndigheten har ikke tilstrekkelig dokumentasjon til å vurdere om det gjøres tilstrekkelige individuelle vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Fylkesmannens konklusjon er at Vegårshei kommune ved NAV Vegårshei har uført oppgavene på de vurderte områdene i tråd med lovens krav.

Knut Kleven
revisjonsleder

Johan Inge Misund, Heidi Svindland Sandtveit
revisorer

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved NAV Vegårshei i perioden 07.03.2018 – 08.03.2018. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med de sosiale tjenester i NAV etter lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) § 9 og kommuneloven kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

I dette tilsyn ble det ikke gitt avvik eller merknad.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Vegårshei kommune ledes av rådmann Ole Petter Skjævestad. NAV kontoret ledes av konstituert enhetsleder Kine Lorentzen. NAV kontoret er en egen enhet; «NAV og oppfølging». Her er oppgaver med psykisk helse og rus, flyktning, koordinerende enhet, ergoterapi, husbankens virkemidler, støttekontakt og avlastning samlet. Det er 5 veiledere som forvalter lov om sosiale tjenester i NAV

I 2017 var det 2087 innbygger i Vegårshei. Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere var på 4,1 som er blant de høyest av alle Sørlandskommunene i 2017.

Andelen sosialhjelpsmottakere med stønad i mer enn 6 mnd er blant de laveste i landsdelen (19%). I 2017 hadde Vegårshei 85 sosialhjelpsmottakere i alderen 18-66 år, bare 9 var i aldersgruppen 18-24. 14 sosialhjelpsmottakere hadde forsørgelsesplikt for barn under 18 år.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble gitt 17.01.2018. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 14.03.2018.
Dokumentgransking av 6 brukere i Arena, Velferd og Modia.
Det ble også gjennomgått 3 papirjournaler/hengemapper. 26 vedtak er gjennomgått.

Intervjuer
6 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 15.03.2018.

4. Hva tilsynet omfattet

Det fremgår av hovedrundskriv 35 til lov om sosiale tjenester i NAV pkt. 4.18.1. siste avsnitt følgende: «Kravet om individuelle vurderinger gjelder for hele søknadsprosessen; fra identifisering av søknader, innhenting av nødvendige opplysninger og saksbehandlingstid, til avgjørelser om hjelpebehov, stønadsnivå, vilkårssetting, stønadsform og utbetaling».

Fylkesmannen har undersøkt om Vegårshei kommune, ved NAV Vegårshei, sørger for at kravet til individuell vurdering ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurdering av søknader og utmåling av sosialhjelp og vilkårsbruk.

5. Funn og konklusjoner

Fylkesmannen har under tilsynet med Vegårshei kommune v/NAV Vegårshei undersøkt om kravet til individuelle vurderinger ivaretas når det gjelder kartlegging og innhenting av relevante opplysninger, vurderinger av søknader og utmåling av stønad og vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

Fylkesmannen har vurdert at kommunens kartlegging, vurdering av og utmåling av stønad er forsvarlig, og at det er gjøres individuelle vurderinger ut fra brukers behov.

• Det fremgår av vedtakene hvilke konkrete og individuelle hensyn som er vektlagt i avgjørelsen, enten det er fattet vedtak om økonomisk støtte eller om stønad er avslått.
• De fleste sakene tas opp i fast kontormøte på onsdager. Dette bidrar til ens praksis og er en læringsarena.
• Det er noe variasjon på dokumentasjon i de fagprogrammer NAV benytter. Notater om sosialhjelp gjøres i VELFERD (med kontorsperre), aktivitetsplaner i MODIA. I tillegg benyttes ARENA og GOSYS ved siden av hengemapper/ papirjournaler. Journalnotater i VELFERD kunne vært mer utførlige, men den samlede dokumentasjonen er likevel forsvarlig.

• Tilsynsmyndigheten har ikke tilstrekkelig dokumentasjon til å vurdere om det gjøres tilstrekkelige individuelle vurderinger ved vilkårsfastsettelser.

6. Virksomhetens styringssystem

I følge Lov om sosiale tjenester i NAV § 5 skal kommunen kunne gjøre rede for hvordan plikten til internkontroll oppfylles. Lov og forskrift innebærer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at kravet til individuelle vurderinger ivaretas ved søknad om økonomisk sosialhjelp.

Det er laget «internkontroll for NAV Vegårshei» som beskriver formål, ansvar og evalueringstidspunkt. Rutinen er knyttet opp mot de enkelte bestemmelser i forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen, avvik skal meldes i Qm+. Det skal gjennomføres konkrete tiltak 1. februar og 1. september.

Tilsynet viser at Vegårshei kommune har system for internkontroll på det undersøkte området. Det gjennomfører systematisk gjennomgang av vedtak på faste møter.

NAV har egen opplæringsplan.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift om internkontroll i kommunene i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Rundskriv Hovednr.35 – Lov om sosiale tjenester i NAV
• Rundskriv A-3/2016 Statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad for 2017.

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Administrativt organisasjonskart for NAV Vegårshei 01. 01.18.
• Oversikt organisasjon
• Oversikt over ansatte som forvalter lov om sosiale tjenester.
• Sosialhjelpssatser 2018
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17. etter § 17. 10 vedtak.
• Kopi av første vedtak til nye søkere fattet før 31.12.17 etter §§ 18 og 19. 6 vedtak.
• Kopi av første vedtak til nye søkere etter 31.12.17. med avslag etter §§ 18 og 19. 6 vedtak.
• Kopi av første vedtak til nye søkere under 30 år fattet før 31.12.17. 4 vedtak.
• Dokumentasjon ved søknad om økonomisk sosialhjelp. (dokumentasjonskrav)
• Kopi av søknadskjema om økonomisk sosialhjelp
• Rutiner ved henvendelse til VAV Vegårshei fra personer med hjelpebehov.
• Internkontroll for NAV Vegårshei
• Prosedyre for oppfølging av ungdom.
• Kompetansebehov 2018, planprosess.
• Styringskort 2018 for enhet NAV og oppfølging.
• Virksomhetsplan statlige og kommunale tjenester Nav Vegårshei
• Fra minus til pluss, -helhetlig økonomisk rådgivning.

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Oppslag i ARENA, Velferd og MODIA, GOSYS, Journaler hentet fra hengemapper.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn sendt ut 17.01.18
• Beskjed fra kommunene om kontaktperson for tilsynet mottatt 25.01.18
• Oversendelse av dokumentasjon fra NAV Vegårshei datert 23.02.18
• Program for gjennomføring av tilsyn sendt 06.03.18.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Johan Inge Misund
Heidi Svindland Sandtveit
Knut Kleven