Rapport fra tilsyn med medikamenthåndtering ved Birkenes kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver merknaden som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Håndtering av medikamenter
• Oppbevaring av medikamenter
• Sikkerhet i forhold til medikamenthåndtering
• Kompetanse i forhold t til medikamenthåndtering

Det ble gitt en merknad under tilsynet:

Ledelsen er ikke kjent med det konkrete innhold i e – lærings grunnkurset i legemiddelhåndtering som hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og helsefagarbeidere gjennomgår for å få fullmakt til legemiddelhåndtering.

Det tilbys ikke annen opplæring i tillegg til dette e-læringskurset.

Dato: 27.5.2014

Heidi Vige
revisjonsleder

Elizabeth Bakke, revisor
Lasse Svenstrup Andersen, revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Birkenes kommune i perioden 15.1.14 - 25.5.14.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenester etter helsetilsynsloven §§ 2 og 3 annet ledd og helse- og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler merknaden som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Birkenes er en innlandskommune på Sørlandet med ca. 5000 innbyggere. Sentraladministrasjonen og flere hovedfunksjoner er lagt til Birkeland. Her finner vi også kommunens eneste sykehjem med 43 plasser fordelt på seks avdelinger.

Fra nyttår har det startet en planlagt nedbemanning og «boliggjøring» av sykehjem. Det er hittil i år redusert med 3 plasser, og planlegges en ytterligere reduksjon på 11 plasser.

Sykehjemmet er ledet av en enhetsleder, som rapporterer til helse – og velferdssjef. Denne stillingen er direkte underlagt rådmannen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 15.1.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt den 3. april 2014.

Intervjuer

11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Birkenes Sykehjem den 3. april.

Sluttmøte ble avholdt den 4. april.

4. Hva tilsynet omfattet

• Håndtering av medikamenter
• Oppbevaring av medikamenter
• Sikkerhet i forhold til medikamenthåndtering
• Kompetanse i forhold til medikamenthåndtering

5. Funn

Merknad:

Ledelsen er ikke kjent med det konkrete innhold i e – lærings grunnkurset i legemiddelhåndtering som hjelpepleiere, omsorgsarbeidere og helsefagarbeidere gjennomgår for å få fullmakt til legemiddelhåndtering. Det tilbys ikke annen opplæring i tillegg til e-læringskurset.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det tilbys e-læringskurs uten annen oppfølging for eksempel undervisning og vurdering av personlig egnethet
• Ledelsen kjenner ikke det konkrete innholdet i e-læringskurset

Kommentar: I forskriften om legemiddelhåndtering § 4 er ansvaret for legemiddelhåndteringen lagt til virksomhetsleder. Det innebærer et administrativt og faglig ansvar, der opplæring av ansatte står sentralt.

FM har for øvrig merket seg:

Det er i løpet av det siste halvår blitt laget nye rutiner i forhold til utdeling av medikamenter. Disse er godt kjent for alle ansatte og følges i daglig praksis. Her har det vært innskjerping av tidligere praksis (hvem har ansvar for å gi medisiner, hvordan disse håndteres fra multidose til inntak). Det tas jevnlig stikkprøvekontroll fra ledelsen for å sikre at de nye rutinene følges.

Avvikssystem fungerer godt og er forankret i overordnet ledelsen. Flere rutiner har blitt endret på bakgrunn av innmeldt avvik.

6. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgsloven)
• Lov om helsepersonell m.v
• Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (legemiddelhåndteringsforskriften)
• Forskrift om pasientjournal
• Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester (kvalitetsforskriften)
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten (internkontrollforskriften)

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart
• Vaktlister for tilsynsdagene
• Funksjonsbeskrivelser
• Oversikt over fullmakter – medikamenthåndtering
• Opplæringsplan for sykehjem
• Utfylte avviksskjemaer fra 2013 rundt medikamenthåndtering
• Legemiddelhåndteringsrutiner
• Avtale om farmasøytisk tilsyn
• Rapport fra farmasøytisk tilsyn datert 16.4.12 og 22.10.13

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Det ble gjennomgått 23 pasientjournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 15.1.14
• Oversendelse av dokumentasjon fra Birkenes kommune den 3.3.14
• Ettersending av dokumentasjon 12.3.2014
• Program for tilsynsdagene 27.3.14
• Diverse telefonsamtaler og e-poster

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Elizabeth Bakke
Lasse Svenstrup Andersen
Heidi Vige