Rapport frå tilsyn med NAV Bygland 2014

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikt innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Kommunen si handsaming av søknader om økonomisk stønad, særleg for personer med forsørgjaransvar for barn.

Fylkesmannen i Aust-Agder undersøkte om NAV  Bygland kommune sikrar forsvarleg kartlegging og om det gjerast individuelle vurderingar som grunnlag for avgjerd om å innvilge økonomisk stønad til personar med forsørgjeransvar.

Med økonomisk stønad meiner ein her stønad til livsopphald, jf. lov om sosiale tenester i NAV.

Med handsaming av søknad siktes det til prosessen frå og med søknad er framsett eller identifisert, og fram til det skal tas avgjerd om det er grunnlag for å gje økonomisk stønad og stønaden sin størrelse vurderas.

Det blei gitt eitt avvik:

NAV Bygland kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging av barna sine  behov når foreldra søkjer sosialhjelp.

Dato:

Knut Kleven
revisjonsleiar

Lasse Svenstrup Andersen
revisor

Mia Wiik
Revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon i perioden 31.07.14. til 15.10.14. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i år.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga (NAV) § 9 og kommunelova kapittel 10 a.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekt under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle tilhøve

Bygland kommune vert leia av  rådmann med 5 underliggande einingar. NAV ligg som ein eigen eining leia av Kathrine Hovet.  NAV har fire tilsette. Ut over kommunen sitt ansvar etter lov om sosiale tenester i NAV, går også tenesteområdene flyktningar og husbanken  inn i  dei kommunale tenester.

I 2014 er det1200 i innbyggar i Bygland, ein nedgang på 0,6 % frå 2013. Tall frå KOSTRA for 2013 viser at netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp har gått markant ned frå 2011 til 2013. Andelen sosialhjelpsmottakarar i forhold til innbyggjar er 1,6, noko som er lågt . I 2013 var det 15 sosialhjelpsmottakarar i alderen 25-66 år, 3 sosialhjelpmottakarar hadde forsørgingsplikt for barn under 18 år.  Årsverk i sosialtenesta pr. 1000 innbyggar er 0,58, som er lågt i høve til andre kommunar i Aust-Agder og landet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 31.07.14. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 14.10.2014.

Intervjuar

4  personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 14.10.2014.

4. Kva tilsynet omfatta

Det ble ført tilsyn med området økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i NAV §§ 18 og 19, saksbehandlingskrav i same lov, saksbehandlingskrav i forvaltningsloven (fvl.), samt styringskrav heimla i lov om sosiale tenester i NAV § 5 og tilhørande forskrift om internkontroll (forskrift 2010-11-19 nr. 1463 om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga).

Tilsynet var konsentrert om lovkrav knytt til behandling av søknader om økonomisk stønad frå personer med forsørgjeransvar for barn. Behandlingsprosessen var inndelt i ein kartleggingsfase og ein vurderingsfase.

Ved gjennomføring av tilsynet skulle det undersøkjas om kommunen sikrar forsvarlig saksbehandling av søknader frå personer med forsørgjeransvar for barn, her under om kommunen sikrar at søkarens situasjon kartleggjast i tilstrekkelig grad og at det gjøres individuelle vurderingar.

Tilsynet omfattar også kommunens internkontrollplikt. Plikt til å føre internkontroll medfører at kommunen har et sjølvstendig ansvar for å sikre at den verksemda de driv er i samsvar med krava i lova. Det er verksemda sjølv som har primæransvaret for å ha kontrollordningar som kan avdekke forhold som ikkje er i samsvar med regelverket og følgje opp med nødvendige endringar.

5. Funn

Avvik

NAV Bygland kommune sikrar ikkje forsvarleg kartlegging av barna sine  behov når foreldra søkjer sosialhjelp.

Avvik frå følgjene myndigheitskrav:

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 43 (innhenting av opplysningar), 18 og 19 (vurdering av stønad samt særlige tilfelle). Det vises også til same lovs § 5 (internkontroll) og § 6 (opplæring).
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) § 17.
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4.

Avviket bygger på desse observasjonane:

• Søknader om sosialhjelp for vaksne er godt dokumentert. Vedtaka er stort sett oversiktlege, forståelege og i tråd med vanlege sakshandsamingskrav. I desse vurderingane inngår ikkje vurderingar som angår dei vaksne sitt forsørgjeransvar og barna sine spesielle behov.
• Ingen rutinar som gjer greie for kartlegging, f.eks. særlege moment man må være obs på og merke seg ved kartleggjing av barna sine individuelle behov.
• Det finnes ikkje spor i  journalnotater som viser at barna sine behov er vurdert, jf. vår gjennomgang av saksmapper
• Nav behandlar og vurderer konkrete søknader om støtte til barn i dei tilfelle  det vert framsett eit ønske / en søknad frå søker. Om det ikkje framsettas konkrete søknader, vurderas ikkje barna sine behov særskilt. Kommunens aktivitetskrav, dvs. å opplyse saken (jf. fvl § 17 og lov om sosiale tenester i NAV § 43), følgjes ikkje opp i tilstrekkelig grad.
• Leiinga gjennomfører ingen systematisk gjennomgang av om kartlegginga (journalnotater) og om vurderingane i sakene ved fastsetting av vedtak er i tråd med lov og forskrift.
• Det er ikkje etablert rutinar for kvalitetssikring av vedtak.
• Funna er bekrefta i intervjua.

6. Verksemda sitt styringssystem

I følgje Lov om sosiale tenester i NAV § 5 skal kommunen kunne gjere greie for korleis plikten til internkontroll oppfyllas. Lov og forskrift inneberer at kommunen gjennom ledelse og styring må sikre at også barnas behov blir sett og ivaretatt når føresette søker om økonomisk sosialhjelp.

Tilsynet har særlig vist til følgjene svakheter ved styringssystemet, som har medverka til avvika:

• Det er ingen rutinar for å sikre at også barna sin situasjon i vanskeligstilte familiar blir vurdert.
• Det manglar system for å følgje med på arbeidsprosessane slik at svakheter og svikt vert oppdaga og retta.
• Fylkesmannen har merka seg at det er sett i verk arbeid med rutinar omkring temaet.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Lov om behandlingsmåten i forvaltnings saker
• Forskrift om internkontroll i kommunane i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Rundskriv I-34/2001 hovud nr. 35 – Lov om sosiale tenester i NAV, sist endra 07.07.2014
• Rundskriv A-1/2013 Statlige veiledande retningsliner for utmåling av økonomisk stønad til livsopphald 2014.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Kopi av samarbeidsavtale mellom NAV Aust-Aust-Agder og Bygland  kommune om forvaltning av eigedom og drift av felles NAV kontor.
• Appendiks A til samarbeidsavtalen mellom NAV Bykle, NAV Valle, Nav Bygland; NAV Evje og Hornnes, NAV Iveland og NAV Aust-Agder .
• Organisasjonskart.
• Administrativ delegering frå rådmannen. gjeldande  får 01.07.2014.
• Bygland kommune  årsmelding 2012.
• Bygland kommune årsmelding 2013.
• Sem og Stenersens skjema for «søknad om økonomisk stønad.
• «Rutinebeskrivelse søknad økonomisk stønad» 15.09.2014.
• Rutiner for nødhjelpsutbetalinger for NAV Bygland, 2014.
• Prosedyre for «scanning» av søknader til Velferd.
• Sjekkliste ved søknad om sosialhjelp – NAV Bygland.
• Sjekkliste for dokumentasjon som skal vedlegges søknad om sosialhjelp. Under utbedring.
• Rundskriv A-1/2003, statlige veiledende retningslinjer for økonomisk stønad til livsopphold.
• Attestant fullmaktar, under utarbeiding, alle på kontoret skal ha moglegheit til å attestere.
• Rutiner for internkontroll- NAV Bygland pr. 15.09.2014.
• Kompetanseplan 2014, oppdatert 13.08.2014.
• Program for nytilsatte  - NAV Aust-Agder

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• De 10 siste vedtaka om tildelingav økonomisk sosialhjelp etter §§ 18 og 19, inkludert dei som fikk sosialhjelp og som har forsørgeransvar for barn, som ble gjort i perioden 01.09.13-01.09.14.
• Vedtak om avslagpå økonomisk sosialhjelp i perioden01.09.13-01.09.14.
• Saker om “nødhjelp” i perioden01.09.13-01.09.14.
• 7 saksmapper.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 31.07.2014.
• E-post 29.08.2014. oppnemning av kontaktperson.
• Program for tilsyn 14 oktober 2014.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gjer ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Knut Kleven, revisjonsleiar
Lasse Svendstrup Andersen, Revisor
Mia Wiik, revisor