Rapport etter tilsyn med sosial og helsemessig beredskap - Evje og Hornnes kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har gjennomført tilsyn som systemrevisjon i Evje og Hornnes kommune. Tilsynet omfattet kommunens planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevern- og pandemiplaner. Formålet var å vurdere om kommunen ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Under tilsynet ble følgende avvik påvist:

• Evje og Hornnes kommune sine planer for helsemessig og sosial beredskap bygger på mangelfulle ROS-analyser.
• Planene er ikke et verktøy til bruk for å håndtere uønskede hendelser og er således ikke operative.
• Planene er ikke samordnet.

Hallvard Kile
revisjonsleder

Kjetil Juva
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Evje og Hornnes kommune i perioden 8. mai 2014 - 24. september 2014. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgtjenesten i kommunen etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2. Myndigheten til å føre tilsyn med kommunenes planer for helsemessig og sosial beredskap følger blant annet av lov om helse- og omsorgstjenester m.m. § 12-3 jf. § 5-2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Evje og Hornnes kommune ligger i innlandet. Elva Otra renner gjennom kommunen og det er flere organiserte og ikke organiserte fritidsaktiviteter knyttet til elva. Senteret i kommunen er tettstedet Evje. Her finnes Setesdal vidaregåande skule, avdeling Hornnes, med internat. I den nedlagte militærleiren Evjemoen er det utstrakt næringsvirksomhet. Her er også en avdeling av Arendal fengsel.

Kommunen er organisert med en rådmann med stab og videre med ni enheter med hver sin leder i flat struktur under rådmannen. Kommuneoverlegen er organisert i Helse- og familieenheten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

• Revisjonsvarsel ble utsendt 23. januar 2014.
• Åpningsmøte ble avholdt 8. mai 2014
• Syv personer ble intervjuet.
• Sluttmøte ble gjennomført 8. mai 2014.

Oversikt over dokumenter som kommunen har oversendt og dokumenter som ble lagt frem under tilsynet er gitt i kapittel 7 - Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Undersøke om Evje og Hornnes kommune har planer for helsemessig og sosial beredskap, herunder smittevernplan med vedlegg, som samsvarer med kravene i lov og forskrift.

Kommunen plikter å utarbeide en beredskapsplan for sin helse- og omsorgstjeneste i samsvar med helseberedskapsloven, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 5-2.

Krav til innholdet i planverket er bl.a. gitt i Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap, heretter benevnt forskriften.

Nedenfor følger en oversikt over de krav som stilles i forskriften og som Fylkesmannen har vurdert planverket opp mot.

I følge forskriften § 2 skal kommunestyret sørge for fastsettelse og oppdatering av beredskapsplanen. Det skal fremgå av beredskapsplanen hvor ofte planen og ROS-analysen den bygger på skal evalueres og oppdateres. Evalueringer og oppdateringer skal dateres og dokumenteres. Av dette følger at planene skal behandles i kommunestyret. Dette gjelder også etter mer omfattende eller grunnleggende endringer og revideringer av eksisterende planer.

Planene skal revideres årlig, jf. sivilbeskyttelsesloven § 15, 3. ledd.

ROS analysene skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, hvert fjerde år.
Jf. Sivilbeskyttelsesloven § 14, 3. ledd.

I følgeforskriften § 3 skal planene bygge på en ROS-analyse for den aktuelle kommune og dennes særegenheter. Forutsetningene som ROS-analysen bygger på skal dokumenteres.

I følge forskriften § 4 skal planene omfatte prosedyre for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse. Dette gjelder både personell og materiell. Prosedyrene må også være funksjonelle for personell som ikke er godt kjent med og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring.

Forskriften § 5 stiller krav om operativ ledelse og informasjonsberedskap. Dette innebærer at kommunen ved en krise eller katastrofe skal kunne treffe beslutninger om egen virksomhets organisering og ressursdisponering og samvirke med overordnet ledd, myndigheter og samarbeidspartnere. Hvordan dette skal gjøres bør fremgå av planverket og være beskrevet slik at personell som ikke er godt kjent med og i kommunen, eller som ikke har inngående beredskapserfaring, kan nyttiggjøre seg informasjonen i en beredskapssituasjon.

Forskriften § 6 stiller krav til samordning av beredskapsplanene, både internt og eksternt.

Forskriften §7 stiller krav til at personell som er tiltenkt oppgaver i beredskapsplanen skal ha nødvendig kompetanse, fått opplæring og ha nødvendig beskyttelsesutstyr. Planene skal være brukt i øvelser.

I følge forskriften § 8 skal kommunen sørge for å ha tilfredsstillende sikkerhet for forsyning av viktig materiell, utstyr og legemidler.

I forskriften § 9 stilles det krav til at kommunen har oversikt over personell som kan beordres.

Ovennevnte krav må omhandles i kommunens beredskapsplanverk.

5. Funn

Følgende avvik ble avdekket:

Avvik:

Evje og Hornnes kommune sine planer for helsemessig og sosial beredskap bygger på mangelfulle ROS-analyser, jf. forskriften §3.

Avviket bygger på følgende:

• Planverket baserer seg hovedsakelig på overordnet og generell ROS-analyse for Setesdalsregionen, med kun få sektorvise ROS-analyser med utgangspunkt i, og tilpasset selve kommunen.
• Det er utarbeidet en beskrivelse av trusselbildet - Tilstand-Trussel-Tiltak - som er av generell karakter og ikke lokalt tilpasset.
• Det er svært lite fokus på smittevern i den regionale ROS-analysen for Setesdal, og flere relevante smittevernmedisinske problemstillinger er ikke analysert.

Avvik:

Evje og Hornnes kommune sine planer for helsemessig og sosial beredskap er ikke et verktøy til bruk for å håndtere uønskede hendelser og er således ikke operative, jf. forskriften §§ 4 og 5.

Avviket bygger på følgende:

• Tiltakskortene i de gjennomgåtte planene var ikke tilstrekkelig konkrete til å kunne fungere som verktøy for håndtering av hendelser i en beredskapssituasjon.
• I planverket henvises det til tiltakskort og prosedyrer som ikke finnes.
• Smittevernplanen inneholder ingen tiltakskort.
• Planverket omfatter ikke prosedyrer for ressursdisponering og omlegging av drift som sikrer nødvendig tjenesteytelse i en beredskapssituasjon.
• Oppfølgingspunkter til helsemessig og sosial beredskap etter IKT-øvelsen i 2012, med frist for gjennomføring i 2013, er ikke tilstrekkelig fulgt opp eller ferdigstilt.

Avvik:

Evje og Hornnes kommune sine planer for helsemessig og sosial beredskap er ikke samordnet, jf. forskriften § 6.

Avviket bygger på følgende:

• De forskjellige planene fremstår ulike i organisering og struktur.
• Sektorvis og overordnet ROS har ulik oppbygging og struktur.
• I planverket henvises det til tiltakskort og prosedyrer som ikke finnes.

6. Regelverk

• Lov av 24.06.2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven)
• Lov av 23.06.2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven)
• Forskrift av 23.07.2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap
• Lov av 05.08.1994 nr. 55 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven)
• Forskrift av 17.06.2005 nr. 610 om smittevern i helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 25.06.2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven)
• Forskrift av 22.08.2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt
• Forskrift av 20.12.2002 nr. 1731 om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til beredskap og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

ROS-analyse for Setedalsregionen 02.10.10.

• Tilstand - trussel - tiltak 02.10.10.
• Plan for kriseledelse - Evje og Honnes kommune 2012.
• Plan for psykososialt kriseteam.
• Rapport etter øvelse EH 04.12.12.
• Organisasjonskart 2014.
• Politisk ledelse Evje og Hornnes - kommunestyret 2011.
• Varslingsliste beredskap pr. januar 2014.
• Plan for helsemessig og sosial beredskap revidert januar 2014.
• Pandemiplan - 2014.
• Smittevernplan - 2014.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, sendt 23.01.2014.
• Bekreftelse på at kommunen har mottatt varsel, mottatt 29.01.2014.
• Innsendt dokumentasjon, mottatt 14.03.2014.
• E-poster med diskusjon om utsettelse av tilsynet.
• Programbrev for tilsynet, sendt 24.04.2014.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte samt hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:

Hallvard Kile, revisjonsleder
Kjetil Juva, revisor