pport fra tilsyn med Gjerstad kommune, barneverntjenesten oppfølging av barn i fosterhjem 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver merknaden som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunens arbeid med barn i fosterhjem
• Barnets medvirkning
• Råd og veiledning til fosterforeldre

Det ble ikke gitt avvik ved revisjonen.

Det ble gitt en merknad:

Dokumentasjon av praksis, og særlig dokumentasjon av de vurderingene som gjøres i arbeidet.  Dette er en liten tjeneste med få ansatte, der mye overføring av informasjon gjøres muntlig. Mye kunne vært tydeligere dersom det var skrevet ned og systematisert.  Det gjelder både ledelsens styring, det gjelder rutinebeskrivelser og krav til de ansattes dokumentasjon av sitt arbeide.

Dato: Arendal den 12.01.15

Helene Frydenberg
revisjonsleder

Hans Ganes
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Gjerstad kommune i perioden 01.10.14 – 10.12.14.  Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunenes barneverntjenester i 2014.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunenes barneverntjenester jf. § 2-3, 4.ledd.  Statlige barnevernmyndigheters oppgaver og myndighet og § 2-3 b, 2. ledd.  Statlig tilsyn på barnevernområdet

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad kommune er en liten innlandskommune helt øst i Aust-Agder, med grense mot Telemark i øst og nord. Kommunen har om lag 2 500 innbyggere. Kommunen har to sentra, Kirkebygda i øvre Gjerstad hvor kommuneadministrasjonen holder til, og Brokelandsheia, som er et område i vekst og som ligger langs E 18, sør i kommunen.

Barneverntjenesten er organisert i familiehuset, og er plassert i kommunehuset i øvre Gjerstad.  Barneverntjenesten har to saksbehandlerstillinger, i tillegg kommer stillingen som barnevernleder i en prosenstilling svarende til omtrent 20% stilling.

Kommunen er en to-nivå kommune med rådmann med direkte ansvar for 10 enhetsledere.

Enhetsleder for Familiehuset er barnevernleder.  Familiehuset omfatter, i tillegg til barneverntjeneste, helsestasjon, legetjeneste, flyktningetjeneste, rus- og psykisk helsetjeneste og PP-tjeneste.

PP-tjenesten blir en del av en interkommunale PP-tjeneste sammen med tre andre kommuner fra 01.01.15, med nabokommunen Risør, som vertskommune.

Gjerstad kommunestyre har vedtatt å opprette en interkommunal barneverntjeneste etter vertskommunemodellen, og der Gjerstad bli vertskommune.  Samarbeidet består av tre kommuner, og vil bli etablert sør i kommunen, på Brokelandsheia i løpet av 2015.

Gjerstad har vært med i barnevernsamarbeidet øst i Agder (BiØ) siden 2000.  Dette samarbeidet er mellom 5 kommuner i østregionen og gjennomfører undersøkelser for deltakerkommunene.  Dette samarbeidet vil avvikles ved årsskiftet 2015/16.

Gjerstad kommune er en del av Østre-Agder samarbeidet som omfatter de 8 østligste kommunene i fylket som samarbeider på en rekke områder gjennom ordfører og rådmannsnivå.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.10.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Alle fosterhjemmene som Gjerstad kommune har oppfølgingsansvaret for, fikk tilsendt et spørreskjema i forkant av systemrevisjonen og vi fikk tilbakemelding fra 6 av 10 fosterhjem.

Alle fosterhjemmene gav uttrykk for at de stort sett var fornøyde med oppfølgingen og samarbeidet med kommunen.

Tilsynsteamet gjennomgikk 10 journalmapper den 28.11.14.

Åpningsmøte ble avholdt 04.12.14.

Intervjuer

Fire personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt den 04.12.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Det landsomfattende tilsynet med barneverntjenestenes oppfølging av barn i fosterhjem, har vært gjennomført i 2013 og 2014.  I forbindelse med forberedelsene til tilsynet hadde Fylkesmannen i Aust-Agder et møte med styret i Fosterhjemsforeningen, i Aust-Agder.  De gav innspill til utfordringsområder slik de så det. 

Temaet for tilsynet er kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem.

• om kommunen sikrer oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet
• om barns medvirkning sikres
• om kommunen sikrer nødvendig råd og veiledning til fosterforeldre

Vårt fokus i tilsynet var om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer at:

• barneverntjenestens oppfølging er i tråd med kravene i loven,
• dvs. at barna sikres nødvendig hjelp og omsorg til rett tid
• fosterbarnas rett til å medvirke ivaretas
• oppfølging av fosterforeldre og biologiske foreldre
• ved alle plasseringer utarbeides tiltaksplaner/omsorgsplaner og at planene evalueres.
• alle aktuelle parter er med i evalueringen, herunder at barns medvirkning
• svikt i noen av disse forholdene fanges opp, rettes opp og forebygges

5. Funn

Vi mener det er et forbedringspotensiale knyttet til dokumentasjon av praksis, og særlig dokumentasjon av de vurderingene som gjøres i arbeidet.  Dette er en liten tjeneste med få ansatte, der mye overføring av informasjon gjøres muntlig. Mye kunne vært tydeligere dersom det var skrevet ned og systematisert.  Det gjelder både ledelsens styring, det gjelder rutinebeskrivelser og krav til de ansattes dokumentasjon av sitt arbeid.

6. Regelverk

• Lov av 17. juli 1992 nr. 100 om barneverntjenester
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20. november 1989
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over ansatte
• Organisasjonskart for kommunen og Familiehuset
• Internkontroll
  - Virksomhetsplan som er definert som internkontroll sammen med QM+
  - Rutinebeskrivelse, internkontrollelement
  - Rapportering til Fylkesmannen – denne er kjent for oss

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmappene til de 10 barna som bor i kommunale fosterhjem og som Gjerstad kommune har oppfølgingsansvaret for

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hans Ganes revisor
Helene Frydenberg revisjonsleder

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet