Rapport fra tilsyn med tjenester til personer med rusmiddelproblematikk i Gjerstad kommune 2014

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Identifisering og kartlegging av hjelpebehov
• Vedtak på tjenester og viderehenvisning til tverrfaglig spesialisert behandling
• Bruk av private rusinstitusjoner
• Oppfølging
• Samhandling med samarbeidspartnere/IP

Det ble under tilsynet avdekket to avvik:

1. Kommunen sikrer ikke at personer med rusmiddelproblematikk får vedtak på oppfølgingstjenester fra (ruskonsulent i) Nav.
2. Kommunen sikrer ikke kontinuerlige oppfølgingstjenester til personer med rusmiddelproblematikk.

Dato: 15.5.14

Bjørn Vidar Gundersen
revisjonsleder

Hanna H. Nilsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Gjerstad kommune i perioden 18.2.14 - 15.5.14. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunal helse- og omsorgstjenesten etter tilsynsloven § 2 og helse og omsorgstjenesteloven § 12-3.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Gjerstad er en innlandskommune på 323 kvadratkilometer. Folketallet er om lag 2500 og er relativt stabilt. De fleste innbyggerne bor i kommunesenteret eller i de to øvrige tettstedene. Kommunen har organisert sin virksomhet i 11 tjenesteenheter. Det er NAV Gjerstad som i hovedsak har ansvaret for tjenester til personer med rusmiddelproblematikk i kommunen, og det er ansatt 1 ruskonsulent som har ansvar for oppfølgingstjenester til denne brukergruppen. Rundt enkelte brukere samarbeides det også med kommunens psykiske helsetjeneste.

Kommunen har også del i en annen ruskonsulent som ledd i et interkommunalt samarbeid, denne ruskonsulenten jobber i hovedsak med forebyggende rusarbeid. Kommunen har idag en brukergruppe på 10 brukere med oppfølgingstjenester fra ruskonsulent.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 18.2.14 Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble avholdt 26.3.14

Åpningsmøte ble avholdt 9.4.14

Intervjuer
6 ansatte ble intervjuet.
5 brukere av tjenesten ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 10.4.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tema for tilsynet var kommunens tjenester til personer med rusmiddelproblematikk. Tilsynet undersøkte om kommunen gjennom sine styringssystemer sikrer at:

• rusmiddelmisbrukeres behov for tjenester blir identifisert og kartlagt, om henvendelser blir registrert og om kartleggingsprosessen dokumenteres
• rusmiddelmisbrukere får vedtak på de kommunale tjenester de har krav på, og at vedtakene er i tråd med kravene i forvaltningsloven
• rusmiddelmisbrukere blir henvist til tverrfaglig spesialisert behandling i de tilfellene hvor det kommunale tilbudet ikke er tilstrekkelig
• søknader om heldøgns omsorgstilbud blir identifisert og saksbehandla i tråd med lovgiving
• rusmiddelmisbrukere får oppfølging før, under og etter institusjonsopphold
• rusmiddelmisbrukere får et koordinert tilbud, herunder individuell plan

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at personer med rusmiddelproblematikk får vedtak på oppfølgingstjenester fra (ruskonsulent i) Nav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Forvaltningsloven § 1la, § 1ld og §§ 23 -27 jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 2-2, internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende funn:

• Ved gjennomgang av 10 enkeltsaker foreligger 10 vedtak som alle er helt like. Disse er ikke sendt ut til bruker, og er ikke registrert i kommunens saksbehandlingssystem. Intervjuer av ansatte bekrefter at dette er gjort som en «opprydningsaksjon» før tilsynet. De aktuelle brukerne av tjenesten forteller at de ikke har fått vedtak eller blitt gjort kjent med innholdet. Vedtakene inneholder ikke opplysninger om omfang eller hva slags tjenester som er innvilget. 
• Det er ikke gitt opplysninger om hvilke individuelle forhold som er bakgrunn for at tjenesten innvilges.
• Det er i vedtakene satt ulovlige vilkår. Vilkårene er formulert på en slik måte at de er vanskelig å forstå.
• Vedtakene fyller ikke forvaltningslovens formkrav, og henviser til flere bestemmelser i loven som ikke er relevante for de tjenester som innvilges. Det kom også frem at muntlig søknad om opphold ved privat institusjon ikke ble nedtegnet eller realitetsbehandlet.

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke kontinuerlige oppfølgingstjenester til personer med rusmiddelproblematikk.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Helse- og omsorgstjenesteloven § 3-1 og § 3-2 jf. § 4-1, internkontrollforskriften § 4. Avviket bygger på følgende funn:
• Ruskonsulent var i permisjon under tilsynet, og det er planlagt flere lengre permisjonsperioder for samme person i tiden fremover. I samtaler med brukere av tjenesten fremkommer det at det i perioder er dårlig tilgjengelighet til tjenesten og at avtalt oppfølging ikke blir utført.
• Ved fravær av nøkkelpersonell har ikke kommunen iverksatt tiltak for å sikre at det er personell med tilstrekkelig kompetanse til å utføre undersøkelser og vurderinger av henvendelser som dreier seg om rusmiddelproblematikk. Kommunen har heller ikke innført strukturerte kartleggingsverktøy til bruk for undersøkelse og vurdering av henvendelser. Det er lite skriftlige nedtegnelser fra kartlegginger og konklusjoner fra fagmøter journalføres ikke.
• Gjerstad kommune har innført QM+, et system for melding og oppfølging av uheldige hendelser. NAV kontoret bruker ikke dette systemet. Det er ikke tatt i bruk andre systemer for å melde fra om, eller systematisk følge opp avvik ved NAV kontoret. Dette medfører at svikt i kommunale rustjenester ikke blir identifisert og korrigerende tiltak iverksatt.
• Vedtakene angir ikke omfang på tjenestene til den enkelte bruker, og ledelsen har ikke oversikt det samlede omfang av tjenester som skal gis til brukergruppen.
• Ved revurdering av vedtak fremkommer det ikke at det er gjort en evaluering og at tjenesten er revurdert. Det er ikke lagt inn faste stopp punkt for evaluering av det løpende arbeidet med den enkelte bruker av tjenesten.

6. Regelverk

Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. av 30. mars 1984 nr. 15
Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m.(khol) av 24. juni 2011 nr. 30
Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (fvl) av 10. februar 1967

Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator av 16. des 2011 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

Brev fra NAV leder med oversikt over:

• Organisering
• Delegasjon
• Ansatte med henvisningsansvar til spesialisthelsetjenesten
• Ansatte
• Private institusjoner som det er inngått avtale med
• Samarbeidsavtale med spesialisthelsetjenesten
• Redegjørelse for kommunens internkontroll system

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 journaler på brukere av kommunale rustjenester
• Ruspolitisk handlingsplan
• 10 vedtak om kommunale rustjenester
• 3 vedtak om psykisk helsetjenester
• 1 henvisning til spesialisthelsetjenesten
• Skjema for samtykke erklæring

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, datert 18.2.14
• Svar fra Gjerstad kommune, datert 19.3.14
• Oversendelse av foreløpig rapport, datert 11.4.14
• Svar fra Gjerstad, datert 30.4.14

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Bjørn Vidar Gundersen (revisjonsleder)
Hanna H. Nilsen (revisor)