Tilsyn ved NAV Arendal - vurdering av om saksbehandlingstiden er forsvarlig etter lov om sosiale tjenester i NAV 2014

Tilsynet med NAV Arendal ble gjennomført med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV § 9, jf. Kommunelovens kapittel 10 A.

Sammendrag.

I tilsynsrapport av 12.06.14. konkluderte Fylkesmannen at NAV Arendal brøt lov om sosiale tjenester i NAV med hensyn til saksbehandlingstid og bad NAV Arendal redegjøre for hvordan sosialtjenesten vil sikre systematisk styring av saksbehandlingen.

På bakgrunn av NAV Arendals redegjørelse datert 11.08.14. konkluderte Fylkesmannen følgende: «Vi kan ikke på bakgrunn av foreliggende redegjørelse vurdere om tjenesten er innrettet slik at forsvarlighetskravet overholdes».

Fylkesmannen la til grunn at det var iverksatt tiltak for å rette på manglende oppfyllelse av lovkrav, men fant ikke å kunne avslutte tilsynet før NAV hadde dokumentert at tiltakene virker.

Fylkesmannen bad om dokumentasjon på systematisk styring i h.h.t. internkontrollforskriften, og om å få oversendt

1. Rutiner for hvordan «saksopphopning» hos enkeltsaksbehandlere håndteres.
2. Mål og Produksjonsplan for sosialteamet.
3. Referater fra de ukentlige oppfølgingsmøtene med sosialteamet og de ukentlige vedtaksmøtene i perioden 01.06.14. til 01.09.14.
4. Oversikt over alle søknader/ klagesaker med saksnummer med dato inn, vedtaksdato, for perioden 1.4 til 1.9.

Fylkesmannens vurdering:

Etter lov om sosiale tjenester i NAV § 4 skal tjenestene som ytes være forsvarlige, noe som også innebærer at søknader behandles uten ugrunnet opphold og ivaretar den enkelte hjelpebehov, også mens søknader er under behandling.

Verktøyet for å sikre forsvarlige tjenester er gitt i internkontrollforskriften. Det følger av § 5 i forskriften at internkontrollen skal dokumenteres og til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig.

På bakgrunn av NAV Arendals redegjørelse og dokumentasjon av 06.10.14. er Fylkesmannens vurdering:

OVERSIKT OVER ALLE SØKNADER/KLAGESAKER I PERIODEN 01.04.TIL 01.09

1. Antallet saker med lang saksbehandlingstid har gått ned både i forhold til saker med saksbehandlingstid lengre en 7 uker og saksbehandlingstid mellom 5 til 6 uker.
   a. Av Socio-rapporten «Saksliste- oversikt over utvalgte saker» for perioden 01.04.14. til 01.09.14, har Fylkesmannen beregnet at i 4,1% av sakene hadde en saksbehandlingstiden på mer en 5 uker.
   
   b. Fylkesmannen har videre beregnet at bare under 1 % av sakene har overskredet saksbehandlingstiden med 7 uker, dvs. mer en 49 dager.
   
   c. 3,2 % av sakene har saksbehandlingstid mellom 5 og 6 uker, (mellom 35 til 42 dager).
2. I tilsynsrapporten fra juni i år forutsatte Fylkesmannen at Arendal kommune allerede hadde iverksatt tiltak for å sikre forsvarlig saksbehandlingstid og at saksbehandlingen av søknader om økonomisk sosialhjelp skjedde uten ugrunnet opphold. Fylkesmannens gjennomgang dokumenterer at det er iverksatt tiltak som har redusert saksbehandlingstiden. I perioden fra 31.07.14 til 01.09.14. har ingen saker blitt behandlet senere en 6 uker etter søknadstidspunktet.
3. I tilsynsrapporten fra juni ble det også dokumentert at andel saker med saksbehandlingstid mer en 4 uker hadde økt fra 3 % i januar 2014 til 12 % i april 2014. Fra Socio rapporten som er vurdert nå fremgår at antallet saker med saksbehandlingstid lengre en 4 uker er redusert til 4,1 % pr. 01.09.14.
4. Av tilsynsrapporten fra juni la Fylkesmannen til grunn at det ikke fremgikk hvorfor saksbehandlingstiden var uforsvarlig lang. Dokumentgrunnlaget vi har innhentet denne gang gir grunnlag for å si noe. Flere saker omhandler tannlege/ helseutgifter. Spesielt for tannlegeutgifter er man avhengig av uttalelser som forsinker sakene. Flere av de andre søknadene er knyttet til boutgifter hvor en mulig forklaring på lengre saksbehandlingstid kan være dokumentasjonskrav som ikke blir oppfylt. Dette bør sosialtjenesten i NAV analysere nærmere.
5. Det er ikke lenger store variasjoner mellom saksbehandlere i forhold til lengden på saksbehandlingstiden, noe vi anførte i tilsynsrapporten i juni.
6. Fylkesmannen konstaterer at når det gjelder behandling av nødhjelpssaker så behandles disse med en gang de er registrert.

RUTINER FOR HVORDAN SAKSOPPHOPNING HÅNDTERES

Det fremgår at det er laget en «rutine for oppfølging av porteføljen på TT11 sosialteam. Som fast tema er oversikt over antall saker som er ubehandlet, overholdelse av frister og forventet svartid. Av dokumentasjonen gitt under punktene 1 til 5 over dokumenteres det at rutinene benyttes.

MÅL OG PRODUKSJONSPLAN FOR SOSIALTEAMET

Fylkesmannen anbefaler at man også vurderer sakstype og ikke bare måler antallet ubehandlede saker i løpet av uka hos den enkelte saksbehandler. Noen saker er betydelig mer tidkrevende, og det kan være behov for at saksbehandler har færre enn 10 saker å arbeide med i uken i perioder.

FORELØPIG MELDING

I tilsynsrapporten fra juni ble det gitt avvik på at «NAV Arendal sender ikke ut foreløpig melding i saker med lang saksbehandlingstid. Her må det innarbeides rutiner dersom man konstaterer at saken vil ta lengre tid.

REFERATER FRA UKENTLIGE OPPFØLGINGSMØTER

De fremgår at det det fra oktober vil bli skrevet referat. Fylkesmannen har ikke ytterligere kommentarer til dette.

Fylkesmannen konklusjon

NAV Arendal sikrer at saksbehandlingen av søknader om økonomisk sosialhjelp skjer uten ugrunnet opphold.

Saksbehandlingstiden er forsvarlig.

Sosialtjenesten har sikret systematisk styring av saksbehandlingen gjennom rutiner for å hindre uforsvarlig lang saksbehandlingstid generelt, og virksomheten styrer for å hindre at saksbehandlingstid mellom saksbehandlere ikke har store variasjoner.

Avviket er lukket og tilsynet er med dette formelt avsluttet.

13.01.2015

Med hilsen

Anne Sofie D. Syvertsen
fylkeslege

Brevet er elektronisk godkjent og sendes uten underskrift. Saksbehandler: Knut Rune Kleven, telefon: 37017527

Kopi til:
NAV Arendal     Postboks 1853 Stoa    4858    ARENDAL