Rapport fra tilsyn med samhandling Risør kommune 2014

Sammendrag

Fylkesmannen i Aust-Agder har høsten 2014 gjennomført tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra medisinsk avdeling ved Sørlandet sykehus Arendal til Risør kommune, og har fulgt 12 pasienter utskrevet i perioden 01.05.14 – 31.07.14.

Tilsynet tok utgangspunkt i de aktiviteter som sykehus og kommune utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning/mottak, og rettet seg mot pasienter utskrevet til egen bolig med behov for helsetjenester fra kommunen etter utskrivelse.

Denne rapporten beskriver avvik og merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene i kommunen. Funn gjort under tilsynet ved Sørlandet sykehus Arendal er gjengitt i egen rapport.

Det ble under tilsynet i kommunen avdekket et avvik:

Risør kommune sikrer ikke systematisk planlegging av mottak når pasienter skal skrives ut fra sykehuset til eget hjem med behov for kommunale helsetjenester.

Det ble også gitt en merknad:

Fylkesmannen finner at Risør kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre at brukermedvirkning ivaretas i utskrivelsesprosessen der pasienter har behov for kommunale helse- og omsorgstjenester etter utskrivelse.

Dato: 05.01.15

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med samhandling mellom Risør kommune og Sørlandet sykehus HF i perioden 18.08.14 – 05.01.15. Revisjonen har vært et pilottilsyn gjennomført på oppdrag fra Statens helsetilsyn, i forkant av landsomfattende tilsyn med samhandling mellom helseforetak og kommuner i 2015.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten av 30. mars 1984 nr. 15 § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som ble avdekket og merknad som ble gitt under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Merknader gis der tilsynsmyndigheten mener virksomheten har et forbedringspotensiale, men hvor forholdet i seg selv ikke utgjør et lovbrudd.

2. Beskrivelse av virksomheten – spesielle forhold

Risør er en kystkommune på 193 km2 med ca. 6900 innbyggere. Av kommunens virksomhetsdata fremgår at Risør er den kommunen i Aust-Agder med størst andel eldre. Kommunen er organisert med tre kommunalsjefer under rådmannen med ansvar for egne områder, hvorav helse- og omsorg er et eget område. Helse- og omsorg er videre delt inn i ni enheter med egne enhetsledere.

Kommunale helse- og omsorgstjenester i form av hjemmesykepleie ytes av enhet for Omsorg, som er delt inn i fire avdelinger. Avdeling for hjemmetjenester er organisert ved egen avdelingsleder, med base på Frydenborgsenteret ved sentrum. Omsorgsenheten har de siste 10-12 år hatt en økning i antall pasienter på cirka 60 %, og kommunen har over flere år satset på utvikling av hjemmebaserte tjenester. Kommunen har også sikkerhetsventil i form av tilgjengelig korttidsplass, som kan benyttes av alle ansatte der det vurderes at pasienter har behov for et høyere omsorgsnivå enn tjenester i hjemmet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel til kommunen og sykehuset ble utsendt 18.08.14. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Spørreundersøkelser ble sendt ut 02.10.14 til pasientene i utvalget og deres fastleger.

Formøte ble avholdt 06.10.14.

Åpningsmøte ble avholdt 21.10.14.

Intervjuer - 11 personer ble intervjuet, oversikt over deltakere fremgår av tabellen under.

Sluttmøte ble avholdt 22.10.14.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet tok utgangspunkt i samhandling mellom sykehus og kommune i forbindelse med utskrivning av pasienter med behov for kommunale helsetjenester etter endt sykehusopphold. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester, og rettet seg mot pasienter utskrevet til eget hjem med behov for hjemmesykepleie etter utskrivning.

Fylkesmannen har undersøkt om sykehuset ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning av pasienter med behov for kommunale helsetjenester i hjemmet. Sykehuset må sikre vurdering og varsling av antatt behov allerede ved innleggelse, og sikre at lege dokumenterer og vurderer at pasienten er utskrivningsklar før varsel om utskrivning sendes og pasienten skrives ut.

I kommunen har hovedfokus vært om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som skrives ut til eget hjem. Fylkesmannen har sett på kommunens forberedelser og tilrettelegging ved mottak av varsler fra sykehuset om innlagt og utskrivningsklar pasient, mottakelsen i kommunen, og det videre forløp med iverksetting av tjenester avgrenset til de første dagene etter hjemkomst.

Ivaretakelse av pasientens/pårørendes rett til informasjon og medvirkning har vært fokus både ovenfor sykehus og kommune, og legemidler har vært en sentral markør for samhandling og informasjonsutveksling mellom tjenestenivåene og til pasient/pårørende.

Fylkesmannen har under tilsynet sett nærmere på forløpet til 12 pasienter utskrevet fra medisinsk avdeling ved Sørlandet sykehus Arendal til sitt hjem i Risør kommune i perioden 01.05.14 – 31.07.14. Pasientene har i en egen brukerundersøkelse blitt invitert til å dele sine erfaringer i forbindelse med utskrivningen og den første tiden hjemme i kommunen.

Pasientenes fastleger har også besvart en spørreundersøkelse med spørsmål knyttet til de enkelte pasientforløp, kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten og kommunen, samt samstemming av legemidler.

Om spørreundersøkelsene

Spørreundersøkelsene var ment som en av flere informasjonskilder for å belyse temaet under tilsynet. Andre kilder var intervjuer med ansatte i kommune og sykehus, gjennomgang av journaler og styringsdokumentasjon, m.m. Spørreundersøkelsene sier noe om pasientenes subjektive opplevelser og fastlegenes erfaringer i forbindelse med utskrivning, og ble sammenholdt med de funn som ellers ble gjort under tilsynet.

11 pasienter besvarte brukerundersøkelsen, som inneholdt i alt 17 spørsmål knyttet til sykehusoppholdet og den første tiden i kommunen etter utskrivelse. Svaralternativene var ja/nei, og spørsmålene var formulert slik at alternativ JA var en positiv informasjon om forløpet, mens NEI kunne tyde på svakheter. Alt i alt var svarene positive. Spørsmålet som i størst grad rettet seg direkte mot brukermedvirkning, ble formulert slik: ″Ble du tatt med på råd da opplegget etter utskrivning ble bestemt?″ På dette spørsmålet var det også over halvparten som var fornøyde, men det var klart lavest andel positive JA-svar. Denne informasjonen, sammen med andre funn, danner grunnlaget for resultatet i dette tilsynet.

5. Funn

Avvik:

Risør kommune sikrer ikke systematisk planlegging av mottak når pasienter skal skrives ut fra sykehuset til eget hjem med behov for kommunale helsetjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 bokstav a jf. § 4-2 bokstav a, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 3-2, jf. internkontrollforskriften § 4 jf. § 5.

Avviket bygger på følgende:

• Av dokumentgjennomgang og intervjuer fremgår at det er uklare ansvars- og kommunikasjonslinjer internt i kommunen i forbindelse med utskrivningsprosessen. Det er uklart hvem som har ansvar for å innhente nødvendig informasjon, og vurdere og bekrefte at kommunen er rustet til å ta imot pasienten.
• Kommunen mangler rutiner for hvilke oppgaver som skal utføres etter mottatt varsel om innlagt pasient med sannsynlig behov for kommunale helse- og omsorgstjenester ved utskrivelse (varsel 1), og ansatte etterlyser sjekkliste for utskrivning/mottak.
• Av journalgjennomgang og intervjuer fremgår at kommunen er avventende frem til pasienten meldes utskrivningsklar (varsel 2), og det er ikke klare rutiner for når det skal gjennomføres vurderingsbesøk for å kartlegge behov for kommunale tjenester.
• Av dokumentgjennomgang fremgår at mottatt informasjon (utover E-link) og vurderinger gjort av kommunen knyttet til pasientens tjenestebehov ikke dokumenteres systematisk i pasientens elektroniske journal. Intern kommunikasjon blant ansatte og videreformidling av relevante og nødvendige opplysninger skjer i stor grad muntlig eller via diverse beskjedbøker, håndskrevne oppdragslister, mv.
• Av samarbeidsavtale mellom Sørlandet sykehus HF og Risør kommunen fremgår at det ved svikt i samhandlingen skal benyttes felles meldeskjema for avviksregistrering. Skjemaet er i bruk i andre kommuner i Agder, men av intervjuer fremgår at skjemaet ikke brukes av ansatte i Risør kommune. Avvik i samhandling om utskrivningsklare pasienter er meldt i kommunens Gericasystem, men er ikke registrert av sykehuset.

Merknad:

Fylkesmannen finner at Risør kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre at brukermedvirkning ivaretas i utskrivelsesprosessen der pasienter har behov for kommunale helse- og omsorgstjenester etter utskrivelse.

Merknaden bygger på følgende:

• Under dokumentgjennomgang finnes ikke spor av at kommunen informerer pasienter om kommunalt tjenestetilbud utover at hjemmetjenesten vil komme på et hjemmebesøk etter utskrivelse.
• Av intervjuer fremgår at det er uklart hvem som har ansvar for å informere pasienten om kommunens tilbud slik at brukermedvirkning i prosessen ivaretas.
• Kommunen har rutine for brukermedvirkning, men av intervjuer fremgår at pasienter i liten grad involveres og får anledning til å medvirke i planlegging av utskrivelse/mottak. 

6. Vurdering av virksomhetens styringssystem

Kommunen har tatt i bruk elektronisk dialogverktøy (eLink) for å sikre god kommunikasjon med sykehuset. Av journalgjennomgang fremgår at systemet brukes flittig og av intervjuer fremgår at ansatte opplever det som et godt verktøy for god dialog. Det er oppnevnt en sykepleier med overordnet meldingsansvar i kommunen, men det er utover dette ikke tydeliggjort hvem som har ansvar for å utføre de ulike oppgaver meldingene utløser, og hvordan/hvilke oppgaver som skal utføres av kommunen i utskrivningsprosessen. Av kommunens flytskjema for meldinger går det frem hvordan meldinger datateknisk sendes og besvares, men innhold beskrives ikke nærmere. Uklare ansvars- og oppgavelinjer kan medføre svikt i prosessen, og at pasienter ikke får et helhetlig og forsvarlig forløp.

Kommunen har utarbeidet rutine for brukermedvirkning, men av intervjuer fremgår at pasienter i praksis ikke involveres i forkant av mottak ved utskrivelse utover noen særlig komplekse pasientforløp. Det er 5 mil fra Risør til sykehuset i Arendal, og kommunen bør ha systemer som sikrer at pasient/pårørende får informasjon og anledning til å medvirke også i de tilfellene kommunen ikke har anledning til å dra til sykehuset før pasienten kommer hjem. Bruker skal, så langt det lar seg gjøre, få mulighet til å medvirke i utformingen av tjenestetilbudet, og forsvarlige tjenester må være må plass når vedkommende kommer hjem. For brukere med omfattende behov og lite nettverk er risikoen særlig stor, og manglende informasjon og brukerinvolvering kan medføre uforutsigbarhet og utrygghet.

Av journalgjennomgang fremgår at kommunen er avventende ved varsel om innlagt pasient. Intensjonen med varsel 1 er at kommunen tidlig skal få informasjon om innlagt person som trolig vil ha behov for tjenester etter utskrivning, og dermed raskt kan komme i gang med å forberede mottak av pasienten i kommune. Dette er særlig viktig der kommunen ikke er kjent med pasienten fra tidligere. For pasienter med omfattende behov kan det være mye som må planlegges og praktiske ting som må ordnes før pasienten kan skrives ut til eget hjem, og forberedelsene bør da starte i god tid for å sikre forsvarlige tjenester.

Kommunen tilstreber å få gjennomført vurderingsbesøk etter hjemkomst. Det er utpekt en ansatt i kommunen med særlig ansvar for dette, men av intervjuer fremgår at det kan variere hvor raskt etter utskrivelse dette lar seg gjennomføre. Det er for øvrig stor grad av fleksibilitet i tjenestene. Videreformidling av nødvendige opplysninger om for eksempel endringer i tjenestebehov skjer imidlertid i stor grad muntlig eller via diverse beskjedbøker, oppdragslister, etc. Dette er et sårbart system hvor man risikerer å miste viktig informasjon underveis, og av journalforskriften fremgår at det skal føres en samlet, løpende journal. Kommunen planlegger å ta i bruk håndholdt PDA i hjemmetjenesten, og det er da avgjørende at relevante og nødvendige opplysninger er dokumentert i pasientens elektroniske journal.

Kommunen bruker QM+ som avvikssystem, men av samarbeidsavtalen med Sørlandet sykehus HF fremgår at det ved brudd på avtalen/svikt i samhandlingen skal meldes avvik på et felles utarbeidet meldeskjema. Skjemaet er tatt i bruk i andre kommuner, men av intervjuer fremgår at skjemaet ikke brukes av ansatte i Risør kommune. Avvik i samhandling om utskrivningsklare pasienter er meldt i kommunens Gericasystem, men er ikke registrert av sykehuset. Hensikten med et felles meldesystem for brudd på samarbeidsavtaler en nettopp å sikre en god tilbakemeldingssløyfe, slik at erfaringer som gjøres av sykehus og kommune kan brukes systematisk i kvalitetsforbedringsarbeid og under evaluering av avtalene.

7. Regelverk

• Lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten m.m. av 30. mars 1984 nr. 15
• Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011 nr. 30
• Lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1999 nr. 63
• Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
• Forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter av 18. november 2011 nr. 115
• Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Oversikt over pasienter utskrevet fra medisinsk avdeling ved Sørlandet sykehus Arendal til Risør kommune i perioden 01.05.14 – 31.07.14
• Samarbeidsavtale mellom Sørlandet sykehus HF og Risør kommune med delavtaler
• Organisasjonskart Risør kommune
• Oversikt over ansatte i hjemmetjenesten
• Rutine for varsel om ny pasient
• Rutine for meldingsovervåking Omsorg – Risør kommune
• Rutine for mottak av pasient
• Rutinekart meldingsflyt kommune
• Skjema for meldingsflyt Risør – kommune/fastlege
• Rutiner for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester versjon 1.5
• Rutinebeskrivelse for legemiddelhåndtering i enhet for habiliteringstjenester og hjemmebaserte tjenester i Risør kommune versjon 1.4
• Rutine for samarbeid mellom fastlegene og de kommunale hjemmetjenestene versjon 1.2
• Rutine for brukermedvirkning versjon 1.1
• Kopi av 6 avvik fra Gerica
• Journalutskrift for 7 pasienter utskrevet i perioden 01.05.14 – 31.07.14

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Relevant journalmateriale for aktuell tidsperiode for 5 pasienter (totalt 12 pasientjournaler gjennomgått)

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Program for tilsynet med tidspunkter for intervjuer m.m.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Ikke publisert her

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanna H. Nilsen, jurist Fylkesmannen i Aust-Agder
Ester Hassel, ass. dir Fylkesmannen i Aust-Agder
Heidi Vige, seniorrådgiver Fylkesmannen i Aust-Agder
Egil Nordlie, seniorrådgiver Fylkesmannen i Aust-Agder
Wenche Skjær – Statens helsetilsyn

 

Hanna H. Nilsen
Revisjonsleder

Ester Hassel
revisor

 

Heidi Vige
revisor

Egil Nordlie
revisor

 

Wenche Skjær
revisor

 

---

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet

2015 Samhandling ved utskrivning av pasienter

Søk