Rapport frå tilsyn med tenester til unge mellom 17 og 23 år ved Nav Åmli 2015

Samandrag

Fylkesmannen har i 2015 ført tilsyn med Åmli kommune ved Nav-kontoret sine tenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er del av et landsomfattande tilsyn som strekk seg over to år fra 2015 til 2016. Denne rapporten gjer greie for dei avvik og funn som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Hensikten og formålet med tilsynet har vært å undersøkje om kommunen legg til rette for og sørgjer for at opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år, er i tråd med krava i lov om sosiale tenester i Nav. Vi har særlig sett på tilgang til tenestene og tildeling av tenestene, samt oppfølgjing som skal skje i samarbeid med både kommunale og andre samarbeidspartar.

Det ble funne eit avvik:

Kommunen sikrer ikkje forsvarleg tilgang, tildeling og oppfølgjing av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk sosialhjelp til unge brukarar mellom 17 og 23 år i Åmli kommune.

Dato: 16.6.2015

Lasse S. Andersen
revisjonsleiar

Knut Kleven
revisor

1. Innleiing

Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året. Rapporten er lage etter systemrevisjon ved Åmli kommunes Nav-kontor i perioden 18.3.2015 – 16.6.2015.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med at «kommunen oppfyller sine plikter etter kapittel 4 og § 16 første ledd», jf Lov om sosiale tjenester i Nav.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om mest om avviket som er avdekt under revisjonen, og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Åmli er ein innlandskommune på 1.131 km². Kommunen er ein av fylkets største skogbrukskommunar, og har og betydelige vasskraftressursar.

Åmli kommune har i overkant av  1850 innbyggjarar. Ein ventar vekst i folketalet, størst vekst er det for eldre innbyggjarar over 67 år.

Åmli har høg andel med låginntekt, men relativ låg andel sosialhjelpsmottakarar i høve til innbyggjarar, sjølv om dette har økt frå 2011 til 2012. Det er relativt få stønadsmottakarar med forsørgjelsesplikt.

For Åmli er det 26 prosent som ikkje fullfører og består vidaregåande opplæring innan fem år. Det er over landsgjennomsnittet, men under gjennomsnitt for fylket.

Kommunen har ein flat struktur, med rådmann som øvste leiar. Rådmannen har leiare for 11 avdelingar under seg.  Då tilsynet vart gjennomført var det konstituert ein leiar i fråvær av den fast tilsette leiaren. Når denne leiaren no har komen tilbake, er vedkommande leiar for Nav-stat sine oppgåver, mens administrasjonsleiar er konstituert som leier for Nav sine kommunale tenester.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 18.3.2015. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 8.5.2015.

Opningsmøte blei halde 19.5.2915.

Intervjuer
7 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav Åmli sitt publikumsmottak.

Sluttmøte blei halde 20.5.2015.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var tenestene: Opplysning, råd og rettleiing og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år. Merksemda var særlig retta mot tilgang, tildeling og oppfølgjing, inkludert samhandling om dei individuelle tenestene. Plikt til å leggje til rette for brukarmedvirkning inngår også i tilsynet. Tilsynet omfattar ikkje kvalifiserings-programmet, individuell plan og midlertidig botilbod.

Vi kontrollerte om nettsidene til kommunen og NAV-kontoret inneheldt tilstrekkelig med informasjon til unge brukarar. Det skal også være tilgjengeleg informasjon i Rettleiingssenteret. Vi var òg i kontakt med samarbeidspartnare både eksternt og internt for å få et bilde på korleis samarbeidet var organisert. Kva slag informasjon som blir gitt individuelt til unge når dei oppsøkjer Nav-kontoret ble òg undersøkt.

Vi gjekk gjennom styrande dokumenter og journalar for eit utval av unge brukarar mellom 17 og 23 år. Vi har sett på kommunens internkontroll for å sjå om den fungerer etter hensikten, bla slik at man sikrar kvalitet og fangar opp eventuelle feil.

Rapporten omhandlar berre deler av verksemdas aktiviteter og gir derfor ikkje er samla bilde av situasjonen ved Nav Åmli.

5. Funn

Avvik.

Kommunen sikrer ikkje forsvarleg tilgang, tildeling og oppfølgjing av tenestene opplysning, råd og rettleiing og økonomisk sosialhjelp til unge brukarar mellom 17 og 23 år i Åmli kommune.

Avvik fra følgjande lovkrav:

Sosialtjenesteloven §§ 4, 17, 18, 19 og sosialtjenesteloven § 5 om internkontroll med tilhørende forskrift § 4. Samt forvaltningslova § 23.

Avviket byggjar på følgjande observasjoner:

• Kompetansen om unge brukarar sine retter etter lovverket er mangelfull når det gjeld opplysning, råd og rettleiing.
• Kommunens leiing følgjer ikkje godt nok med på om tilgangen til tenestene er forsvarleg og om kompetansen er tilstrekkelig. Øvste leiing i kommune er likevel kjent med at det er slike problem, og seier at dei er i gang med å rette på forholda.
• Avvikshåndtering er formalisert, men fangar berre opp enkelte hendingar. Øvste leiing i kommune er klar over dette og er kjent med problema.
• Kartleggjingsverktøy er ikkje oppdatert og utforma for unge brukarar mellom 17 og 23 år.
• Få journalnotater gjev dårleg etterprøvbarheit (notoritet) om avtalar, oppmøte, samarbeidspartnare, kartleggjing mv.
• Vi finn ikkje formaliserte vedtak om tildeling av tenesta «råd og rettleiing» i dei mappene vi gjekk gjennom (alle mappene gjaldt unge brukarar mellom 17 og 23 år). Vi finn berre døme på økonomisk råd/rettleiing for eldre brukarar utanom målgruppa for tilsynet, og heller ikkje døme på at det fattast avsluttande vedtak om slik teneste. Kommunen avgrensar innhaldet i opplysning, råd og rettleiing til økonomiske forhold. Anna rettleiing er i svært liten grad dokumentert eller sporbart.
• Det finnes ikkje skriftleg informasjon til å dele ut til unge brukarar mellom 17 og 23 år.
• Kommunens nettside gir berre delvis informasjon, og er ikkje tilstrekkeleg i forhold til unge brukarar mellom 17 og 23 år.

6. Regelverk

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
• Forskrift til forvaltningsloven og Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen (arbeids- og velferdsforvaltningslova)
• Forskrift om rammer for delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Rundskriv Lov om sosiale tjenester i NAV Hovednummer 35

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Samarbeidsavtale Nav Åmli – Nav Aust-Agder
• Samarbeidsavtale Nav Åmli –Aust-Agder Fylkeskommune (Opfylgjingstenesta)
• Organisering NAV Åmli
• Kommunen si organisering
• Oversikt over tilsette i Nav Åmli
• Årsmelding 2013 og 2014
• Ulike søknadsskjema, sjekklister mv.
• Rutinar sakshandsaming
• Rutinar internkontroll

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 10 mapper med avslag økonomisk sosialhjelp
• 10 mapper med innvilga økonomisk sosialhjelp
• 5 mapper med vedtak om råd og rettleiing

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn 18.3.2015
• Kontaktperson informasjon   23.3.2015
• Innkomen dokumentasjon 27.4.2015
• Innkomen dokumentasjon 8.5.2015
• Innkomen dokumentasjon 20.5.2015

">8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Ikkje publisert her

Frå tilsynsorganet deltok:
Lasse Svenstrup Andersen
Mia Wiik
Knut Rune Kleven

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet