Rapport fra tilsyn med Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder ved Arendal kommune, barneverntjenesten 2015
Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:
Kommunens arbeid med meldinger i barneverntjenesten og tilbakemelding til melder
Konklusjon:
Avvik 1:
Arendal kommune sikrer ikke at alle meldinger håndteres forsvarlig.
Avvik 2
Arendal kommune har ikke en styring og internkontroll som sikrer at barneverntjenestens arbeid med meldinger skjer i tråd med barnevernlovens krav.
Dato: 3.12.15
Helene Frydenberg
revisjonsleder
Hans Ganes
revisor
Marit Fiane Grødum
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal kommune, barneverntjenesten i perioden 21.05.15 - 03.12.15 Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens barneverntjeneste med hjemmel i lov om barneverntjenester § 2-3,2. ledd jf. § 2-3b.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.
- Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Arendal kommune har Aust-Agders største barneverntjeneste med barnevernleder, 36 fagstillinger og 2 merkantile stillinger.
Arendal kommune har vært gjennom omfattende omorganisering det siste året. Barnevernet var tidligere organisert i oppvekstenheten, men er nå en del av helse og levkår. Barneverntjenesten fikk ny barnevernleder sist sommer, i tillegg er både enhetsleder og kommunalsjef relativt nye med ansvar for barneverntjenesten.
Barneverntjenesten er en av 9 avdelinger i enhet Levekår, med felles enhetsleder. Enheten er videre organisert som en av 8 enheter i Helse og levekår med en kommunalsjef. Kommunen er ledet av rådmannen og 5 kommunalsjefer med ansvar for hvert sitt hovedområde.
Det har vært knyttet stor bekymring til Arendal barneverntjeneste de siste årene. Det har vært store fristoversittelse i undersøkelsessaker, og det har vært tett oppfølging fra Fylkesmannens side. Dette avviket er nå lukket.
Innad i barneverntjenesten har det vært gjennomført en omfattende omorganisering det siste året, i tillegg til at det har vært interne konflikter og høyt sykefravær.
Barneverntjenesten har hatt ansvar for barnevernvakta, men denne er nå skilt ut som egen enhet under barnevernleder, med oppstart 01.09.15. Det betyr at på tilsynstidspunktet var denne ordningen så ny at det ikke var mulig å vurdere den.
Virksomheten er nå organisert med mottak/meldingsteam, undersøkelsesgruppe, tiltaksgruppe og oppfølging av barn i fosterhjem og institusjon, hvert team med sin teamleder.
Fra 01.09.15 er det etablert egen barnevernvakt med egen fagleder. Barnevernvakten har lokaler hos politiet.
Lederteamet består at barnevernleder, fire fagledere, rådgiver med ansvar for meldingsteamet og merkantil.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel ble utsendt 21.05.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Åpningsmøte ble avholdt 23.09.15
Intervjuer
8 personer ble intervjuet.
Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Sluttmøte ble avholdt 24.09.15.
Etter anmodning fra barneverntjenesten ble det avholdt et avklaringsmøte den 03.12.15.
4. Hva tilsynet omfattet
Kommunens arbeid med meldinger til barneverntjenesten og tilbakemelding til melder.
Vi gjennomgikk kommunens rutiner på området, og gjennomgikk journaler for å se om rutinene var fulgt.
Vi så på hvilke vurderinger som lå til grunn for henleggelse av meldinger og om disse var i tråd med kravene til faglig forsvarlighet i tjenestene.
Vi vurderte også om det ble gitt tilbakemelding til melder også i aktive saker, selv om meldingen ikke førte til ny undersøkelse i saken.
Vi så på om ledelsene hadde systemer for å følge med på og sikre at håndteringene av meldingene ble gjort forsvarlig slik at ingen meldinger ble henlagt som burde vært undersøkt.
5. Funn
Avvik 1:
Meldinger til barneverntjenesten i Arendal håndteres ikke alltid i tråd med kravene i barnevernloven.
Avviket er fra lov om barneverntjenester § 1-4 faglig forsvarlighet, bvl §§ 4-2, 4-3 og 6-7a
Avviket bygger på følgende funn:
- Barneverntjenesten henlegger saker som burde vært undersøkt
- Meldinger om vold og rusmisbruk har blitt henlagt, uten at det dreier seg om ren sjikane
- I minst 13 av de henlagte sakene er omsorgspersonen kontaktet i meldingsfasen, og saken så henlagt. Fylkesmannen mener at i 9 av disse sakene burde meldingen vært undersøkt
- Det gjøres ikke en særlig vurdering i forhold til at meldingen kommer fra offentlig melder med taushetsplikt
- I 10 av 13 saker er det ikke sendt tilbakemelding til offentlig melder etter endt undersøkelse.
- I en sak skulle det vært vurdert om det forelå inhabilitet. Det fremkommer ikke at slik vurdering er gjort.
- Henleggelser gis en begrunnelse, men barnevernfaglige vurderinger dokumenteres i liten grad
- Muntlige meldinger som etterfølges av skriftlig melding registreres først når den skriftlige meldingen er mottatt.
Avvik 2
Arendal kommune har ikke en styring og internkontroll som sikrer at barneverntjenestens arbeid med meldinger skjer i tråd med barnevernlovens krav.
Avviket er fra bvl § 2-1 Internkontroll, jf Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten
Avviket bygger på følgende funn:
- Rutinehåndboka er mangelfull og ikke oppdatert
- Det foreligger ikke retningslinjer for hvilke vurderinger som skal gjøres ved vurderingen av om meldinger skal henlegges
- Det er manglende styring, evaluering og vurdering av meldingsteamets arbeid. Ledelsen tar ikke del i arbeidet med meldingene og følger heller ikke med på at det arbeidet som gjøres er faglig forsvarlig
- Barnevernleder er ikke til stede ved gjennomgang av meldinger. Det som etterspørres er antallet meldinger og hvor mange som går til undersøkelser.
- Det har utviklet seg en praksis at meldingsteamet kontakter foreldrene i meldingsfasen, før de beslutter om meldingen skal henlegges eller undersøkes. Det fremgår ikke at dette spørsmålet er problematisert av meldingsteamet og leder kjenner ikke denne praksisen.
- Muntlige meldinger som etterfølges av skriftlig melding registreres først når den skriftlige meldingen er mottatt. Barnevernleder har ikke vært kjent med denne praksisen før en alvorlig hendelse skjedde for kort tid siden.
6. Vurdering av virksomhetens styringssystem
Arendal kommune, barneverntjenesten har rutinehåndbok og Håndbok barnevern som begge inneholder noe rutinebeskrivelser knyttet til kommunens arbeid med meldinger. Disse er til dels utdatert og brukes ikke. Rutinene omhandler ikke retningslinjer for hvilke momenter som bør inn i vurderingen av eventuell henleggelse av melding, og heller ikke krav om eller retningslinjer for hva som bør journalføres.
Det er ikke rutiner for hvordan ledelsen løpende skal følge med på å sikre den faglige kvaliteten i arbeidet.
Det er ikke rutiner for evaluering av egen praksis.
Etter at det nå er etablert en egen barnevernvakt, vil meldingsteamet bestå av fire istedenfor to personer, to fra barneverntjenestens meldingsteam og to fra barnevernvakta.
7. Regelverk
- FNs barnekonvensjon om barns rettigheter av 20.november 1989.
- Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr.100
- Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10. februar 1967
- Forskrift om internkontroll for kommunenes oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14.desember 2005
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Oversikt over ansatte i barneverntjenesten
- Organisasjonskart for kommunen og barneverntjenesten
- Virksomhetsplan for enhet levekår og barneverntjenesten
- Utdrag av håndbok – barnevern, knyttet til meldinger
- Skjema for meldingsgjennomgang (gammelt, nytt er under utarbeidelse, men ikke ferdigstilt)
- Årsrapport fra meldingslaget fra 2014
- Utdrag fra Håndbok for barnevern, spesiell del, Meldinger
- Kopi av melding, meldingsgjennomgang, tilbakemelding til melder og tilbakemelding til off. melder etter avsluttet undersøkelse
Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
- Gjennomgang av 24 klientmapper
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Plan for tilsynsdagen
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Helene Frydenberg >Revisjonsleder
Hans Ganes Revisor
Marit Fiane Grødum Revisor