Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen gjennomført i Arendal kommune 2015
Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.
Sammendrag
Fylkesmannen i Aust-Agder har våren 2015 gjennomført tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra kirurgisk/ortopedisk avdeling ved Sørlandet sykehus HF Arendal til Arendal kommune.
Tilsynet tok utgangspunkt i de aktiviteter sykehus og kommune utfører i samhandlingsprosessen ved utskrivning/mottak, og rettet seg mot pasienter utskrevet til egen bolig med behov for helsetjenester fra kommunen etter utskrivelse.
Denne rapporten beskriver merknader som ble gitt innen de reviderte områdene i kommunen. Funn gjort under tilsynet ved sykehuset er gjengitt i egen rapport. Det ble under tilsynet i Arendal kommune gitt to merknader:
Merknad 1
Arendal kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre at brukermedvirkning ivaretas i utskrivningsprosessen.
Merknad 2
Arendal kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å møte utfordringer knyttet til utskrivelser utenfor tjenestekontorets ordinære kontortid
Hanna H. Nilsen
Revisjonsleder
Heidi Marie Vige
revisor
Terje Imeland
revisor
Styrk Fjærtoft Vik
revisor
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Arendal kommune gjennomført i perioden 20.01.15 – 23.06.15. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.
Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helse- og omsorgstjenesten i lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten av 30. mars 1984 nr. 15 § 2.
Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:
- hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes
En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.
Rapporten omhandler de merknader som ble gitt under tilsynet, og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Merknader er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Arendal er en kystkommune, og er med ca. 45 000 innbyggere den største kommunen i Aust-Agder. Kommunen har rundt 3000 ansatte fordelt på 2275 årsverk, og ledes av rådmannen.
Organisasjonen i kommunen er delt opp i fem områder med en ansvarlig kommunalsjef for hvert område. Området Helse og levekår har egen stab, og består av 8 enheter, hvorav hjemmebaserte tjenester utgjør en egen enhet. Enhet for hjemmebaserte tjenester ledes av enhetsleder, som har ansvar for hjemmesykepleien, hjemmehjelp og kommunens dagsenter. Hjemmesykepleien er delt inn i geografiske soner med egne avdelingsledere. Kommunen er i ferd med å gjennomføre prosjektet «Gode pasientforløp» i samarbeid med utviklingssenteret for hjemmebaserte tjenester i Grimstad.
Kommunen har eget tjenestekontor, som står for det meste av den elektroniske meldingsutvekslingen med sykehuset via eLink. Tjenestekontoret har egen leder, og behandler for øvrig søknader og henvendelser knyttet til kommunale tjenester. Utenfor tjenestekontorets ordinære kontortid behandles elektroniske henvendelser fra sykehuset av den kommunale enheten for øyeblikkelig hjelp (KØH) på Myratun.
3. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:
Revisjonsvarsel til sykehuset og kommunene ble utsendt 20.01.15. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.
Spørreundersøkelse til 15 pasienter ble sendt ut 26.02.15.
Spørreundersøkelse til pasientenes fastleger (totalt 14) ble sendt ut 27.02.15.
Formøte ble avholdt 26.03.15.
Åpningsmøte ble avholdt 09.04.15.
Intervjuer - 12 personer ble intervjuet, oversikt over deltakere fremgår av tabellen under.
Sluttmøte ble avholdt 10.04.15.
4. Hva tilsynet omfattet
Tilsynet tok utgangspunkt i samhandling mellom sykehus og kommune i forbindelse med utskrivning av pasienter med behov for kommunale helsetjenester etter endt sykehusopphold. Tilsynet omfattet somatiske helsetjenester, og rettet seg mot pasienter utskrevet til eget hjem med behov for hjemmesykepleie etter utskrivning.
Fylkesmannen har undersøkt om sykehuset ved systematisk styring sikrer forsvarlig utskrivning av pasienter med behov for kommunale helsetjenester i hjemmet etter utskrivelse. Sykehuset må sikre vurdering og varsling av antatt behov allerede ved innleggelse, og sikre at lege dokumenterer og vurderer at pasienten er utskrivningsklar før varsel om utskrivning sendes kommunen og pasienten skrives ut. Videre ble det undersøkt om sykehuset venter med å skrive ut pasienten til kommunen har bekreftet at den kan ta imot, og om sykehuset sikrer overføring av nødvendig informasjon til kommunehelsetjenesten ved utskrivelse.
I kommunen har hovedfokus vært om kommunen ved systematisk styring sikrer forsvarlig mottak og helsehjelp til pasienter som skrives ut til eget hjem. Fylkesmannen har sett på kommunens forberedelser og tilrettelegging ved mottak av varsler fra sykehuset om innlagt og utskrivningsklar pasient, mottakelsen i kommunen, og det videre forløp med iverksetting av tjenester avgrenset til de første dagene etter hjemkomst.
Ivaretakelse av pasientens/pårørendes rett til informasjon og medvirkning har vært fokus både ovenfor sykehus og kommune, og legemidler har vært en sentral markør for samhandling og informasjonsutveksling mellom tjenestenivåene og til pasient/pårørende.
Fylkesmannen har under tilsynet sett nærmere på forløpet til 15 pasienter utskrevet fra kirurgisk/ortopedisk avdeling ved Sørlandet sykehus HF Arendal til egen bolig i Arendal kommune med behov for hjemmesykepleie etter utskrivelse.
Pasientene har i en egen brukerundersøkelse blitt invitert til å dele sine erfaringer i forbindelse med utskrivningen og den første tiden hjemme i kommunen. Pasientenes fastleger har også besvart en spørreundersøkelse med spørsmål knyttet til de enkelte pasientforløp, kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten og kommunen, samt samstemming av legemidler.
Om spørreundersøkelsene
Spørreundersøkelsene var en av flere informasjonskilder for å belyse temaet under tilsynet, og sier noe om pasientenes subjektive opplevelser og fastlegenes erfaringer i forbindelse med utskrivningen. Tilbakemeldingene ble sammenholdt med de funn som ellers ble gjort under tilsynet.
Kun 5 av 15 pasienter besvarte brukerundersøkelsen, som inneholdt i alt 17 spørsmål knyttet til sykehusoppholdet og den første tiden i kommunen etter utskrivelse. Svaralternativene var ja/nei, og spørsmålene var formulert slik at alternativ JA var en positiv informasjon om forløpet, mens NEI kunne tyde på svakheter. Den lave svarprosenten gir undersøkelsen begrenset verdi, men tilbakemeldingene fra pasientene som besvarte undersøkelsen var i all hovedsak positive.
Alle fastlegene som ble tilskrevet besvarte undersøkelsen (totalt 14). Tilbakemeldingene var gjennomgående positive hva gjelder samhandling med kommunen, men forsinket/mangelfull informasjon fra sykehuset i forbindelse med utskrivning ble av flere fastleger nevnt som et særlig risikoområde.
5. Funn
Merknad 1
Arendal kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre at brukermedvirkning ivaretas i utskrivningsprosessen.
Merknaden bygger på følgende:
- Kommunen har utarbeidet serviceerklæring med informasjon om hjemmebaserte tjenester, men sikrer ikke at pasienter får informasjon i forbindelse med utskrivelsesprosessen om hvilke tjenester han/hun vil få når vedkommende kommer hjem etter sykehusoppholdet.
- Kommunen mangler rutiner for brukermedvirkning i utskrivelsesprosessen, og av intervjuer fremgår at pasienter i liten grad involveres i planleggingen av hvilke tjenester vedkommende skal få ved utskrivelse.
Merknad 2
Arendal kommune har et forbedringspotensiale når det gjelder å møte utfordringer knyttet til utskrivelser utenfor Tjenestekontorets ordinære kontortid.
Merknaden bygger på følgende:
- Kommunen har utarbeidet oversikt som viser økende tendens til at utskrivninger fra sykehuset finner sted utenom tjenestekontorets ordinære kontortid, og av intervjuer samt utarbeidet risiko- og sårbarhetsanalyse fremgår at 1/3 av pasienter hjemmehørende i Arendal kommune skrives ut etter klokken 15.00. Ledelsen har identifisert dette som er risikoområde, og er i ferd med å planlegge avhjelpende tiltak.
6. Vurdering av enhetens styringssystem
Det er klar ansvars- og oppgavefordeling i kommunen når det gjelder håndtering av elektroniske dialogmeldinger fra sykehuset, og utenfor tjenestekontorets ordinære kontortid behandles meldingene av kommunens KØH-enhet (kommunal øyeblikkelig hjelp) på Myratun. Det er hovedregelen etter samarbeidsavtalen som er inngått med Sørlandet sykehus HF at PLO-melding om utskrivningsklar pasient skal sendes så tidlig som mulig på dagen, mellom klokken 08.00 og 15.00. Kommunen opplever imidlertid tendens til at stadig flere pasienter skrives ut på kvelden, og har utarbeidet oversikt som viser at 1/3 av pasientene nå skrives ut etter klokken 15.00. Det er utarbeidet risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til dette, og problemstillingen er identifisert av ledelsen som et risikoområde.
Ledelsen følger utviklingen og er i ferd med å iverksette tiltak for å møte utfordringene. Det er viktig at ansatte som håndterer meldinger ved KØH-enheten utenom kontortid har tid og kompetanse til å utføre arbeidet på forsvarlig måte og i tråd med samarbeidsavtalen som er inngått med Sørlandet sykehus HF for å sikre gode og trygge pasientforløp.
Kommunen har utarbeidet aktivitetsplan for Enhet for hjemmebaserte tjenester, og er i ferd med å gjennomføre prosjektet «Gode pasientforløp» i samarbeid med utviklingssenteret i Grimstad. Det er utarbeidet gode sjekklister knyttet til utskrivninger og mottak av pasienter fra spesialisthelsetjenesten, og disse implementeres i piloter. Av intervjuer fremgår at kommunen før samhandlingsreformen trådte i kraft jevnlig var på sykehuset for kontakt med pasienten før utskrivelse, mens det i dag er mer sjeldent at kommunen er i kontakt med pasient/pårørende før pasienten kommer hjem til egen bolig. Fylkesmannen finner at kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å sikre informasjon og brukermedvirkning under utskrivningsprosessen. Kommunen må sikre at pasienten som et minimum får informasjon om hvilke tjenester vedkommende vil få i eget hjem, og så langt det lar seg gjøre få mulighet til uttale seg om tjenestetilbudet og anledning til å påvirke dette.
7. Regelverk
- Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester av 24. juni 2011 nr. 30
- Lov om pasient- og brukerrettigheter av 2. juli 1999 nr. 63
- Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
- Forskrift om kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter av 18. november 2011 nr. 115
- Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
8. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:
- Journalutskrift for 15 pasienter utskrevet fra kirurgisk/ortopedisk avdeling SSA
- Elektroniske dialogmeldinger utvekslet i forbindelse med aktuelle utskrivelser
- Samarbeidsavtale inngått mellom Sørlandet sykehus HF og Arendal kommune (kopi av delavtale 5 og 12)
- Organisasjonskart Arendal kommune
- Informasjon om Enhet for hjemmebaserte tjenester
- Oversikt over medarbeidere Tjenestekontoret
- Oversikt over hjemmebaserte tjenester med kontaktinformasjon
- Oversikt over tjenesteansvarlige i alle hjemmesykepleiesoner
- Informasjon om Tjenesteansvarlig og Primærkontakt – AK Hjemmesykepleien
- Veiledning for tjenesteansvarlig i Gerica
- Informasjon om gjennomføring av felles samarbeidsmøter med utøvende tjenester
- Utskrift fra Håndbok – omsorg/rehabilitering pkt 2.1.8.2.4.1 Medisinhåndtering
- Rutinekart for meldingsflyt SSHF
- Informasjon om prosjektet «Gode pasientforløp»
- Fremdriftsplan for prosjektet «Gode pasientforløp»
- Kopi av sjekkliste for gode pasientforløp med vedlegg:
- sjekkliste 1 – Forberedelse hjemkomst
- sjekkliste 2 – vurderingsbesøk av sykepleier innen 3 dager
- sjekkliste 3 – Informasjonsoverføring til fastlegen
- sjekkliste 4 – revurdering (5-ukerssamtale)
- Informasjonsbrosjyrer og serviceerklæring «Hjemmesykepleie»
- Informasjon om avvikssystem og oversikt over avviksmeldinger
- Risiko- og sårbarhetsanalyse for utskrivning av pasienter
- Brukerundersøkelse Omsorg 2014
- Virksomhetsplan – Enhet for hjemmebaserte tjenester 2015
- Aktivitetsplan for hjemmebaserte tjenester 2014 og 2015
- Prosedyre Akutt behov for kompetanse innen praktiske sykepleieprosedyrer
- Prosedyre Behov for utstyr, medisinsk forbruksmateriell i akuttsituasjoner
- Prosedyre for saksbehandling ved Tjenestekontoret
- Informasjon om innsatsteam og hverdagsrehabilitering med kartleggingsskjema, ukeplan og sjekkliste
- Sjekkliste ved mottak av nye brukere
- Beskrivelse av rutiner ved ferieavvikling mv. ved Tjenestekontoret og i hjemmesykepleien
- Referat fra arbeidsgruppe nedsatt etter Fylkesmannens tilsyn i 2013
- Oversikt over relevante klager knyttet til samhandling
Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
- Program for tilsynet med tidspunkter for intervjuer m.m.
9. Deltakere ved tilsynet
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
Ikke publisert her
Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Hanna H. Nilsen, jurist Fylkesmannen i Aust-Agder
Heidi Marie Vige, seniorrådgiver Fylkesmannen i Aust-Agder
Terje Imeland, seniorrådgiver Fylkesmannen i Vest-Agder
Styrk Fjærtoft Vik, ass. fylkeslege Fylkesmannen i Vest-Agder